办公室管理形考答案Word文档格式.docx
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B、决策性
C、专业性
D、主动性
第5题:
办公室布置要注意()(1分)
A、上司单独用的办公桌椅靠墙放
B、一般办公室桌椅最好面对面放置
C、.打字、复印间离上司办公室近些
D、各种沟通、保密
第6题:
传真机的使用哪一项是不对的()(1分)
A、发送前检查原稿质量
B、随时随地可向对方发送
C、不宜发送礼仪性文本
D、不宜发送私人、保密文本
第7题:
以下文员订购和储备办公用品的行为中,哪一项是不适宜的()(1分)
A、保留一张购货订单,收到货物时一一核对打勾
B、让员工们随意领取办公用品
C、通过电话订购或传真订购,可以提高交货速度
D、用库存一览表来储备办公用品
第8题:
以下文员的工作顺序中,哪一项是正确的()(1分)
A、没有任何设想就应着手从事该项工作
B、文员也应具有适当判断情况,以机智应对的应变能力
C、上司分派两项以上工作时,按照先来后到顺序进行
D、上司所指示的工作如果不合适,可以不实施
第9题:
文员必须管理好金钱,学会节约开支,以下行为中哪一项是不恰当的()(1分)
A、最好到价格便宜的商店去购买,质量并不重要
B、作出预算,按月或季度预计办公室的开销来控制开支
C、采购大量物品时可以享受批量折扣,就一次多购买一些办公用品
D、限制不必要的长途电话,轻易不要选择快递服务
第10题:
文员必须具有合作精神,以下合作方法中哪一项是不适宜的()(1分)
A、善于同他人合作,密切配合,步调一致
B、应该有自己的个性,尽可能使别人服从自己
C、配备文秘人员时遵从异质结合的原则
D、公允地与同事分享胜利的成果,分担失败的责任
第11题:
在使用复印机的过程中,以下哪些内容是不恰当的()(1分)
A、接通电源可立即复印操作
B、选定复印纸后要抖松消除静电
C、选择复印倍率来决定复印纸尺寸
D、复印完毕应取下复印品和原稿
第12题:
现金通常放在一个带锁的盒子里,放在带锁的办公桌抽屉里()(1分)
A、现金通常放在一个带锁的盒子里,放在带锁的办公桌抽屉里
B、把每一次支出的数额都记在零用现金单据中
C、标准的零用现金单据有一个签名
D、不允许任何人从零用现金基金里借钱
第13题:
文员按照“优先顺序”处理工作,以下哪一项是不适宜的()(1分)
A、先将自己想做的工作以重要程度为标准分类
B、其次以紧急程度和重要程度为标准分类
C、同时考虑上司的意向和文员本身的工作效率
D、可以按照文员自己的习惯进行工作
第14题:
文员传达上司的指示时,那一项做法是不适宜的()(1分)
A、传达可以根据上司主要意思,夹进自己的意见
B、必要时可形成文字材料,照本宣科
C、不可在普通电话、普通函件里传达有秘密内容的指示
D、重要的指示,应该要求被传达者复述一遍,以免漏听或漏记
第15题:
以下关于投影机的使用哪一项是不适宜的()(1分)
A、安置窗帘遮挡室外光线
B、与其他设备正确连接
C、应设置电脑的桌面屏幕保护功能
D、
第16题:
文员在进行办公室布置时,以下哪些行为是不适宜的()(1分)
A、准备一些敞开的文件夹,贴上相应的标识条
B、办公桌抽屉物品要摆放整齐,不要放得太满且要经常清理
C、较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上,用标签贴在各种物品的下方
D、下班前要整理好自己的办公桌,把文件、资料收藏好以免丢失和泄密
第17题:
以下关于录音机的使用哪一项是不适宜的()(1分)
A、录音时需将监听开关至于“ON”位置
B、想保存录制好的内容,可将磁带盒两侧的防抹片除掉
C、机内话筒录音,注意最佳录音距离为30—150厘米
D、录音时要防止杂音混入,可采用传输线录音
第18题:
文员必须管理好自己的时间,以下利用时间的行为中哪一项是不适宜的()(1分)
A、定好目标,把想做或需要做的事情写下来
B、尽量控制外来干扰,把重要工作安排在安静、有效的时间段里去做
C、每天把工作安排得超出工作时间,给自己压力
D、对每一项工作作出安排,定好最后期限
第19题:
以下哪些接打电话的行为是不正确的()(1分)
A、受到通话对方极大的责难,应针锋相对回击
B、给上司的留言正面朝下放在他的办公桌上
C、做记录时可以在便笺下垫一张复写纸,以防遗失后备用
D、中途因有事需放下电话请对方等待时,应把话筒朝下放置
第20题:
以下接打电话的行为中,哪一项是不适宜的()(1分)
A、电话机旁随时放着电话记录单或便笺和笔,一有留言就能立即记录
B、文员离开办公室时,要安排别人替你接电话
C、应随时使用手机在飞机上、饭店里、大剧院等进行联系
D、如果已经回电,但没打通,切记要再联系
第21题:
邮件的寄发不要考虑以下因素()(1分)
A、时间
B、便利
C、经济
D、爱好
第22题:
以下哪些标准不是文员分拣邮件应该遵守的?
()(1分)
A、按收件人姓名分拣
B、按收件部门名称分拣
C、按私人公务标准分拣
D、按邮件重要性分拣
第23题:
文员打印寄往欧美国家的信封,寄信人姓名、地址应该打印在()(1分)
A、右下角
B、左上角
C、右上角
D、左下角
第24题:
文员打印寄往欧美国家的信封,收信人内容的打印顺序应该是()(1分)
A、国名、地址、部门、姓名
B、姓名、地址、部门、国名
C、姓名、部门、地址、国名
D、姓名、国名、部门、地址
第25题:
文员如果误拆了非本公司的信,应该()(1分)
A、在信封上注明“误拆”,写上自己姓名的缩写,并把信重新封好并退回去
B、在信封上注明“误拆”,写上自己姓名的缩写,把信敞开并退回去
C、在信封上注明“误拆”,把信重新封好并退回去
D、写上“查无此人”,并把信重新封好退回去
第26题:
邮件送到单位所租的信箱,由文员开启,取出邮件带回办公室,以下哪些事情与文员的工作要求不一致()(1分)
A、每天开箱次数与邮局投递次数一致
B、取出邮件立即返回办公室
C、.事先带上包袋装邮件
D、应提高办事效率,把取邮件与其他事一起办
窗体底端
判断题
办公室环境布置的目的之一是为了建立挡驾制度。
()(1分)
对
错
文员第一次做一项工作时应该快一些,如果错误可以再做一遍。
文员传达上司信息时,可以把上司的话语加多或减少,以个人的口吻把话转达。
在阳光明亮的教室和会议室内使用投影机,效果不受影响。
办公室环境布置的目的之一是为了有利于保密工作。
小办公室的优点是节省空间,空气流通,联系方便。
文员应有效利用时间,可以把重要工作如写报告等与其他工作安排在一起去做,()(1分)
对于紧急而重要的事,文员应作书面请示,留档备查。
无论是什么样的文本和图表几乎都能通过传真发送,因而文员传递信息应首选传真。
办公室的灯光照明要避开自然光,最好用人工灯光。
如果文员要找的人是一位比上司地位高的人或尊长,你跟对方的文员说完之后就应该叫上司接过电话,告诉上司要找的人马上就会来听电话,让上司直接与对方通话。
文员代替上司传达不利消息时,因为当这个信差很困难,所以要拖到最后一刻行动。
因为上司震怒,自己转达口信的语气也应该变成上司的语气。
文员在接听电话时,如果投诉者无端辱骂,可把他使用的字眼写下来,以做证据,再慢慢地向他解释:
“邓先生,如果你一直说脏话,我就没有办法再跟你谈下去了。
”()(1分)
文员应避免不必要的通信和邮寄,尽可能把频繁的联系集中起来分批进行。
文员对报纸和杂志的处理,可以挑出上司喜欢的报纸和杂志放在他的办公桌上,其他的放在报刊架上供大家阅读。
问答题:
什么是受意?
受意有几种?
办公室人员应怎样运用受意方法?
(8分)
答:
1.受意是文员接受和领会一司意图。
2.一种是直接受意,另一种是间接授意。
3.文员要善于领会上司意图,按上司意图办事,但要防止把上司酝酿过程中的意图当中上司的授意,把上司的质疑、设问误认为上司的指示。
要做到:
备好记录本,记录下指示要点。
注意倾听,用心判断指示的用意。
必要时可以提问,直至明了意图为止,但不要打断谈话。
如有不同意思,可以公开提出,但要言之有理,并要注意方式、态度。
按受指示后,要不失时机地贯彻实施。
文员进言是指什么?
进言具有什么作用?
方法和要求是什么?
(8分)答:
1.进言是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或规劝;
2.参谋作用;
3.补缺作用;
4.增进关系作用;
5.适事。
紧急的事,重要的事,上司需要道知的事;
6.适时。
考虑时机;
7.适地。
看场合;
8.适度。
要注意掌握分寸。
文员所作的口头报告的基本方法是怎样的,有什么要求?
1.不要失去报告的适当时机。
报告时机原则上最好是在完成被指示工作之时,但有时也要在尚未完成之时先作期中报告。
2.不要弄错报告对象及顺序。
要直接向指示工作的人(上司)报告,报告的顺序基本上是先说结论,接着依照必要说明的理由及经过。
案例分析题:
小李是刚到公司的文员,公司办公室内有各种文件柜、储物架、书报架,办公室主任给她配置了带锁的办公桌、电脑、电话机,还给了她新的文件架、文具用品盒、各种笔、胶水、剪刀、参考书、需要翻译的资料、公司印章、印盒、墨水、复印纸(2刀),要求小李整理好办公桌,把东西分门别类放置在适当的位置。
小李应该怎么做?
(10分)
电话放在办公桌左边,便于左手摘机,右手做记录;
电脑放在右边;
新文件夹放需要翻译的资料,在文件夹上贴上相应的标识条;
各种笔、胶水、剪刀、印盒等文具分门别类放在文具用品盒内;
参考书应该放在桌子上面或伸手可以拿到的抽屉里;
公司印章放入办公桌带锁的抽屉内;
墨水放置在储物架底层,复印纸放在下面几层。
文员小曹向分管营销业务的孙副经理请示了业务处理的意见后,又遇到了负责宣传的张副经理,小曹又向他作了请示,结果两位领导的意见很不一致,小曹无所适从,两位领导也因此矛盾加深。
孙认为小曹与张关系亲近些,支持过张,认为小曹有意与他作对;
而张认为此业务是他引介的,小曹应先同他通气。
请你分析小曹这样做对不对?
错在哪里?
面对这种情况小曹应该怎么办?
1、小曹犯了多头请示的错误。
遵照领导职权分工、单向请示的原则,既然向主管领导请示了,就应按孙的意见办,不应多头请示。
2、在工作上不应过分亲近或疏远某领导,以至落到尴尬
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