内部文件会签管理办法Word格式.docx
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(3)受阅人收到公文后,应仔细阅读公文,领会公文的精神和要求,着手办理需要本人办理的事务。
(4)对于需要受阅人回复或者办理的公文,总经办应对办理情况进行询问和催促,以提高办事效率。
催办可采取电询、函询、面询等,无论何种催办方式,都应做好催办记录。
3-4、会签要求
(1)总经办人员对于需要会签的公文,原则上应随到随送,不得积压。
凡是内容重要的急件,必须立即报告总经办主任,以便及时处理公文中涉及到的有关事项。
(2)受阅人在会签单上必须签署“已阅”,或者签署具体意见,不得简单签名。
3-5、附件
《内部文件会签单》
附件:
☆☆☆☆☆☆☆☆有限公司
内部文件会签单
公文内容
(标题):
公文字号:
受阅意见
受阅
部门
签收人
签字
日期
五、电话管理规定
1、总则
1-1、目的
为使电话发挥最大效率并节省话费,规范接听电话礼仪,特制订本规定。
1-2、适用范围
本规定适用于公司内电话的使用与管理。
2、责任主体
总经办负责本规定的拟定与修改,并负责电话的装机、移机、维修、话费控制等工作的组织管理。
各部门经理负责本部门电话的监督与控制使用。
3、电话接听规定
(1)接听外线电话的标准用语为:
“您好,南通总承包公司”;
(2)电话铃响后,应尽快接听,而不要故意延误;
(3)接听时应先报自己的单位名称,然后再问对方找谁;
(4)如果接听以后,自己不是受话人,应负起代为传呼的责任;
(5)应等对方挂断电话后再挂机;
(6)重要电话做好接听记录(见附件《电话接听记录单》),重要信息要及时处理。
4、长途电话使用规定
(1)各职能部门开通长途电话必须经分管领导批准,由总经办统一办理;
(2)通话时用语应尽量简洁、明确,以减少通话时间;
(3)拨打长途电话必须登记(见附件《长途电话使用登记表》),注明时间、事由,总经办要对记录进行抽查,发现不登记的处以100-300元罚款;
(4)禁止因私拨打长途。
违者由总经办调查落实后,视情节轻重,予以话费1-3倍的罚款;
(5)办公室对话费使用情况一个季度要进行一次梳理,对话费异常的部门要调查原因并进行处理。
5、附件
⑴《电话接听记录单》
⑵《长途电话使用登记表》
☆☆☆☆☆☆☆☆有限公司
电话接听记录单
序号
时间
来电方
主要内容
处理结果
长途电话使用登记表
起止时间
使用人
通话方
主要事由
六、政治思想教育工作管理规定
1-1、制订目的
为了加强全体员工的思想教育工作,提高广大干部职工的综合素质,加强公司部门与部门之间、个人与个人之间、个人与单位部门之间、上下级之间的沟通交流,以形成平等、民主、团结、互助、融洽和谐的人际关系,增强企业的凝聚力、向心力和战斗力,特制订本规定。
1-2、责任主体
公司各级领导和部门负责人要积极主动与部属沟通,倾听员工心声,及时做好员工的政治思想工作,不能靠简单的下命令、作指示开展工作,要认真听取员工的意见与建议,对好的意见与建议要及时采纳。
2、政治思想教育工作管理规定
2-1、组织管理
各级领导和部门负责人必须高度重视政治思想教育工作,经常不定期地与属下员工进行沟通和交流,形成完整的政治思想教育工作组织管理网络。
2-2、政治思想工作管理办法
(1)当发现所在部门员工情绪不稳定或者思想出现波动时,部门负责人要及时了解情况,做好思想工作,进行内部沟通交流,帮助解决困难。
(2)部门与部门之间,部门内部人与人之间,平时要相互关心、相互理解、相互支持,既明确分工、各司其职,又相互协调与配合,不争功不诿过。
(3)单位(部门)负责人与员工的思想交流沟通可通过面谈、内部网站、内部刊物、意见调查、座谈会、信函、电话等多种渠道:
①公司定期或不定期通过集团公司网络办公平台、南通总承包网站、《中南之窗》、各种会议等渠道及时向员工通报公司生产经营管理等方面的情况。
②公司每年组织一到两次座谈会,就企业生产、经营管理等各方面的问题广泛听取员工意见。
③公司定期或不定期以书面调查或电话采访等方式征求员工对企业生产、经营管理等各方面的意见与建议,并为当事人负责保守秘密。
④员工可通过集团网络办公平台、中南网站、《中南之窗》、员工来信来访等多种渠道、多种方式,表达自己对企业生产经营管理等各项工作的意见与建议。
2-3、政治思想工作要求
政治思想工作要及时迅速,讲求技巧,标本兼治。
3、罚则
(1)因政治思想教育工作不到位,沟通不及时不得力,影响工作的,要追究负责人的责任。
(2)对员工的意见与建议,公司领导和部门负责人要高度重视,认真对待,及时回复,员工的意见与建议应成为公司生产经营管理决策的重要依据。
对员工的意见与建议不闻不问,迟迟不予答复、办理的,要追究有关当事人的责任。
七、申诉管理规定
为维护集团公司的利益,保护员工的合法权益不受侵犯,特制订本办法。
当员工认为个人利益受到不应有的侵犯,或发现有违反企业规章制度的行为时,均可按本办法的规定向上级申诉。
各级领导和部门负责人对员工的申诉要认真对待,及时回复,妥善处理。
总经办负责各部门《员工申诉记录单》的检查工作。
3、申诉管理办法
(1)申诉方式:
包括面谈、电话、信件、手机短信、电子邮件、集团公司网络办公平台等多种形式,书面材料原则上应具真名。
(2)申诉渠道:
①向部门负责人反映情况;
②如当事人对处理结果有异议或3天内未得到解决及明确回复的,可向公司有关职能部门反映情况;
③如当事人对处理结果仍有异议或3天内未得到解决,可向公司分管领导反映情况;
④如当事人对处理结果仍有异议或3天内未得到解决,可向检查组反映情况;
⑤如当事人对处理结果有异议或3天内未得到解决及明确回复的,可向总经理反映情况;
⑥如当事人对处理结果仍有异议或3天内未得到解决,可向集团公司董事长督察组反映情况;
⑦如当事人对处理结果仍有异议或3天内未得到解决,可直接向集团公司总经理反映情况。
(3)申述原则:
①申诉应逐级进行,一般不得越级申诉。
但检举对象为自己直接上级的可越级向隔级领导申诉,检举对象为隔级领导的可直接向隔级领导的上级申诉;
②从理顺管理关系、及时解决问题的角度考虑,不提倡任何事情都直接向总经理或董事长申诉,但对一些重大不正之风(如贪污受贿、假公济私、重大盗窃、里通外合、10万元以上的重大人身、设备事故等)可直接向总经理、董事长反映。
(4)申诉要求:
①公司领导、部门负责人和接受申诉的责任部门对员工申诉必须做到有问必答,有信必复。
在接到员工申诉后做好原始记录,填写《员工申诉记录单》,并立即进行调查,根据调查结果在3天内作出处理决定。
处理决定应在第一时间以书面或电话等形式通报给申诉人,并要求其签字或确认(申诉人如果对处理决定不满意可继续向更高一级责任人申诉)。
如情形复杂,不能在3天内形成处理意见,责任部门应及时向上级汇报,并向申诉人说明原因和最后处理期限。
这种情况下,对员工申诉上级责任人可直接进行处理。
②公司领导、部门负责人和责任部门对员工申诉不得打击、压制。
③员工申诉要实事求是,不得无中生有、捕风捉影、造谣惑众、恶意中伤。
4、罚则
(1)对员工申诉,责任部门未能在三天内拿出处理意见,责任部门负责人罚款500-1000元。
(2)对员工申诉打击、压制的,给予记过处分,并视情节轻重罚款500-2000元;
由于申诉而被处理的管理人员对申诉人进行打击报复的,给予记大过处分,并视情节轻重罚款1000-5000元。
(3)申诉无中生有、捕风捉影、造谣惑众、恶意中伤的,给予记过处分,并给予300元以上罚款。
情节严重、影响恶劣者立即开除,永不录用。
《员工申诉记录单》
☆☆☆☆☆☆☆☆有限公司
员工申诉记录单
申诉人
申诉原因
处理意见
记录人
备注
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