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1.3角色职责4
1.4参考资料4
2.系统模型4
2.1系统架构4
2.2功能模块5
3.系统功能5
3.1公文管理6
3.1.2发文管理7
3.1.3催办管理8
3.1.4立卷归档9
3.2文档管理9
3.2.1档案立卷9
3.2.2案卷存放10
3.2.3档案利用10
3.2.4档案销毁11
3.3公共信息11
3.3.1电子公告11
3.3.2大事记11
3.3.3网上论坛12
3.3.4规章制度12
3.3.5政策法规12
3.3.6常用信息12
3.4行政办公13
3.4.1外出情况查询13
3.4.2日程安排13
3.4.3接待管理13
3.4.4物品管理13
3.5会议管理14
3.5.1会议室管理14
3.5.2会议安排14
3.5.3会议纪要15
3.5.4会议查询15
3.6系统管理16
3.6.1部门及人员管理16
3.6.2流程管理16
3.6.3基础信息维护16
3.6.4文件模板17
3.6.5电子公章管理17
3.6.6系统日志17
3.7个人办公(领导办公)18
3.7.1待办事宜18
3.7.2信息提示18
3.7.3阅收信息18
3.7.4个人日程18
3.7.5备忘录19
3.7.6工作日志19
3.7.7外出登记19
3.7.8通讯录19
3.7.9在线人员20
3.7.10短信息20
3.7.11密码修改20
3.7.12个人状态20
3.7.13实时监控20
4.接口描述20
5数据描述20
5.1字典20
5.2单据/报表格式21
5.3非功能性需求21
1.概述
1.1背景
开发的软件系统的名称:
办公自动化管理系统(OfficeAutomation,简称OA)
本项目的任务委托单位:
上海市职业培训指导中心公共实训中心
开发单位:
上海市万达信息股份有限公司
协作单位:
用户单位:
主管部门:
社会保障技术部
1.2业务术语
OA:
OfficeAutomation
培训中心:
1.3角色职责
编号
角色名称
描述信息
1.
系统管理员
具有最大的管理权限,可以根据用户的需要设置岗位角色及相应权限。
并进行公用信息的维护工作。
2.
员工用户
可以根据系统管理员分配的权限,登录系统执行系统业务操作。
1.4参考资料
略
2.系统模型
2.1系统架构
办公自动化系统从设计到开发完全采用面向对象的技术,基于J2EE/.NET的B/S架构,采用了多种标准的WEB技术,包括数据库、XML等技术,从而使系统具有比较高的灵活性以及可扩充性,可以稳定、高效的运行在多种平台上,并支持多种数据库。
图2.1系统架构图
2.2功能模块
系统分为七大功能模块:
公文管理、文档管理、行政办公、会议管理、公共信息管理、系统管理、个人办公(领导办公)。
3.系统功能
图3.1系统功能
3.1公文管理
3.1.1.1收文管理
收文是指收阅政府机构及机构各部门发文。
收文包括传阅文件和处理文件,步骤大致为领导批示—>
下达不同部门处理或传阅—>
归档。
收文的流程可由用户自定义,根据各处理节点的权限设置,可以进行相应的流程操作,收文一般需要经过登记、签收、请办、拟办、分发、阅办、批阅等处理步骤。
系统对收文流程进行全程跟踪,详细记录公文的当前状态。
公文处理支持代办机制,前一步骤人员可以指定后一个步骤的实际处理人员。
支持标准格式的公文打印;
根据收文登记的信息可自动生成公文处理笺初稿。
图3.1.1收文流程示例
3.1.1.2收文登记
功能公文管理员(专门部门的人员,如办公室)负责对来文进行登记、分发处理。
其中非电子来文需通过键盘录入原文;
电子来文则可以直接作为发文的附件,需要随公文流转的其他文件,可以在本地编辑后再作为附件发放。
输入公文的基本信息(公文标题、文号、公文类型、收文日期、来文机关、公文摘要、公文处理的流程),附件。
输出登记成功/失败,公文进入公文处理流程。
3.1.1.3公文处理
功能包括收文处理的所有流程,公文根据流程定义进入每一个处理程序,处理人员进行公文处理工作,主要包括批办和承办。
批办:
上级领导的审批处理。
承办:
具体对来文办理的签批部门。
如果有权限对附件进行编辑,可以进行类似office修订功能的强制痕迹保留。
输入输入建议、意见等。
输出处理后的公文,公文进入下一步处理流程。
3.1.1.4流程跟踪
功能拥有权限的人员查看收文在整个流程中的处理情况和状态,并且可以中止流转中的流程,查看公文的催办记录。
输入无
输出选定的收文的处理流程,显示每一步骤的处理状态,已经处理的步骤显示处理结果、未处理的流程显示流程信息。
3.1.2发文管理
发文是办公室起草,发给相关部门,也可以几个机构联合发文。
发文一定有的状态是拟稿、签发、印发等。
发文的流程可由用户自定义,根据各办理节点的权限设置,可以进行相应的流程操作。
发文需要经过拟稿、批示、修改、会签、审核、签发、印发等处理。
系统对发文流程进行全程跟踪,详细记录公文的当前状态、发文审核的过程和领导审签发意见,系统提供原文修改功能,还有类似修订形式的痕迹保留功能。
支持标准格式的公文打印。
图3.1.2发文流程示例
发文拟稿
功能发文部门的人员(专门部门的人员,如办公室)负责起草发文。
填写发文的基本信息,具体内容可以直接作为发文的附件。
输入发文的基本信息(公文标题、文号、公文类型、发文日期、发文部门、拟稿人、公文摘要、份数、公文处理的流程),附件。
输出登记成功/失败,公文进入公文处理流程。
3.1.2.1公文处理
功能包括发文处理的所有流程,公文根据流程定义进入每一个处理程序,处理人员进行公文处理工作,主要包括审核-核稿-会签-签发-校对-印发等。
审核:
拟稿人的部门领导对公文把关,验证公文内容。
核稿:
由专门人员对公文的书写格式和文字把关(办公室人员)。
会签:
如果是本单位两个部门以上的联合发文或本单位和外单位的联合发文需要经过发文部门签字认可,此时可以用电子签名。
签发:
单位的领导决定该文是否能发。
可以通过电子签名来保证真实性、有效性。
校对:
相关人员按照领导签批的意见,修改文中的字句等,此时进行留痕处理。
印发:
具体办理文的人员签字并对发文盖章,此时可以用电子公章和电子签名。
输入输入建议、意见、修改内容等。
输出处理后的公文,公文进入下一步处理流程。
3.1.2.2流程跟踪
功能拥有权限的人员查看公文在整个流程中的处理情况和状态,并且可以中止流转中的流程,查看公文的催办记录。
输入无
输出选定的发文的处理流程,显示每一步骤的处理状态,已经处理的步骤显示处理结果、未处理的流程显示流程信息。
3.1.3催办管理
催办管理是对紧急突发事件或要求迅速解决的事件做出快速反应,确保在限定的时间内完成任务。
系统具有自动催办功能,对于超过办理期限或需特殊办理的公文,可以通过发送催办通知、邮件等功能实现。
对每一个催办事件都有相应的记录以备日后查询。
功能对于有处理时间限制的公文,系统在时间超过限定时间时发送催办通知、邮件,并对该催办操作进行记录。
输出催办通知,包括公文处理类型、公文标题、拟办理时间等信息。
3.1.4立卷归档
无论是收文或者发文,文件办理完毕后都需要进行归档,通过与系统文档管理的连接,对于已完成流转办理的公文,可以进行相应的归档。
功能文档或者档案管理人员查询出流转结束的文档,选择已经著录的案卷进行归档。
输入文档、案卷的查询条件
输出归档成功/失败
3.2文档管理
文档管理主要是实现对内部文件、资料、档案如文字、图片、胶片、录像等多媒体材料的管理,包括对OA系统内部生成的文件及手工录入的档案文件的管理。
文档管理包括档案立卷、档案利用、档案销毁、档案转储四类功能处理。
图3.2.1文档管理
3.2.1档案立卷
系统用户在权限范围内进行文档录入、文档信息修改、立卷、案卷信息修改、案卷拆卷。
文档的信息主要有文档名称、文档类别、文档日期等,案卷的主要信息有案卷编号、案卷类别、案卷日期等。
3.2.1.1目录管理
功能操作员对案卷建立符合实际的,利于案卷管理的虚拟目录树。
输入父级目录代码、目录名称
输出建立/修改目录成功/失败。
3.2.1.2案卷录入
功能用户输入一份案卷的著录信息,新建一份案卷。
输入案卷的著录信息(主要信息有案卷编号、案卷类别、案卷日期等)
输出案卷录入成功/失败
3.2.1.3文档录入
功能用户输入一份文档的著录信息,文档包括内部文件、资料、图片、胶片、录像等。
输入文档的基本信息(主要有文档名称、文档类别、文档日期等)
输出文档录入成功/失败
3.2.1.4案卷组卷
功能选择一批文档,归档到某一份案卷中。
输入查询条件(用于查询一批未归卷的文档)
输出组卷成功/失败
3.2.1.5案卷拆卷
功能将已经归档的文档重新置为未归档状态。
输入查询条件(查询一批已经归档的文档)
输出拆卷成功/失败
3.2.2案卷存放
管理案卷在档案室或者档案库房中存放的位置信息,可以通过查看案卷的位置信息,迅速找到需要的案卷。
功能维护案卷的存放信息
输入案卷的存放信息。
输出操作成功/失败
3.2.3档案利用
包括系统用户在权限范围内进行案卷借阅登记、案卷归还登记、案卷查询统计、文档查询统计、案卷借阅统计等。
登记的信息包括利用人、利用时间等。
3.2.3.1文档/案卷信息查询
功能用户输入查询条件,根据权限查询文件/案卷的著录信息。
根据客户的具体需求,查询可以考虑申请—批准—放开查询权限的流程,此时查询结果的展现不是即时的。
输入文档/案卷的查询信息(多条件组合查询)
输出查询到的文档/案卷
3.2.3.2借阅登记
功能核对是否借出,填写文档/案卷的借阅信息。
登记借阅信息。
输入借阅登记的基本信息,包括利用人、利用时间等。
输出登记成功/失败
3.2.3.3归还登记
功能核对借出登记记录,填写借阅归还单。
输入归还信息,包括归还人、归还时间等。
3.2.3.4文档/案卷借阅信息查询
功能查询一段时间内,文档/案卷的借阅信息
输入查询条件(多条件组合查询)
输出符合查询条件的文档/案卷的借阅信息
3.2.4档案销毁
系统用户在权限范围内进行案卷销毁登记,如销毁的时间、销毁
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