资产管理需求分析Word下载.docx
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角色可以在项目部完结之后删除。
1新增角色
2修改角色
3删除角色
4角色授权(根据角色的含义进行功能模块和操作的划分)
5导出角色列表以Excel形式导出
6查询(支持模糊查询)
1.2.3人员管理
人员管理是根据部门结构来管理人员,人员的基本信息字段为姓名、性别、职务、所属机构、账号、密码、手机号码、邮箱地址,所属权限、岗位状态、备注、领导签字照片。
人员所在项目完结之后需要重新授权。
功能描述:
1新增人员信息
2修改人员信息
3删除人员信息
4人员授权(人员职位对应的系统中的角色进行授权)
5导出人员信息(导出可以根据点击公司组织结构来导出整个公司人员也可以点击部门导出该部门人员信息)
1.2.4资产分类管理
根据调研现将资产分类如下图所示。
1新增资产分类
2修改资产分类
3删除资产分类
具体设计如下图所示。
资产显示列表分为工程物资和机械设备配件分别为下图。
1.2.5供应商审批及管理
供应商审批管理包含经办人员提交供货商资料、部长审批、经办人员上传供方准入评审表、供应商资料库、年度合格供方清单。
1.2.6经办人员提交供货商
经办人员录入供应商基本信息,经办人员点击提交由部长审批,评审列表是所有提交给部长审批的供应商。
功能描述:
1新建供应商
2修改状态
3评审列表(点击显示所有已经提交给部长审批的供应商信息)
4查询(支持模糊查询)
1.2.7审批供应商
部长可以根据供应商具体情况同意评审、不同意评审、驳回,经办人员意见显示的是经办人员对供应商的历年的历史评价记录。
1同意评审(选中同意评审的供应商点击同意评审)
2不同意评审(选中不同意评审的供应商点击不同意评审)
3经办人员意见(点击查看以往历年的经办人员意见记录)
1.2.8上传评审结果
经办人员根据评审结果将合格供货商的评审结果上传到系统中,不合格的供应商将其状态修改为不合格。
1上传评审结果(将评审表进行拍照上传至系统)
供方准入评审记录表
编号:
供货商名称
联系人
地址
电话
传真
公司性质/税务级别
资质证明
供货范围
供货能力/售后服务
资金垫付能力
检测设备和能力
质量管理水平
环保管理水平
价格水平
企业信誉/合同守信力
备注
评审结论:
评审小组人员:
评审组长:
1.2.9供货商资料库
供货商资料库中是所有评审合格的供应商信息,可以查看上传的评审结果、历史评价信息,也可以以Excel形式导入、导出供应商信息,供货商资料库中会标记合格供应商是否已到期(供应商合格期限为一年),到期的供应商可以将其转入到经办人员提交供货商资料库中重新走评审流程。
1历史拍照(供应商历年审批评审表照片)
2供应商导入(根据开发人员提供模板进行导入)
3导出(以Excel形式导出供应商列表)
4历史评价(经办人员历年对供应商的评价记录)
5查询(支持模糊查询)
1.2.10年度合格供应商评定
集团公司在每年对供应商进行年度评审,并且将评定的结果拍照以附件形式上传至系统。
通过系统可以查询到供应商供应的所有合同以及合同明细。
1查询(可以查询所有合格供应商)。
2供应商合同查询(可以查询供应商供应的合同)。
3上传附件(上传每年对供应商的评价结果)。
第二章国外物资管理模块
2.1驻外公司国内采购计划
采购计划流程图如下图所示:
2.1.1国外物资采购计划管理
国外物资包括配件、工程物资、小型工器具,审批表分别是《机械设备配件配置审批表》、《工程物资采购计划审批表》。
采购计划的新建包含3种权限的人员可以操作,具体人员包括:
1驻外分公司起草采购计划人员。
2项目部起草采购计划人员。
3国内资产管理部相关人员用前2种人员的账号密码登陆系统帮助其起草采购计划。
采购计划管理系统设计如下图所示。
(单号改为计划编号,日期查询)
1新增采购计划(点击采购计划系统生成工程物资采购计划审批表模板,然后点击BOM清单选择购买物资,之后生成工程物资采购计划审批表)。
2修改采购计划(点击可以对采购列表清单进行修改,已提交的采购计划不能修改)。
3删除采购计划(选中要删除的采购计划点击删除按钮,已提交的采购计划不能删除)。
4查询采购计划(支持模糊查询,点击采购计划明细可以查看申请购买物资明细)。
5暂存(点击暂存会保存工程物资采购计划审批表,但不提交便于下次继续添加购买物资)。
6提交采购计划审批表(根据建表人所属部门派发至上级部门审批)。
7国内资产管理部们人员可以通过登录国外主办部门负责人系统帮助其提交物资采购计划审批表。
8数据下载(带表格、采购明细)。
9模板数据导入。
10采购计划及纸质文件拍照上传。
11国内资产管理部门可以结束流程。
12采购计划单样式,及bom字段样式。
13采购计划进度跟踪。
2.1.2国外采购计划审批
采购计划审批模式分为2种,一种为正常模式审批,另一种为非正常模式审批。
1正常模式:
主办部门负责人起草采购计划,然后通过系统一级一级派发至相关办理人员签字至审批流程结束,具体审批流程如下图所示(工程物资采购计划审批、机械设备配件配置计划审批)。
审
批
未
审通
批过
通
过
工程物资采购计划审批
机械设备配件配置计划审批
2非正常模式:
国外起草采购计划经相关人员签字之后拍照上传系统发送至国内资产管理部在有相关人员将采购计划打印出来找相关领导签字(业务部门、计划采购部、分管领导、总会计师、总裁)之后拍照上传系统,资产管理部经办人员进行审批完结操作提交至计划采购部。
采购计划审批流程分为国外分公司提交集团审批和国外分公司项目部提交至国外分公司审批之后再提交至集团审批。
分公司项目部采购计划审批功能描述:
1分公司审批处理(在系统中批准采购计划或者将已经签字的采购计划表拍照上传至系统)。
2集团审批处理(在系统中批准采购计划或者将已经签字的采购计划表拍照上传至系统)。
3驳回(分公司、集团负责审批人员可以点击驳回,驳回可以录入驳回意见)。
4审批完毕之后将已审批的采购计划派发至采购部进行物资采购。
分公司采购计划审批功能描述:
1集团审批处理(在系统中批准采购计划同时将已经签字的采购计划表拍照上传至系统)。
2驳回(分公司、集团负责审批人员可以点击驳回,驳回可以录入驳回意见)。
3审批完毕之后将已审批的采购计划派发至采购部进行物资采购。
系统设计物资审批如下图所示。
2.1.3国外物资采购
采购部领导根据系统中的采购计划进工作分派,工作分派是根据采购计划中的明细进行选择分派给各个经办人员,经办人员可以看到采购计划的全部明细,经办人可以修改分派到自己名下的采购明细,经办人员在采购环节需标记采购进程(招标询价---评审---签订合同---备货装箱)。
1采购招标:
采购部经办人员将派发来的物资采购计划清单从系统中导出发至供货商进行报价,之后将供应商的报价单通过Excel整合成价格对比表导入系统,同时将各个供应商的报价单拍照上传至系统。
2采购评审:
对供货商的报价进行评审,经办人员通过系统建立各个供应商的物资供方评审表同时将各个评审表中的物资通过系统生成的采购计划物资清单进行选择,经相关领导签字之后拍照上传至系统。
3签订合同:
新建合同模板:
(合同都有对应的计划编号)
合同分为4种(设备合同、配件合同、物资合同、其他合同)经办人员根据评审表模板生成相应的类别的合同模板,并保留合同文本电子版原件。
填写合同:
经办人员通过BOM清单选择合同中的物资明细,或通过Excel导入物资明细,同时填写系统中的合同的相关字段(合同包含合同号、供应商、物资清单、签订时间、付款方式、付款次数、每一次付款时间及付款数目)付款方式为:
信用证、一次性现金、分期、现金。
合同价格对比:
合同明细中的单价如果比系统中的历史合同中的价格高的话需要提示。
上传合同附件:
经办人员将填写好的合同打印出来并签字盖章,然后拍照上传至系统。
4合同预付款管理
系统根据合同记录中的字段统计每月需要支付的金额以及已经支付的合同金额。
1采购计划查询(可以根据时间、计划编号、部门、申请人等字段查询)。
2物资清单导出(系统以Excel形式将采购计划中的物资清单导出)。
3供应商报价单导入(经办人员根据开发人员提供的模板将各个供应商的物资清单报价整合导入系统同时将供应商的报价单拍照上传至系统)。
4填写评审表(经办人员将各个供应商的物资供方评审表所供应的物资清单通过系统提供的清单分别填写到对应的评审表)。
5录入合同(合同包含合同号、供应商、物资清单、签订时间、付款方式、付款次数、每一次付款时间及付款数目、计划编号)。
6提供合同模板。
合同管理具体设计如下图所示。
(部门改为申请单位、合同明细改为计划编号)
2.1.4国外物资验收(国内)
根据合同中购买的物资清单经办人员根据实际验收情况在系统中录入验收情况
1查询(根据申请单位、申请日期、供货商、合同价格等进行查询)
2验收(点击合同验收生成验收记录【验收人员、验收时间】)
2.1.5国外物资发运
发运方式分为3种(海运、空运、捎带)用户需提供发运合同模板。
海运发送:
1装箱:
采购经办人员根据合同明细将物资分别装入木箱,发送经办人员将各个采购经办人排好号的木箱分别装入集装箱,或者为散货,系统可以生成装箱明细(装箱时选择装箱类别【木箱、托盘】填写装箱单号)装箱选择可以跨合同,多个合同的物资可以放入到相同的集装箱。
2发运合同:
经办人员从系统中生成发运合同
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