企业档案室的规范化建设PPT课件下载推荐.ppt
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n1、配备计算机;
2、根据企业实际情况配备扫描仪、光盘刻录设备等。
n三、业务建设三、业务建设n
(一)收集工作n1、按规定做好归档工作n
(1)归档工作要纳入企业各项工作计划,要纳入企业领导工作议程,纳入有关人员的岗位责任制。
n
(2)各类档案要按立卷归档制度执行。
n(3)要建立文件材料追究制度。
n2、根据企业需要,拓展归档范围。
n随着企业的发展,要不断拓展建档范围:
党建档案、安全生产档案、计生档案、质量监督档案、企业信用档案、反倾销档案、企业文化档案、工会档案等。
n3、归档文件材料的载体和字迹要符合耐久性要求。
n
(1)无铅笔、圆珠笔等不耐久字迹材料。
n
(2)载体(装具)质量符合国家有关规定。
n4、有完备的交接手续n
(1)要形成移交清册;
(2)履行签字手续。
n5、归档文件齐全、准确n归档文件材料应为原件,无错、漏、改现象,要保持文件材料的原始性和有效性。
n
(二)整理工作
(二)整理工作n1、根据企业实际制定了分类方案n
(1)有分类方案说明(为什么要这样制定)n
(2)制定了企业切实可行的分类方案(根据国家档案局工业企业档案分类试行规定(国档发199420号文件),结合本企业实际来制定)n2、整理科学,符合国家或行业标准,便于企业管理和利用n
(1)遵循文件材料的形成规律,保持卷内文件有机联系。
n
(2)文件有序排列,并按要求编号;
(3)卷内目录、备考表填写规范、清晰。
n3、编目规范,排架合理n
(1)案卷封面填写规范、清晰;
(2)案卷标题能提示卷内文件内容;
(3)案卷排列有序、实用。
n(三)保管工作(三)保管工作n档案保管安全:
(1)建立了规范的全宗卷(国家档案局1995年6月12日批准,10月1日实施全宗卷规范)包括档案收集、档案整理、档案鉴定、档案保管、档案统计、档案利用、档案管理新技术应用);
(2)档案无霉变、褪色、污损、虫蛀、鼠咬等现象;
(3)档案库房无火灾、水淹等事故。
n(四)鉴定工作(四)鉴定工作n成立档案鉴定小组,按规定开展鉴定工作:
(1)到期档案按程序进行鉴定;
(2)按要求填写销毁清册。
n(五)统计工作(五)统计工作n统计内容要全面,统计数据准确:
1、有档案管理、利用情况统计台账;
2、建立收进、移出登记簿;
3、按要求及时填报有关统计报表。
n四、档案信息资源开发利用工作四、档案信息资源开发利用工作n
(一)信息化管理
(一)信息化管理n1、开展企业档案信息化管理:
(1)档案管理现代化与企业业务信息系统相衔接。
企业业务信息系统包括:
企业资源计划、客户关系管理、计算机辅助设计/工艺/制造、产品数据管理、计算机集成制造系统、办公自动化系统等。
n
(2)档案管理软件能满足各类电子数据存储、检索和管理的需要n如:
设计、生产经营、财务、材料管理、售后服务等n2、建立了档案条目数据库、重要档案建立全文数据库n
(1)建立了文件级条目,并能检索利用n
(2)重要档案全文检索n3、企业档案信息进行网络共享n
(1)在局域网上完成电子文件的收集、整理、归档、借阅利用工作;
n
(2)在局域网定期发布档案工作相关信息n
(二)检索工具
(二)检索工具n检索工具能满足利用者需求:
1、有案卷目录;
2、科技档案的分类目录;
3、文书档案有全引目录。
n(三)提供利用(三)提供利用n1、能及时、全面、准确地提供档案信息服务n
(1)档案人员熟悉档案及相关业务;
(2)调卷迅速、准确、服务态度好。
n2、采用多种形式主动服务n
(1)不断了解利用者需求,主动提供档案信息服务;
n
(2)采用多种服务形式,如分发目录、电话调卷、开架阅览等;
(3)编制组织机构沿革、大事记、全宗介绍等。
n(4)编制了产品介绍、科研成果简介、工程项目简介、专题介绍等。
(5)编制了企业年鉴。
n3、利用档案为企业文化服务n建立了陈列室或荣誉室等利用档案展示企业文化的场所。
n4、建立利用效果记录n
(1)建立了企业档案借阅登记;
(2)建立了利用效果反馈记录。
第二讲第二讲企业档案分类编号方法企业档案分类编号方法n一、企业档案分类原则一、企业档案分类原则n以企业全部档案为对象,依据企业管理职能,结合档案内容及形成特点,保持档案之间的有机联系,便于科学管理与开发利用。
n二、企业档案分类方案参照标准二、企业档案分类方案参照标准n企业形成的各种门类和载体的档案是一个整体,企业可参照国家档案局工业企业档案分类试行规则(国档发199420号)和浙江省工业企业档案分类编号暂行规定编制审定企业档案分类、编号办法,作为企业档案分类、整理、组卷和排架管理依据。
另外,企业可根据自身特点适当增设门类,如信用档案类。
n三、企业档案类目设置三、企业档案类目设置n1、企业档案分类设置十个一级类目,即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。
n2、企业档案分类的二级类目可按照企业管理职能和档案特点来设置。
n可参照工业企业档案分类编号方案,企业可根据自身的要求,可增设、减少或不设职能二级类目。
不设二级类目的大类可采用年度分类,如党群工作类、行政管理类。
n四、企业档案分类中的类目标识及案卷编号四、企业档案分类中的类目标识及案卷编号n1、十个大类采用09阿拉伯数字标识。
n2、二级及二级以下类目标识一般采用阿拉伯数字,从01开始标识。
n产品、设备、基建、科研类也可采用项目代号标识(产品、工程、设备的代字或代号)。
n3、类目与类目之间采用“.”断开。
n4、案卷号的编制方法。
n
(1)设二级类目的大类可在最小类下跨年度编制流水号,采用“-”连接。
同年份的管理性档案要做到永久在前,长期(30年)在中,短期(10年)在后。
n
(2)某些大类下可采用年度来分,其类号可采用年度号(四位数)标识,案卷号的编制做到一个年度编一个流水号,年度与流水号之间用“-”连接。
n5、要将类目代号和案卷号标注在案卷封面归档号栏中及案卷背脊上(可分段标注)。
n五、关于干部职工档案类的问题五、关于干部职工档案类的问题n企业可根据实际情况由综合档案室管理或有关部门管理,设置干部、工人、离退休、死亡职工四个二级类目,其中干部档案类目设置按干部档案工作条例有关规定执行。
n六、声像、照片及非纸质载体形式的档案的问题六、声像、照片及非纸质载体形式的档案的问题n这些档案其形成、反映的内容和作用与纸质载体档案有着不可分割的联系,一般不单独设置类目,可视其内容特征同纸质档案一起分类,单独组卷,列纸质载体档案之后编号。
由于其载体形式特殊和保管要求不一样,可分库保管,重新编制一套保管目录,并做好保管目录与档号的对照表。
n对照片底片的分类编号,只需在全宗号下编制大流水号。
n格式如下:
全宗号底片流水号。
无全宗号的单位可将流水号突出。
n七、企业文书档案的整理与编目七、企业文书档案的整理与编目n在企业中,文书档案可包括:
党务管理类、行政管理类、经营管理类、生产管理类。
n按“件”整理:
(1)逐件装订;
(2)以“件”为单位按类别年度保管期限分类;
(3)对分类后的归档文件按时间、重要程度排列,其中对成套性文件材料相对集中;
(4)按排列先后在每件文件上空白处加盖“档号章”,并填写有关栏目的内容;
(5)编制归档文件目录;
(6)将归档文件按连续件号顺序装盒。
n档号章:
全宗号类别号期限年度机构件号n“件件”的概念的概念:
件是指实体的文件,一般以每份文件为一件。
n注意事项:
文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,原件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件,报表、名册、图册等一册(本)为一件,来文与复文为一件。
n件内文件排序:
件内文件排序:
通常正本在前,定稿在后;
正文在前,附件在后;
原件在前,复制件在后;
转发文在前,被转发文在后;
复文在前,来文在后;
汉文本在前,少数民族文字本在后。
不同文字的文本,中文本在前,外文本在后。
有文件处理单的,可放在最前面,作为首页加盖归档章,以维护原貌。
n归档文件目录件号责任者文号文件题名日期页数备注n八、科技档案的整理与编目八、科技档案的整理与编目n
(一)科技档案的定义与整理要求
(一)科技档案的定义与整理要求n科技档案科技档案是企业在从事生产、科研、基建及管理活动中形成的有保存价值的科技文件材料。
n要求要求:
科技档案的整理,要遵循科技文件材料的形成规律,保持其内在的有机联系,便于保管和利用。
n
(二)整理与编目
(二)整理与编目n1、分类、分类要求:
要符合形成档案的企业科技活动的性质和特点,不能采用一种分类模式,不要搬用别的单位或专业的分类方案。
在一个企业内要有一个综合的分类方案,分类标准要一致,要简明,层次不宜太多。
分类方法分类方法:
(1)按工程项目分类,主要用于基建档案。
它是将一个单项工程的档案全部集中在一起,便于成套地提供利用。
(2)按产品类型分类,主要适用于产品档案。
它是在企业全部产品范围内,以各个独立的产品档案为基础,按产品型号逐级分类,便于按照不同型号的产品提供成套的科技档案。
这种分类方案也适用于设备档案。
(3)按科研课题分类,主要适合于科学技术档案。
它是以一个科研课题为基础。
(4)按专业进行分类。
它是根据科技档案的内容所反映的不同专业性质来划分,主要用于专业化、标准化或通用化较强的科技档案。
n2、编目、编目n编制科技档案目录包括卷内文件编目和编制案卷目录两部分。
n
(1)卷内文件编目的具体流程:
编页号(盖档案章)填写卷内文件目录填写备考表。
序号文件编号责任者文件题名日期页次备注n
(2)编制案卷目录n科技档案的案卷目录是以卷为单
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- 企业 档案室 规范化 建设