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各部门在接到重要来访预约后,应及时报告总经理及行政办公室,并协助拟定接待计划,须集团领导出面的重要接待应提前2天告知行政办公室。
四、流程
1、接待部门在接到来访预约时,及时了解来宾的具体情况,包括来宾职务、来宾的宗信仰、来访的具体时间、人数、本地逗留日期、目的和要求等,填写《接待安排(审批)表》(附后),排出日程安排表,酌情安排接待标准,报事业部总裁审批。
2、根据来宾情况按计划通知参加会晤的领导、陪同人员、后勤保障人员,落实会晤时间及场所。
3.草拟会议议程,经上级领导批准后分发所有与会人员。
会议议程是会议内容的概略安排,议程中应涵盖主题、时间、地点,参加人员及议题安排等具体事项,开会之前要将会议议程传达给与会人员。
4.合理安排相关会务工作人员,相关事宜有:
①由公司企业专员负责制作电子欢迎牌和指引牌,标准语句参照“热烈欢迎XXX莅临指导”,力求简洁明了。
②安排一位工作人员专门拍摄会场情况,以备将来宣传和纪念之用。
③安排负责会场茶水等有关工作人员。
5.管理部应在会议召开提前,以邮件形式通知员工,按要求着装,并保持良好的办公环境,树立良好的公司外部形象。
6.重要会议的召开,应提前做好必要的彩排工作,会议期间的演讲稿件和电子演示文档需要统一规范,并测试投影仪等设备是否能正常使用
7.会场招待的水果及饮品采购要在前一天准备好,并按照与会人员的数量及会议规格进行合理购买;
如会议结束后有安排宴会的要求,应确定宴会时间,选好宴请场所,并根据公司接待预算的金额确定菜单;
宴会中所需饮用的酒水也应提早预订。
8.参照与会人员的名单制作名牌,名牌以红底纸张打印,上面分别注明公司名称,名字及职位,注意文字大小适当,清楚易识。
纸张裁剪规格为8.5*15.11cm,并使用两面三角名牌架摆放。
二、会议落实阶段
1.检查各项准备工作的落实情况。
2.发送会议通知。
通知内容应涵盖日期、时间、具体会址和联络方式。
可采用电话通知、电子邮件通知或通过公司信息平台发送短信通知等几种形式,并确保能够按时、准确地传达到全体与会人员。
3.确定电子欢迎牌的播放及指引牌的摆放位置,并安排会务工作人员迎接与会者入场。
4.会场布置具体如下:
⑴会场应庄重、整洁、舒适,合理调节温度,并检测灯光可视度。
场内不可堆放杂物,并应摆放适量的花卉陈设。
⑵会场的座次安排要分清主次,特别是有贵宾参加会议的情况下,更要安排妥当。
座椅的数量应按出席人数摆放,并多预留两到四位。
⑶每个座位的桌面上应配备公司公用信纸三张,铅笔一支,会议流程一份(红底纸张打印)、小支装矿泉水一支及名牌架一个。
将洗净的水果放置在果盆与纸巾盒摆放妥当,并需准备茶水待客,并在会议期间,服务人员每隔10-15分钟必须对会场进行巡视,及时给与会者添加茶水或其它服务。
⑷会场应设有来宾签到处,签到处最好设在入口通道较明显的地方。
如与会者涉及公司外部人员,可视具体需求摆设“请赐名片”名牌于签到处。
⑸检查会议所需物品及设备的准备工作是否妥当。
5.需与拍摄会场的工作人员,确定所有与会人员合影的最佳位置。
6.安排车辆的停放位置,并提前准备适量的停车票以供与会人员使用。
三、会议实施阶段
1.保持会场秩序,排除各种干扰,禁止无关人员随意入场;
2.提出会议要求,保持会场安静;
3.在与会期间做好茶水及各项后勤服务工作。
四、会议结束阶段
1.如公司外部与会人员有参观公司环境的意愿,在不影响公司正常运营的情况下,领导应做好指引和陪同工作。
2.配合拍摄人员工作,并组织与会人员在指定地点进行合影留念。
3.组织会场的后期整理和清洁工作。
4.如会议结束后有安排宴会,应提前与饭店工作人员确定到场时间,并通知与会人员及做好陪同和接待工作。
八:
餐饮接待流程
1、预订酒店。
根据接待时间和出席人数确定恰当的用餐酒店,提前预订席位。
注意客人的人数、身份、用餐习惯,本次接待的规格,以及我方出席的人数,预订时要和酒店确认用餐时间、用餐人数、房间大小、房间细节
(如:
有没有沙发会客区,有没有独立卫生间等)、收费情况(如有无包间费、有无折扣等)。
老板用餐一定要有窗户和卫生间的包间,并比告知你的人数多2位预定。
2、提前准备。
提前通知我方参加人员(包括参与接待的公司领导、其它公司人员、驾驶员等)接待时间和地点,并发送短信,短信无回复立即电话告知再次确认。
提前准备好接待可能用到的酒水(根据接待场合和客人习惯准备合适的白酒或红酒)、需要的礼品、公司资料等。
3、点菜。
用餐前提前到酒店检查预订的房间状况,确定菜品、酒水饮料(如有自带酒水要先和酒店说好是否收费)。
点菜时要考虑出席人数、接待档次、客人和领导的口味(如:
是否吃辣,有无忌口等)。
一般十人左右用餐可点四个凉菜、一个汤、十个左右热菜和主食点心;
五人左右可点两个凉菜、一个汤、五个左右热菜和主食点心。
要注意荤素搭配(有荤有素)、菜品搭配(有肉类、禽类、海鲜)、口味搭配(有辣有清淡)。
客人的饮食禁忌需要注意。
要确定在客人到达前餐台已摆好,凉菜先上桌,茶水和酒水已准备好。
4、用餐。
(接待人员一般提前30分钟抵达接待的地点开展准备工作,先把茶水和水果点好,凉菜上好。
)
客人到达时出门迎接,引领就座,安排茶水。
如需要会谈可先在休息区喝茶,如不需要会谈且凉菜已上桌可请客人入席。
入席时注意宾主座次,主人位在面向门口的正中间,主宾安排在主人位两边,宾客旁边要有我方人员陪坐,一般接待人员坐在主人对面的下首。
就座后安排倒酒水饮料,一切就绪可提醒领导祝酒开席。
用餐过程中要注意把握时间,确保有序地上菜,要随时注意领导和客人的需求(如:
是否需要加菜、加纸巾等),要随时保持用餐餐具的清洁(如:
及时换餐盘、烟缸等),以及确保酒水饮料的充足供应。
在菜品将要上完时提前结账。
结账不能惊动客人,应主动到收银台结账。
要注意核对菜品和金额,确定折扣,并索要发票和账单。
5、送客。
在用餐结束前要提前通知驾驶员在指定地点待命。
如果用餐结束后还有其它活动安排,要注意把握时间,及时提醒领导。
客人离席时要检查所有人员的随身衣物、手机等是否已带齐,并带好没有用完的酒水等。
如有礼品要送到客人乘坐的车上。
将客人送到车上,告知司机目的地,与客人告别。
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