工程监理资料归档规定Word格式.docx

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5.1总体要求

5.1.1部门负责人（总监）应指定专人负责组织工程监理档案的整理立卷、编目、归档移交工作，工程监理档案应在工程达标验收后1个月内向公司质量安全部全部移交。

5.1.2档案移交时同步移交纸质的《监理归档文件总目录》（20806-N01）一份、卷内目录（附录B）2份（一份在卷内、一份在总目录后）放在总目录后的卷内目录右下角应编写页码，并将页码标注在总目录的备注栏内。

5.1.3所有纸质归档文件在档案移交时同步归档电子文件或扫描件，具体移交范围按《工程监理资料档案的组卷、分类及保管期限一览表》（附录A）执行。

5.2纸制文字性归档文件的质量要求

5.2.1归档的工程监理文件应为原件。

5.2.2监理文件的内容及其深度必须符合《建设工程监理规范》的要求。

5.2.3工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。

5.2.4工程文件载体应采用耐久性强的书写材料，如：

碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：

红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。

5.2.5归档文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。

5.2.6文字材料幅面尺寸规格宜为A4（297mm×

210mm）。

5.2.7文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。

5.3电子档案的归档要求

5.3.1电子档案的归档载体形式为光盘。

光盘使用公司统一购置的档案专用光盘，刻录、移交均为一式两份，以确保数据安全。

5.3.2电子档案归档范围包括：

a）资料目录。

包括《监理归档文件总目录》（电子版）、《归档资料电子版目录》，格式要求为EXECL格式；

归档资料电子版目录（EXECL格式）格式如下：

归档资料电子版目录（EXECL格式）

柜号

档号

卷内目录

序号

责任者

案卷（文件）题名

025-650-001

1

XXX

XXXXXX

注：

除“柜号”项不填外，其他项目由监理部填写完整。

b）监理策划文件，包括：

监理规划、监理细则、安全监理工作方案等监理作业文件；

c）监理报告及记录文件，包括：

工程质量评估报告、监理工作总结，专业、阶段、专题性报告，监检汇报等由计算机产生的有关归档监理文件和资料；

d）工程影像资料文件。

归档要求见5.4。

e）纸质档案电子扫描件。

归档要求见5.5。

5.3.3电子文件档案档号按《工程监理资料档案的组卷、分类及保管期限一览表》（附录A）制定，并按以下要求进行组卷：

5.3.3.1电子文件档案按一级目录（类目名称）进行组卷，档号省略三级分类号。

如“025号”项目的电子文件档案第一卷档号为“025-66-001”，档号标记在光盘包装盒上。

5.3.3.2光盘内档案资料逐级建立文件夹，一级文件夹名由项目编号和《工程监理资料档案的组卷、分类及保管期限一览表》（附录A）中“工程监理电子档案”类目下所列的“归档范围名称”组成，例如“025号”项目“监理策划文件”电子文件档案文件夹名为“025-监理策划文件”。

若同类文件占用空间过大，需存储在不同光盘上的，可将该类文件分若干文件夹存储，文件夹名按先后顺序编制流水号，例如“025号”项目“纸质档案电子扫描件”分为若干文件夹存储在不同光盘上，各文件夹名依次为“025-纸质档案电子扫描件

（1）”、“025-纸质档案电子扫描件

（2）”等。

二级文件夹建立规则为：

a）“资料目录”文件夹可不建立二级文件夹。

b）“监理策划文件”、“监理报告及记录”文件夹中二级文件夹按电子文件对应的纸质归档资料卷册建立，每一卷建立一个文件夹，文件夹名为对应纸质档案的“档号+案卷题名”。

c）“工程影像资料”文件夹中各级文件夹以公司《工程影像资料管理规定》要求建立。

d）“纸质档案电子扫描件”文件夹中按对应的纸质归档资料分类号建立文件夹。

例如“025号”项目“汽机专业工程质量检验记录”资料二级文件夹名为“025-633”。

5.3.3.3光盘内存储的内容应按一级文件夹名列出目录，一级文件夹内应附该文件夹内电子版目录（列出一级文件夹内包含的下一级文件夹或文件即可，要求为EXECL格式）。

5.3.3.4归档时应随光盘同时移交6.4.3.3条所列两级目录的纸质文件。

以025号项目为例，一、二级文件夹设置示例如下：

5.4工程影像资料的归档要求

5.4.1工程监理影像资料归档范围包括视屏资料、音频资料、数码照片资料，文件类型要求为电子文件，储存载体统一要求为光盘。

5.4.2内容要求：

a）能够反映上级领导及公司领导亲临现场视察指导的内容；

b）重大会议（有会议标题）的场景；

c）全面反映主要旁站监理内容和工程总体质量控制情况；

d）隐蔽工程验收时的质量状况（照片内要显示用黑板标注出的验收部位、内容和时间）；

e）反映现场发生的有关工程质量、安全文明施工的问题及经整改后的情况；

f）反映现场发生的重大事件、重大质量（安全）事故、重大自然灾害及其它异常情况和现象（时间、场所、人物、多视角观察记录）；

g）反映工程阶段性重大形象及总体形象。

5.4.3影像资料应图像清晰，按专题内容进行分类，逐级建立文件夹，按形成时间进行排序，并统一编制影像资料目录和编号（目录与照片编号对应）。

5.4.4归档的影像资料文件题名为文件标题的全称或进行编号（照片编号与目录编号对应）。

5.4.5归档的影像资料应附文字说明，注明文件所反应的主要内容、地点、人物、背景等简要说明。

5.5纸质文件电子扫描件归档要求

5.5.1电子扫描件归档范围按《工程监理资料档案的组卷、分类及保管期限一览表》（附录A）执行。

5.5.2电子扫描件按对应纸质档案卷册形成，每一卷形成一个扫描文件，文件名称为对应纸质档案档案号。

案卷文件过多无法扫描形成一个扫描文件的，可分开扫描，文件名依次为025-60-001

（1），025-60-001

（2）。

5.5.3扫描形成的文件按6.3.3.2所要求的二级文件夹进行分类，分别放入相应文件夹内。

6、立卷的原则

6.1立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。

6.2一个监理工程由多个单位工程组成时，监理归档文件应分专业并按单位工程及所含的分部、分项工程组卷。

6.3案卷不宜过厚，一般不超过50mm。

6.4案卷内不应有重份文件；

不同载体的文件应分别组卷。

7、卷内文件的排列顺序原则

7.1按问题的重要程度：

重要问题在前，次要问题在后；

7.2按文件形成时间的先后顺序；

7.3按事项、专业顺序排列。

同一事项的请示与批复、主件与附件不能分开，并按正件在前、附件在后；

转发在前、原件在后；

批复在前、请示在后；

结论在前、依据在后；

文字在前、图样在后；

译文在前、原文在后的顺序。

8、案卷的编目

8.1编制卷内文件页码的原则

a）卷内文件均按有书写内容的页面编号。

每卷单独编号，页号从“1”开始。

b）有多份文件装订成一册的，要重新连续编号码，且卷内目录中在“页次”栏应标出每份文件的起始页号，最后一份文件填写起止页号。

c）页号编写位置：

单面书写的文件标在文件的右下角；

双面书写的文件，标在正面在右下角，背面在左下角。

d）印刷成册的文件资料自成一卷的，卷内目录只列文件名称、文件号、页次等，且文件不再重新编写页码。

e）卷内每份文件材料已编写页号的，可不再重新编写连续页号，只在卷内目录中列出各文件材料的件号，且不用填写页号，但在最后一份文件的“页次”栏要填写本案卷的总页数。

f）内容较少的同类资料按一级目录（类目名称）进行组卷，档号将省略三级分类号。

如将025号项目的60类资料组成一卷，该卷档号应为025-60-001。

而卷内目录则应列二级目录（归档范围名称）。

g）案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号，也不进行装订。

8.2卷内目录编制规定

a）卷内目录表式见附表B。

卷内目录应注明该卷档号，卷内留一份、总目录后防一份，另制成电子版的卷内目录交公司质量安全部。

b）档号章：

一卷分几册装订或不装订的案卷，在每册（或每份）文件资料的右上角加盖档号章（到质量安全部领取），档号的内容为项目代号─案卷分类号─案卷流水号；

序号按卷内目录文件的顺序号，用钢笔填写。

如：

档号为025-650-001卷中的第3件资料，其档号章及序号应标注为：

档号

序号

3

c）责任者：

填写文件的直接形成的部门或主要责任者。

有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。

d）文件编号：

填写工程文件原有的文号（无原有的文号的可不填写）。

e）文件题名：

填写文件标题的全称，对无标题的文件，整理归档人员可根据文件内容拟定关键词命名。

f）日期：

填写文件形成的日期，格式统一为：

XXXX.XX.XX（如2002.01.03）。

g）页次的填写：

执行9.1有关要求。

h）卷内目录排列在卷内文件首页之前（不装订）。

8.3卷内备考表的编制规定：

a）卷内备考表的式样见附表C。

b）卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数（照片张数），以及立卷单位对案卷情况的说明。

c）立卷人：

由组卷人签字或盖手章；

审核人：

由总监或总监代表签字或盖手章。

d）卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后（不装订）。

8.4案卷封面的编制规定：

a）案卷封面采用内封面形式，其式样见附表D。

b）案卷封面的内容包括：

档号、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限。

c）档号应由项目代号、分类号和案卷号组成。

d）案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件的内容。

案卷题名应包括工程名称、专业名称、卷内文件的内容。

e）编制单位应填写案卷内文件的形成单位（项目监理机构）或主要责任者。

F）起止日期应填写案卷内全部文件形成的最早至最晚日期。

g）保管期限分为永久、长期、短期三种期限。

各类文件的保管期限详见本办法的附表C。

永久：

是指永久保存；

长期：

是指档案文件的保存期限等于该工程的使用寿命。

短期:

是指档案文件保存5—15年

同一卷内有不同保管期限的文件，该案卷保管期限从长。

h）密级分为绝密、机密、秘密三种。

我公司的监理归档文件均为秘密级。

8.5卷内目录、卷内备考表、案卷内封面均采用70g以上白色书定纸制作，幅面统一采用A4幅面。

9、案卷的装订

9.1各项目监理机构在整理归档文件装订时，必须首先剔除金属物，然后采用线绳三孔左侧装订法，要整齐、牢固，便于保管和利用；

不含金属物且装订成册的文件资料，可保持原样不再重新装订。

9.2已装订成册的文件资料与其它散装文件资料组