房地产公司有限公司档案归档范围、保管期限及分类表模版.docx

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《集团有限公司（地产类）档案归档范围、保管期限及分类表》

类目

归档范围

档号示例

组卷方式

文件形式

纸质文

件是否扫描

密级

保管期限

归档责任部门

归档时限

一级

类目

二级

类目

三级

类目

四级

类目

子公司

项目公司

资信文件

（A1.1

）

1、审计报告

全宗号-分类号-卷号-件号

以公司为单位组卷

纸质文件

是

机密

永久

2、验资报告

纸质文件

是

机密

永久

3、评估报告

纸质文件

是

机密

永久

1、工商注册变更通知单:

公司在工商部门注册、变更、年检、

合并、注销等业务活动中产生的企业

名称预先核准通知书/备案书、企业登

纸质文件

是

绝密

永久

记核准通知书、工商变更通知书（回

执单）等资料

行政管理

人资行政

2、股东会决议

纸质文件

是

绝密

永久

证照档案

（A

）

企业证照

（A1）

工商注册变更

（A1.2

）

全宗号-分类号-卷号-件号

以公司为单位组卷

部/财务部

部/财务部

取得后24小时内

3、董事会决议

纸质文件

是

绝密

永久

4、章程或章程修正案

纸质文件

是

绝密

永久

5、企业住所证明或者房屋租赁合同

（含房产证）

纸质文件

是

绝密

永久

6、股权转让合同

纸质文件

是

绝密

永久

7、授权委托书

纸质文件

是

绝密

永久

8、政府类批复

纸质文件

是

绝密

永久

9、其他

纸质文件

是

绝密

永久

其他注册变更

（A1.3

）

1、本公司在税务、质检部门、银行、建设局、国土局等政府部门办理相关资质证书等业务活动中产生的注册变更资料

全宗号-分类号-卷号-件号

以公司为单位组卷

纸质文件

是

机密

永久

相关部门

相关部门

企业注册证照（A1.4）

1、营业执照（正副本）

全宗号-分类号-卷号-件号

以公司为单位组卷

纸质文件

是

普通

永久

行政管理部/财务部

/资金部

人资行政部/财务部

2、组织机构代码证（正副本）及IC

卡

纸质文件

是

普通

永久

3、税务登记证（正副本）

纸质文件

是

普通

永久

类目

归档范围

档号示例

组卷方式

文件形式

纸质文件是否

扫描

密级

保管期限

归档责任部门

归档时限

一级

类目

二级

类目

三级

类目

四级

类目

子公司

项目公司

4、外商投资企业批准证书（正副本）

纸质文件

是

普通

永久

5、外汇登记证（含登记表）

纸质文件

是

普通

永久

6、外商投资企业财政登记证

纸质文件

是

普通

永久

7、统计登记证（正副本）

纸质文件

是

普通

永久

8、报关登记证

纸质文件

是

普通

永久

9、集团证

纸质文件

是

普通

永久

10、开户许可证（含银行账号）

纸质文件

是

普通

永久

11、银行信用机构代码证

纸质文件

是

普通

永久

企业证照

（A1）

企业注册证照（A1.4）

12、贷款证及贷款卡

全宗号-分类号-卷号-件号

以公司为单位组卷

纸质文件

是

普通

永久

行政管理部/财务部

/资金部

人资行政部/财务部

13、房地产开发企业资质证书（正副本）

纸质文件

是

普通

永久

14、劳动保障年审登记证

纸质文件

是

普通

永久

证照档案

（A

）

15、社会保险登记证

纸质文件

是

普通

永久

取得后24小时内

16、法人身份证

纸质文件

是

普通

永久

17、其他

纸质文件

是

普通

永久

1、建设用地规划许可证（含附件及附图）

纸质文件

是

秘密

永久

项目证照

（A2）

2、国有土地使用证（含附件及附图）

全宗号-项目号-分类号-卷号-件号

以项目为单位组卷

纸质文件

是

秘密

永久

技术开发部

技术开发部（开发部）

3、建设工程规划许可证（含附件及附图）

纸质文件

是

秘密

永久

4、建筑工程施工许可证（含附件）

纸质文件

是

秘密

永久

5、商品房预售许可证

纸质文件

是

秘密

永久

6、投资项目备案证

纸质文件

是

秘密

永久

7、房屋拆迁许可证

纸质文件

是

秘密

永久

类目

归档范围

档号示例

组卷方式

文件形式

纸质文件是否

扫描

密级

保管期限

归档责任部门

归档时限

一级

类目

二级

类目

三级

类目

四级

类目

子公司

项目公司

8、建筑物名称核准证

纸质文件

是

秘密

永久

9、房屋所有权证

纸质文件

是

秘密

永久

10、人防工程建设许可证

纸质文件

是

秘密

永久

11、建设工程规划验收合格证（含附件及附图）

纸质文件

是

秘密

永久

12、工程项目竣工验收备案证

纸质文件

是

秘密

永久

13、涉外安全合格证

纸质文件

是

秘密

永久

14、施工项目纳税登记证

纸质文件

是

秘密

永久

15、他项权证

纸质文件

是

秘密

永久

16、其他未列入的项目证照

纸质文件

是

秘密

永久

合同档案

（B

）

综合合同

（B1）

综合类

（B1.1

）

1、不能归入某一具体项目的合同：

战略协议、框架协议、投资协议、项目年度合同等

全宗号-年度-分类号-卷号-件号

以类别

+卷号为单位组卷

纸质文件

是

绝密

永久

相关部门

相关部门

用印完毕后归档，我方先用印的合同须由经办部门跟进，对方用印完毕后及时归档

行政办公类

（B1.2

）

1、行政采购类：

各类固定资产及消耗品购置合同（办公用品、设备及各类礼品、消耗品的采购、车辆购置及租赁、家具家电购置、工装购置等）；活

动举办、商务合作等合同

纸质文件

是

机密

永久

行政管理部

人资行政部

2、行政事务类：

办公楼租赁及装修、协议酒店合同、花卉租赁协议、安保、保洁、清运、外墙清洗合同、消杀

（除四害）合同、物业委托协议、维

保、维修等合同

纸质文件

是

机密

永久

3、其他有关合同

纸质文件

是

机密

永久

咨询顾问类

（B1.3

1、委托审计、法律顾问、财务顾问、咨询、评估等协议

纸质文件

是

机密

永久

财务部/资金部

财务部

类目

归档范围

档号示例

组卷方式

文件形式

纸质文件是否

扫描

密级

保管期限

归档责任部门

归档时限

一级

类目

二级

类目

三级

类目

四级

类目

子公司

项目公司

）

、

人资类合同

（B1.4

）

1、招聘、培训合同（劳动合同、薪资保密合同等入人事档案类）

纸质文件

是

机密

永久

人力资源部

人资行政部

其它类

（B1.5

）

不能列入上述各类的其他相关合同

纸质文件

是

机密

永久

相关部门

相关部门

营销品牌合同

（B2）

1、户外广告类、媒体（网络、视频、短信、杂志等）宣传类、物料印刷类、营销、活动、联动等合同

纸质文件

是

秘密

永久

营销管理部

营销部

融资合同

（B3）

1、借贷款合同、抵押合同、质押合同担保合同、服务费顾问费合同

纸质文件

是

绝密

永久

资金部

财务部

2、授信合同（综合授信合同、最高额保证合同、最高额抵押合同、银行承兑协议、最高额质押合同、公司授信

补充协议复印件）

纸质文件

是

绝密

永久

3、资产评估合同、资金监管协议、股权转让回购协议

纸质文件

是

绝密

永久

4、其他融资性合同协议

纸质文件

是

绝密

永久

合同档案

（B

）

项目合同

（B4）

土地类合同

（B4.1

）

1、项目投资框架协议、国有土地出让合同、合作开发协议、成交确认书、各类关于项目投资及土地出让的承诺函、备忘录等

全宗号-项目号-分类号-卷号-件号

以单个项目为单位立卷

纸质文件

是

绝密

永久

投资发展部

技术开发部（开发部）

用印完毕后归档，我方先用印的合同须由经办部门跟进，对方用印完毕后及时归档

2、土地开发建设补偿协议

纸质文件

是

绝密

永久

3、土地转让、交易合同

纸质文件

是

绝密

永久

备案合同

（B4.2

1、施工、监理等备案合同、招标代理合同及其他相关备案合同

纸质文件

是

秘密

永久

技术开发部

技术开发部（开发部）

类目

归档范围

档号示例

组卷方式

文件形式

纸质文件是否

扫描

密级

保管期限

归档责任部门

归档时限

一级

类目

二级

类目

三级

类目

四级

类目

子公司

项目公司

）

、

、

工程合同

（B4.3

）

1、设计勘察类合同：

设计、测绘、勘察、测量、委托设计、技术咨询、评估等

纸质文件

是

机密

永久

造价管理部/精装组

造价部/技术开发部

2、采购类合同：

材料