外事接待管理办法Word下载.docx
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⑨安排餐饮;
⑩送行;
⑪会后工作落实;
⑫电话回访。
二、接待任务
在收到接待任务时通知综合部,并落实要接待的人员的联系方式、接待时间、接待目的、随行人数、是否需用车到机场或车站接送;
三、确定接待级别
接待根据来访人员的级别不同,可按以下标准安排接待:
(一)重要接待:
州、开发区领导,重要来宾、领导、客户的参观;
(二)日常接待:
同等部门、周边企业的考察等;
(三)随即接待:
外来客人等。
四、确定接待方案
(一)判断来访人员的级别;
(二)了解来访人员的目的;
(三)需要交流的点面以及是否需要参观;
(四)确定接待领导、车辆、地点,参观点;
(五)确定车辆路线、地点安排表、参观路线等。
五、接待准备工作
(一)编制接待准备安排计划;
(二)接待准备工作
1、会议室准备:
(1)资料准备;
(2)标准茶水准备:
矿泉水、茶杯、方巾、小型微波炉;
(3)电子产品准备:
电脑、投影仪、照相机、摄影机等;
(4)其他物品准备:
烟灰缸、标牌、餐巾纸、标牌、笔、纸等。
(茶水几件套、资料、物品摆放以及领导就坐位置请参考附件一)
2、车间准备:
(1)生产安排;
(2)生产清洁;
(3)工人着装;
(4)产品展示;
(5)标牌标语;
(6)其他会务工作。
3、车辆准备:
安排车辆以及确定车辆数量、驾乘人员以及行车路线表。
4、餐饮准备:
了解到访者的喜好以及饮食忌讳,选择就餐地点和确定菜谱。
六、安排接待人员
根据接待接级别的不同确定接待领导及参会人员,并及时通知领导、参会人员作好准备工作。
七、机场(车站)接送
根据行车路线表在规定时间提前30分钟到达各个接待地点并做好相应准备。
八、会议室交流
(一)参会人员、礼仪在会议室门口等待,会议主持人在会议室里等待;
(二)到访者到后,参会人员先后指引领导到相应位置交换名片后落座;
(三)主持人对到访者以及接待主要领导进行简单介绍后进行会议交流;
(四)展示PPT;
(五)做好会议记录。
九、现场参观
(一)在车间入口处发放安全帽、防腐眼镜等;
(二)先行人员提前5分钟进入参观地点,对参观路线进行最后的确认检查,遇突发状况作出相应应对措施;
(三)根据参观路线,参会人员做到一对一的模式进行指引参观并对相关要点作解释;
(四)现场记录。
十、安排餐饮
(一)接待人员在就餐地等待;
(二)礼仪、参会人员根据准备安排计划表带领到访者到相应就餐地点就餐。
十一、送行
一一把每位到访者送上车落座后,在车外站队目送车离开,直到客人离开自己的视线后,方可往回走。
十二、会后工作落实
(一)整理记录;
(二)照片、影像资料整理;
(三)工作落实:
会上的问题处理办法。
十三、电话回访
附件1:
《茶水几件套、资料、物品摆放以及领导就坐位置》
附件2:
《外事接待礼仪》
茶水几件套摆放标准:
外事接待礼仪
迎送
迎宾时,外宾下飞机(车)后,礼宾人员应主动将迎宾人员姓名、职务一一介绍给来宾,迎宾人员随即与来宾握手表示欢迎。
如遇外宾主动与我方人员拥抱时,我可做相应表示,不要退却或勉强拥抱。
如需献花,应安排在迎宾的主要领导人与客人握手之后进行。
所献鲜花忌用菊花、杜鹃花、石竹花或黄色花朵。
乘车时,应先请客人从右侧上车,陪同主人再从左侧上车。
待外宾与陪同人员全部上车后,再驱车去宾馆。
途中,陪同人员应择机将有利于对外宣传宜昌的事物,如沿途所见的欢迎标语、人文景观等向外宾介绍。
重要外宾和大型团体来访,应安排专人、专车提取行李并及时送到客人房间。
外宾抵达住处后,不宜马上安排活动,应稍事休息,给对方留下更衣时间。
会见
凡身份高的人土会见身份低的、或主人会见客人,称为接见或召见。
反之,凡身份低的人士会见身份高的,或是客人会见主人,称为拜会或拜见。
接见和拜会后的回访称为回拜。
接见一方的安排人,应主动将会见时间、地点、主方出席人、其它具体安排及有关注意事项通知对方。
如有合影,还要事先编好合影图,一般主人居中,按礼宾顺序,主人右手为上,主客双方间隔排列,两端均由主方人员把边。
会见前,主人应在门口迎候客人,可以在大楼正门迎候,也可以在会客厅迎候。
如果主人不到楼门口迎候,则应由工作人员在大楼门口迎接,引入会客厅。
会见结束,主人应送客人至车前或在门口握别,目送客人离去。
领导人之间的会见,除陪见人和必要的译员、记录员外,其他工作人员安排就绪后均应退出。
谈话过程中,旁人不要随意进出。
安排宾主座次时,主宾坐在主人的右边,译员、记录员安排坐在主人和主宾的后面。
其他外宾按礼宾顺序在主宾一侧就座,主方陪见人在主人一侧就座,座位不够可在后排加座。
签字仪式
参加签字仪式的,基本上是双方参加会谈的全体人员。
双方为了对签订的协议表示重视,往往由更高的领导人出席签字仪式。
一般在签字厅设置一张长方桌作为签字桌,桌面覆盖深色台呢,桌后并列置放两把椅子,供双方签字人使用,主左客右。
座前摆放各自保存的文本,上端分别放置签字文具。
双方参加签字仪式的人员进入签字厅,签字人入座,助签人分别站在签字人外侧,其他人员分主客各一方按身份顺序排立于各自的签字人座位之后。
签字时,由助签人协助翻揭文本,指明签字处,本方保存的文本上签毕后,由助签人互相传递文本,再在对方保存的文本上签字,签妥后由双方签字人交换文本,相互握手。
有时备有香槟酒,签字后,共同举杯庆贺。
宴请
宴请分宴会、冷餐招待会、酒会、茶会等形式。
宴请的时间应对主客双方都合适,注意避开对方的重大节假日、有禁忌的日子和时间。
例如,宴请基督教徒不要选十三日,更不要选十三日又星期五;
伊斯兰教徒在斋月内白天禁食,宴请应安排在晚上。
各种宴请活动,一般应发请柬,这既是礼貌,亦可对客人起备忘之用。
请柬内容包括活动形式、时间及地点、应邀人的姓名、对服饰的要求、是否要求回复等。
请柬行文所提及的人名、单位名、节日名称都应用全称。
正式宴会最好能在发请柬之前排好席次,并在信封下角注明席次号。
正式宴会的席位、桌次高低以离主桌位置远近而定,右高左低。
同一桌上,主人居中,主宾位于主人右侧,其他席位的高低以离主人的座位远近而定。
外国的习惯是,男女掺插安排。
宴会厅的布置应该严肃、庄重、大方。
不要用红绿灯、霓虹灯装饰,可以少量点缀鲜花。
用餐前二十分钟,应将冷盘放好。
凡是花式冷盘,如凤凰、孔雀、蝴蝶等拼盘,以及鸡鱼等,头要朝主位。
食品、饮料摆好后,服务人员不要离开餐厅。
宾主落座后,即可斟果酒、汽水等,斟酒斟水八分满即可。
宴会如有讲话,要拟好书面讲稿。
通常宾主双方事先交换讲话稿。
主、宾讲话在宴会开始时进行。
主人、主宾讲话时,其他人员不得用餐。
主桌首次起立祝酒时,其他桌也应起立祝酒;
一般情况下,主桌祝酒之前,其他桌不可首先起立或串桌祝酒。
宴会进行中,主人和陪客应普遍地同外宾交谈,不要只和个别外宾或我方人员之间长谈而冷落其他客人。
摄影
在对外活动中,摄影人员一般都应该在现场抓拍,可在事前选好角度,不可根据摄影的需要摆布客人和主人,也不应用手拨动镜头前的人,必要时可说:
“对不起,请让一下。
”
遇到拍合影时,接待人员安排好宾主就坐后,摄影人员应该迅速拍摄,不要让大家久等。
拍摄照片一般不要追随个人,特别是给女性外宾拍肖像,如必须拍摄,应征得当事人的同意。
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