办公自动化的基础知识文档格式.docx
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(2)信息加工
(3)信息储存
(4)信息传递
1.1.2办公室
顾名思义,办公室是办公的场所,是管理人员和文职人员日常工作的场所。
1.传统办公室
2.虚拟办公室
虚拟办公室突破了传统办公室在时间和空间上的局限性。
虚拟办公在时间上是全天候的,在空间上是超距离的。
虚拟办公室是信息时代的产物。
互联网和通信技术的高速发展,产生了新型的办公方式:
SOHO和移动办公。
(1)SOHO
SOHO即小型办公和家庭办公。
SOHO的办公环境是虚拟的。
从事SOHO的人员通常是:
自由撰稿人、平面设计师、工艺品设计师、律师、会计师和建筑设计师……
(2)移动办公
移动办公只需要给每一位办公人员配备一台笔记本电脑、一块无线网卡和一部无线电话,而不需要配备固定的办公室。
1.2办公自动化的基本概念
1.2.1办公自动化的定义
1.季斯曼定义的OA定义
2.我国专家的OA定义
1.2.2办公自动化的层次
1.事务处理型
2.信息管理型
3.决策支持型
1.2.3办公自动化的系统组成
1.办公人员
2.办公信息
3.办公程序
4.办公设备
1.2.4办公自动化系统的基本功能
1.个人办公
2.公文管理
公文管理通常包括:
收文管理和发文管理两个子系统。
3.会议管理
(1)会议策划
(2)会议内容
(3)会议准备
(4)会议管理
4.文档资料管理
文档资料管理包括:
文档资料的归档、立卷、借阅和统计。
5.日常事务管理
6.领导日程管理
7.公共信息
习题一
一、选择题
二、填空题
三、简答题
第2章办公文档的处理
2.1简单文档的制作
2.1.1使用向导创建公文
使用向导创建公文的步骤如下:
1.打开公文向导
(1)启动Word2003.
(2)选择“文件”菜单里的“新建”命令,打开“新建文件”任务窗格。
(3)在“新建文档”任务窗格的模板选项组中选择“本机上的模板”,打开模板对话框。
在“报告”选项卡中,选择“公文向导”选项,使用“新建”选项组中默认的“文档”单选按钮。
2.使用公文向导
(1)单击“确定”按钮,打开“公文向导”对话框。
(2)单击“下一步”按钮,打开“公文样式”对话框,选择“流行格式”单选按钮。
(3)单击“下一步”按按钮,打开“公文大小”对话框,选择“A4”单选按钮。
(4)保存公文
1单击常用工具栏中的保存按钮,或选择文件菜单中的保存命令,或按快捷键【Ctrl+S】,打开“另存为”对话框。
2在“保存位置”下拉列表框中,选择文档要保存的磁盘或文件夹。
3在文件名下拉列表框中,输入文档的名称。
4在“保存类型”下拉列表框中,选择Word默认的文档类型。
5单击“保存”按钮。
2.1.2从空白文档创建公文
从空白文档创建公文的程序如下:
创建新文档→输入文档→编排文档→保存文档→打印文档。
1.创建空白文档
(1)启动Word2003后,即已默认模板创建了一个空白的新文档。
(2)单击常用工具栏上的“新建空白文档”按钮,即已默认模板创建了一个新的空白文档。
(3)按快捷键【Ctrl+N】即已默认模板创建了一个空白的新文档。
(4)在“新建文档”任务窗格的“新建”选项组中,单击“空白文档”选项。
2.输入文本
创建了“空白文档”之后,即可在编辑区输入公文的文本内容。
输入的文本满一行则自动换行,而保持文本在正文边界之内。
如果需要强制换行,则需要按Enter键。
(1)输入汉字Windowsxp提供了多种中文输入法,此外,用户也可以根据需要安装其他的中文输入法,如无比自信输入法。
(2)输入符号
1使用PC键盘输入常用的符号。
当切换到中文输入状态时,可以用PC键盘输入常规的中文标点符号。
2使用中文输入法软键盘输入中文符号。
右击输入法状态栏“软键盘”按钮,弹出“软键盘”菜单,该菜单提供了13种软键盘。
当某一软键盘被激活后,从键盘上输入的符号将变为该软键盘上对应的符号。
单击输入法状态栏上的“软键盘”按钮,将隐藏或显示选定的软键盘。
3使用“插入”菜单输入符号
3.设置页面
(1)设置纸张
在“页面设置”对话框中,选择“纸型”选项卡。
(2)设置页边距。
设置页边距的操作步骤如下:
1在“页面设置”对话框中,选择“纸型”选项卡。
2在“页边距”选项组的上、下、左、右和装订线组合框中,输入相应的值。
3在“方向”选项组中,选择页面的方向。
4各选项设置完后,单击“确定”按钮。
第3章办公中因特网资源的利用
3.1Interent基础知识
现代办公已经离不开Interent。
为此,办公人员首先要了解Interent基础知识。
3.1.1Interent概述
1.Interent的起源与发展
20世纪60年代末,美国国防部高级计划研究署组建了ARPANET网络,并成功的开发了用于连接异构网络的TCP/IP协议。
2.Interent的特点
Interent具有规模大、费用低、共享性和平等性等特点,而他最大的特点是共享性。
3.Interent的服务
目前Interent中的服务已达数万种以上,其中多数服务是免费的。
Interent最主要的服务有:
电子邮件、万维网、文件夹传输、远程登录、电子公告系统等。
3.2电子邮件
电子邮件简称E-mail,昵称“伊妹儿”,是Interent用户之间使用最频繁的通信服务。
电子邮件速度快、可靠性高、价格便宜,它不像电话那样要求通话双方同时在场,可以以信多发,可以将文字、图像、语音等多媒体信息集成在一个邮件中传送。
3.3网络会议
目前常用的网络会议软件是微软公司开发的NetMeeting,其特点是兼容性好、操作方便。
利用NetMeeting可以实现网络视频、音频传输,使得网络视频会议成为现实。
3.3.1NetMeeting运行环境的实现
1.运行NetMeeting的硬件环境
(1)网卡和调制解调器
(2)声卡。
最好配置全双工声卡
(3)摄像头或摄像机
(4)麦克风、耳机和音箱
2.NetMeeting的工作方式
(1)直接使用IP地址呼叫对方
(2)通过目录服务器使用NetMeeting
3.NetMeeting客户端的设置
(1)选择“开始”菜单中的“远行”命令,打开“运行”对话框,输入“conf”,然后单击确定按钮,打开NetMeeting对话框。
(2)单击“下一步”按钮,打开NetMeeting个人信息对话框。
其中“电子邮件地址”文本框不能随意填写。
(3)单击“下一步”按钮,打开NetMeeting目录服务器对话框。
选中“当NetMeeting启动时登陆到目录服务器”复选框,并在“服务器名”组合框中输入目录服务器的域名地址。
(4)单击“下一步”按钮,打开NetMeeting确认网络连接方式对话框,选择“局域网”单选按钮。
(5)按照提示,依次单击“下一步”按钮,确定快捷方式、调节音频设备、测试回放音量和录音音量,最后单击“完成”按钮,结束NetMeeting客户端的设置。
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