管理文秘Word文档格式.docx
- 文档编号:15347162
- 上传时间:2022-10-29
- 格式:DOCX
- 页数:40
- 大小:38.49KB
管理文秘Word文档格式.docx
《管理文秘Word文档格式.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《管理文秘Word文档格式.docx(40页珍藏版)》请在冰豆网上搜索。
1.秘书工作的¡
°
四个转变¡
±
(1)由单纯地办办事转变为既办文办事又出谋献策;
(2)由单纯地传递信息转变为综合处理信息;
(3)由被动服务转变为主动服务;
(4)由凭老经验办事转变为科学化管理。
2.秘书工作的¡
六个强调¡
(1)强调调查研究工作;
(2)强调信息工作;
(3)强调信访工作;
(4)强调协调工作;
(5)强调督查工作;
(6)强调党务、政务服务工作。
三、秘书工作的性质与特点
1.辅助性
2.综合性
3.机密性
4.服务性
四、秘书工作的作用
1.助手作用
2.参谋作用
3.协调作用
4.信息枢纽作用
5.公共关系作用
第三节秘书学的涵义、研究对象和研究方法
一、秘书学的涵义和研究对象
1.秘书学的涵义
秘书学是研究秘书工作规律和秘书人员任职要求的科学,是一门综合性、应用性的科学。
通俗地说,秘书学就是研究秘书人员如何做好秘书工作的科学。
2.秘书学的研究内容
(1)研究我国秘书工作的现状,了解其内容、性质与作用,掌握其规律、程序与方法;
(2)研究中央秘书机关对秘书工作的指示、规范与要求;
(3)研究我国古代秘书工作和外国秘书工作经验,批判地继承古代秘书工作遗产,借鉴与吸收外国秘书工作的有益成分;
(4)研究秘书人员应有的知识、能力、修养、素质及职业道德,了解秘书的任职资格与要求;
(5)研究秘书学与相关学科的关系,以促使秘书学的丰富与发展。
二、秘书学研究的兴起
三、秘书学研究的发展方向
1.秘书学教学理论
2.秘书工作理论
3.秘书学相关学科研究
四、秘书学研究的方法与方法
1.从实际出发,由经验上升为理论的方法
2.运用其他学科的先进方法研究秘书学
3.有经验的秘书人员与理论研究人员相结合
第四节我国秘书工作的发展趋势
一、我国秘书工作职能的转变
1.支持决策,由提供信息转变为既提供信息,又拟制方案
2.辅助管理,由重在组织、指挥、实施、督查转变为重在服务、协调、控制
3.处理信息,由单向发布、传达信息转变为双向沟通信息
4.计划工作,由重在层层传达计划转变为重在独立企划
二、我国秘书工作方式的转变
1.服务对象、服务形式,由“三个服务”,转变为既为上司服务,又为社会服务
2.办公形式,由封闭式、窗口式办公转变为开放式、透明式办公
3.会务工作,由单纯组织会议转变为既办会议,又办会展
4.操作方式,由手工操作转变为电子操作
第二章秘书的基本条件
第一节从事秘书工作的职业准备
一、必须是成熟的白领
具备相当的社会常识,了解组织的规章制度(各种潜规则),做事沉着而又灵活,工作踏实,具备相当的责任感,富于团队精神。
二、必须能自觉进行自我管理
1学习管理
2时间管理
3健康管理
4感情管理
5金钱管理
第二节从事秘书工作的思想准备
一、适应秘书新人工作的特点
1工作“简单”
2工作繁重
3待遇较“低”
4工作“清闲”
二、注重自我提升
1充分发挥主观能动性
2提高工作的含金量
3充分发挥职务优势
4在“打杂”中创造机会
第三节秘书必备的品质
一、认真
二、诚实
三、谦逊
四、合群
五、宽厚
六、自信
七、缜密
八、有上进心
九、幽默风趣
第四节秘书必备的能力
一、判断能力和执行能力
1能分析问题
2具备解决问题的常识和经验
3能迅速采取行动
二、理解能力和洞察能力
三、信息收集能力和写作能力
四、交流沟通能力
第五节秘书的仪表
一、装扮的基本原则
1保持大众化
2切忌标新立异
3保持蓬勃朝气
二、基本的仪表要求
三、举止优雅
四、健康的生活方式
第六节秘书的自我调节
一、心情舒畅
二、释放压力
三、情绪管理
第七节秘书的从业要求——保密
一、保密应是秘书的职业习惯
二、日常保密
三、电子信息保密
四、保密不是封闭
第三章秘书与主管上司的关系
第一节秘书与上司关系的特征
一、工作上的主从性
二、知识、能力、体力、思维的补充性
三、人际关系的首属性
四、人格上的平等性
第二节秘书与上司关系的处理原则
一、主动配合、适应
二、服从,但不盲从
三、委婉提醒,适时规劝
四、维护上司间的团结
1.正确对待
2.一视同仁
3.化解矛盾
4.保持中立
第三节秘书与上司沟通交往的原则
一、正位
二、适人
三、合时
四、择地
五、善言
六、渐进
七、谦让
第四章秘书的素养
第一节秘书的知识和能力
▪一、秘书的知识结构
秘书应有四方面知识的纵横结合。
1.基础知识
2.专业知识
3.行业知识
4.相关知识
二、秘书的能力要求
秘书人员需要具有多种能力。
主要是:
1.写作能力
2.口头表达能力
3.听知能力
4.阅读概括能力
5.社交活动能力
6.协调能力
7.观察分析能力
8.应变能力
9.使用先进办公器械的能力
10.预测能力
第二节秘书的思想修养和职业道德
一、理论修养
秘书人员必须认真学习和掌握马克思主义的基本理论。
理论的具体化就是政策和法规。
二、思想作风
秘书人员必须具有良好的思想修养和工作作风,具体有:
1.全心全意为人民服务
2.对党和人民负责
3.密切联系群众
4.谦虚谨慎
5.实事求是
6.踏实细致,一丝不苟
7.敏捷干练,讲究时效
8.富于创造,勇于开拓
三、职业道德
1.忠于职守
2.严守机密
3.任劳任怨
4.文明礼貌
5.恪守信用
6.廉洁奉公
第三节秘书的心理和性格
▪一、个性心理
心理,是人脑的机能,是客观现实在人的头脑中的反映,它决定于人的内在需要和周围环境的相互作用。
主要有:
1.兴趣
2.意志
3.情绪
4.思维
5.记忆
二、气质与性格
1.气质的含义
气质是人的生理和心理特征。
现代心理学家把气质解释为人的心理活动的强度、速度、灵敏度等典型的、稳定的心理特征。
气质表现为人的感受性(感觉能力的大小)、耐受性(感觉的强化或消退)、敏捷性(言语、动作、记忆、思考、注意力转移的快慢)、可塑性(根据外界事物变化而改变自己适应性行为的程度)、兴奋性(情绪兴奋的强弱和情绪表现的强烈程度)、倾向性(情绪、言语、动作等反应倾向于外或是倾向于内)。
2.气质和性格的关系
气质部分地决定或构成了人的性格。
气质是先天性的、遗传的,性格虽与气质有关,却在更大程度上受后天影响,也即,性格可以改变,可以有意识培养。
3.气质、性格与秘书职业的关系
气质、性格与秘书职业有一定的关系。
三、性格要求
性格表现为人对现实的态度和行为方式中的比较稳定的、独特的心理特征的总和。
现代秘书人员除了理论修养、知识、能力之外,最好能具有以下几个性格侧面:
1.开朗
2.敏捷
3.稳健
4.坚毅
5.幽默
6.自制
四、心理调适
秘书人员要善于调适自己的心理,保持稳定、乐观、健康的心态。
下面是几种行之有效的方法。
1.博览群书,开阔胸襟
2.培养广泛兴趣,丰富业余生活
3.善于反省,自我调适
4.倾诉、宣泄、调节情绪
第四节秘书的性别特征
一、性别的性格、职业特征
1.性别的性格特征
不少心理学家研究表明,人的性格与性别有关。
2.性别的职业特征
不同的职业固然对知识、技能、体力要求不同,而对心理、性格的要求也有些区别。
而秘书这个职业就更适合于女性。
3.秘书的女性特征
二、女性秘书的自我保护
1.正确的认识和心态
2.自我保护意识和方法
第五节秘书的培训与考核
一、秘书的培训
秘书的培训主要有三种模式:
1.学历教育
2.岗前培训
3.在职培训
二、秘书的职业资格鉴定
我国目前进行的秘书职业资格鉴定有多种形式,主要有:
1.国家秘书职业资格证书考试
2.剑桥秘书证书考试
3.LCCIEB(伦敦工商会考试局)秘书证书考试
4.IAAP(国际职业秘书协会)秘书资格考试
5.上海市职业秘书专业技术水平认证考试
6.上海市高校学生秘书类职业资格(准高级)证书考试
三、秘书的考核
1.考核内容
考核内容包括德、能、勤、绩四个方面,重点考核工作实绩。
2.考核标准
秘书的考核没有统一的标准,各机关、单位可自行制订。
但制订考核标准应该定量和定性(质)相结合。
具体有四种方法:
(1)直接量化。
(2)比率化。
(3)综合指标化。
(4)类比指标化。
3.考核方法
考核方法通常分平时考核和年终考核两种
第五章日常工作(上)
第一节办公室管理
•一、办公室管理的作用
1.办公室是指挥部
2.办公室是工作室
3.办公室是¡
窗口¡
二、办公室的布局与布置
办公室一般有两种类型:
一种是由多间的小办公室(每间16平方米左右)组合而成;
另一种是大办公室(40平方米以上)。
两种办公室各有利弊,布局和布置的要求也不同。
1.小办公室
2.大办公室
3.接待室、会议室
三、办公室管理的内容与要求
其管理要求和特点为:
1.整洁
2.安静
3.光线、空气与温度
4.色调与美化
5.设备与用品
第二节通讯工作
一、电话接打
秘书接打电话的要求有:
1.正确、有效、礼貌
2.接听电话的程序和要求
3.打出电话的程序和要求
模拟接打电话实训
二、邮件收发
1.邮件收进的程序和要求
(1)分类
(2)拆封
(3)登记
(4)分送
(5)阅办
2.邮件发出
秘书需在发出邮件前完成下列工作程序。
(1)内容校核
(2)信封、封皮查对
(3)邮件寄发
3.现代通讯事务
现代秘书应掌握运用现代通讯技术。
(1)传真
(2)电传
(3)电脑网络通讯
第三节接待工作
一、接待工作的类型与方式
1.接待的类型
不同的接待类型有不同的特点和要求,现择其重点作简要介绍。
(1)上级检查
(2)会议接待
(3)外宾接待
(4)随机接待
2.接待的方式
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 管理 文秘
![提示](https://static.bdocx.com/images/bang_tan.gif)