3 XXXX热电联产项目信息与文档管理程序XXXX00INDPOPMA003Word下载.docx
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目录
1概述1
2信息管理1
2.1信息管理规划1
2.2组织与管理1
2.3信息管理内容1
2.4安全管理和维护2
2.5培训3
3文档管理3
3.1组织机构与人员3
3.2管理要求3
3.3文档管理程序4
3.4文档管理各阶段工作要点5
3.5项目文档归档和档案验收8
1概述
信息与文档管理是建设工程项目管理的重要基础工作之一,贯穿项目管理的全过程。
本程序对项目信息管理的目标、组织和职责、使用范围、信息安全、培训等以及文件编码、格式、传输、存档、借阅等作出具体规定。
2信息管理
2.1信息管理规划
XXXX热电联产项目计划使用以下系统:
●OA系统:
实现项目建设期间公文、文件的有效流转;
●上网行为管理:
记录用户访问内容,屏蔽不良站点,提高网络安全;
●防病毒系统:
提高终端安全性;
●集中网络打印服务;
●电话会议系统:
具备电话会议分会场功能。
2.2组织与管理
2.2.1XXXX热电联产项目信息中心设在综合部,各参建单位也应设置信息专业负责人。
2.2.2其中综合部信息管理人员负责信息管理的所有管理与协调工作,包括日常维保(含检维修)的管理和协调工作、信息系统的管理与检查、管理和维护信息资产,支持各参建单位信息系统建设及应用。
2.2.3各参建单位信息管理人员负责本单位的信息系统的管理、宣贯、登记、联系和反馈,参与部门工作范围内的信息系统建设、维保、管理软件系统实施相关服务。
2.2.4各参建单位信息管理人员负责在建设方信息管理人员指导下,宣贯、落实项目建设期间各类信息系统的建设和应用要求。
2.3信息管理内容
1)硬件设施
XXXX热电联产项目综合部将规划并配置相应信息设施。
2)项目参考软件及使用范围
本项目中将使用以下正版软件:
●MicrosoftWindows
●MicrosoftOffice
●MicrosoftProjiect
●MicrosoftSQLserver
●FussionAccess
●Fussioncomputer
●ORACLE
●AdobeAcrobat
●AutodeskCAD
3)其他相关专业软件
信息集成与交换
●文件存储:
不做统一规定。
●电子邮件系统:
电子邮件作为项目成员之间沟通信息的手段,不得用于传送“机密”信息。
●一般文件和图形传送
XXXX热电联产项目正式文件在内部之间的传送应按文档传递流程控制,可采用电子文档办公自动化系统进行无纸化传递,也可进行纸质版文件与电子版文件分别传递。
4)通讯(网络/电话/传真)
XXXX热电联产项目统一规划办公场所的电信网络接口设置。
各参建单位的办公场所应具备网络互相通信条件,并可通过电话/传真机沟通信息。
如有需要则应考虑安装视频会议系统,以提高办公效率。
2.4安全管理和维护
1)信息安全管理
XXXX热电联产项目基建部制订信息与文档安全管理办法,从信息设备、数据存储与传输、网络访问、商业敏感信息的保护等方面进行规定,从而保证信息安全与维持关键技术信息数据的机密。
各参建人员、参建单位应签署保密协议,以约束其对本项目信息保密,必要时还应签署单独的专利技术保密协议。
信息系统建设和使用过程中应关注如下工作:
●执行上级和公司相关项目保密和系统访问权限要求;
●确认防火墙、AC等安全设备有效运行;
●确认备份能正常进行,并保持备份,确认数据恢复功能完好。
2)系统维护
信息部门负责组织和管理信息维保团队、管理软件系统实施团队,落实相关软件、硬件的日常维护工作,为项目参建人员提供桌面支持,保证项目信息系统运转顺畅。
2.5培训
XXXX热电联产项目综合部定期对项目管理人员进行应用操作培训,目的是为了让所有成员能尽快熟悉信息的业务流程、掌握基本软件操作技能,提高项目管理的工作效率。
3文档管理
3.1组织机构与人员
3.1.1项目文档控制中心设在基建部,文档管理机构的组成包括:
文档中心负责人、文档中心文档管理人员、各职能部门文档管理人员(兼职资料员)、监理单位文档管理人员(兼职资料员)、EPC文档管理人员(兼职资料员)。
其中基建部文档中心负责人负责项目文档的所有管理与协调工作,负责参与项目文档的检査与指导,监理单位、EPC文档管理人员负责本单位文档的收集、管理、归档等相关工作。
3.1.2项目基建部将在合同中对参建单位的文档管理提出明确要求,项目开工后参建单位必须确定文档管理人员和单点联系人,以确保各参建单位与XXXX热电联产项目基建部之间文档的有效传递。
3.2管理要求
3.2.1在项目建设初期,XXXX热电联产项目基建部根据项目的管理模式和建设特点,编制项目文档管理程序,建立健全项目文档管理的各项管理制度、工作程序和业务流程。
3.2.2文档管理程序的编制应严格执行国家、行业及项目所在地有关规范标准,并结合项目建设特点。
3.2.3程序的编制应涵盖文档管理的各项工作,例如:
文件编码、文件流转、文件检查、文件交付与接收、文件借阅、文件归档等。
项目文档管理程序在执行和落实过程中应不断修改、补充、完善,以达到项目文档管理工作的有效控制。
1)文档管理信息化要求
XXXX热电联产项目基建部将建立文档管理系统。
项目文档管理人员通过文档管理系统实现项目文档的创建、发布、分发、查阅、归档,以及实时监控。
档案管理系统是项目档案收集、管理、利用的窗口和平台,档案人员通过这个平台实现项目档案的立卷归档、查借阅管理、档案统计管理、库房管理等。
在使用文档管理系统和档案管理系统进行项目文档的信息化管理过程中,电子版文档与纸质版文档要保持一致,做好电子分发的同时,也要兼顾纸质版文档的分发与保管。
2)硬件配置
XXXX热电联产项目为项目文档管理部门配置必要的硬件设施,以提高文档处理效率与质量,减轻文档人员的工作强度。
例如:
打印机、复印机、打印复印扫描一体机、大型扫描仪、绘图仪、工程复印机、装订机、光盘刻录机、传真机及存贮量大处理速度较快的电脑等。
3)交工资料
在项目招标文件中应明确交付文档的执行规范与要求,对交付文档的质量要求、数量要求、时间要求等相关要求应写入合同条款。
为了确保项目文档交付工作有效控制,合同中应规定承包或服务单位在移交合同所规定的文件材料并经项目文档负责人、档案部门负责人验收合格后,方可支付质保金或进行合同最终关闭。
3.3文档管理程序
1)文件编码
●统一项目文件编码管理,规范项目文件编码原则,以实现项目文档管理工作标准化、规范化。
●文件编码的编制原则应统筹考虑项目的划分、WBS、文件类型、技术专业、编制部门等因素,文件编码代号应简单明了,清晰易懂。
●在项目执行期间,每个承包商可以使用本单位内部的文档编码系统,以避免对本单位工作造成影响,但是,承包商向XXXX热电联产项目正式交付项目文档时,应按照XXXX热电联产项目基建部编制的文件编码要求进行统一编码后交付。
详见《XXXX热电联产项目项目文件编号规定(XXXX-00-IND-DC-JBF-004)》。
●在规范文件编码的同时,还应对文件的类型和格式进行规范化要求,如:
编制管理类文件的模板。
2)文档流转
一个文档的流转过程就是项目档案形成、积累、整理的过程。
项目文件的传递必须遵循单点联系人之间的点对点传递,单点联系人发出或接收文档时,应按程序文件要求先对流转文件进行检查,检查的内容包括:
文件格式、文件编码、文件份数、文件版本、文件内容、是否符合合同要求等,检查无误后方可在传送单上签字发出或接收。
详见《XXXX热电联产项目项目信息与文档控制程序(XXXX-00-IND-DC-JBF-005)》。
根据信息分类指引(即文件密级管理)、授权指引对文档进行分级管理,各级/各类文档按照分发范围或《资料发放单》进行文档的分发、回收,必要时使用者需签定保密协议,防止出现泄密情况。
3)文件查阅
a)纸质文件查阅
●对于一般纸质版本文件,各部门因工作需要借阅时应办理借阅手续,并在使用完毕后及时归还;
●已归档的纸质文件原则上不对外借阅。
特殊情况下因工作需要可查阅文件,但必须申请,经批准后履行书面手续方可查阅,且不得带出档案室;
●文档管理人员应做好相应的文件查阅记录;
●外单位因工作需要复印或拷贝的需经过批准。
b)电子版文件查阅
电子版文件可在电子文档管理系统上检索,各部门、单位可按照管理程序进行申请,经批准后查阅。
c)涉密文件查阅
●必须执行保密文件的具体规定,注意保护国家秘密、相关方的知识产权、商业机密等;
●文件查阅的具体规定详见《XXXX热电联产项目项目信息与文档控制程序(XXXX-00-IND-DC-JBF-005)》。
4)宣贯与培训
信息管理人员组织相关部门对各参建单位进行相关程序、标准的宣贯与培训,根据项目建设初期、过程、交工三个阶段的工作重点,分阶段、多次、有侧重地进行宣贯与培训,以规范各职能部门和参建单位文档管理人员的文档管理水平,提高项目管理人员的文档管理意识,统一项目文档管理要求,为项目文档的形成、积累、整理、归档质量打下良好的基础。
详见《XXXX热电联产项目项目信息与文档管理计划程序(XXXX-00-IND-DC-JBF-006)》。
3.4文档管理各阶段工作要点
1)前期文档管理
●项目前期管理阶段是项目立项和取得合法性、依据性文件的管理阶段。
批复文件是项目前期文档管理的工作重点,各类批复文件的来源主要是国家/省/市政府机构和各级管理部门。
●文档管理人员应制定各类批文的工作流程,确定此类文件接收、使用流程和要求,确保与项目有关的批复文件能够及时归档到项目文档管理机构。
●批复文件归档管理应遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系。
2)实施过程文档管理
●项目实施过程是项目从开工到交工形成的文档,是项目文档管理工作量最大,参建单位、工作协调界面和文档管理人员配备最多的阶段。
在此阶段,重点抓好文档接收、分发流程的规范化管理,及时更新收发文档管理台帐。
●文档管理人员还应清楚各阶段应交付文档明细,配合各部门做好未交付文件的催促。
为确保实施过程文档质量,QHSE组还应联合设计管理组、采买管理组、施工管理组及监理单位对实施过程产生的文档进行质量审核或质量检查。
对查出的不合格项及时进行发布,并跟踪不合格项的整改与关闭。
3)设计文件管理
●设计文件的种类包括:
设计基础文件、总体设计文件、基础设计文件、详细设计文件、设计变更文件。
●项目文档管理人员在设计文件管理时应注意文件的成套性、编码的统一性、版次的有序性及数量的合理性。
另外,设计变更文件的管理还需注意支持文件、审批文件的收集。
●设计变更单的管理要注意原图编号、变更原因的标注,与设计变更有关的工程变更单要及时转换成设计变更,为后续的竣工图编制提供依据。
4)采购文件管理
文档管理人员在对采购管理文件进行接收、检查和归档管理时,应以采购定单为收集单元,完整、系统地收集与采购定单有关的采购计划、
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