完美的标书制作与检查流程Word文件下载.docx
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招标项目概况、招标对象、招标说明、技术方面要求和对工作特殊要求等.如果在交流中我们能尽早掌握这些信息那就可以有针对性做好前期工作,及早开展投标准备工作,争取比其它投标者领先一步.
另一方面也可以对业主要求有更深刻理解,以便在编制投标文件时准确响应或着重加以说明.
另外,在和招标代理机构接触和交流过程中,我们要积极配合业主或招标代理机构,努力为他们留下良好印象,为将来合作打下良好基础.
二、报名
取得招标公告后,首先应该仔细阅读招标公告,找出报名截至日期、招标文件售价、报名具体时间和地点尤其是报名时要求携带证件(通常会有:
公司营业执照、资质证书、授权书等)注意查看是否要求我们投标者提供这些证件原件,另外应在购买招标文件前几天和财务部门打好招呼,以便准备购买招标文件资金(现在基本上都不需要购买,去公共资源交易中心可以下载).
按招标公告要求把所需资料装订成册后,在招标公告规定时间和地点前去报名,购买招标文件.
注:
购买招标文件/预审文件时,如果招标代理机构同时提供文件电子版那最好随身携带U盘.这样可为日后投标文件制作节省不少时间.
三、资格预审
资格预审和投标报名基本相差无几,往往需要我们准备一些资质、证书等材料(如:
授权书、公司营业执照、资质证书等.由于每个项目详情不一,所以以招标公告要求为准)同样需要注意是:
查看是否要求我们提供这些证件原件.
按照要求把所需资料装订成册后,被授权人携带有效证件将资格预审资料递交至规定地点.
资格预审关乎我们是否有资格进入最终投标环节,所以对资格预审应该格外注意。
四、制作标书
标书在我们投标过程中起到了至关重要作用,这一点毋庸置疑,所以我们对标书制作应该高度重视起来.
那投标文件应该怎么做呢?
什么样投标文件才能称得上完美呢?
说到这里我觉得很有必要说一说招标文件.
招标文件
招标文件是招标企业行动指南,也是投标企业须遵循规则。
它应提供投标人在参加投标时所需要一些情况,其繁简程度和招标项目规模有关。
招标项目复杂而且规模较大,招标文件叙述就会准确、详细、清楚;
招标项目简单而规模较小,招标文件叙述可能相对会简单一些。
1.招标文件一般包括内容
招标文件主要内容可分为三大部分:
程序条款、技术条款和商务条款。
主要包含下列几项内容:
招标邀请函;
投标人须知;
招标项目技术要求及附件;
技术标准、规范;
投标文件格式;
投标企业资格文件;
投标保证文件;
合同
其中:
⑴投标人须知
投标人须知是招标人向投标者告之关于投标注意事项,使投标者清楚了解投标注意事项,投标须知中通常包含以下内容:
项目名称、业主名称、资金来源、招标代理机构名称联系人及联系方式、投标文件份数、投标报价方式、投标地址、截标日期、投标有效期等主要内容。
⑵投标人资格文件;
在招投标过程中,一般业主都会对投标人做出一些要求,不能达到这些要求则被视为没有投标资格.这些要求通常是针对投标人公司规模、资质、业绩等方面来提出.
⑶投标保证文件:
是投标有效必要文件。
保证文件一般采用三种形式:
支票、投标保证金和银行保函。
投标保函由银行开具,是借助银行信誉投标。
若在投标有效期内放弃投标或拒签合同,则招标公司有权没收保证金以弥补招标过程蒙受损失。
(4)另外,招标文件中还主要包括以下内容:
投标要求、投标报价说明、投标文件编制、投标文件递交、投标文件密封和装订、开标、评标、合同主要条款等等.
2.正因为业主需求是完全从招标文件中体现,所以能否真正把握业主需求,招标文件是最直接途径。
一本合格投标文件可以是各个投标书模块简单集合,但一本优秀标书应是完备、专业和具有个性化。
完全针对业主需求提出方案并帮助业主解决问题标书才是最完美标书。
投标文件
在上面已经简单介绍了投标文件重要性,在此不再重复,下面就投标文件制作着重说明.
制作投标文件前期准备工作
1.拿到招标文件后就要仔细阅读招标文件,确保招标文件每一页甚至是每一行中每个字都要看到.一本招标文件应仔细反复阅读,要保证无漏项并能正确理解招标文件内容及要求.
2.在看完招标文件后要及时找出其中问题,如:
明确了解投标文件截至日期、招标代理机构名称联系人及联系方式、投标文件递交时间和地点、投标保证金金额、投标保证金递交形式(银行支票、汇票、现金还是其它?
)、投标文件份数、投标报价方式、预算编制中应注意事项、技术部分中是否有特殊要求、需要资质及是否需要这些资质原件、开标时出席人、是否需要项目经理同时出席等等事项都应熟记于心.
之所以特别关注这些问题是因为:
一方面,我们在做标书时会以其中某些问题作为制作标书指导性原则,如:
招标文件中若规定投标文件中所提供人员证件须为彩色扫描输出件那我们在做标书时就绝对不会插进黑白复印件.另一方面,只有及时了解招标文件中需要,我们才能为日后准备工作留出时间.如:
假如招标文件中规定,开标时项目经理必须出席那我们就必须要提前和公司联系,协调之间有可能出现一些问题.
3.上述准备工作完成后确定制作投标文件时间表.
这一点相当重要,如果各部分时间段制定不合理,那就会产生一系列不良后果,而这些不良后果出现很可能导致整个投标项目失败.因为在划分每个时间段中时间过紧会使前期准备工作不充分,所做标书自然会有所欠缺.举例说明:
在标书制作20天过程中,如果预算部分内容特别多,工作量相当大那么留出5天时间给预算部完成预算制作就会显得相当困难,即使预算部通宵达旦工作,那做出来预算也只能是漏洞百出、差强人意.
反之,如果给预算部留出19天时间那投标文件后期工作显然就难以在投标文件递交截至时间内完成.因为投标文件合成及调整、投标报价确定、投标文件审核、装订及密封都需要时间,短短一天是不可能做完这些工作.所以在时间问题上能否做到统筹安排,合理划分就显得尤为重要.
投标文件具体制作
1.投标文件制作流程:
用一组简单框架图表示,投标文件制作流程如下:
简述:
投标文件基本上由商务标和技术标两部分组成,这两部分内容相辅相成,在投标文件中所起作用同等重要.
1.商务标
商务标一般包括:
法人代表授权书、投标报价、投标企业基本情况表、拟投入人员情况表(或人员配备情况表或主要施工管理人员表)、拟投入设备一览表、项目经理及主要技术负责人简历表、企业近年内所承建工程一览表、企业目前正在履约工程一览表、投标企业财务状况表及其它附表等内容组成.
具体内容视招标文件而定,每个招标文件之间虽有相同之处,但也存在着一定差异.
2.技术标
技术标包括施工组织设计等内容,在评标分值表中一般占30-40%。
标书写作方法
一般招标方在招标文件中都会对投标文件制作有具体、明确规定和说明,最好做法就是:
充分响应招标文件要求并遵守规定好格式。
按照要求顺序完成投标文件制作。
在此基础上应把写作重点放在评分细则相应内容上,就此充分表达和说明自身企业优势。
另外须注意:
由于内容较多,所以投标文件层次一定要清晰,内容祥略得当,语言简练、流畅,并且要留意防止错别字出现,避免犯低级错误.
项目公开招标之后直至开标之前这段时间可以说是我们冲刺阶段,在这个过程中要注意以下几个方面:
编制投标文件过程中应注意:
1.根据招标文件要求制定投标文件制作进度计划有条不紊制作投标文件以免造成投标文件缺失或对招标文件未做出实质性响应.另外要仔细研究招标文件,正确理解招标文件全部内容,尤其要注意招标文件中一些特殊规定,如果忽略了这些要求就有可能导致废标.
2.针对招标文件中出现问题,我们要多和业主或招标代理机构联系和沟通,如果可以答疑那就要把在标书制作过程中所遇到问题汇总,之后以书面形式传至招标代理机构并等待答复.这样做不仅可以防止我们对招标文件理解有所偏差,而且还可以更好掌握业主意图和要求.
如果业主对招标文件中一些问题做了补充、说明或是答疑,我们一定要做好充分准备,以便及时在投标文件中给予明确响应.
3.在具体投标文件编制过程中应做到:
1.严格规范
在认真研究并正确理解招标文件内容基础上,一定要按招标文件要求编制投标文件(如各种表格形式一定要按招标文件中提供来编制);
不能遗漏或回避招标文件中必须回答问题;
并对招标文件中提出实质性要求和条件做出明确回答,切忌偏题,并在此基础上去细化各项条目.
另外,投标文件中使用计量单位除招标文件中有特殊要求外应采用法定计量单位.投标文件按统一格式书写.例如:
正文中字体统一为宋体,字号统一为小四,段落为1.5倍行距等.
2.统筹考虑
投标文件内容会涉及到技术、财务、预算等各方面问题,因此我们会组织相关部门人员分头来编制投标文件,虽然各部分制作者不同,但是我们必须确保整个投标文件内容保持一致性和贯彻性.
3.合理设置文档
一份完整合格投标文件不仅要有详细内容也要有封面目录页眉页脚等.且在页面安排、标题设置、图表说明运用上合理得体,既符合项目严谨性,又要体现自己特色.所以在编制投标文件时很有必要在这方面下点功夫.相信一份和众不同、别具匠心投标文件肯定会给招标单位留下良好印象.
4.商务部分和技术部分合成.
商务部分和技术部分都编制完成后就要把两部分合成到一起了,按招标文件中规定顺序编排好两部分内容.之后对整体投标文件进行审核,如发现问题要及时做出修改或补充.
5.投标报价确定后,就需要按照招标文件要求签字、盖章了.
注意:
招标文件中要求签字或盖章地方应格外留意,因为通常来讲如果投标文件中出现了漏章或漏签会被视为没有响应招标文件要求而废标.
6.整个投标文件最终确定后由一个非标书制作者检查、审核,确认无误后按照招标文件中规定要求密封、装订.
这个过程主要包括:
投标文件印刷、装订以及投标文件最后包装、密封.
(1)投标文件印刷及装订
投标文件应视招标项目具体情况决定是否精装及装订具体方式.
(2)投标文件包装和密封
严格按照招标文件要求进行密封,对加盖印章有要求,一定要按招标文件要求加盖有关印章。
有时招标机构会规定投标人技术标部分不能有任何标记,并要求投标文件中商务标部分和技术部分分别装订、分别密封,可能还会规定技术标使用字号、行距、字体、纸张型号等.对招标文件有此要求,我们在制作、装订和密封投标文件时,一定要倍加小心.
如果在递交投标文件同时须递交电子文档则应注意电子文档制作和刻盘,并根据招标文件中对电子文档密封格式要求来制作光盘贴和光盘套.
开标
投标文件制作完毕后,在招标文件规定开标时间和地点前去参加投标.开标是标书制作过程中最后一个环节,成败在此一举所以对开标这一环节也应重视起来.
开标时应注意问题:
(1)注意投标截止时间。
在招标文件中一般都会对投标截止时间做出详细地规定,所以一定要在规定截止时间之前、到指定地点递交投标文件.另外,参加投标人员在时间上一定要留有余地,并充分考虑天气、交通等因素有可能对投标所造成影响,因为一旦超过规定投标截止时间,投标文件将作废
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