致远A8系统基础设置必备手册doc 18页文档格式.docx
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序号
所属公司名称
部门名称
姓名
岗位
职务级别
是否部门主管
1
大连龙图贸易有限公司
2
总经理办公室
王军
总经理
是
3
刘文杰
行政副总经理
副总经理
4
李涛
业务副总经理
5
刘文文
总经理助理
6
行政部
李雪洁
行政部经理
部门经理
7
江帆
办公文员
员工
8
田七
档案管理员
9
张山东
车辆管理员
主管
10
李四
司机
11
俞强
12
人事部
王冰
人事部经理
13
何敏
人事专员
14
信息部
王博
信息部经理
15
王振
系统管理员
16
刘长春
17
财务部
张强
财务部经理
会计
出纳
国内贸易部经理
18
业务主管
19
业务经理
20
国际贸易部经理
21
行政助理
22
翻译
23
欧美贸易部主管
24
亚洲贸易部主管
25
拉丁贸易部主管
26
非洲贸易部主管
2、将岗位信息录入系统:
在此处下载岗位导入模板。
在OA系统中录入岗位信息时,有个简便的方法。
先在单位后台的岗位处,下载一个岗位模板,然后将上表中的岗位名称复制到模板中,再将模板导入即可。
注意要删除重名的岗位名称。
“岗位管理”中操作,如下所示:
利用上图中“批量导入”->
“导入Excel”导入岗位模板,导入后的显示效果如下图所示:
三、职务级别的设置:
1、调研到本单位的职务级别信息:
可以参考大商集团总部机关的职务级别设置,来制定符合本单位实际情况的职务级别信息。
如下图所示:
2、录入职务级别信息:
将调研到的职务级别信息录入系统中。
“职务级别管理”中录入,如下图所示:
四、人员信息的设置:
1、调研本单位人员信息:
如上面岗位设置中的人员信息表。
2、导入本单位人员信息:
如果单位的人员数量比较少,可以采用手工输入的方式,录入人员信息。
如果单位的人员数量比较多,可以采用导入人员信息模板的方式批量录入人员信息。
首先,到系统后台下载人员信息模板,在“组织信息管理”->
“人员管理”中操作,如下图所示:
然后将人员信息表中的内容复制到人员信息模板表中的相应位置,生成人员导入模板。
模板中“登录名”列需要我们自己进行设置,这个登录名用来登录OA系统,我们一般的设置方式是姓名的全拼,也可以根据单位实际情况自行设置;
“所属单位”列,设置的单位名要与系统中已经设置好的单位名称一致,不然人员将不能导入系统。
最后,使用上面图中的“导入/导出”—>
“导入Excel”功能,将上述人员模板导入系统。
最后导入的效果如下图所示:
五、权限信息的设置:
1、系统权限调研:
按照《角色权限调研确认表》中权限项目进行调研。
如下所示:
单位
所在部门
缺省用户名
密码
角色
角色权限说明
admin3
123456
单位管理员
设置单位的部门,职务级别,岗位,人员等基本组织信息,并创建各个应用的应用基础信息
tianqi
单位文档管理员
单位级文档结构的设计和权限制定
wangzheng
单位表单管理员
单位级表单模板的制作、设计
jiangfan
单位公告管理员
单位公告信息的发布、维护
hemin
单位调查管理员
单位调查信息的发布、维护
单位讨论管理员
单位讨论信息的发布、维护
单位新闻管理员
单位新闻信息的发布、维护
单位知识文档的管理、维护、授权
2、系统权限设置:
按照上述调研结果,在系统后台相应设置中,设置相应的权限。
(注意:
单位公告、调查、讨论、新闻管理员的详细设置,可以参考后面的公共信息及权限设置)
1)、单位管理员:
这个权限是集团管理员在创建单位时指定的,此管理员登录名称由集团管理员设置。
2)、单位文档管理员:
在“功能应用设置”—>
“文档中心设置”—>
“文档库管理”中,设置单位文档管理员,如下图所示:
3)、单位表单管理员:
在“组织信息设置”—>
“单位角色设置”中,设置单位表单管理员,如下图所示:
4)、单位公告管理员:
“公共信息设置”—>
“公告设置”中,设置单位公告管理员,如下图所示:
5)、单位调查管理员:
“调查设置”中,设置单位调查管理员,如下图所示:
6)、单位讨论管理员:
“讨论设置”中,设置单位讨论管理员,如下图所示:
7)、单位新闻管理员:
“新闻设置”中,设置单位新闻管理员,如下图所示:
六、文档管理设置:
1、文档管理情况调研:
调研单位内部文档管理的实际情况,设置文档管理结构。
一般来说,可以设置几个单位级别的文档夹,这些文档夹可以共享给全单位人员来查看;
然后再按部门设置文档夹,每个部门一个,并授权给部门文档管理员管理,由这些管理员进行本部门文档夹内部结构的创建和设置。
具体的结构设置方式可以按本单位实际情况进行设置。
如下表所示:
一级文件夹
二级文件夹
三级文件夹
文档管理员
共享范围
单位制度
单位全员
财务制度
人事制度
单位文档
国内贸易部
张雪
国际贸易部
徐丽
欧美贸易部
亚洲贸易部
拉丁贸易部
非洲贸易部
2、文档管理设置:
根据上表调研到的信息,由单位文档管理员在“知识管理”—>
“文档中心”—>
“单位文档”下,进行文档结构的创建。
文档结构创建时,要注意按从下到上的顺序创建文档夹,如下图所示:
文档结构创建完成之后,需要设置每个文档夹的管理员和共享范围。
我们以“总经理办公室”文档夹为例,介绍一下如何设置。
首先点击文档夹名称后面的操作按钮,选择“共享”,如下图所示:
然后,在打开的窗口中添加管理员和共享的人员,并设置相应人员的权限。
权限分为六个,全部、修改、写入、只读、浏览、列表,每个权限的含义可以到A8操作手册中查看。
管理员拥有文档夹的全部权限,共享的人员可以根据需要设置相应的权限范围。
七、公共信息及权限:
1、调研公共信息及权限:
根据单位实际需求,创建具体的公共信息栏目。
此部分与前面介绍的权限调研和设置一部分内容相似,详细的设置请参考本部分内容。
例如下表所示:
公共信息应用调研表
注:
多个分公司直接复制本表使用
分子公司:
(大连龙图贸易有限公司公司)
公告栏目划分
栏目名称
栏目描述
栏目管理员
行政公告
用于发布一些行政类的通知、公告。
人事公告
用于发布一些人事类的通知、公告。
系统公告
用于发布一些信息系统类的通知、公告。
新闻栏目划分
单位新闻
用于展示单位内部的新闻、事件。
行业新闻
用于展示本行业的新闻、事件。
社会新闻
用于展示社会综合类的新闻、事件。
论坛栏目划分
信息系统讨论区
本区域用于讨论与信息系统相关的问题。
员工俱乐部
本区域用于讨论与员工工作、生活相关的问题。
管理讨论区
本区域用于讨论公司管理上的问题。
意见薄
本区域用于员工提交意见。
2、设置公共信息及权限:
根据调研到的内容,在系统后台的“功能应用设置”—>
“公共信息设置”中完成栏目的创建和管理员的指定。
八、表单流程和公文流程:
此部分内容需要前期进行调研,按照调研表格式填写,然后再进行设置。
提供调研表的目的是让大家能够较全的收集信息,并且按统一的格式进行整理,方便后面的制作。
在调研和整理流程的时候,可以将流程分为两大类,一类是只在本单位内部使用的流程,另一类是跨单位使用的。
我们设置的思路是,先将本单位使用的流程确认并制作完成后,在单位内部使用,让单位人员逐步熟悉OA系统的使用;
然后再进行跨单位流程的使用,由于跨单位流程需要各单位相关人员对流程进行确认,可能需要的时间较长,但是由于大家对单位
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