菜籽采购流程与控制文档格式.docx
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菜籽采购流程与控制文档格式.docx
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批准人要有书面意见,若用电话请示批准,内勤应做好批准记录,并进行补签。
价格审批表中需要同时注明收购的质量标准,同时将审批后的价格表转财务结算员一份。
1.4公司贸易采购内勤于每日上午9:
00点左右,通知各片区主管或负责人(含工厂内收购负责人),以批准后的最高限价向供货方报价,并在工厂大门外进行公示,确保价格上墙。
1.5定价要有适当的弹性,充分体现灵活性,做到具体问题具体分析。
价格变动需经采购负责人批准。
执行变动后的价格时间延后4个小时,具体由采购负责人定。
1.6各采购片区负责人对定价中遇到的问题,应迅速反映给采购负责人,以便及时加以解决。
2.车辆入厂门卫控制程序
2.1菜籽车辆到厂,供方先到门卫室登记车号、车型和行驶证号码,门卫开具菜籽收购编号单,编号单上要注明到厂时间。
收购编号单一式三份,门卫留存一份。
门卫应定时巡视厂区附近的车辆,及时督促未到货不登记的车辆驾驶员到门卫领取编号单,若超过半小时仍未登记的车辆,门卫应及时将其清理出工厂的收购范围,减少收购场地占用。
2.2门卫人员根据保管通知和厂内车辆现有情况安排车辆入厂,每辆车只能有一人进入工厂交货,若有多余人员由门卫安排至客户休息室等候。
2、3客户根据门卫人员的安排,按菜籽收购编号单上的号码依次进厂。
2.4菜籽车辆入厂,必须向门卫出示菜籽收购编号单和初检单,接受门卫检车盘查,门卫留存行驶证照。
2.5菜籽收购编号单上的信息不能有改动的痕迹,若确属错开应做废重开。
3.初步验级定价程序
3.1初检员根据供方交来的菜籽收购编号单,进行初步验质定价。
3.2初检前,须向客户讲明收购标准、定价原则、质量检验规程等,并征得供方得同意。
3.3供方同意接受公司收购规程后,初检员应在车体四周多点取样,并采用手摸、目测等物理检测方法,初步检测菜籽质量。
若初检不合格,则初检员应及时反馈至贸易部,由贸易部确定退回或降价收购后再进行处理。
若确定需退回应在收购编号单上注明不合格并签字后交驾驶员,驾驶员凭此单到门卫处领取行驶证退出收购程序。
3.4初检结果征得供方同意后,由初检员开具菜籽收购初检单并签字,同时要求供方也在此单上签字,以证明其同意初检结果。
初检单上的到厂时间应按收购编号单上的到厂时间填写,并注明拟卸车的仓号或货位。
3.5菜籽收购初检单一式一联,填写后交客户凭此计量、复检、结算。
初检单上的客户信息不能更改,如若错误应做废重开,若属代交,需注明双方信息。
3.6客户凭菜籽收购初检单到公司采购内勤处开具“收购入库结算凭证”
4.地磅计量(毛重)程序
4.1菜籽车辆经初检驶入地磅后,监磅员应检查车辆状况是否有异常物品并核对车号和车型,计量员必须核对客户交来的菜籽收购编号单、收购入库结算凭证、菜籽收购初检单称重计量(毛重),并出具签字确认的过磅单。
4.2计量结束后,填开过磅单,菜籽收购初检单上加盖“重车已过磅”印章。
将菜籽收购编号单、菜籽收购初检单返交供方或其代理人,凭此复检后卸车。
4.3过磅单一式五联,第一联由地磅房留存,第二联结算,第三联保管员,第四联贸易内勤,第五联客户留存。
过磅单编号与收购凭证、初检单编号一致(以初检单上的号码为准)。
5.储存保管程序
5.1菜籽卸车时,保管员应按照不同质量等级分堆存放,明牌标识质量等级、存储时间、责任人。
5.2菜籽车辆按照初验员指定的货场,驶入卸车地点后,货场保管员对供方交来的过磅单结算联审核无误后,告知装卸工卸车,并通知化验员进行现场检查和采样分析(并扦取综合样品)。
5.3在卸车过程中保管员要进行第二次初检,取样后当场用快速测水仪进行化验并与初检单上的指标进行对比,若水杂差异过大或在对卸车过程中的菜籽质量由异议时,化验员或保管员或装卸队都有权随时通知停止卸车,由化验员对质量等级另行确认,并及时通知贸易部相关负责人和客户(客户进入现场时应有公司人员陪同),在征求供方或其代理人书面确认后,方可继续卸车。
若客户不同意再继续出售,需做退货处理。
由保管员开具不合格菜籽出门条由保安跟车护送出厂外,再由客户到财务结算室结算已卸部分的货款。
5.4保管员要按照工厂有关规定,首先清点包装大致件数,然后组织卸车(最终清点包装物件数,以便扣减包装重量)。
5.5卸车完毕后,保管员对装卸质量进行检查验收。
5.6验收后,保管员在菜籽收购初检单上详细填明实收包装等情况并签字确认,连同菜籽收购初检单、菜籽收购编号单等返交客户凭此计量皮重。
5.7储运部按照公司要求,每日巡视测温,如出现温度变化异常,应及时上报储运负责人处理,防止菜籽霉变。
6.菜籽抽样检测程序
6.1菜籽卸车,由取样员随机采取有代表性的样品(100%抽取),装袋、标识并密封,放入专门的样品箱,由专人送化验室检测所需指标。
所有样品都必须当天送至品管部进行化验,并当天出具检验结果报告单。
6.2化验室对所采样品按照《产品测量和监督程序》或有关规定,迅速化验检测。
检测完毕后,开具《检验结果报告单》,除自存外,其余联传至贸易部内勤,作为财务入帐的依据。
《检验结果报告单》由送样员传送至结算室。
6.3化验结果报告单先传至贸易内勤凭此结算,再由贸易内勤转交财务结算。
6.4若客户对品管部出具的化验结果有异议,在征得贸易部负责人的同意下方可进行重检,重检时只检测保留样。
对于重检后的结果若在合理范围内的以第一次检测为准,若超出合理范围需贸易部负责人和客户协商后再处理。
6.5每日交接班前,化验室必须依据当日、当班收购的菜籽质量检测情况,计算加权平均质量指标,填制菜籽收购化验日报表,报公司相关人员。
6、6品管部的化验单,绝对不允许有改动的痕迹,若属开具失误需要修改,应该作废原单据重开,化验单交贸易结算后转交财务部
6.7化验人员不允许与客户接触,上班期间解除通讯工具。
取样、送样人员应随机调整。
7.地磅计量(净重)程序
7.1菜籽车辆再次驶入地磅后,计量员必须凭供方交来的有保管员签字的菜籽收购编号单、菜籽收购初检单,并根据实情填制完整的过磅单。
7.2计量员除留存过磅单存根外,计量员将“菜籽收购编号单”和“收购入库结算凭证”客户联及一联地磅单一并交客户或其代理人,“菜籽收购编号单”作为货车出门的凭证,“收购入库结算凭证”客户联和地磅单作为客户结算货款的依据。
将过磅单其余联次、菜籽收购凭证、收购初检单、化验结果报告单一并通过送样员传给贸易结算内勤。
7.3保管员保留过磅单、入库单、收购凭证的保管联,用于登记菜籽收购保管帐。
8、不合格品控制程序
卸车时如发现严重超水份或低于最低等级标准或无经营价值,复验判定为不合格品。
按以下步骤办理:
8.1退货:
8.1.1水份严重超标不能储存,或有搀杂施假的可疑行为,或从质量上考虑没有经济价值,即使降价或扣重,我司也不接受,直接按照退货处理。
8.1.2上述情况以外的情况,复验员应将实际情况及时反映给采购现场负责人并协助采购负责人根据实际情况和供方谈判,不成一致意见,即按退货处理,不必再填写不合格品评审单,且除过磅单、菜籽收购验级单中加以说明外,其他退货程序不变。
8.2让步后降级降价(含扣重)接受:
不属于8.1.1款的情况,经采购负责人与供方或其代理人谈判,达成一致意见,供方或其代理人同意降级降价,且复验员通过判定认定:
经过双方同意降价后的价格或扣重比例结算对我公司来说有经营价值,通过贸易签字,确定结算价格,然后按降级降价接受。
9.货款结算程序
9.1采购内勤提前二天向资金主管或者出纳报用款计划,并按期报送周、月收购资金计划,便于财务向银行衔接现金计划。
9、2每天的收购价格报价单,在上午9:
00前,由收购负责人签字后传到结算室。
9.3工厂贸易结算内勤收到送单员内传来的过磅单、菜籽收购编号单、化验结果报告单、菜籽收购凭证,并审核无误,按照公司当日的报价单、质量标准或已签订的合同进行结算。
9.4特殊情况的处理:
若结算的价格或质量标准与报价单不一致,而公司需要收购入库,收购负责人必须在收购凭证上签字确认,若收购负责人不在现场,可以电话确认,但事后应该补签字。
9.5若采用定金、预付货款、带款提货、内部转帐结算时,由公司贸易结算内勤来结算,以免重复付款。
返交送货人过磅单结算联,调运单结算联,且办理车辆出门证明。
9.6贸易结算内勤结算完毕,将“菜籽收购结算凭证”客户联交客户,其余联次内部转交财务结算内勤进行复核,复核内容以报价单、检验单、磅单为依据,以一个质量标准计算结算重量及金额,复核无误,留存定金、预付货款、带款提货、内部转帐结算客户的单据,对没有预付款或定金的供方,全部现款结清的客户,将相关单据转交现金出纳。
所有单据或凭证上面不能有改动,若属开具错误,需退回重开。
出纳复核无误后予以付款,客户在收购结算凭证上予以签字确认。
9.7对客户一次性签定大单合同且当月不能执行完毕的情况,贸易内勤应在月末将已执行部分按合同标准进行结算,确定采购金额交财务入帐;
9、8付款完毕,将菜籽收购凭证及磅单的交粮人留存联交客户。
9、9贸易内勤需建立收购台账,每天核对帐务,内容包括地磅数量、结算数量、金额,对扣水扣杂数量在台账上面和储运分仓账上面单独体现,并及时报送收购日报。
出纳人员每天对现金进行盘点,并编制付款日报表,发现问题及时处理。
10.车辆出厂监控程序
菜籽车辆出厂时,门卫必须对磅单及菜籽收购编号单进行核对,分清是退货出厂、空车出厂、带货物提货出厂、空车提货出厂等情况。
所有退货和提货走的情况,必须与结算负责人核实,同时必须严格监控在地磅称重后不再返回,且严格监控离开地磅的确切时间是否合理。
所有检查无误后,返磅单、交还行驶证照,准许车辆出厂,同时,收回菜籽收购编号单,在车辆出入厂登记记录中登记出厂时间。
注:
属交售菜籽的车辆,皮重过磅后,磅房计量人员在编号单上注明属空车出门、退货出门等具体情况,门卫进行核实后放行。
属购买公司油粕的车辆,一律凭结算室签字盖章的出门证出门。
异地收购流程控制程序
1、异地设点收购
签订协议合同委托异地合同方代收代存。
1、1评定合格的收购合同方及其收购场所
因储存或经营需要,采用异地设点收购方式。
贸易部和储运部应从地理位置、储存条件、资源、安全以及信誉等方面综合考察论证,评定合适可靠的收购合同方及其收购场所,上报总经理(授权人)批准后按合同组织实施。
1、2签订委托收购协议
确定设点收购合同方及其收购场所后,以“质量、资金、计量、定价、信息反馈、代理费用、储存费用等”方面,与设点合同方签订合同。
1.3合同规定设点收购场所的所有方式或其他合同方的职责范围
1.3.1合同方必须严格遵守我公司事先与其约定的程序,自行组织好装卸、码堆、整理、储存保管,并对所有这些负责任。
1.3.2必须在规定的损耗标准内,搞好储存保管,防止霉烂变质、火灾、被盗等事故的发生。
1.3.3在保证装卸质量的基础上,确保装卸及时,不得无故延误装卸时间而影响正常收购。
1.3.4为确保合同实施,应规定设点收购场所的所有方或其他合同方垫支前期部分菜籽货款。
1.3
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