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车辆管理规定35
会议制度
会议是传达、贯彻上级精神、总结经验、表彰先进、批评谬误和统一思想、部署工作的活动。
会议要求精练,议题要集中、明确,时间要简短,会议要有准备,讲究效能。
一、例会:
包括部门工作会议、部门领导办公会议、员工会议及年度工作会议四种形式。
1.部门工作会议:
以部门为单位召开的员工会议。
每星期一次(逢星期一上午),由部门经理主持召开。
主要检查上周工作,进行工作讲评,研究部署本周工作。
2.部门领导办公会议:
由部门经理以上人员参加的公司工作会议。
每月一次,由总经理主持召开。
主要检查、总结一个月的工作情况,研究、统一下一阶段的工作目标和方向,明确、布置下一个月的工作任务和工作重点。
3.员工会议:
由公司本部员工参加的会议。
每季度一次,由总经理主持召开。
主要进行季度工作小结,分析季度工作形势,表扬好人好事,指出存在问题,部署下一部总体规划、任务和工作措施,以及传达上级的有关精神等。
4.年度工作会议:
分半年和全年工作会议,以公司全体员工参加的工作会议。
由总经理和有关部门作出会议的安排,提出要求,一般先在部门活动,再由总经理召集部门领导活动,最后召开员工大会。
会议主要进行年度工作总结、分析形势、表彰先进,找出经验教训,作出新年度的规划安排和开展年度工作的措施、要求。
二、临时性会议:
临时性会议是根据工作需要而不定期召开有关人员参加的会议。
根据情况各部门、各级都有权力以各种形式召开会议。
临时性会议要议题明确、内容简要、效果明显。
三、会议均包括会前准备、会中组织与会后落实工作。
行政部具体负责会的记录和会议精神的落实检查工作。
办公用品管理规定
为加强办公用品的管理合理化,特制定本规定。
一、本规定所称办公用品为消耗品、管理消耗品及管理品三种。
1、消耗品:
铅笔、刀片、胶水、胶带、浆糊、大头针、图钉、曲别针、橡皮筋、笔记本、复写纸、卷宗、标签、便条纸、信纸、橡皮擦、夹、水蜡、打印油、圆珠笔、钉书针……等。
2、管理消耗品:
签字笔、白板笔、笔式擦、萤光笔、涂改液、打印台、电池……等。
3、管理品:
剪刀、美工刀、钉书机、打孔机、大型削笔器、钢笔、打码机、姓名章、日期章、日期戳、计算器、印泥……等。
二、办公用品分为个人领用与部门领用两种。
“个人领用”系个人使用保管用品,如圆珠笔、橡皮擦……。
“部门领用”系本单位共同使用的用品,如:
打孔机、大型钉书机、打码机……等。
三、消耗品可依据历史记录(如以过去半年耗用平均数),经验法则(估计消耗时间)设定领用管理基准(如圆珠笔每月每人发放一支),并可随部门或人员的工作状况调整发放时间。
四、管理消耗品文具应限定人员使用,自第三次发放起,必须以旧品替换新品,但纯消耗品不在此限。
五、管理性文具列入移交,如有故障或损坏,应以旧品换新品,如遗失应由个人或部门赔偿或自购。
六、办公用品的申请应于每月二十五日由各部门提出“办公用品申请单”(附表1)交综合部统一采购,次月一日发放。
但管理性文具的请领不受上述时间限制。
七、每人及每单位设立“办公用品领用记录卡”(附表面化)一张,由综合部统一保管,于办公用品领用时分别登记,并控制办公用品领用状况。
八、办公用品严禁带回家私用。
九、综合部可向文具批发商采购,其必需品、采购不易或耗用量大者应酌量库存,特殊文具无法采购时,可以经综合部同意授权各单位自行采购。
十、新进人员到职时,由用人单位提出办公用品申请单向综合部请领办公用品,并列入领用卡,人员离职时,应将剩余办公用品缴交综合部。
十一、印刷品(如信纸、信封、表格……)除使用部门有特殊需要外,其印刷、保管均由综合部统一购买。
合同管理规定
一、目的:
规范合同的评审、签署、履约跟进、归档管理工作程序,确保公司利益、信誉得到保障。
二、本规定适用于物业服务分公司所有合同的管理工作。
三、合同管理的范围:
包括对外提供服务的合同和对外委托服务的合同。
(一)对外提供服务的合同,包括以下几类:
1.开发/建设单位或业主委员会委托进行物业服务的合同;
2.对外租赁合同;
3.公司承诺提供的常规服务和管理;
4.顾客(业主、住户或其他委托方)委托公司进行采购、安装、修缮、装修、贮存、检修、保养、清洁、搬运及其他有偿服务的合同;
5.公司车库、车棚、车位使用或泊车合同;
6.其他对外提供服务的合同。
(二)对外委托服务的合同,包括以下几类:
1.采购合同;
2.招标合同;
3.劳动合同;
4.公司委托供应商或其他受委托单位进行采购、安装、修缮、装修、贮存、检修、保养、清洁、搬运等合同;
5.其他须进行对外委托服务的合同。
四、合同的规定
(一)一般情况下由合同的执行部门负责制定,其内容包括以下条款:
1.标的;
2.数量和质量(或工作内容);
3.价款或酬金;
4.履约期限、地点方式及其他履约条件;
5.合同终止条件;
6.违约责任;
7.专用合同约定的其他必要条款。
(二)各种合同若有合同范本,可依照合同东西填写或修改各项条款。
五、合同评审内容:
1.对外提供服务合同的评审内容:
——公司的履约能力;
——顾客提供的价格;
——合同的风险
——合同的条款是否明确;
——合同的社会效益;
——其他需要评审的内容。
2.对外委托服务合同的评审内容:
——分供方的履约能力;
——分供方提供的价格;
——分供方的信誉;
——分供方提供服务的售后服务;
——合同是否违法;
——合同的风险;
——合同履约监控能力;
六、合同的签署与生效
1.合同经评审合格,由分公司经理签署。
非书面的合同除外。
2.所有书面合同均须加盖印章,合同页数在一项以上的必须加盖骑缝章。
3.经签署并加盖公司印章的合同正式生效,须公证的合同,经公证后生效。
4.生效的合同原则一式四、肆份,公司与顾客各两份,需进行公证的须报公证机关报一份备案。
七、合同的编号与归档
1.书面合同统一进行编号,编号的方法按《档案管理规定》办理。
2.一般情况下书面合同由公司品质部统一归档(经总经理审批同意,由其他部门保管的除外),归档方法按《档案管理规定》办理。
3.品质部归档合同原件,合同履行完毕或需分阶段付款的,报财务部存档一份,部门需按合同条款监督顾客履约的,按《档案管理规定》办理复印审批程序后,由部门负责人保管一份复印件。
合同执行完毕后,须将合同返还品质部。
4.合同条款涉及保密事项的,有关部门均承担保密责任。
八、合同的履约
1.对外提供服务的合同,由提供合同服务的部门负责履约,重要的合同由经理或品质部监督履约。
2.对外委托服务的合同,由合同执行部门监督分供方履约,重要的合同由经理或品质部监督履约。
3.合同执行部门须将合同履约阶段性情况向经理汇报,重要合同须以书面形式汇报。
4.品质部监控所有书面合同(员工劳动合同除外)的履约进度,对违反合同进度的及时向经理汇报。
5.合同履约完毕,对重要合同的执行效果应再次进行评审。
九、合同的变更与废止
合同双方不能履约或不能完全履约或合同中须变更废止情况出现需进行合同条款变更或废止时,由合同执行部门向品质部提出合同变更申请,品质部门按合同评审程序跟进评审变更条款或废止合同,重要合同由总经理直接组织变更条款或废止合同。
十、合同的续约
合同期满且需办理续约的,由合同执行部门按合同要求提前通知品质部,由品质部经理按合同评审程序跟进评审,重要合同由经理直接组织合同评审。
十一、合同的统计
每年12月31日前,由品质部对书面合同进行清查统计,写出专题报告。
专题报告内容包括:
合同清单,履约完成情况,存在或需跟进的问题等报经理审阅。
经理给出批示意见,由品质部按总经理批示意见办理。
十二、记录:
书面合同必须有书面的评审记录,与合同一起归档保管。
服务标识管理规定
规范服务标识的使用与设置,为小区住户的居家工作、生活提供方便。
二、本规定适用于管理分公司各类服务标识的设置、使用、控制工作。
三、服务标识的使用、设置范围
凡在物业服务服务工作中容易引起识别错误或不方便住户生活、不便于物业服务工作进行的地方均应设置和使用服务标识。
四、常用标识的种类:
(一)服务人员的标识:
1.物业服务分公司各类管理人员均着不同颜色、式样统一的服装,包括秩序维护人员、清洁工、绿化工、管理员、机电维修工和办公室文员、管理人员;
2.各类服务人员在当值工作时必须配戴统一的工作卡。
工作卡应明显标识出该工作人员的姓名、编号、工程、岗位职务和投诉电话,便于住户识别、记忆。
(二)各类服务场所的标识:
1.公司机关和君悦豪庭各班组的大门均设置有醒目的门牌和指引牌。
门牌要求制作精美、标识出公司或部门名称;
指引牌要求精美雅致、清晰指引出方向或位置、结实耐用;
2.住户服务中心、会所、泳池等公共服务场所寻求服务、消费时无须再询问即可完成全过程。
(三)各类服务产品的标识:
1.提供给住户的《住户手册》或其他公开文件,如通告、公告、通知均应明确标识出发文部门、适用范围和必要的沟通、服务电话;
2.提供给住户的各类有偿服务产品,在提供给住户时,均应让住户有明白的签收、验收记录;
均应在提供产品时标清送货、出货部门、时间、使用说明,以免误用。
(四)所管理的各类物业标识:
1.各类房屋用楼号、单元号、楼层号、房间号均以标牌予以识别;
整个小区的街道、方位均用标识牌标明街道名称、小区方位;
2.各类设备房如变配电室、水泵房、停车库等均用标识牌清晰标识出名称。
(五)特殊场所、环境的标识:
1.消防箱、消防栓、消防管道用红色标识,且在消防箱上喷有“119”报警电话提示;
2.紧急疏散通道用消防疏散照明指示出通道位置及逃生方向;
3.重点设备如电梯用标识牌标识出其位置及使用注意要点。
(六)替住户保管的产品均用标签、标牌标明其贮存场所以免混淆。
(七)设备设施标识:
1.配电室(高低压)必须用标牌标识,并注意“非工作人员请勿入内”的要求。
高压配电柜必须悬挂“高压危险”字样;
2.中央空调机组、水泵房机组必须标明机组机号;
3.凡有使用范围限制的设备、设施应采用标识牌明显标识出限制使用的范围;
4.因设备检修而影响到住户日常工作、生活时,维修人员应当在工作现场明确标识如“电梯维修”等警示。
(八)停车场及泊车位和行驶速度,以标示牌车位线和禁停线予以标识。
有建筑高度限制车辆最大高度的,应在建筑物车辆通过位置作限高的标识。
五、标识的设置要求
1.便于观察。
2.便于识别。
用图形和符号进行的标识,图形和符号应符合相关的
标准或通用法则。
3.便于实施。
4.不易被人为因素变动其标识的内容和位置。
5.具有可追溯性:
1需要进行追溯的标识应具有唯一性。
如编码、日期、来源、相
关人员签名等;
2有追溯性要求的标识(如记录、合同、单据、凭证)不允许有
非授权的涂改。
六、标识的设置制作程序
1.相关使用、责任部门提出设置申请。
2.综合部进行审核。
3.审核通过后报管理分公司经理审批。
4.批准后由综合部对外联系制作
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