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公司各部门、各企业单位负责人,为本部门本单位的采购工作的责任人。
采购工作实施连带责任制,本部门单位采购出现问题后,除要追查当事人的责任外,也要追究责任人的连带行政责任和经济责任。
五、采购原则
对于办公和经营中大宗物料易耗等商品采购,一定坚持统一集中的原则。
对于特殊特急附加值较低的物料,根据公司经营需要,可由需要部门或企业自行采购,事后也要纳入公司统计之中;
对于凡是经营、工程或办公需要采购单个价值在2000元以上的器材,用具,用品,设备等,应按照公司固定资产管理办法另行上报审批采购;
对于工程设备设施改造更新维护费用达到1000元的,应按照专项专审的方法,可采取议标,小型招标等方式进行。
对于自营自销商品,一定要根据市场销量和企业库存现状做好可行性分析后采购,勤进快销,避免公司资金的积压。
对于经常性小型化的维修工程和公司制作印刷品等事项,应采取一事一报,单独审核批准,实际工作中,应签署合同的应该事前提交公司做好合同的审核工作。
六、采购计划
为了奠定好建立公司试行预算管理体制的基础,公司决定先期试行制定好采购计划。
由各部门和各企业单位根据实际工作需求,对可预见性的,有规律性的,常态化的,日常消耗的物品物料等,根据办公生产经营实际需要,要编制采购年度计划。
按自然年编制年度物品物料采购计划。
在年度开始的第一个月30日之前,将本部门,本单位的物品物料,标明所需物料的名称、数量、单位、规格、库存数量(如有特殊要求写明备注)交本部门领导或本企业负责人审核,上交到办公室汇总,办公室上交到财务部门会审后,上报公司总经理审批,总经理审批后,采购计划由财务部门存档保存,财务部门将根据年度计划,审核当年的实际采购的各类物品物料等。
采购实施过程中,各需求采购部门单位的物料申请单应该与年度计划中的采购类别,材质,数量,大致价格基本一致。
如差别太大的,应说明原因。
七、采购实务:
采购人员根据审批的物料申购表集中采买,统一配送。
公司实施一二级采购的模式,对于生产办公经营特殊性的物料物品,列入年度采购计划的,经过总经理批准的,可自行采购。
公司财务部门负责统一列支核算,完善入库手续。
用于日常生产经营的餐饮原材料、辅料等不在计划采购之列,根据市场销售状况和对外销售行情,按照承包合同中的有关规定,实行时效性专项采购。
八、采购类别
1、餐饮食材和辅料:
鲜肉禽类、鲜活水产类、鲜和干菌类、高档辽参干贝、时令蔬菜、瓜果,葱姜蒜、,其他盐、料酒、油,醋、茶等等辅助材料。
2、办公用品:
办公耗材,硒鼓、墨盒、色带、U盘、复印纸、打印纸、相片纸、收银纸、塑封膜、装订封面、热熔封套、装订夹条、装订胶圈,办公文具,笔筒、胶棒、中性笔、白板笔、订书机、打孔器、、文件夹、文件袋、、资料册档案盒告事贴等。
打印机、一体机碎纸机、考勤机、点钞机、装订机、、电话机、对讲机、扫描仪、塑封机、标签打印机、支票打印机。
鼠标、键盘、交换机、路由器、内存条等。
3、客房用品和低值易耗品:
床上用品、布草、窗帘、保电热水壶、电话、衣架、衣夹、竹、木制品、钥匙、手牌美容、镜垃圾桶、防滑垫、标示牌、其他客房用品。
酒店餐饮用品陶瓷餐具、镀金(银)器酒具、塑料制品茶具、转盘不锈钢制品、食品模型、玻璃器皿、酒水车、酒店台布、酒店布草、酒店椅套、酒店窗帘、其他餐饮用品。
一次性牙具、梳子、香皂、拖鞋、剃须刀、淋洗用品(洗发露、沐浴露、护发素、润肤乳)、浴帽、针线包、女宾袋等,生纸、梳子、浴帽、面巾纸、一次性笔、鞋拔、洗发精、香皂、普通牙刷、沐浴液、擦鞋布等等。
4、保洁物料劳保用品,清洁用品空气净化剂、清洁剂、清洁工具、消毒液、擦窗机、抛光机、吹干机、疏通机。
工服、手套、工作鞋等。
5、工程维修材料工具:
工程用具类。
五金配件。
灯具开关。
电线辅料,土建用材,水暖材料,强弱电工具、日杂用品等。
6、红酒(白酒)经营:
高档酒水,无论白酒和红酒单价每瓶300元以上的。
公司确定采购模式代销和自营,在实际运作过程中,应该增加代销比例,减少自营的风险。
7、固定资产:
公司新购添置的设备设施价值在2000元以上的,采购程序,一事一议,单独请示报告,公司批准后,按采购程序进行购置。
九、采购方式
一般采购应多方询价,货比三家。
充分利用线上信息广泛网络购物便利的条件,在线下对多家实体供货商多咨询的方法。
公司将逐步设立独立的账号建立完善网上采购的模式,采取以网购为主的采购方式,鲜活类商品、时令菜蔬除外,具体方案由财务部门另行研究制定。
1、询价:
(1)凡属一般采购,采购人员均应选择至少三家符合采购条件的供应商作为询价对象。
(2)确属货源季节性紧张、独家专项代理、专卖品等特殊状况,不受上述所限。
(3)凡属合同中采购项目,采购人员依合约之价格核价,重要的是执行好履行好合同的条款。
(4)如向特约供应商采购时,应附其报价明细表,如特约供应商有两家以上,则应向其同时索要报价明细表。
(5)凡属可作成本分析之采购项目,采购人员应配合财务部门成本分析,以便经营销售中参考确定售价。
(6)询价后,应确认各家报价、质量标准、产品规格、采购条件等是否在同等条件下有可比性。
2、议价
(1)询价后,选择两家以上供应商进行交互议价。
(2)议价时应注意品质、交期、运输、服务兼顾。
3、询价、议价注意事项
(1)市场价格下跌或有下跌趋势时。
(2)采购频率明显增加时。
(3)本次采购数量大于前次时。
(4)本次报价偏高时。
(5)有同样品质、服务之供应商提供更低价格时。
(6)公司策略需要降低采购成本时。
(7)其他有利条件时。
4、其他注意事项
(1)专业材料、用品或项目专属物料,采购人员应会同使用部门共同询价与议价。
(2)供应商提供报价之物料规格与请购规格不同或属代用品时,采购人员应会商使用部门或使用人确认后方可确定。
4、食材与餐饮辅料等物料的采购。
采购人员会同厨师长考察市场内的海鲜蔬菜肉禽等物料2家以上,在同等质量和标准情况下,原则上使用报价低的供货商。
财务人员应动态对此进行监督,及时核定餐饮采购中的实际成本,并向总经理定期报告。
十、工程采购
工程物业部门进行应该向公司提交工程维修设备设施,工程建设等,应向公司提交更新改造方案,初步报价,施工图纸,材料清单,施工单位资质,选聘办法,质量监督,保修办法等,经公司同意后,再寻找相同的类似的企业进行询价,或按招投标和议标的预算方式进行。
经总经理批准后,方可实施。
一般工程用具,设备设施耗材,五金件和常用的工程设备设施备件等按上述采购程序办理。
十一、经营性采购
红酒和价值高端的白酒列为经营性采购。
经营部门必须将拟采购的经销产品做出可行性分析,产品销售对象,产品市场价格,产品的独有竞争性,产品线上销售情况和成交价格,预计销售获得的利润,资金周转,库存等等因素向公司提出可行性分析报告,专题请示,经公司领导批准后实施。
财务给予过程监督,与可行性分析做好对比,发现问题及时报告。
考核办法另行研究制定。
红酒采购的工作流程为,酒吧经理将需求的品种、数量、价格、产地列出采购清单,提交采购部门,采购人员向供货商询价,并将初步结果反馈给酒吧经理,初步确定采购目标后,在请采购人员第二次向供货商询价,并将最后结果报告给酒吧经理,酒吧经理在正式进货之前,应向公司说明,准备进货品种、数量、价格、产地,代销和自营的比例、库存数量和当前市场销售状况,获取毛利的分析等,然后按公司物料用品采购流程,经财务审核后,呈报公司总经理批准后执行。
十二、采购流程阶段结束后的规定
采购人员在采购工作中规定的标准术语:
在向供应商询价或维修建设单位询价时,必须强调为自家公司。
在采购工作结束时,供货商按照市场平均价格提供物品物料后,又额外给予的帐外折扣或纪念品,采购人员或经办人员应向公司报告。
公司拟确定固定的供应商常年进货时,涉及签署合同谈判,采购人员或当事部门负责人必须两个人一起参与谈判。
采购人员在完成一个专项采购任务或一批采购工作后,应将采购过程中询价的过程做出详细记录,并将询价的供应商户和最后成交的供应商户的电话,经办人,商家厂家或个体户名称、采购物品名称,质量,价格,食品卫生等信息填写在采购执行清单中,向公司报备,形成公司常年的采购档案。
财务部门负责监督实施,要建立好公司监督制约机制,每个月对市场进行分析,对采购人员报备的信息要复合检查,特别要对中山、五色土两家经营单位做好监督检查工作。
。
办公室每个季度或半年,对采购人员完成工作情况做出评估考核。
十三、物料仓储与交付
1、物料的送达:
(1)采购人员按照计划表单完成采购任务,并将采买票据送达第三方签字,第三方作为证明之用,第三方可以是同时参与采购的人员,也可以是申购的部门负责人,或办公室主任。
(2)申购人员依据采买票据对所采购物料进行认真检查,包括:
物料名称、规格、数量和质量是否相符。
完全相符后可做签收或入库。
2、物料的保管与保养:
(1)根据不同的形状、类别、特点、用途,分区摆放;
要做到物料数量、规格清楚,物料摆放整齐、有序,便于清洁和检查。
(2)维持库房清洁卫生、做好防潮、防高温、防冷冻、防虫、防污染、防火、防盗、防漏洒工作;
每日做好卫生清洁,整理得当,不得有垃圾死角。
3、物料出库:
(1)办公用品领用:
领用设备必须填写领用登记表。
设备原则上谁使用,谁保管,谁负责。
归还设备时,必须保证设备完好无损,内外干净,如有损坏应及时报修,并在领用薄上注明损坏情况。
(2)生产经营物料领用:
常用清洁工具由办公室主任办理领用手续,按实际需求分配给清洁员工。
申领的工具可存放在工具间,所用工具自行保管,需要使用时自行取用。
清洁工具损坏影响使用的,可再行领用,领用时需以旧换新。
(3)消耗品物料的领用:
消耗品物料由办公室主任办理领用手续,按实际使用情况分发给保洁员使用,批准领取的清洁用品必须为清洁专用,不能挪为他用或者私用,一经发现按规定处理。
所领取物料若未一次使用完,可展示暂时存放在工具间内,代下一次使用时取出再用,不可随意浪费,物料用完后再到仓库领取。
十四、物料盘存
建立与财务相关联的库存台账,明确库存物料盘存制度,建立物料盘存的时间、方法、要求及质量抽查。
1、每季度进行一次盘库,对各种物料的数量做出登记。
2、每季度项目物资盘点表要在月底最后一天上报财务部门。
3、财务部门会不定期对项目实际物资进行审查。
4、盘库遇到物料多或少,及时处理。
对物料盘点后出现盘盈情况应仔细对账,查经无误后按实物重新入账;
如单据或帐填写有误,应及时报告并予以更正。
对物料盘点后出现盘亏情况时,需详细盘查原因,填写情况说明书。
各种物料的盘盈盘亏要及时分析原因,并上报总经理助理,根据其意见进行处理。
5、公司任何部门不得擅自处理库中的物料物品,如要处理一些多余物品物料,过期食品饮料等,应登记造册,向财务提交报表,经财务部门报总经理审批后,才能进行处理。
处理后的产生的收入一律上缴财务部门。
十五、采购工作评估和奖惩
1、采购工作评估的指标
对公司整年度采购工作,将根据各个部门的相关
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