9-人事档案管理制度.doc
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干部人事档案管理制度
为了提高干部人事档案的管理水平,有效地保护和利用档案,更好地为我公司各项工作服务,根据中共中央组织部、国家档案局发布的《干部档案工作条例》(组通字[1991]13号)、中共中央组织部发布的《干部档案整理工作细则》,以及中国大唐集团公司发布的《干部人事档案工作八项制度》(大唐集团制[2007]56号)有关干部档案管理的相关规定,结合我公司干部人事档案工作实际,特制定本制度。
一、干部人事档案材料收集制度
(一)收集范围
1、在干部人事工作中形成的干部履历表、简历表、各类人员登记表等材料。
2、录(聘)用干部工作中形成的报考登记表、录(聘)用审批表及续聘、解聘、辞退等材料。
3、自传和属于自传性质的材料。
4、干部任免、调动、考察、考核等工作中形成的任免审批表(包括所附考察材料)、民主评议和组织考察综合材料、年度考核登记表、鉴定材料、退(离)休审批表等材料。
5、国民教育、成人教育、党校、军队院校等学生(学员)登记表、报考登记表、学习成绩表、毕业生登记表、鉴定表、授予学位的材料、学历证明书、毕业证书(复制件存档),培训结业成绩表、学习鉴定,博士后研究人员工作期满登记表等材料。
6、专业技术职称(职务)评聘(考试)工作中形成的专业技术任职资格评审表、专业技术资格考试登记表、聘任专业技术职务审批表等材料。
7、创造发明、科研成果鉴定材料、各种著作、译著和在重要刊物上发表的获奖论文或有重大影响的论文等目录。
8、有关政审工作中形成的调查报告、审查结论、上级批复、本人对结论的意见及作为结论依据的调查证明,甄别、复查结论(意见、决定)、调查报告、批复及有关的主要依据材料。
9、更改姓名、民族、出生日期、国籍、参加工作时间、入党团时间等工作中形成的个人申请、组织审查意见及所依据的证明材料、上级批复等材料。
10、党、团组织建设中形成的相关材料:
中国共产党入党志愿书(已批准转正)、入党申请书(1~2份系统、全面的)、转正申请书、自传、政审材料、党员登记表、民主评议党员组织意见、民主评议党员登记表;入团志愿书、申请书、团员登记表;加入民主党派的有关材料;退党(团)材料等。
11、表彰奖励活动中形成的有关科技、业务奖励、先进模范事迹材料和登记表等。
12、纪检、监察等工作中形成的有关材料:
处分决定、免于处分的意见、查证核实报告、上级批复、本人对处分决定的意见、撤销处分的材料、通报批评材料、法院判决书、复查甄别报告、决定、上级批复等材料。
13、审计工作中形成的主要涉及干部个人的审计报告或审计意见等材料。
14、办理工资、待遇等工作中形成的登记表、审批表、享受专家特殊津贴的呈报表和解决各种待遇问题的审批表、批复材料等。
15、办理出国(境)审批工作中形成的审批表、备案表、登记表及在国外表现情况材料或鉴定材料等。
16、党代会、人代会、政协会议和工、青、妇等群群众团体代表会以及民主党派代表会议工作中形成的有关材料;代表登记表、委员简历、政绩材料等。
17、健康检查和处理工伤事故工作中形成的有关材料:
因病、工伤、意外事故致残的体检表、工作鉴定材料,新录(聘)用干部体检表和毕业分配工作体检表等材料。
18、其他对考察了解使用干部有参考价值的材料。
(二)收集方法
1、档案管理室应掌握形成干部人事档案材料的信息,与有关单位(部门)保持联系沟通,不失时机地将新形成的档案材料收集归档。
2、形成干部人事档案材料的单位(部门),应主动配合、积极支持,按要求将相关材料送交档案管理室。
3、总经理工作部,应根据工作需要及档案中缺少材料的情况,有计划地布置填写干部履历表和干部履历补充表等材料。
二、送交档案材料归档工作制度
(一)建立送交档案材料网络体系,按规定的时间、份数、送交方式及时送交档案材料,任何个人不得擅自保存档案材料。
(二)送交时限。
形成干部人事档案材料的单位(部门),应在材料形成后的一个月内,按要求将相关材料送交档案管理室。
(三)送交方式。
归档材料由形成材料单位(部门)填写《干部人事档案材料登记表》(一式2份),派专人送达或通过机要交通传递。
档案管理室,应按照《干部人事档案材料登记表》进行核对,检查无误后,签字盖章,一份留存备查,一份退回送交部门。
(四)归档材料必须是办理完毕的正式材料,材料应真实完整齐全,文字清楚,对象明确,有承办单位或个人签名,有形成材料的日期。
(五)归档材料必须手续完备。
按规定由组织审查盖章的,须有组织印章;规定同本人见面的材料,一般应有本人签字,特殊情况本人见面后未签字的,可由组织注明。
干部任免审批(呈报)表必须注明任免职务的批准机关名称、文号和时间。
(六)档案材料载体,应使用16开规格的办公用纸,材料左边必须留出2.5厘米装订边。
(七)文字必须是铅印、胶印、激光打印机打印或用碳素墨水、墨汁书写,不得使用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水或复写纸书写。
(八)归档材料必须是原件,除电传材料外,一般不得使用复印件代替原件存档。
(九)档案管理室应坚持制度,发现不符合要求的材料时,应立即退回送交单位(部门),提出要求,限期交回。
形成干部人事档案材料的单位(部门),有责任按规定认真办理。
三、干部人事档案材料鉴别归档制度
(一)坚持严肃认真的态度,以中央有关干部管理和干部档案文件规定为依据,对需归档的材料进行认真审查和鉴别,根据材料形成的历史条件、主要内容、用途及保存价值,确定材料是否归入档案。
(二)认真鉴别、判定材料的真伪,做到不错归、不错销。
(三)认真检查材料是否齐全完整,手续是否完备,做到成套材料不缺份、单份材料不少页。
(四)经鉴别,凡属于应归入干部档案的材料,均应按照干部档案整理工作制度的要求,进行整理后归入卷内。
归档手续不完备的材料,如应盖公章而未盖公章、应由本人签署意见而未签字的结论材料、有下级组织意见而无上级组织批复及内容不完整、字迹不清楚的材料,要及时退给有关单位(部门)或个人补办手续,限期15天内补办完毕后再归档。
(五)经鉴别不属归档范围的材料,要分别情况予以处理。
对仿造的材料要追究责任、严肃处理:
有保存价值而不属于干部档案归档的材料(如历史材料、重大会议记录等),应移交相关部门保存;应由本人保存的材料(如奖状、毕业证书、学生证等)要及时退还本人;个别不宜退给本人的,应登记报主管领导批准后销毁。
对转出的材料要办理转递登记手续。
(六)无结论的审查材料,应退给有关干部审查部门做出审查结论后再归档。
(七)经鉴别确需销毁材料,必须详细登记,并报请主管领导审查批准后,予以销毁。
四、干部人事档案整理工作制度
(一)干部人事档案的整理工作,是档案建设的基础工作之一。
它是将收集起来的每个干部的档案材料,进行鉴别、分类、排序、编目、技术加工和装订成卷,并在此基础上,不断对档案内容进行补充的工作。
(二)整理工作的基本要求
1、整理干部人事档案,须做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。
通过整理使每卷档案达到完整、真实、条理、精炼、实用的要求。
2、整理干部人事档案,事先要收集好干部人事档案材料,并备齐卷皮、目录纸、衬纸、切纸刀、打孔机、缝纫机等必需的物品和设备。
3、整理干部人事档案的人员,必须努力学习档案工作的专业知识,熟悉整理干部人事档案的有关规定,掌握整理工作的基本方法和技能,认真负责做好整理工作。
(三)档案材料的分类
1、对归档的材料必须按照《干部档案工作条例》中关于正、副本十类内容的划分进行分类。
2、干部档案正本,由历史地、全面地反映干部情况的材料构成。
其内容分类:
第一类 履历材料:
干部履历表(书)、简历表、干部、教师、医务人员、军人、学生等各类人员登记表,个人简历材料,更改姓名的材料。
第二类 自传及属于自传性质的材料。
第三类 鉴定(含自我鉴定)、考察、考核材料:
以鉴定为主要内容的各类人员登记表,组织正式出具的鉴定性的干部表现情况材料;作为干部任免、调动依据的正式考察综合材料;考核登记表,干部考核和民主评议的综合材料。
第四类 学历、学位、学绩、培训和专业技术情况的材料:
报考高等学校学生登记表、审查表,毕业登记表,学习(培训结业)成绩表,学历证明材料,选拔留学生审查登记表;专业技术职务任职资格申报表,专业技术职务考绩材料,聘任专业技术职务的审批表,套改和晋升专业技术职务(职称)审批表;干部的假造发明、科研成果、著作及有重大影响的论文(如获奖或在全国性报刊上发表的)等目录。
第五类 政审材料:
审查干部政治历史情况(包括党籍问题)的调查报告、审查结论、上级批复、本人对结论的意见、检查交待或说明情况的材料,主要证明材料;甄别、复查结论(意见、决定)、调查报告、批复及有关的依据材料;入党、入团、参军、出国等政审材料;更改干部的民族、年龄、国籍、入党入团和参加工作时间的组织审查意见,上级批复以及所依据的证明材料。
第六类 加入党团的材料:
中国共产党入党志愿书,入党申请书(1-2份全面系统的)和转正申请书,中国共产党党员登记表,不予登记的决定、组织审批意见及所依据的材料;民主评议党员中形成的组织意见或党员登记表、认定为不合格党员被劝退或除名的主要事实依据材料和组织审批材料,退党材料,取消预备党员资格的组织意见;中国共产主义青年团入团志愿书、申请书,团员登记表、退团材料;加人民主党派的有关材料。
第七类 奖励(包括科技和业务奖励)材料:
各种先进人物登记表、先进模范事迹、嘉奖、通报表扬等材料。
第八类 干部违犯党纪、政纪、国法等材料:
处分决定(免予处分和处理意见),查证核实报告,上级批复,本人对处分的意见和检查、交待材料;通报批评材料;甄别、复查报告、决定,上级批复及本人意见;法院审判工作形成的判决书等。
第九类 干部工资级别登记表、职务工资变动登记表、干部调资审批表,定级和解决待遇的审批材料;干部任免呈报表(包括附件),录用和聘用审批表,聘用干部合同书,续聘审批表,解聘、辞退材料;退(离)休审批表;军衔审批表、军队转业干部审批表;出国、出境人员审批表;党代会、人代会、政协会议、工青妇等群众团体代表会、民主党派代表会代表登记表。
第十类 其他可供组织参考有保存价值的材料;有残疾的体检表、残疾等级材料;干部逝世后报纸报道的消息或讣告,悼词(生平),非正常死亡的调查报告及有关情况的遗书等。
3、干部档案副本内容,是由正本中以下类别主要材料的重复件或复制件构成:
第一类的近期履历材料。
第三类的主要鉴定,干部考核材料。
第四类的学历、学位,评聘专业技术职务的材料。
第五类的政治历史情况的审查结论(包括甄别、复查结论)材料。
第七类的奖励材料。
第八类的处分决定(包括甄别、复查结论)材料。
第九类的任免呈报表和工资、待遇的审批材料。
其他类别多余的重要材料,也可归入副本。
4、内容交叉的材料,可根据材料的主要内容或用途确定类别。
(一)带自传的履历或简历表,以自传为主,归第二类。
(二)履历表和简历表有鉴定的,以履历为主,归第一类。
(三)有任免职务内容的干部登记表、任免呈报表报附的考察材料或主要表现情况的综合材料、提升工资级别的评级、评定军衔的鉴定表等材料,以其主要用途为主,归第九类。
(四)政治历史问题与违纪错误混同一起给予处分的结论、调查报告、处分决定等材料,一律归第八类;凡未给予处分,以政治历史问题为主的,归第五类,以违纪错误为主的归第八类。
(四)档案材料的排序与编目
1、每类干部档案材料,都要根据材料内容的内在联系和材料之间的衔接或材料的形成时间排列顺序,并在每份材料的右上角编上类号和顺序号,在其右下角编写页数。
2、档案材料排序的基本方式:
a、按档案材料形成时间排序的:
第一类、第二类、第三类、第四类、第七类、第十类材料;
b、按档案材料内容
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