公文改错技巧Word格式.docx
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公文改错技巧Word格式.docx
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只限于上行文,签发人的书写位置于发文机关标识下方的右侧,将发文字号左移,使两者在分隔线上左右对称。
其四,份数序号:
指一份文件在总印数中的顺序号,用7位阿拉伯数字
标识于眉首左上角第一行处,顶格书写。
其写法是0000001。
按有关规定,只有绝密、机密级公文才标明份数序号,以免丢失。
其五,秘密等级和保密期限:
凡是有保密要求的公文,必须在眉首右上角第一行顶格标明保密等级。
密级分为绝密、机密和秘密三种,秘密等级和保密期限之间用★隔开。
其六,紧急程度:
这是对公文处理时限的要求,分特急、急件和限时送达。
其位置在密级的下方。
2.主体部分:
主体部分由公文标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、特殊情况说明、附注、附件等组成。
其一,公文标题:
公文标题在红色分隔线之下,位置居中。
标题应准确简要地概括公文的主要内容,一般由发文机关、事由、文种三要素构成。
发文机关名称要用全称或规范化简称;
文头已有发文机关名称的,标题可省去发文机关;
除批转法规性文件外,标题一般不加书名号和其它标点符号。
其二,主送机关:
指承办或处理公文的受文单位,顶格写在标题左下方、正文之上,后加冒号。
一般情况下,上行文主送单位只有一个,不要多头主送;
下行文可写多级受文单位;
那些发布在报纸等媒体上的周知性公文,如公告、通告,可以不写主送单位。
其三,正文:
正文是公文的核心部分,是用来表达公文的具体内容的。
正文位于主送机关名称下一行,每自然段左空两格,回行顶格,数字、年份不能回行。
正文部分内容较多的情况,一般要写开头、主体、结尾三个部分;
内容较少,则采用篇段合一方式。
原公文格式中末页上端左侧顶格的(此页
无正文)标注已撤销,现在的格式务必使印章与正文同处一面,以防止不法分子造假行骗。
其四,附件及附件说明:
附件是指那些用来说明、佐证正件的图表、统计数字、情况说明以及其他文字材料。
附件说明,是指用于说明附件材料的名称及件数的专用格式。
附件两字写在正文结束以后,另起一行的下侧,开头空两格,加冒号,然后依次标注所附文件的名称及序号。
附件名称后不加标点符号。
其五,发文机关印章或签署:
发文机关是公文的作者,通常标注在落款处。
发文机关应写全称或规范化简称;
联合行文,主办机关应当排列在前;
在文头或标题中标明了发文机关的,落款可省去,盖上印章即可。
印章是发文机关对文件生效负责的凭证。
印章与正文必须同处一面,用印的位置在成文时间上侧,要求上不压正文,下要骑年盖月。
几个机关联合行文时,印章不能重叠。
以领导者个人名义制发的公文的签名称之为签署。
签署的位置在成文日期之上偏左,在本人职务名称后空一格签名。
其六,成文时间:
成文时间是公文形成或正式生效的时间。
除公文中明确注明生效日期的,一般是由机关领导人审批签发公文的时间;
联合行文以最后一机关的领导人签发日期为准。
成文时间大多在文尾标注,用汉字小写,零写成0。
会议通过的文件,以通过日期为准,用小括号标注在标题的正下方。
其七,附注:
附注也称注释,指的是对公文中某些内容或有关事项的说明,如对阅读范围和阅读对象的限定:
此文件发至县团级,并用小括号标注,写在成文时间下一行,居左空2字。
我国现行发文范围有三个层次:
发至省军级、发至县团级、发至基
层。
上行文不限定阅读范围。
3.文尾部分:
文尾部分包括主题词、抄送机关、印发机关和印发时间、份数三个部分。
其一,主题词:
它是公文主要内容的标准化概括,由标明公文主要内容及文种名称的名词或名词性词组组成,一份文件一般不超过7个。
主题词是提高公文检索速度的检索符号。
为适应引用公文主题词的需要,《国务院主题词表》规定了15类共1000个主题词,使用主题词不得超过主题词表的范围。
主题词标注在公文末页下部、抄送范围上方,居左顶格标识后加冒号,词与词之间不加标点符号,空一格以示区别。
其二,抄送机关:
指除主送机关外需要执行或知晓公文的其它机关。
过去,对上级机关用抄报,对平级机关用抄送,对下级机关用抄发,现在统称为抄送。
公文的抄送,既要防止漏抄漏送,又要杜绝滥抄滥送。
抄送标识在主题词下一行,左空一字书写;
同一层次的抄送机关之间用顿号隔开,不同级层的抄送机关之间用逗号或分号隔开,抄送机关的最后要标注句号。
其三,印发机关和印发时间、份数:
印发机关指承办印发公文的单位,一般为发文机关的办公部门,写在抄送机关底格线下方左侧,左空1字。
印发时间指公文付印的日期,写在印发机关名称的右侧,用阿拉伯数字标识,如2008年10月28日印发。
通常,公文的成文日期在先,印发日期在后。
一、标题部分
标题是由发文机关、事由、文种组成。
1.有的标题不全
2.有的文种不对,特别常见乱用公告,还有批复成了指示,通知成了通告3.有的批转性公文不是法规条文仍用《》4.公文种类共用,如请示报告5.紧急的在标题中要体现出来
二、发文字号
1.序号不能有虚位,即数字前不得有0,不得有第字样2.年号份号颠倒
3.年号使用的标点符号错误。
4.秘级错误。
只有秘密机密,绝密字样5.绝密机密要有右上要有序号6.一些上行文要有签发人,签发人和文号左右平行
三、主送机关
1.上行文多头主送2.有的是请示平级,越级请示3.有的是直接送单位而不送人(除非是领导个人交办事项),但请示不可以直接给领导4.有的主送机关未写全,特别是简要写法要写全,省市不分等,以及什么省,什么市。
5.主送机关名称,即抬头要顶格写6.必须要有的缺了收文机关7.党政不分,党对政府部门下命令
四、正文
1.有的是一文多事,见于请示;
2.有的正文引用发文不规范,如批复等,引用要先文件名,后文号;
3.有的正文数字该用阿拉伯数字,却用汉字;
4.有的是用词不当。
反映成了流言,发布成了散布5.标点符号。
特别是序列,标准是一、
(一)1.
(1)
6.量词。
要有法定计量单位,如寸不适用7.用英文无翻译8.表彰性通报无名单9.请示报告送下级10.平行文,上行文不礼貌,要用贵局,不能用你局11.错别字12.用语或叙事违反公文要则如简练明确等要素13.一些公文要有联系人,电话等
五、结尾
1.有的结尾不合作者本意2.有的是不合公文格式要求3.有的是表现在上行文语气不尊。
特别是上行文结尾催办,请即批复等
六、一些人称的用法
1.推荐名单表上要先写人名,再写单位,职称等2.主文中提到了某某人等,随附名单要先列出某某人
七、抄送
请示未获批准抄送下级。
抄送两字不能顶格,相对的主题词顶格
八、附件
1.该标明附件却未标出2.标明附件要在印章前(尚未找到明确根据)
3.附件的顺序和名称4.附件名称后不用标点
九、发文机关(印章)与发文日期
1)标题上的发文机关与签署(盖章)的发文机关不对应。
2)混用汉字与阿拉伯数字,或直接用阿拉伯数字.3)年月日不全4)乱加字,如年月日发5)发文机关日期上下颠倒6)印章没有盖或盖错地方或盖反7)没有发文日期。
8)发文机关(印章)与发文日期位置左错9)发文时间不能超过发文机关
十、主题词
1)没有主题词2)太少或太多,3-5,不超7(尚未找到明确根据)
十一、版式问题
重要公文制发单位只能是办公室
附:
案例
关于邀请校长、书记参加10356211工程奠基仪式并致辞的请示报告
校长办公室、党委办公室并呈校长、书记:
根据校长办公会议决,我院成立了专门的10356211工程指挥小组,在校领导的指导和指挥小组的努力下,前期准备工作已经就绪。
现定于十月
二十一日举行工程奠基仪式,届时想请校长、书记参加仪式并致辞,请校长办公室提供方便。
热切盼望校长、书记的到来!
此致敬礼!
附件一:
讲话稿;
附件二:
议程。
资环学院
2008年10月11日
[解析]
一、标题。
标题应由发文机关+关于+事由+文种构成,对内发文可省略发文机关。
就上文标题而言,似乎也符合这一要求,但这只是最起码的格式要求,细究起来,这个标题仍存在着不少错误。
1.多用标点。
标题中除书名号外一般不用标点,如:
关于印发《华东师范大学公章管理办法》的通知。
上文题目中的顿号、引号都是多余的,应该去掉。
(新东方刘源注解:
《国家行政机关公文处理办法》规定标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。
)
2.人物模糊不清,顺序排列不当。
公文里所提到的人物应使用全名,不能只用姓氏加上职务,一个学校可能会有两个王校长,不用全名会引起不必要的麻烦。
对外行文尤其要注意。
党先政后的排列顺序在我国是约定俗成的,校长和书记同时出现时应把书记排在前面。
3.项目不宜使用代号。
公文应该是明晰的,应让阅读人一看便知。
有些
项目和工程有代号,而这些代号可能只有该领域的人知晓,一旦用代号代替项目具体内容出现在公文里,会给人一种不知所云的感觉。
4.混用文种。
根据国务院2000年8月发布的《国家行政机关公文处理办法》,行政公文的种类主要有命令、议案、决定、意见、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要十三种。
请示和报告为不同文种,不能混而为一,上文应属请示。
文种不能错用,也不能混用,更不要生造,如事宜、申请等都是非公文文种。
二、主送机关。
即受文对象。
应根据公文内容选择相应的主送机关。
上文中的主送机关也存在着错误。
1.多头请示。
请示和报告一般只写一个主送机关,需同时送其他机关的应采用抄送形式。
上文应主送党委办公室,抄送校长办公室。
2.不能送个人。
公文是机关单位之间联系汇报工作、处理解决问题的载体,它只针对单位,不针对个人,所以它一般不直接送给个人审阅。
三、正文。
文种不同,内容要求也有变化。
请示的正文一般包括请示缘由、请示事项,并应提出自己对解决问题的态度和意见。
上文作为请示,虽然符合基本要求,但很多错误也是显而易见的。
1.引文不全。
引用的公文要写明发文时间+发文机关+标题+公文编号,如:
根据华师〔2003〕17号《关于进一步做好非典型肺炎预防工作的通知》精神。
上文所提到的校长办公会议决缺少时间和议决题目。
2.数字不规范。
正文中除一些约定俗成的叫法外(如华东师范大学十五规划),数字应用阿拉伯数字,十月二十一日应为10月21日。
3.用词不当。
公文讲究公事公办,不需要过度客气,行文应力求客观。
请校长办公室提供方便。
这些含有感情色彩的话尽量不用。
4.信息不准确。
公文所涉及的时间、地点
- 配套讲稿:
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