文书档案专职岗位职责文档格式.doc
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1.从协同办公上收取的省电力公司等上级单位下发的通知、指示、通告、简报等文件。
2.由综合秘书提供的公司编订下发关于行政、党政、纪委、工会等方面的文件。
3.在外参加会议、培训等发放的文件。
协同系统上的文件收取后,须在一个工作日内通知综合管理部主任处理,紧急文件须立即上报。
(二)负责公文运转工作
1.协同办公系统上收取的文件
(1)需要上报回执的会议、培训通知,打印并标明会议时间、地点等要素后交综合管理部主任办理。
(2)常规文件,在收取后第一时间通过协同系统转发至综合管理部主任办理。
(3)协同系统上的收取的文件,须按照主任回复的具体批示,将对应文件转发给相关责任部门、管理处、个人阅读、办理或按照主任批示在协同系统上直接办结该文件。
2.由综合秘书提供的需要传达给公司各部门、管理处的文件运转,可通过协同系统、邮件系统进行转发,转发后须通过短信平台告知相关人员。
(三)负责公文发放工作
由综合秘书提供需要通过协同系统正式发文的文件,须通过协同系统进行编号、排版、系统盖章、系统发送四个操作步骤完成。
同时需要注意:
1.纸质文件发放过程中,接收文件的人员须在《文件收发登记表》上签字。
2.重要的、不可复印外传的文件,须打上水印后,按照对应编号发放。
3.按照文件紧急程度可分为紧急、重要、普通三类,需分别在1个、2个、3个工作日内完成发放工作。
(四)负责公文存档工作
文件运转流程结束后,将文件原稿(有红头的、有公章的、有重要领导签字的)分类编号存档,并登记台账。
二、保密工作管理
1.负责健全公司保密组织体系。
2.负责健全公司保密工作宣传教育体系。
3.负责健全公司保密工作的规章制度体系。
4.负责健全公司保密工作的订密管理体系。
5.负责健全公司保密工作的科技保障和管理防范体系。
6.负责健全公司保密工作的监督检查体系。
三、档案工作管理
1.贯彻执行省公司有关档案工作的方针、政策、指示和规定,并制定公司档案管理的管理办法。
2.负责公司文件的收集、鉴定、整理、归档和保管工作。
对各部门、管理处形成的各种资料的台账建设工作进行监督和指导。
3.负责收集、整理各部门、管理处的有关档案材料。
4.负责将收集的资料进行系统整理、编排、立卷,并根据标准分类法进行加工和保管。
将永久、长期、短期分类存放,编写案卷目录、专题索引、卡片,分类汇编。
6.负责档案的保密工作。
不将档案内容外泄,未经领导批准,禁止任何人私自调档。
7.负责档案统计工作。
收集、销毁、使用档案都必须登记、造册,对档案收进、移出和保管情况清楚。
按上级要求及时向上级档案管理部门上报有关档案情况的各种报表。
8.负责档案鉴定工作,对应销毁的文件材料及时清理,按规定销毁。
密级较高的文件要按有关保密规定办理;
超过保存期限的一般文书材料的销毁,要登记文号或在收入登记簿上加盖销毁章。
所有须作销毁处理的档案材料,均须按照公司相关管理规定操作。
四、机要文件管理
负责将综合秘书转交的机要文件按照保密等级进行分类等级并存档。
五、文印管理
负责将经公司综合管部主任批示的需要印刷的文件,按照缓急程度、保密等级和先后顺序分别印制。
印制时要填写《文件印刷登记表》详细记录印刷份数、发放时间、接收部门。
文件交接时须在《文件收发登记表》上签字,原件按档案管理相关办法存档。
六、公司班组建设管理
1.负责编订公司《班组建设管理办法》。
2.负责编订公司《星级班组建设考核测评表》。
3.负责督促跟进公司各部门、管理处班组的建设工作并给予指导意见。
七、公司工会基础建设管理
1.负责公司职工活动中心的筹建工作。
2.负责组织实施公司职工活动中心工作的开展。
八、协助公司领导协调和推进公司日常工作并督促落实
1.协助综合秘书专职处理日常文件收发工作。
2.协助公司党群专职开展党务、工会活动。
3.协助公司综合事务专职处理舆情管理、企业文化标识创建等工作。
九、协助企业文化长廊、公司网站、刊物的编辑工作
1.协助公司新闻稿件的收集整理工作。
2.协助完成公司企业文化长廊的更新工作。
十、完成领导交办的其他事项
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