董事会文件格式编制汇总Word下载.docx
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方式
电子邮件
邮政寄送
专人递交
对象
董事+监事、相关高级管理人员+特邀人员(如有)
|
附件
送达通知的同时,原则上应当附送拟由会议审议或作出决议事项的议案及其附件
收集证明文件
应于送达同时,形成并收集被送达人签收文件或第三方书面证明作为回执。
证明文件应明确记载送达时间。
一.5授权委托书(参见附件三)应当载明:
一.5.1委托人和受托人姓名、身份证号码;
一.5.2授权范围,包括受托人是否有权对临时提案进行表决等;
一.5.3授权时效;
一.5.4委托人签字。
一.6会议签到簿(参见附件四)内容包括会议名称、参会人员姓名及职务、身份证号码、签名等。
一.7会议议程(参见附件五)内容包括会议时间、会议期限、会议地点、会议主持人、参会人员、会议议题、具体议程安排等。
一.8·
一.9议案的内容,应符合法律法规和企业章程关于董事会职权的规定,并应采取一事一文。
一.10会议纪要(参见附件七)应该记载内容如下:
一.10.1会议召开的时间、地点、召集人、主持人、会议性质;
一.10.2会议通知情况及董事出席、委托出席、缺席的情况,会议列席人员;
一.10.3会议议程;
一.10.4议案汇报人的汇报意见;
一.10.5董事发言要点;
一.10.6每一决议事项的表决方式和结果,包括投弃权和反对票的董事姓名;
一.10.7列席监事与列席总经理的意见;
一.10.8其它需要记录的情况。
一.11董事会决议(参见附件八)应记载内容如下:
一.11.1:
一.11.2会议召开的时间、地点、召集人、主持人、会议性质;
一.11.3会议通知情况及董事出席、委托出席、缺席的情况,会议列席人员;
一.11.4决议事项的表决方式和结果,包括投弃权和反对票的董事姓名。
一.11.5董事会决议由到会董事签字;
代行签字的,应当附相对应的董事授权委托书。
一.11.6决议涉及对外报批的事项,应一事一议,单独形成决议。
一.12纪要与决议的区别
纪要和决议为董事会会议内容书面记录的主要文件形式,两者特征和区别如下:
类型
主要内容
数量
备注
$
纪要
会议全过程和结果的要点
所有议案
必备,用于内部存档备查
决议
经讨论后,法定多数通过的决定
单一议案
对外办理审批、登记、备案,及集团内部账务处理等相关事项所需
一.13提供董事会会议使用的会册包括会册封面(参见附件十)、会议议程、议案及相关附件,董事会会册原则上应与会议通知一并于会议召开前15天发送至参会人员。
一.14签署
于会议结束时协调与会董事签署、确认会议记录文件。
特殊情况下,可会后完成签署事项,但最迟不超过会后十五日。
二、《
三、会议命名规则
各企业董事会届数通常为3年或4年一届,以各企业章程为准。
董事会命名规则如下:
规则
举例
定期会议
【公司全称】+届数+“董事会”+次数+“会议”
XX华润燃气有限公司第一届董事会第一次会议
临时会议
【公司全称】+届数+“董事会”+年份+次数+“临时会议”
XX华润燃气有限公司第一届董事会2010年第一次临时会议
四、^
五、董事会文件制作与归档要求
内容完整、文字准确、格式标准、纸型统一、装订规范、外观整洁。
会议结束后,企业应当制作董事会会议档案。
档案材料包括会议通知、通知回执、会议签到簿、委托其他董事代为出席的授权委托书、会议材料、董事签字确认的会议纪要及决议。
每次董事会会议档案应当单独装订成册,按照董事会会议名称连续编号。
会议档案由企业永久保存。
会议档案须附目录(参见附件十一)。
企业应当在每次董事会会议后一个月内,将董事会会议档案副本以书面和电子文件的形式报送股东。
公司设有股东会的,股东会文件制作标准参照董事会文件制作标准执行。
六、执行时间
本标准自颁发之日起执行。
附件一、会议通知
附件二、回执
附件三、授权委托书
附件四、会议签到簿
、
附件五、会议议程
附件六、董事会会议议案
附件七、会议纪要
附件八、会议决议
附件九、临时会议决议
附件十、会册封面
附件十一、目录
关于召开_______________公司
第_____届董事会第_____次会议的通知
…
各位董事:
兹决定召开_______公司第___届董事会第____次会议。
现将有关内容通知如下:
一、主持人:
二、召开时间:
_____年__月____日
三、召开地点:
四、参会人员:
五、列席人员:
(一)监事:
(二)会议记录人员
(三)公司邀请的其他人员
*
六、拟审议事项:
(一)[议题描述];
(二)[议题描述];
(三)[议题描述];
七、注意事项:
(一)本次会议应由董事本人出席,如因故不能出席的,可以书面委托其他董事代为出席,并在授权书中注明授权范围。
董事未出席会议、又未委托其他董事代为出席的,视为放弃本次会议表决权。
(二)请参加会议的人员带齐身份证原件、复印件。
(三)请填写《回执》、《授权委托书》(需授权董事签名)并在召开会议时交回会议联系人。
(四)由于会议时间有限,为保证会议效率,请各位董事能提前审阅会议的所有议案,并尽可能在会前形成一致意见。
八、联系方式:
姓名:
地址:
电话:
传真:
特此通知,敬请准时出席会议。
_____________公司
召集人签名:
~
_____年___月___日
附:
一、《会议回执》;
二、《授权委托书》。
回执
_____________有限公司:
关于公司召开第___届董事会第___次会议的通知已收悉。
本人拟亲自/委托代理人出席本次会议。
!
签署:
日期:
附注:
一、请用正楷书写中文全名。
二、首次出席会议的人员,请附上身份证复印件。
三、委托代理人出席的,请附上填写好的《授权委托书》(见附件三)。
授权委托书
兹委托__先生/女士(身份证号码:
)代表本人,出席___公司第___届董事会第___次会议,并代为行使表决权。
本授权委托书自本人签字后起生效,至上述会议结束时终止。
委托人签名:
委托日期:
:
_______________________公司
第___届董事会第___次会议签到簿
出席会议董事签到:
姓名
职务
有效证件号码
签字栏
(
列席会议人员签到:
#
%
会议议程
会议时间:
______年____月____日
会议地点:
会议主持:
参会人员:
董事会成员
列席人员:
[
(二)董事会秘书:
(三)公司邀请的其他人员:
议程及安排:
一、董事/委托代理人等参会人员入场、签到。
二、主持人介绍到会人员,宣布大会开始。
三、主持人宣读董事委派函、监事委派函(如有)。
四、审议《关于 的议案》 [发言人]
五、审议《关于 的议案》 [发言人]
六、审议《关于 的报告》 [发言人]
七、审议……[发言人]
八、与会董事签署会议决议和会议记要。
议案______
关于__________的议案
提议,……(希望董事会做出某种行动:
听取报告;
批准预算、拨款;
任免人事、修改章程、委托事项……)。
(概述事由,支持资料或文件作为附件并予以注明)。
以上,请予审议。
1、支持资料或文件
二〇年月日
关于制定__________制度的议案
提议,批准《制度名称(草案)》,并授权_____签署后发布。
概述《制度名称(草案)》重点内容。
具体内容请参阅附件。
"
1、《制度名称(草案)》
关于任命(职务名称)的议案
.
提名________先生/女士(身份证号码:
)担任(职务名称)。
(概述事由,如:
前任离职或新增职位)。
________先生/女士的基本情况如下:
(或先生/女士基本情况请参阅附件。
)
1、《先生/女士简历》
?
关于批准组织机构设置和岗位编制的议案
提议,批准以下组织机构设置和岗位编制方案,并授权签署后发布。
一、组织架构图
……
二、部门职责(概述)
三、岗位分类与职级划分(概述)
四、人员编制(概述)
公司编制为名。
其中:
高级管理人员名。
具体内容请参阅附件方案(包括设置和调整前后的对比说明)。
1、《组织机构设置及岗位编制方案》
`
关于批准公司______年度工资总额的议案
提议,批准公司_____年度工资总额预算,并授权签署后执行。
公司_____年度工资总额预算为元。
预计_____年在岗正式员工人,较上一年度新增人。
工资总额的项目构成如下:
示例:
项目
年预算金额
上年实际金额
工资总额
在岗正式员工
固定工资
薪酬总额较上年增幅%
考核工资
年终奖金
小计
内退员工
劳务派遣员工
。
其他人员
合计
备注:
其他人员含借调员工、外借员工及非全日制工。
(预算编制说明)
二〇〇年月日
XXX公司
第XX届董事会第XX次会议表决票
董事姓名:
XXX、XXX、XXX、XXX、XXX。
议案
表决结果
同意
反对
弃权
1、审议公司XXXX年度工作总结报告。
2、审议公司XXXX年度董事会工作报告。
3、审议公司XXXX年度利润分配方案。
4、审议公司XXXX年度财务决算报告。
5、审议公司XXXX年度经营纲要。
6、审议公司XXXX年度市场经营运作计划。
7、审议公司XXXX年度项目研发计划。
8、审议公司XXXX年度财务预算。
¥
书面意见:
董事签名:
计票人签名:
监票人签名:
请用钢笔在“同意”、“
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