3.5.01销售费用核销管理规定.doc
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销售费用核销管理规定
1.销售费用所需单据、时限要求及处罚
费用项目
费用核销所需单据
时限要求
超期处罚
备注
销售费用
一.堆头费/海报费
1.促销费用申请
1、经销商的,在活动结束日起二个月内;
不再报销
2.照片/海报;照片要求提供三张,店外拍一张,店内在产品旁拍二张
3.发票(收款方提供)
4.付款申请单
2、KA类的,回款之日起二个月内(含帐扣)
当事人扣罚100元/单
5.与卖场的合同
注:
乐购、家乐福的必须提供;
6、单个经销商的堆头/海报费用报销,必须整月一次性报销
注:
本条款仅限于经销商。
二.冲价差/折扣
1.冲价差/折扣申请单
配送的次月
不再报销
交销售支持部开单
2.冲价差/折扣品项明细表或返点、配送费率、配送额等单据
3.退货单(销售支持部审核后开出)
三.年返/季/月返
1.付款申请单(注明任务额、销售额、返点率等)
月/季返次月核销
不再报销
月/季通过折扣方式报销
2.相关发票
年返二个月内核销
提供发票报销
3.返利计算由销售支持部负责,财务部审核
月返每个月29日完成计算和审核
当事人扣罚50元/单
月返年度终了后十五日内完成计算和审核
四.进场费/条码费
1.进场申请
1、经销商的,在申请之日起二个月内;
不再报销
提供正式的发票
注:
经销商的进店签收单,要求超市盖章;提供我司的复印件上,经销商要盖章原件提交我司
2.首次进店签收单
3.相关发票
2、KA类的,回款之日起二个月内
当事人扣罚50元/单
4.进场合同
五.差旅费
1.出差申请单
25日前提交下个月的申请;各区域需提供汇总及单张申请
次月报销的,按80%报销;无申请的,不予报销
有交通补贴不能报市内交通,过夜才能报伙食补贴,试用期无交通补贴,实报出差费用(符出差明细)
2.发票(与出差业务相符)
3.费用报销单
出差回来的当月
4、差旅费申请单
六.促销品
1.促销或采购申请单
当月
50元/单
凭申请领用公司产品作赠品,月末按《其他出库单》汇总按成本计算
2.入库单或签收单(直接发外地)
3.发票(相应客户开出的)
4.付款申请单
七.业务招待费
1.接待申请单
办理后5天内
50元/单
300元以上,需附消费清单
2.发票(与接待业务相符)
3.费用报销单
八.买赠等活动
1.促销申请单
次月
50元/单
单据交销售支持部,有现金交财务部
2.客户销售小票或清单
3.赠品接收人签收单
个人补贴
交通话费住房
1.费用报销单
次月
不予报销
按公司标准
2.发票(话费、交通、房租类)
办公费
一.外地办公费用
1.费用申请单
次月
50元/单
办公用品提供办公费的发票,房租费要有房东收条
2.发票
3.办公地租金需租赁合同及房租发票
4.费用报销单
二.邮递费
1.邮递单
次月
50元
无邮递单或邮递发票需说明
2.邮递发票
三.办公固定话费
1.电讯电话单
次月
50元
无电话单/电讯发票不予报销
2.电讯发票
3.费用报销单
特殊费用
一.特殊费用(支付有关费用无正常手续单据、支付给个人的费用等)
1.特殊费用申请单
次月
不予报销
2.相应费用的单据(如堆头费要有照片、海报费要有海报等)
3.相关发票(含冲抵发票)
申请的各类业务费用以及特殊费用在执行结束以后,需填写付款申请单或费用报销单进行核销,并在付款申请单上注明付款方式(如电汇、转帐、帐扣等),费用报销单只报销现金形式的费用。
所有发票背后经手人必须签字。
具体规定如下:
1.1进场费的核销:
业务员在付款申请单后必须粘贴新店或新品的第一次送货单、验收单;对方公司开具的进场费发票;进场费申请审批单,进场费用合同或协议;
1.2TG/DM费的核销:
业务员在付款申请单后必须粘贴活动照片或对方公司促销海报;对方公司开具的堆头费广告费发票;促销活动策划申请单。
1.3、特殊费用的核销:
业务员在费用报销单后必须粘贴特殊费用申请单(各项活动申请单);与费用金额等值的其他发票。
1.4未开具发票的费用核销:
由业务员填写补差价申请表,后附各种单品差价调整明细表,经销售支持部核对并开单,并必须由区域负责人、部门负责人、总经理签字确认方可核销。
1.5其他费用的核销:
对于不可预知的其他费用的申请核销,特殊情况经公司领导同意后特殊处理。
1.6预汇款支付商场销售费用和其它费用时(申请人必须在汇款后30天内将发票寄回财务部冲帐,逾期按50元/天进行处罚),财务先计入其它应收款,待取回发票加盖转帐付讫后冲其它应收款。
1.7根据集团要求,单个客户的折扣每月不得高于5%;超出部分,只能通过提供发票方式报销。
1.8市内固定差旅费、电话费、住房支出,由销售部每月25日前按区域将下月支出明细,提交到财务部;外地办公费用、邮寄费、电话费,每个月15日前销售部将上个月的办公费用明细表报财务部。
1.9核销单据的粘贴:
1.9.1报销人需自行严格按照财务规定进行粘贴,不能用金属类物品进行装订,否则财务不予受理。
1.9.2凭证粘贴原则:
发票金额必须完整清晰,附件粘贴整齐、折叠完好、便于翻阅、没有数据或重要性文字的,粘贴在凭证左上角四分之一处。
2.1.经销商费用的报销发票:
2.1.1进场费、广告促销费、上架费、展示费、管理费的发票
发票类型:
提供“地税局开具的发票,费用项目为“进场费、促销费、上架费、展示费、管理费”或简写为“其他服务”。
2.1.2返利费用
发票类型:
提供“国税局开具的发票,费用项目为‘返利’”。
3.2.费用单据填制要求
3.2.1填制要素:
必填项目有填制日期、所属部门、经济业务内容、金额、附件张数、经办人员、审核人签名等单据列明事项;经济业务描述与附件发票保持一致。
3.2.2差旅费:
报销的车票、住宿票据应在出差办事范围内。
差旅费报销单必须列明每一个起止点的费用发生,并按照填列顺序粘贴附件发票。
3.2.3报销的发票:
发票的付款方必须写我司的全称,如“浙江中顺纸业有限公司”;开票日期,开票人,开票金额,发票内容为必填项目;发票上开票单位必须盖章(公章或财务章、发票专用章);报销事项应与规定使用的发票一致,原则上不允许用其他发票代替,如确有特殊情况,必须经财务经理同意后才能办理报销手续。
自核定之日起生效
核定:
审查:
制定:
第4页共4页
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