KJKG-CB-LC03合同结算管理流程.doc
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KJKG-CB-LC03合同结算管理流程.doc
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合同结算管理流程
编号:
KJKG-CB-LC03
版号:
A/0
页码:
第1页共7页
合同结算管理流程
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合同结算管理流程
编号:
KJKG-CB-LC03
版号:
A/0
页码:
第7页共7页
1.目的
为规范合同结算管理流程,明确各部门职责,防范结算风险,保证结算的及时性和准确性,提高结算的管理水平。
2.适用范围
适用于公司地产所有类型合同的合同结算业务,包括工程施工类、工程材料设备类、工程服务类、报批报建类、勘察设计类、营销类、项目管理类、投资类、拆迁类、物业类及其他类合同。
工程施工类、工程材料设备类、工程服务类统称为工程类。
不适用于公司PPP项目。
3.术语和定义
工程结算:
指工程项目竣工或验收备案后、材料设备采购完毕、顾问合同履约完成后,根据已签订的合同、施工图纸、往来文件、工程洽商等结算资料,按照合同计价、计量原则甲乙双方共同确认工程最终造价。
合同结算:
指合同履约完成后,根据已签订的合同、往来文件、成果资料等结算资料,按照合同计量、计价原则甲乙双方共同确认合同最终价款。
工程类合同必须办理结算手续后方可支付合同尾款及质保金。
除工程类以外的其他合同,按要求需要办理结算的,应办理结算手续后方可支付合同尾款及质保金。
签署的合同对结算和付款有特殊约定的,按合同约定执行。
4.职责
4.1.城市公司工程管理部
4.1.1.配合城市公司成本合约部编制结算计划。
4.1.2.负责督促承包单位上报工程类合同的结算书、竣工图纸,并审核确认结算资料的真实性和完整性,发起结算报批工作。
4.2.城市公司成本合约部
4.2.1.负责组织城市公司合同结算台账的管理工作,按计划提报工程结算到总部成本采购部。
4.2.2.负责工程类合同结算资料的复核、结算金额的审核、报批手续的跟踪及反馈工作,建立工程类合同结算台账。
4.2.3.配合总部成本采购部结算二次审核工作。
4.3.城市公司各合同执行部门
4.3.1.依照规定办理归口业务的结算组织、审核及报批工作。
4.3.2.负责跟踪本部门合同结算情况,建立本部门合同结算台账,提报本部门结算计划。
4.4.总部成本采购部
4.4.1.负责工程类结算的巡检、抽查及二次审核工作。
5.关键工作
5.1.工程结算原则
5.1.1.廉洁奉公原则:
工程结算工作中,相关人员应始终以公司利益为最高利益,遵守法律法规,恪守职业道德。
5.1.2.原件结算原则:
办理结算的有关手续资料必须是原件,否则不得办理结算。
5.1.3.可追溯性原则:
工程结算工作的全过程,要求有详细、真实的记录及完整的资料。
5.1.4.合同对应原则:
原则上,每份合同都应对应一份结算,补充协议并入主合同进行结算。
5.2.编制结算计划
5.2.1.城市公司成本合约部在每年的12月30日向总部成本采购部上报年度结算计划,每月6日前上报上月结算完成情况及下月结算计划。
5.2.2.城市公司各合同执行部门在每月3日前向成本合约部提交本部门上月结算情况及本月结算计划。
5.3.工程结算的资料审核
5.3.1.工程竣工后,由承包单位在合同要求的期限内及时填写《结算申请书》,将工程结算资料(一式三份)报送监理单位。
监理单位初审后提交城市公司工程管理部门。
5.3.2.结算资料内容及组成:
1)竣工结算资料:
应包括但不限于《结算申请书》及附表、隐蔽工程验收资料等;
2)竣工结算书(封面、编制说明、结算汇总表、结算明细表、设计变更及工程洽商资料、索赔资料、甲供材料领用统计表、水电费确认单、工程奖罚单、经甲方确认有效施工图及其他资料)、计算底稿复印件(或打印件)等,统一采用电脑打印,一式三份,另附电子版资料。
5.3.3.以下文件不能作为工程结算依据:
1)电子图纸;
2)图纸会审记录,图纸会审记录必须转化为设计变更形式方可计价;
3)投标时编制的或开工之前用于指导施工的《施工组织设计方案》;
4)各类工程联系单;
5)各类会议纪要、技术洽商。
5.3.4.工程结算资料由监理单位、工程管理部门、设计管理部门分别审核:
1)监理单位对结算资料的完整性、有效性等进行全面审核;
2)工程管理部门审核:
a)施工图纸情况:
经工程管理部门负责人审核确认的有效施工图及改版图等;
b)合同内容完成情况:
须明确是否完成合同范围内所有工作内容;
c)合同工期的完成情况:
须明确是否符合合同关于工期的约定、工期是否延误、具体延误天数、有无工期方面的奖罚等;
d)工程质量情况判断:
须对已完工程质量进行具体评估,是否符合合同关于质量的约定,有无质量事故方面的罚款、有无不合格项目、隐蔽工程完成情况等;
e)工程洽商台账的核对;
f)设备、材料验收资料情况;
g)反索赔资料的整理统计:
索赔资料包括但不限于减账指示、信函、备忘录、声明等;索赔类别包括减账、漏做工程、质量不合格工程、拖期、扰民、闹事、员工停工、不配合工作、不协调、偷工减料、代替品等。
3)设计管理部门审核:
a)设计变更单及台账;
b)结算图纸及承包商申报的竣工图纸,并签字确认。
5.3.5.工程管理部门确认该工程已经达到竣工结算条件后,由工程管理部门负责拟定《工程结算交接单》,经工程管理部门审核完整有效的承包单位申报的结算资料及相关附件,审核确认后转交成本合约部。
5.3.6.工程管理部门须在《工程结算交接单》中详细说明拟结算单位是否已经完成合同中的所有内容,是否存在与其他承包单位之间的索赔事项,是否存在违约情况,是否存在严重质量隐患及未完成的整改事项等。
5.3.7.成本合约部审核竣工结算资料及《工程结算交接单》无误后,按施工合同、设计变更、工程洽商等经济资料安排项目的工程竣工结算,跟踪工程结算审批情况。
5.3.8.成本合约部在承包单位提交结算资料的同时,应收集整理公司内部相关结算资料。
5.4.工程结算的审核
5.4.1.结算审核的原则
1)未办理完工程竣工验收手续的不予结算;
2)未按要求提供完整结算资料的不予结算;
3)结算人员必须严格按照合同的约定进行结算审核;
4)各经办部门发现承包单位上报的结算资料不符合要求时,应及时退还承包单位并要求其补充完善后重新上报。
退还结算资料时应做好记录并让对方签字确认,避免造成今后结算时间的纠纷。
5.4.2.成本合约部视情况组织造价咨询公司进行结算审核,并全程监督造价咨询公司与承包单位进行核对。
5.4.3.对于审核过程中的争议,由成本合约部提出解决建议,报相关领导确定争议解决办法。
5.4.4.审核过程中形成的约谈记录等谈判过程文件、工程管理部门转交的《工程结算交接单》及附件、造价咨询公司出具的审核报告、承包单位和造价咨询公司及成本合约部最终确认的成果文件等均作为结算归档资料。
5.4.5.《合同结算一审报告》由成本合约部负责人签字确认后3个工作日内,将全部结算资料、《合同结算书》和《合同结算一审报告》报总部成本采购部进行结算审核。
5.4.6.总部成本采购部对合同结算进行结算审核(可视情况委托造价咨询机构配合,其间可能需要与城市公司、合同相对方以及进行一级审核的造价咨询机构进行必要的沟通与核对)并出具《工程结算审核会签表》,城市公司根据总部批复意见与合同相对方签署《工程结算造价确认书》,如合同相对方对总部批复意见存有严重不同意见,总部成本采购部可视情况参与进一步谈判工作。
5.4.7.《工程结算造价确认书》签署后,由城市公司成本合约部履行结算审批手续,《工程结算审批单》经城市公司总经理、董事长审核批准。
5.4.8.城市公司成本合约部总结合同结算的全过程和重要事项编制《合同结算报告》,经城市公司内部审批通过后提交总部成本采购部备案。
5.4.9.凡结算完毕的合同付款,必须以《工程结算审批单》和《工程结算造价确认书》为依据,依据不全者不得付款。
5.5.工程结算分析
结算完成后30日内,成本合约部将工程结算金额和目标成本进行对比分析,提取经济技术指标、编制指标分析明细表,录入成本数据库。
5.6.工程结算注意事项
5.6.1.结算审核过程中的注意事项
1)结算的工程量核实,不清之处或需要现场核实的,由成本合约部牵头,相关部门配合到工地现场进行实地测量核实并确认。
2)结算单价在合同中有规定的,则按合同规定执行;结算单价在合同中未规定的则参照合同中的相关条款进行确定;在结算会签时,新增合同单价需要提供综合单价分析表,说明原则及依据。
5.6.2.其他注意事项
1)各责任部门必须依据审批通过且盖章生效后的结算书、审批单,按照合同及结算规定进行结算款申请、支付。
未经审批的结算,财务部门将不进行结算款/尾款支付。
2)结算资料必须具有可复查性,并随同《工程结算审批单》流转,同时保存完整的电子版结算资料。
3)原则上,所有承包单位均需在合同签订时,同时签订《工程质量协议》,如未签订《工程质量协议》,承包单位需要随结算申报资料,提供已完成签章的《工程质量保修合同》(一式二份)。
4)对于不主动申请结算的单位,由工程管理部门填写《工程结算通知书》,盖章后向对方单位下发,在约定时间内仍不申请结算者,按成本合约部出具的结算意见进行结算。
5.7.其他合同结算
5.7.1.合同履约完成后,城市公司合同执行部门对履约成果进行确认,根据具体情况向合作商提出结算要求,合作商应按要求提交合同结算资料及成果文件(一式三份)。
合同执行部门审核结算资料并与合作商协商结算金额,确认结算资料完备、结算金额达成一致后,填写《合同结算审批单(非工程类)》发起审批,并跟踪合同结算审批情况。
5.7.2.合同结算需由城市公司成本合约部对结算结果进行复核,合同涉及其他相关部门的,应先提交相关部门审核,提出结算意见。
合同结算由城市公司总经理、董事长审核批准后,合同执行部门填写《合同结算确认书(非工程类)》并经双方签字盖章确认。
5.7.3.下列合同需办理结算手续:
1)非固定总价合同;
2)签订固定总价合同,但实际履行的内容或价格与合同约定不一致的;
3)合同履约过程中发生中止、解除的合同;
4)合同执行部门认为有必要办理结算的其他情形。
5.8.结算资料管理
5.8.1.合同结算资料均一式三份,由承包单位/合作商提供,其中一份为原件、两份为复印件,并保证复印件与原件一致。
工程管理部门(或合同执行部门)审核完成后将结算资料全部提交成本合约部。
5.8.2.成本合约部以结算资料原件作为审核依据,需要造价咨询公司参与审核的,提供结算资料复印件进行审核。
造价咨询公司应向成本合约部提供审核结果(一式三份),并返还结算资料复印件。
5.8.3.成本合约部与承包单位/合作商就结算事宜达成一致后,将审核报告、谈判资料、承包单位/合作商提交的结算资料等(均为原件)作为合同结算审批附件,一并提交审批。
成本合约部留存所有资料的复印件和附本。
5.8.4.工程类合同结算批准后,成本合约部与承包单位签署结算确认书一式二份,并将结算确认书、结算审批单及所有结算资料原件存档至综合管理部,自行留存结算确认书、审批单复印件,同时将结算审批单复印件提供给工程管理部门、财
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