2015版QP-01文件化信息控制程序.doc
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文件编号
BF-QP-01
版本版次
B0
文件化信息控制程序
页码页次
第15页,共15页
生效日期
2016年9月30日
修改记录
版次
修改内容
修改时间
备注
A0
初版发行
2010-07-10
A1
1.部分文字、格式修整。
2.封面、5.3.2、5.5、5.7、5.8、5.14、8.2附页2增加、更改部分内容。
2014-09-03
A2
修改5.7.11环保资料保存期限
2015-9-15
B0
升2015版本
2016-09-30
核准
审核
编制
2016-09-30
1.目的
规范质量体系文件/记录的制订、核准、发放及修改控制的过程和要求,以确保各相关部门可适时获得适当且有效之最新文件。
2.范围
适用于本司质量体系所有文件/记录,包括重要的外来文件、电子文件、组织知识等。
3.职责
文控中心组织制定、发行文件,相关部门执行。
4.定义
无
5.内容
5.1编写要求
5.1.1所制订文件不可与法律、法规相抵触。
5.1.2编写文件以‘简洁、切合实际、易懂易操作’为原则,文件需可操作性和易操作性。
5.1.3语言表达应通俗易懂、精确严谨、避免产生误解,避免使用生僻字,如有不易懂的名词须定义说明。
5.1.4文件的编写可用文字、图表、流程的方式表述。
5.1.5相关联的文件应保持衔接紧密,相互间无矛盾、无分歧。
5.2文件分类及分类说明
文件级别
包含文件
类别代号
说明
一级文件
质量手册
QM
体系的纲领性文件,说明公司的质量方针和质量目标,对质量体系的运行作指导性的支持。
二级文件
程序文件
QP
说明体系内各相互关系的运作程序,是体系运行的主脉。
三级文件
作业标准书
QW
规范具体作业行为的指导性文件,BOM、产品基础数据表等
管理规定
规定某些行为的管理类文件。
操作规程
机器、设备、仪器操作的指导性文件。
检验标准
产品检验的标准依据。
流程图
说明某一运作的作业步骤及连接关系。
四级文件
记录表格
QR
用于记录与质量有关的结果。
5.3文件结构及格式
5.3.1文件结构
结构项目
说明
修改及批准页
位于所有文件的封面,记录文件的修改履历及批准记录。
格式栏
以一定的方式规定文件的格式(如公司的标志、文件名等)
目的
说明编写文件的控制目的
适用范围
指明文件规定的活动所涉及的范围
权责(选择)
界定各职能部门在本活动中所担当的职责(必要时才写)
定义(选择)
对较难理解或容易产生误解、分歧的名词或术语作解释
内容
文件规定的活动的细节性说明
相关文件(选择)
与本活动有关的文件,必要时罗列说明
记录
记录本活动进行所要求使用的空白表格
流程(选择)
活动的运作流程以流程图方式描述
附件(选择)
附注说明性文件
5.3.2文件格式规范
5.3.2.1体系文件编辑尽量采用:
宋体字、正文使用‘小四’(即12号)字体、段落间距
为1.5倍行距、抬头或标题应视情况选用加粗字体。
5.3.2.2体系文件抬头:
LOGO
文件编号
BF-QX-XX-XX
版本版次
A0
文件、资料编写和控制程序
页码页次
第X页,共X页
生效日期
XXXX年XX月XX日
5.4文件编号
5.4.1文件编号采用“公司代码+类别代码+部门代码+流水号+版本号”的方式;
(手册与程序文件无部门代码)
5.4.2表格编号采用“公司代码+类别代码+部门代码+流水号+版本号”的方式。
5.4.3派发的副本编号在副本印章上以“部门代码+流水号”表示,流水号为01~99,
按部门分开编号。
5.4.3公司代码为“XX”;为XX的简写。
5.4.4部门代码如下表,各部门制订文件时须对应所属部门代码:
部门
总经理室
行政人事部
采购部
品质工程部
仓储部
业务部
生产部
代码
JL
RS
CG
PG
CK
YW
SC
部门
纸板车间
纸箱车间
彩印车间
吸塑车间
胶袋车间
胶盒车间
代码
ZB
ZX
CY
XS
JD
JH
5.4.5流水号的使用说明:
手册的流水号为年份:
YYYY,程序文件的流水号为01~99,
其余文件及表格的流水号为001~999;
5.4.6外来文件的编号只需在“外来文件”图章内编写流水号,流水号YY-MM-DD-XXX,
即“年-月-日-流水号(001~999)”;
5.4.7范例
A)质量手册的编号方式:
年份
BF-QM-□□□□
B)程序文件的编号方式:
流水号
BF-QP-□□
C)三级文件的编号方式:
流水号
BF-QW-□□-□□□
部门代码
文件代码
D)表格的编号方式:
版本号
BF-QR-□□-□□□-□□
流水号
部门代码
文件代码
5.5受控文件的识别
所有受控文件必须有文件名称、文件编号、生效日期、受控章等受控信息。
状态识别
解释
使用说明
修改号
修改次数识别
1.所有文件的更改以修改号0~9表示;
2.质量手册的更改须在修改页上记录修改章节,并在更改的本页变更版本版次。
版本号
更改的状态识别
1.所有文件版本号以A、B、C.....递增,手册的版本号独立使用,其它文件的版本号与修改号同时使用。
2.每次更改手册或程序文件时须在修改页上记录:
A)章节修改号以0、1、2.....9递增,当修改号升到
10时,则此份文件应整体升版(如:
有一章节的版本由A/9升至10时,则所有章节应升版为B/0,故整份文件为B版,依此类推)
B)当其中一章节的修改号升级时,则所有章节须同时升为同一版本版次(除质量手册外)。
3.作业类文件、空白表格如内容不同,可以根据实际需求,
另建不同名称、编号同时存在,无需统一版本。
生效时间
执行时间的识别
文件更改任何一处时均须更改生效时间,并以最终生效日期为准。
修改说明
修改页
每次修改的内容须在修改页记录(或有“更改说明”页)。
斜黑体字
用于修改内容识别
修改内容用斜黑体字识别,上次修改的内容无须再用斜黑体
受控文件章(蓝色)
用于受控文件发放
受控文件发放时在每一页的右下角空白处盖上“受控章”;
作废文件章
(红色)
用于不再使用的作废文件
回收不再使用的作废文件在正面中部盖“作废章”
非受控文件章
(红色)
受控文件外发时用
1.当公司外部要求本系统发放受控文件时,在每页的右下角盖“非受控章”;
2.除样板制作使用外,公司内不可使用非受控文件。
外来文件章
(蓝色)
受控外来文件发放时用
收到的外来文件需受控时,盖‘外来文件’章并发放,需受控范围详见本文第5.10项。
作废留用章
(红色)
受控文件作废但须留用时使用
当受控文件回收作废时,如此作废文件需留作以后查阅使用,须在作废文件的正面中部盖上作废留用章。
5.6受控文件的制订、审批及发放范围
除特殊规定文件外,各类文件的制订审批及发放范围按以下规定执行:
文件类别
编写及修改
审核
核准
发放
质量手册
管理者代表
副总经理
副总经理
各部门
质量方针和质量目标
管理者代表
副总经理
副总经理
各部门
质量管理体系组织架构
管理者代表
副总经理
副总经理
各部门
程序文件
文控
管理者代表
副总经理
各部门
管理规定、作业规范
部门主管
管理者代表
副总经理
相关部门
操作类文件
相关工作人员
部门主管
管理者代表
使用部门
空白表格
相关工作人员
部门主管
管理者代表
使用部门
5.7保存、发放、回收及销毁控制
公司内部
发放受控副本
更新控制、发放修改的副本,及收回修改前的副本并销毁
认证机构
发放非受控副本
不要求更新控制
外部机构
发放非受控副本
不要求更新控制
供应商
发放非受控副本
要求更新控制
5.7.1所有受控文件、表格原稿均由文控中心保存,文件须在原稿背面盖上“原稿”印章,表格原稿为样表无需作标记,由文控中心统一复印发放副本,并建立文件资料索引。
5.7.2文件编制时,如新制订需向文控中心询问文件最新受控编号,并注明文件发放范围,经核准后将文件原稿交文控中心受控。
5.7.3由文控中心填写《文件发放/回收记录表》,交管理者代表审核后发放,并及
时更新《最新受控文件清单》,以便于掌控受控文件的最新状况。
5.7.4文控中心按要求发放的数量复制副本并加盖印章:
给公司内部派发的加盖蓝色“受
控文件”章,并对副本进行编号;如向外部机构派发则加盖红色“非受控文件”章。
5.7.5接收受控文件时文件接收人须在《文件发放/回改记录表》上签收并保存,如为更
改文件,发放时文控中心须同时回收旧版本,并在《文件发放/回改记录表》上记录.
5.7.6回收的旧版本文件须加盖红色“作废文件”章与相应电子档一并销毁,对公司外
部发放之文件,文控中心仅需在发放记录上登记即可,无须签收及回收旧版本。
5.7.7如回收的文件须保留待查,则加盖“作废留用”章。
5.7.8文控中心每月需将更新后《最新受控文件清单》和《质量记录清单》,发送至各相关人员邮箱,各部门于收到邮件后,应及时核对所使用文件是否为最新有效版本,如发现问题须向文控中心反馈并纠正。
5.7.9各部门/车间须对各自的受控文件进行分类、归档、保存及编制目录,并确保相关人员可随时翻阅。
5.7.10文件取消/销毁:
须由制订部门填写《文件取消/销毁申请表》,经部门负责人审核后交文控中心,文控征询各相关使用部门同意后,交管理者代表审批后实施。
5.7.11一般文件的保存期限为4年,环保资料的保存期限为10年。
5.8受控文件的修改及增删(指体系文件及空白表格)
5.8.1体系文件或空白表格需修改时,由建议修改人填写《文件修改申请表》,向管理者代表阐述修改内容,经管理者代表批准后执行。
5.8.2文件/记录修改由制定单位负责执行,编制完毕后将电子档发文控中心确认编号、格式是否无误,由文控中心打印并交本文第5.6项所规定相关人员审批。
5.8.3文件的修改须严格按本文第5.5项要求执行。
5.8.4表格更改以版本号升级来识别,并将更改后的内容以红色字体来区分。
5.8.5表格新增或修改受控需在表格的背面打印《记录表单受控格式》,并按本文5.8.1项
要求执行。
5.9受控文件补充发放
5.9.1文件使用单位受控文件副本遗失、因特殊原因需增发或因文件损坏需更换时,须填写《文件补发申请表》,经管理者代表核准后,由文控中心发放并按5.7项规定执行。
5.9.2遗失补发的文件须编上新副本号发放并作记录,增发的文件副本编号沿已有的编号递增,更换的文件则使用原来的副本编号即可。
5.10外来文件的控制
5.10.1外来文件包括国际/国家标准、法规、客户/供货
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- 2015 QP 01 文件 信息 控制程序