建筑机械集团采购管理流程汇编Word文档格式.docx
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3
若没有供应商,采取招投标管理(或及时启动战略供应商开发、管理)
报价汇总审批单
供应商(或战略供应商)
4
与中标单位开展竞争性商务谈判、合同谈判,内部合同评审,组织合同签订与交底
商务谈判、合同评审记录
合同
交底记录
5
根据合同条款要求及现场进度执行物资采购、督促进场
材料采购指令
6
根据合同条款要求对进场物资进行验收
进场材料
参与部门:
采购中心、分公司生产管理部、质检部、技术人员
7
根据公司制度规定办理物资入库手续,填报收据及输入网上ERP系统
入库手续
各种收据
8
按照公司制度规定对物资管理履行检查、监督、复查职能,整改人根据要求整改到位
整改通知单
主要检查物资管理是否履行各流程,价格是否合理,是否违规支付材料款、是否严格履行合同等
9
根据合同要求定期与供应商做好对结账及材料款的支付工作
对结账资料
付款发票、收据等
材料款支付必须结合合同条款要求和公司制度要求执行
1-2材料采购计划管理流程
2、流程说明
2.1职责说明
(1)分公司生产管理部:
负责根据现场进度、实际需要编制材料计划。
(2)分公司技术员:
负责对材料规格、型号、技术质量标准进行审核。
(3)分公司分管副总:
负责综合各级审核意见审批材料计划,并重点审核材料进场数量、进场时间等。
(4)采购中心主管:
审核材料计划中材料名称、数量、规格型号、技术参数、进场时间等并对采购性质进行判断;
安排人员执行采购。
(5)采购中心采购员:
根据采购中心主管安排执行材料采购。
2.2节点说明
说明
分公司生产管理部根据需要编制材料计划
材料计划
分公司技术员对材料规格、型号、技术参数等进行审核;
分公司分管副总综合各级审核意见审批材料计划,并重点审核材料进场数量、进场时间等
审核意见
采购中心主管审核材料的规格、型号、技术质量标准、数量、进场时间等,并对采购性质进行判断
若为战略采购,采购中心主管根据集团战略协议安排人员采购
若为非战略采购而无供应商的,进入招投标管理流程
若为非战略采购而有供应商的,采购中心主管接受审批计划,安排人员执行采购
采购员根据采购中心主管安排执行采购
1-3报价会签审批流程
(适用于单批采购金额2000元以上,5万元以内的物资采购)
(1)采购中心采购员:
负责编制报价会签审批单。
(2)采购中心主管:
负责对材料价格、数量、进场时间等进行审核;
负责安排人员执行采购。
负责对材料名称、价格、数量、规格型号、进场时间、付款方式等进行综合评审。
(4)集团分管副总:
负责综合各级审核意见对报价审批单进行审批。
采购员根据分公司提交的材料计划编制报价会签审批单
报价审批单
采购中心主管审核材料价格、数量、进场时间等
审批意见
分公司分管副总对材料名称、价格、数量、规格型号、进场时间、付款方式等进行综合评审
集团分管副总根据各级审核意见审批报价审批单
根据分管副总审批意见安排采购员执行采购
1-4招投标管理流程(适用于单批采购金额5万元以上的物资采购)
2、流程说明
负责拟定入围供应商名单。
负责入围供应商名单的审核;
负责编制招标文件商务部分;
负责整理汇总招标文件、组织招标文件评审、组织发出招标文件、回收投标书;
负责组织招标小组开标、开展竞争性商务谈判、初步拟定中标单位和候补中标单位名单。
(3)技术研发中心:
负责编制招标文件技术部分。
(4)分公司分管副总:
参与审核入围供应商名单。
(5)集团分管副总:
负责审批入围供应商名单。
(6)集团总经理:
负责根据招标小组意见审批中标单位。
采购中心采购员拟定入围供应商名单
入围供应商名单
采购中心主管、技术研发中心主管、分公司分管副总对入围供应商名单进行审核
集团分管副总综合各级审核意见对入围供应商名单进行审批
采购中心主管编制招标文件商务部分
招标文件商务部分
技术研发中心负责编制招标文件技术部分
招标文件技术部分
采购中心主管汇总整理形成完整招标文件
招标文件
采购中心主管负责组织招标小组对招标文件进行审核、修正
修正后的招标文件
采购中心主管根据入围供应商名单进行发标
招标文件、入围供应商名单
发标记录
采购中心主管根据发标记录进行投标书回收
入围供应商投标文件
10
采购中心主管组织招标小组进行开标
招标小组组成:
分管副总(组长)、采购中心主管(副组长)、技术研发中心主管、分公司分管副总、分公司质检部主管
11
采购中心主管组织招标小组与投标单位开展竞争性商务谈判
谈判记录
12
招标小组根据谈判结果初步拟定中标单位及候补中标单位名单
中标单位及候补中标单位名单
13
集团总经理根据招标小组意见审批中标单位
中标单位
1-5战略供应商开发管理流程
负责编制招标文件商务部分、负责整理汇总招标文件、组织发出招标文件、回收投标书;
(5)总公司分管副总:
(6)总公司总经理:
技术研发中心主管编制招标文件技术部分
采购中心主管组织招标小组对招标文件进行评审、修正
总经理(组长)、分管副总(副组长)、采购中心主管、技术研发中心主管、分公司分管副总
1-6合同评审流程
2.1凡涉及定金、预付款、质保期、定加工等需要签订合同的物资采购,必须签订合同。
2.2职责说明
(1)采购中心主管:
负责草拟合同文本;
负责根据授权组织合同签订工作;
负责组织向分公司仓库、质检部进行合同交底工作。
(2)技术研发中心主管:
负责审核合同中关于材料规格、型号、技术参数的条款等。
(3)法务部:
审核合同条款是否存在法律风险。
负责对合同条款中进场时间、技术参数、付款方式等主要条款进行审核。
负责审核合同条款。
负责综合各级审核意见对合同文本进行审批。
2.3节点说明
采购中心主管草拟合同文本初稿
合同文本初稿
严格要求采用标准合同文本,若有附加协议,单独草拟附加协议文本,合同评审时只对附加协议文本进行评审,标准合同文本将不再评审
技术研发中心主管、法务部对合同文本初稿进行审核
技术研发中心主管审核技术参数;
法务部审核合同条款是否存在法律风险
分公司分管副总对合同条款中材料进场时间、技术参数、付款方式等主要条款进行审核
集团分管副总审核合同条款。
集团总经理综合各级审核意见对合同文本进行审批。
采购主管根据授权组织合同签订工作
采购中心主管组织向分公司仓库、质检部、生产部、财务部进行合同家底
合同交底记录
1-7资金申请支付流程
负责编制资金支付申请单;
负责在审批完毕的资金申请单上签字确认。
(2)财务:
负责审核材料单据金额与申请金额是否对应,是否符合合同条款约定的付款比例。
(3)采购中心主管:
根据合同付款方式、供应商供货表现审核资金支付申请单。
(4)集团财务经理:
负责根据合同条款、以往资金支付凭证审核资金支付申请单;
负责根据总经理审批意见进行材料款划拨。
根据合同付款方式、供应商供货质量、及时性等审核资金支付申请单。
负责根据合同条款及综合各级审核意见审批材料款的支付。
采购员编制资金支付申请单
资金支付申请单
财务审核材料单据金额与申请金额是否对应,是否符合合同条款约定的付款比例
采购中心主管根据合同付款方式、供应商供货表现审核资金支付申请单
集团财务经理根据合同条款、以往资金支付凭证审核资金支付申请单
集团分管副总根据合同付款方式、供应商供货质量、及时性等审核资金支付申请单
集团总经
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