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当领导或其他人在讲话的时候,你就仔细认真地听讲,千万不可以贸然的去打断别人,这是一件非常不礼貌的行为。
濮阳百姓人才网职场专家表示,假如你真想发表讲话,你可以在自由言论的时间发表自己的看法。
第五,学会鼓掌
会议上要学会赞美和鼓掌,当别人提出一个非常好的建,或者是一些关于公司的决策或者变革等的会议上,这时候一定不要吝啬你的掌声,你该鼓掌时就要鼓掌,不但是对别人的一种尊重,还可以在同事中树立一个比较好的形象。
第六,公私分明
你在平常的工作中可能和某位同事关系不融洽,就心想借着大会的机会让他丢一次人,这种想法是很不好的,这样不但不能够缓解你和同事的关系,反而会使你们的之间的矛盾加剧,一定要记得公事和私事分开,做一个公私分明的人。
篇二:
做好会议记录的技巧和注意事项
浙江海洋学院办公室杨宁
操办会议事务,是秘书的本职工作。
任何一次成功的会议,都缺少不了秘书的创造性和服务性劳动。
仅围绕会议议题,秘书人员做好会议记录,就要付出许多的精力和汗水。
因此,本文对秘书人员做好会议记录中的技巧和注意事项作一探讨,从一个侧面来认识秘书在会议中的职责。
一、会前记录准备
选好记录人员是做好记录的关键。
记录人员需要有良好的素质,要有认真负责的态度,具备秘书工作知识,掌握基本技能,如果能学会速记就更好。
同时也需要实际训练,提高记录速度。
会议一般要有相对固定的记录人员。
专人负责,可以熟悉出席人员,了解会议有关内容,熟练掌握记录基本方法。
如果是临时指派的人员,会务工作负责人就必须向其交代清楚记录要求,必要时会前做些适当的辅导。
记录人员要准备好记录工具。
一要准备足够的钢笔、铅笔、笔记本和用于会议记录的纸张。
会议记录可采用统一制发的会议记录本或记录纸,使用灌注有黑色、蓝黑色墨水的钢笔。
若用圆珠笔,也必须是经国家档案局鉴定的,这种圆珠笔芯上标有“DA”(档案的拼音字头)标记。
二要准备录音机等现代记录工具作为手工记录的补充。
使用录音机时要备有足够的磁带,重要的会议要有录音,从而使整理会议记录时“有据可依”,定期召开的会议一般不录音。
但记录人员不能迷信录音机,不能凡会录音,而当场不手工记录,指望会议结束后根据录音来整理。
其实会后根据录音整理,往往要花费会上好几倍的时间,记录速度慢,不易把握重点。
要提倡会后将书面会议记录对照录音校对,保证记录准确无误。
还可选择笔记本电脑、电子记事本等工具来记录会议信息。
记录人员在开会前要提前到达会场,并落实好用作会议记录的位置。
安排记录席位时要注意尽可能靠近主持人和发言人,或扩音设备旁,便于准确清晰地聆听他们讲话内容。
从某种程序上谈,记录人员比一般与会人员更为重要,安排记录席位要充分考虑其工作的便利性。
二、会间记录服务
会议记录是会议内容和过程的真实凭证。
一份完整、简洁、条理清楚
的会议记录可以作为今后回顾已讨论过的事务查阅参考的凭证。
记录必须体现会议的实际进程、会议的主要情况、发言的主要内容和意见,必须记录完整,不能遗漏。
要清楚而简洁地记载会议进程,不要与详细报告或载录混淆起来。
记录应做到条理清楚,内容表述要准确真实,不要含糊,更不能有任何内容错误。
记录人员应当有高度的责任心,以严肃认真的态度忠实记录发言人的原意,重要的意思应记原话,不得任意取舍增删。
会议记录一般使用统一标准的记录本,应该记录的内容大体有:
会议名称,包括会议的全称及届次;
时间,会议起止的具体时间;
会议地点;
到会人,包括出席人、列席人、主持人;
缺席人,包括缺席人姓名及缺席原因;
记录人;
会议议题;
讨论经过;
议决事项等。
记录一般采用笔录方式,或用录音等会后整理的方式。
从记录的详细程度来看,记录可采用详录和摘录两种方式。
重要会议需要详细记录,要求做到“有言必录”,包括发言中的插话。
这种记录除了要用速记方法外,还可借助录音器材。
日常会议通常采用摘要记录的方法,选择那些与会议主题相关的内容进行记录。
这种方法要舍弃一些内容,记录主要精神。
详录和摘录这两种方法有时需要结合起来运用,即使摘录,重要发言、议决事项也需要详录。
记录人员的笔记要流畅,易于理解,同时不失真,就得掌握记录的技巧。
一“快”,书写运笔要快。
字要写得小一些、轻一点,多写连笔字。
二“要”,择要而记。
就记录一次会议来说,要围绕议题,主持人和主要领导同志发言的中心思想,与会者的不同意见或有争议的问题,结论性意见、决定或决议等作记录。
就记录一个人的发言来说,要记其发言要点、主要论据和结论,可以不记论证过程。
就记一句话来说,要记这句话的中心词,修饰语一般可以不记。
三“省”,在记录中正确使用省略法。
使用简称、简化词语和统称,省略词语和句中的附加成分。
四“代”,较为简便的写法代替复杂的写法。
如用姓代替全名,笔画少易写的同音字代替笔画多难写的字,数字和国际通用符号代替文字,汉语拼音代替生词难字,外语符号代替某些词汇等。
三、会后整理完善
会议纪要内容的来源是会议记录。
因此,会后及时整理好会议记录很重要。
由于现场记录十分紧张,字迹不可能很清晰,而且每个人都有一套适合自己的现场记录法,有些常用术语,当场记录时往往简化了,不及时
整理,隔时一久,有些问题就搞不清楚了。
整理时,一方面要把简化的语句尽可能完善,另一方面要把多余的“这个”、“那个”等口头禅去掉,尽可能做到语言文字规范化,当然不能变动原意。
对于不清楚不明白空缺的内容,要及时请教发言人进行完善,或者对照录音进行补充完整。
整理好的会议记录,一般都应存档。
有些会议记录对会后的工作至关重要,对于这类会议应该迅速建立专门的档案,除会议记录外,与会者的名单、联系地址、会议的组织情况、下一步编印的会议纪要和其它有关资料也应视情况一并存档。
将会议资料归档,不仅便于查找,而且对组织下一次类似会议也有参考价值。
四、倾听的注意事项
倾听是记录人员从会议上吸收信息的主要渠道和方式,是其参加会议主要任务。
当会议的忠实听众,应该是记录人员扮好会议角色的基本要求。
1.耳到心到。
要做到“耳到”,无论遇到自己感不感兴趣的话题,或者发言者对不对自己的口味,记录人员都必须调整好自己的心态,全身心投入聆听。
倾听应该是用心听讲,专心听取每位与会者的讲话发言,领会讲话内容,思考发言的内涵,要听出弦外之音。
2.聚精会神。
记录人员倾听时要神情专注。
专心听取会议发言,是对发言者的尊重,也是会议的基本纪律。
会场上心不在焉,三心二意,左顾右盼,旁若无人,只能是自掉身价,损坏了秘书人员良好的形象。
3.苦练坐功。
学会倾听,要学会端坐,正所谓“坐有坐相”。
记录人员要有正确的坐姿,在会议过程中尽可能自始自终正襟危坐。
同时还要坐得住,不能轻易离席,进出会场,这样会中断记录内容。
不要抽烟,频繁喝茶,这样容易打断记录思路。
4.排除干扰。
记录人员的手机一般不要关闭,可将通讯设备设在静音振动状态,以备拨打接听与会议有关电话,无关电话一律不接。
若自己的邻座健谈,不断要与自己私下交谈,记录人员要设法婉拒,告知自己在专司记录,无暇交流。
篇三:
会议图表
筹备方案的内容(10)筹备方案的作用(3)
相关知识电话会议及视频会议的知识
(2)
远程会议筹备方案的特点(4)
3)
示例分析
会议筹备方案的拟订工作程序(4)
电话会议语言使用的注意事项
注意事项安排座位的注意事项(7)
会前准备工作的基本要求(3)
会议筹备方案与筹划方案的区别和联系
相关链接会议座位安排的方法
(2)
主席台座次的安排(3)
会务筹备情况检查的主要内容(7)
相关知识会务筹备情况检查结果的形式(3)
会务筹备情况检查的方法
(2)
检查会务的筹备情况示例分析
工作程序(开会检查的程序④;
现场检查的程序④)
注意事项会务筹备情况检查的汇报材料(3)
4)
相关知识会议文件的类型(7)
会前筹备审核会议文件2)及方法(3)
工作程序(4)
与领导沟通会议有关事宜的意义(4)相关知识与领导沟通会议有关事宜的原则(3)
与领导沟通会议有关事宜的方法(4)及时机(3)示例分析
与领导沟通会议的有关事宜工作程序(7)
注意事项(3)
相关链接分配会议组织与服务工作应考虑的因素(6)10)
会议应急方案的内容
(2)
相关知识会议应急方案的作用(3)
处理会议突发事件的方法(6)
拟订会议的应急方案住宿安排要妥善(8)
餐饮服务要周到(8)
注意事项医疗卫生工作要有备无患
交通保障应落实(5)
会议通讯服务力求标准、稳定、可靠、迅速(3)
3);
值班制度健全(8)
相关链接特点(3)及原则(3)
相关知识推进会议进程遵循的原则(5)
提示会议按计划进行示例分析
工作程序(3)
注意事项(4)
相关知识会议经费的类型(6)
会议经费使用的主要方面(10)会议经费使用的监督方法(6)
监督会议经费的使用示例分析
会中服务注意事项(6)
相关链接网络新闻发布宣传的经费预算(7)
会中突发事件的类型(3)
相关知识会议应急方案实施的原则
处理会中突发事件的方法(3)处理会中突发事件示例分析
工作程序(5)
注意事项处理会议突发事件的责任分工(3)4)
相关知识会议总结的目的(4)
2)示例分析
会议总结工作的内容和要求工作程序
注意事项撰写会议总结的注意事项相关链接(3)
会后落实会议评估的内容
(2)
会议评估的标准(6)
相关知识会议评估工作的方法和要求
会议效果评估表格的设计方法(4)会议评估的表格数据分析会议评估工作的内容和要求示例分析
工作程序
注意事项(5)
相关链接(7)
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