工程竣工资料的整理及相关注意事项文档格式.docx
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在开工前,监理部应提出参建单位的要求提供几套,工程档案套数一般不少于两套,一套由建设单位保管,另一套原件要求移交当地城建档案管理部门保存。
讨论:
监理资料整理几套,给谁移交?
监理组在整理中都是一套资料,规定给建设单位、监理单位、城建档案馆,三套资料,是在过程中做还是交工时复印。
原则上:
建设单位与施工单位、监理单位在合同签订时,明确资料套数,一般施工和监理合同中都没有明确提出。
(按合同或协议规定的时间、套数移交建设单位。
)
三、竣工图组卷(非常重要的文件)
竣工图应按专业进行组卷,分为建筑、结构、给排水及采暖、建筑电气、智能建筑、通风空调、电梯、工艺平面布置、室外工程竣工图卷,每一专业可根据图纸数量组卷一卷或多卷。
专业监理工程师和总监如何在竣工图纸的图章上面审核和签字?
各专业监理工程师在签字前,先查看设计变更单及设计变更监理台账,与图纸对照是否设计变更单的内容全部标在竣工图纸上。
在编制竣工图应符合以下要求:
1、工程完成后,由建设单位组织施工、设计等单位按照竣工的建筑工程实貌绘制工程竣工图。
是没有提到费用的(负责组织竣工图的绘制工作,也可委托承包单位、监理单位、设计单位完成,收费标准按照所在地相关文件执行。
建设单位的职责)
2、凡工程竣工现状与原设计施工图不相符的内容,应全部按工程竣工现状清楚、准确地在竣工图上予以反映。
3、竣工图纸可利用施工图的新蓝图改绘。
4、利用施工图改绘竣工图,必须标明变更修改的依据。
施工图的结构、工艺、平面布置等有重大改变或变更的部分,变更部分超过图幅1/3的,应当重新绘制竣工图。
四、在工程资料整理中,提到永久、长期、短期保存期限的问题
1、附录:
“工程施工资料归档范围及组卷目录”表格中有:
工程准备阶段及竣工验收资料归档范围及组卷、工程施工资料归档范围及组卷、工程监理资料资料归档范围及组卷。
勘察设计单位没有提到,应上交哪些资料没有提出。
2、保存单位和期限:
施工单位、监理单位、建设单位、城建档案馆。
分别标注有:
永久、长期、短期。
永久:
是指工程档案需永久保存;
长期:
是指工程档案的保存期等于该工程的使用寿命;
短期:
是指工程档案保存20年以下。
工程监理资料中也有4家单位,也整理四套资料,多数为长期和短期资料,实际现场监理整理就一套,是复印还在过程中作资料吗?
(1)工程准备阶段:
监理委托合同,建设工程质量整改通知书,建设工程质量整改通知书,建设工程质量整改结果报告,建设工程质量复工申请报告,工程项目管理机构(项目监理部)及负责人名单。
(全为长期)
(2)工程施工阶段
工程复工申请书,
地基与基础、主体结构分部(子分部)工程验收记录表,地基与基础、主体结构分部工程质量控制资料核查记录,检验批、分项工程质量验收记录,图纸会审、设计变更、洽商记录,施工配合比汇总记录、安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录
(3)工程监理资料
工程进度计划报审表,分部工程开工报审表,分项工程检验批质量报验单,隐蔽工程报验单,砼浇筑报审表,分部工程报验单,分包单位资质报审表,单位工程竣工预验收报验单,监理工程师通知,工程联系单,工程计量报审表,勘察/设计成果核查记录,监理日志,监理规划、监理细则、监理工作记录
施工组织设计(施工方案)报审表,施工测量报验单,单位工程开工报审表,现场功能性试验报审表,工程签证/索赔报审表,监理指令(通知)回复单,复工报审表,不合格工程通知,工程(局部)暂停指令,旁站监理记录,取样见证登记表,工程例会纪要,施工监理月报,工程质量评估报告,会议签到表
不保存的:
工程材料/设备报验单,工程变更(工程洽商)通知单
五、工程档案的验收与移交(讨论:
什么工程给城建档案移交资料)
(一)在公司的《监理工程师手册》中,工程竣工监理资料移交归档规定:
1、基本要求:
(1)工程竣工验收一个月内总监(总监代表)负责办理监理资料移交和归档工作;
(2)公司技术部负责督促、检查、验收项目监理资料移交归档;
(3)项目总监(总监代表)负责组织工程竣工监理资料收集、整理、装订,经自查合格向建设单位移交和公司归档;
(4)、公司办公负责归档资料的存放及保管;
(5)、归档的资料不得外借、需查阅的由主管领导批准后在档案室当场查阅。
2、工程竣工监理资料向建设单位移交内容
3、工程竣工监理资料归档内容
(二)、工程资料验收:
1、工程竣工验收前,各参建单位的技术负责人应对本单位形成的工程资料进行竣工审查;
建设单位应按国家验收规范规定和城建档案管理的有关要求,对勘察、设计、监理、施工单位汇总的工程资料进行验收,使其完整、准确。
2、单位(子单位)工程完工后,施工单位应自行组织有关人员进行检查评定,合格后填写《单位工程竣工预验收报验表》,并附相应的竣工资料报项目监理部,申请工程竣工预验收。
总监理工程师组织项目监理部人员与施工单位进行检查验收,合格后总监理工程师签署《单位工程竣工预验收报验表》
3、单位工程竣工预验收通过后,应由建设单位(项目)负责人组织设计、监理、施工单位负责人进行单位工程验收,形成《单位(子单位)工程质量竣工验收记录》
4、城建档案馆应派人员参加国家、省列入重点工程项目或大型工程项目的预验收和验收。
5、列入城建档案馆接收范围的工程档案,应由城建档案管理部门对工程档案资料进行预验收,并出具《建设工程竣工档案预验收意见》。
6、列入城建档案馆接收范围的工程档案,经城建档案馆验收不合格的,应责成建设单位重新进行编制,符合要求后重新报送。
(三)、在《建设工程文件归档整理规范》中,第7节
7.0.1
列入城建档案馆(室)档案接收范围的工程,建设单位在组织工程竣工验收前,应提请城建档案管理机构对工程档案进行预验收。
建设单位未取得城建档案管理机构出具的认可文件,不得组织工程竣工验收。
7.0.2
城建档案管理机构在进行工程档案预验收时,应重点验收以下内容:
1、工程档案齐全、系统、完整;
2、工程档案的内容真实、准确地反映工程建设活动和工程实际状况;
3、工程档案已整理立卷,立卷符合本规范的规定;
4、竣工图绘制方法、图式及规格等符合专业技术要求,图面整洁,盖有竣工图章;
5、文件的形成、来源符合实际,要求单位或个人签章的文件,其签章手续完备;
6、文件材质、幅面、书写、绘图、用墨、托裱等符合要求。
7.0.3
列入城建档案馆(室)接收范围的工程,建设单位在工程竣工验收后3个月内,必须向城建档案馆(室)移交一套符合规定的工程档案。
7.0.4
停建、缓建建设工程的档案,暂由建设单位保管。
7.0.5
对改建、扩建和维修工程,建设单位应当组织设计、施工单位据实修改、补充和完善原工程档案。
对改变的部位,应当重新编制工程档案,并在工程验收后3个月内向城建档案馆(室)移交。
7.0.6
建设单位向城建档案馆(室)移交工程档案时,应办理移交手续,填写移交目录,双方签字、盖章后交接。
*建设工程文件移交目录(监理文件)
序号
材料文件名称
备注
一
监理规划
1
2
监理实施细则
二
监理月报中的有关质量问题
一般没有
三
监理会议纪要中的有关质量问题
四
进度控制
工程开工/复工审批表
工程开工/复工暂停令
五
质量控制
不合格项目通知
质量事故报告及处理意见
六
造价控制
工程竣工决算审核意见书
七
合同与其他事项管理
工程延期报告及审批
合同争议、违约报告及处理意见
3
合同变更材料
八
监理工作总结
工程竣工总结
质量评估意见报告
实际上,监理单位给城建档案馆的资料为:
六、总结监理资料收集整理、分类、归档
1、项目部的资料整理来看,监理资料收集基本上能满足竣工资料的整理,项目监理组要侧重竣工资料的整理、归档、移交工作。
建议:
项目部内部统一资料盒的标签和整理内容
2、在监理工作,注重上述提到的两种资料整理办法的书,没有必要用的资料尽量返回施工单位,尽量往交工资料的方向去做,减轻项目部工作量。
《建设工程文件归档整理规范》(2002年5月1日实施)、《兰州市城建档案馆关于报送城建档案质量规定》,
这里有电子版本供大家参考
3、资料不及时移交的原因:
1)工程到后期阶段,项目部的人员要抽调别的工程,监理人员对资料的衔接出现短接,现场留的人员资料整理带来困难。
往往现场就一人,各专业的资料的都有,工作量还是很大的。
建议平时每人都参与资料的整理归档、移交中。
2)本身工程在后期阶段,临时办公室的搬家,很内容丢失。
工程进行到一定阶段,能移交的尽早整理归档、甚至移交。
3)公司、项目部、监督部门对工程后期都不太重视,检查也少。
4)工程竣工往往滞后,甚至没有监理人员
4、公司、项目部对资料的移交不重视,监理人员不知道给谁交,交到哪里。
大量的资料还在施工现场放置,甚至有些交工了,还放在临时房间里,最后全部丢失。
项目部有个固定场所,甚至出租一个小地方,把一些不好移交的资料或放几年竣工的资料收集起来。
5、安装工程资料整理项目部还是没有重视。
6、项目部的检查方向应往监理资料的方向检查。
7、公司和项目部还没有资料移交表格。
可参考北京兴油工程建设监理有限公司的《监理资料交付及存档细则》的基础上进行修改使用。
8、现场资料移交外,还电子档案资料的移交。
项目部有个比较大移动硬盘,把在工程中的监理资料全部进行收集整理,供大家参考使用。
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