电大行政管理专科办公室管理形成性考核册答案Word格式文档下载.docx
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5
[会议组织]
安排会议事务,并做会议记录或纲要。
记录上司指令及会谈、会议内容。
6
[调查研究]
协助上司准备书面的财务报告、研究报告。
7
[信息资料]
准备好公司要公开的资料;
收集及整理各种信息
8
[信访工作]
替上司接洽外界人士。
例如记者、工会职员等。
接待宾客和员工的来访。
9
[接待工作]
接待来访宾客;
接待宾客和员工的来访。
10[协调工作]
以电话往来维持和外界的良好公共关系。
11[督查工作]
督导一般职员或速记员。
12[日程安排]
替上司定约会并做好记录;
13[日常事务"
]阅读并分类信件
通讯事务、电话;
14[办公室管理]
办公室环境的布置和整理,保管办公室设备及用品
15[其他临时
以速记记下上司交待的事项;
执行上司交办事项办的事项-]
16
替上司申报交纳所得税及办理退税。
17
外出办事,如银行、邮局等。
2、公用易耗品主要包括哪些?
办公用易耗品主要有:
(1)信封、纸张;
(2)软盘、光盘等;
(3)铅笔;
(4)圆珠笔;
(5)签字笔或钢笔;
(6)修正液或修正带;
(7)印盒;
(8)各种小型机器,如订书机(包括订书针)、打孔机、装订机(包括装订线)、日期
号码机、切纸机、计算机、拆信器、碎纸机等;
(9)小刀;
(10)日历等;
(11)其他,如标签纸、直尺、三角尺、透明胶带、粘胶带、绳带、图钉、橡皮筋、大
头针、纸夹等。
3、简要阐述文员工作的三个步骤,相互关系如何?
文员工作分为三个步骤:
计划、实施和检查。
(1)计划的步骤,要充分了解即将开始的工作内容,并思考以什么方法进行效率会最
佳。
(2)实施的步骤,要注意:
同时检查是否按照当初所拟定的顺序进行;
上司所指示的
工作无论是哪一种,都要正确地实施;
配合上司预期的期限。
(3)检查的步骤,要分析计划和实绩的差异,并把以前进行过的工作或别人做过的工
作和目前自己所从事相同性质的工作加以比较分析。
其次,说明三个步骤之间的关系。
三者的关系为:
先作计划,付诸实施,然后检查结果,围绕“计划——实施——检查”这样一个滚动的
过程开展。
三者相互联系形成一个循环。
文员首先要仔细制定计划,然后根据这个计划去实施,并严格检查其结果,使得这个结
果对下一次的计划有所帮助和启示。
4、按照“优先顺序”处理工作原则,虚拟一份半天或一天工作(或家务)计划书。
本题的例子请同学们见教材第28页。
同学们可以参照教材上的例子,自己制定一份计
划书,不要抄袭。
5、从下列文员工作方法中,任意选择一种或两种,谈谈你的工作体会或对此工作方法的认识。
1.请示方法和报告方法;
2.计划方法和总结方法;
3.受意方法;
4.传达方法;
5.进言方法;
6.变通方法和挡驾方法;
7.分工方法与合作方法。
受意就是文员接受和领会上司的意图。
可以分为直接受意(即领会上司在会议讲话、文
件批示、工作部署或与文员谈话时,直接就某一问题或某项工作所发表的意见和想法等,易
于文员判断和领会)和间接受意(即上司在平时随便交谈的情况下,或与其他人员谈话种就
某一问题、某项工作发表的意见和看法等)。
受意方法要注意:
(1)善于领会上司意图,不要曲解上司意图;
(2)备好记录本,记录下指示要点;
(3)注意倾听,用心判断指示的用意;
(4)必要时可以提问,直至明了意图为止,但不要打断谈话;
(5)如有不同意见,可以公开提出,但要言之成理,并要注意方式、态度;
(6)接受指示后,要不失时机地贯彻实施。
结合实际谈体会。
我曾经经历过一件事情,使我充分认识到,在受意时,充分做好记录的重要性。
才开始工作时,我到一家房地产公司当文员。
有一天,总经理把我叫到办公室让我写一
份公司的简介,内容要包括四个部分——公司的历史、公司的现状、公司的硬件和软件配备、
公司取得的成绩。
当时,我没有经验,没有带上记录本,记录下指示的要点;
事后,又怕显
得自己没有能力,而没有去请示总经理。
只好凭自己大脑中的记忆写,结果写出来的简介根
本就不行。
后来,我再次向总经理询问,并备好了记录本做好了记录,根据总经理的授意,
才写出了各方满意的公司简介。
从这个事情中,我体会到了在受意时,做好记录的重要性。
注意:
同学们在回答这道题的时候,可以只选择其中一个题目进行回答。
但是要注意按
照以上的思路作答;
而且要注意结合教材,联系实际作答。
既要简要说明教材中的相关知识
点,又要结合实际谈谈自己的体会。
本题失分的原因大多是不结合实际谈自己的感受,同学
们在回答本题时要加以注意。
作业2
一、从文员工作的角度对比说明打电话和接听电话的异同。
(1)都应先问好,再传达自己的信息;
(2)都应保持耐性、热情的态度;
(3)通话结束,应让对方感受到自己愉快的心情;
(4)都应简明扼要表达自己的意思。
异:
(1)打电话应首先查清楚对方的电话号码;
接电话应等电话铃响2—4声就接听。
(2)打电话应将重点部分在挂电话之前再确认一遍;
接电话则没有这一步。
二、怎样做好为领导筛选电话的工作,主要做法有哪些?
1、询问对方来电目的,询问对方是什么人,如果是推销的,可直接拒绝。
2、平常做好来电目录,对特殊的人,特殊的号码进行登记。
3、最好有一本各单位的,和其它单位领导人的电话号码本。
4、如果领导不在,需要传话的话,记录下来,以防忘记。
三、简要回答邮件分检的一般标准。
(1)按照收件人的姓名分检;
(2)按照邮件的重要性分检;
(3)按照收件部门的名称分检。
四、怎样处理上司不在时的邮件?
答:
1、如果上司习惯于每天给办公室打电话,就应该把内部信件和外来的信件分开,同时把每封邮件的内容大致记录,这样就可以随时向上司汇报;
2、如果上司没有每天给办公室打电话的习惯,应该主动打电话把需要上司亲自处理的邮件告诉他,或者传真一份给他;
3、如果上司离开时间较长,应把所有邮件——无论是私人邮件还是商业邮件——都通知给他;
4、尽可能多处理一些邮件,在给上司的通知中应清楚地说出邮件的主题,或者把邮件交给公司其他人处理;
5、把寄给上司的邮包连续编号(如3—1、3—2、3—3、3—4),这样就会知道所寄的邮件上司是否全部收到了。
如果上司外出不止一地,在邮包上编号就显得尤为重要了;
6、如果上司正在度假,并且不让秘书转交邮件时,可以把需要上司亲自处理的邮件先保存下来,并在对发件人回复的信中告诉对方何时可以得到回复.
7、把积压的邮件分别装入纸袋,标上“需要签字的邮件”、“需要某某处理的邮件”、“需要阅读的邮件”、“报告”、和“一般阅读材料”(上司可能想读的各种各样的广告出版物)。
五、怎样妥善处理上司拒绝接见的来访者的来访?
(1)上司正在开会时;
(2)上司繁忙时;
(3)上司即将外出时;
(4)远道来访或有重要事情的来访时。
作业3
一、提高会议效率,文秘人员应注意哪些方面,请列出相关要点。
1、注意把握时间,灵活的话,可以以端茶、递交文件等提醒会议人员注意节奏;
2、主题;
这是一个相当重要的环节,在议题上一定要扣紧;
3、发言顺序;
这个直接关系到会议质量,一般的顺序是先谈问题,再表扬,最后总结;
4、中场休息,这个时间要选择合适;
5、会议人员的座位次序,这个关系到他们是否能及时的发表意见。
二、日程安排计划表的种类大致有几种?
试以其中一种为例,编制一份×
×
预定表。
日程按排计划表可分为:
(1)年预定表
(2)月预定表、周预定表、日预定表
(3)周预定表是一个月预定计划中的一周计划,此预定计划比月预定表更详细。
年预定表
一月
5日(星期一)
开工典礼
8日(星期四)董事长视察
二月
2日(星期二
常务董事会
9日(星期一)公司纪念日
25日(星期三)成本会议
三月
2日(星期一)常务董事会
3日(星期二)分行经理会议
三、文秘人员应为上司的商务旅行做哪些准备工作?
请列出工作要点。
(1)准备旅行计划和旅馆信息。
旅行计划表要说明出发和到达地点、是乘飞机还是汽车、火车或轮船,出发和到达的日期及时间、座位情况、旅馆情况。
旅行计划要准备三份,一份给上司,一份给他(她)的家人,一份给办公室存档。
如果办公室其他人想要并有权利要,应再额外准备一份。
(2)制定约会计划。
约会计划表应该包括:
城市名和省(州)名(如果是国外旅行,写明城市名和国家名),日期和时间,与上司约会者的姓名、公司和地址,电话号码及任何备注或特别要提醒的事情。
如果上司与某位洽谈业务的人以前见过面,要把当时记录的档案找出,交给上司。
(3)为商务洽谈收集资料。
把上司旅行中将要处理的每一个问题的文件准备好,如与某项要探讨的问题有关的信件、备忘录及其他相关资料。
你可以用橡皮筋或大号回形针把所有相关的文件扎在一起,每一扎都要标得清清楚楚。
(4)决定旅行用品。
把上司作商务旅行时需要带的信笺信封和文具用品列出清单。
打点行李时按照清单检查,这样就不会落下任何东西。
旅行用品一览表
·
信纸、信封(普通的、公司的、大号的)、邮票
笔记本
地址目录:
电话、传真等号码
日历卡
世界各地时间表
国际电话号码表
文件夹
商业名片
·
声像材料
手机、手提电脑、软盘、微型录音机,或者是掌上电脑等
现金、私人与商业支票簿、私人与商业信用卡
相关档案
旅行指南和地图册、旅行目的地的风土人情介绍
日程表、约会安排表、时间表和计划表
护照、签证等
钢笔、铅笔
回形针、剪刀、橡皮筋、透明胶带、别针、尺子
图章和印泥盒
急救药盒
四、文秘人员对上司主要工作的辅佐主要包括哪些方面?
提神醒脑的服务。
上司早上到公司上班或外出返回,以及工作告一段落,文员可适时端些饮料或准备湿毛
巾使上司消除工作疲劳、舒缓心情,使上司能精神焕发地工作。
私事方面的协助。
协助的方法应视实际情况,其一是与业务有关的部分,另外是上司身边的纯粹私事:
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