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HJackson,Esq.,但“Esq.”在美国只用于某些人,如:
法官,地方长官等。
2如某公司名称由人的姓名组成,则可用“Messrs”一字作为对该公司的尊称如:
Messrs.DavidBrown&
Co.
4.称呼(Salutation):
英式为“DearSirs”,美式为“Gentlemen”。
难以确定对方性别可用“DearMadamorSir”。
5.正文(Message)
6.结束语(ComplementaryClose):
Yoursfaithfully,Yourstruly,Sincerelyyours.
7.签名(Signature):
手签。
代签则注以perprocuration;
perpro;
P.pro.或P.P.以代理,如:
perpro:
GuangzhouTradingCompany
StylesofEnglishBusinessLetters商务信函的格式
商务往来常常采用以下6种格式:
1.全齐头式(TheCompleteBlockForm)
2.齐头式(TheBlockForm)
3.半齐头式(TheSemi-blockForm)
4.缩进式(TheIndentedForm)
5.简化式(TheSimplifiedForm)
6.倒缩式(TheHangingIndentionForm)
TheSuperscription信封的写法
表示信函类别的信封标志有:
OrdinaryMail平信ByAirMail(ParAvion)航空
Registered(Reg./R.)挂号Double-Registered双挂号
Express快件ExpressDelivery特快专递
ExpressMailService(EMS)特快专递Sample样品
PrintedMatter印刷品PhotoInside内有照片
ParcelPost包裹邮件Local本埠
WithCompliments赠品Urgent急件
Immediate要件Personal亲启
Private私人信件Secret密件
Topsecret绝密Confidential机密
Rush快件;
etcx.
Tips(提示):
1.写给已婚女性的信,信封上应称呼为Mrs.+丈夫的名字,写信给两位及两位以上的男士时,应用Messers.+姓名1+姓名2+……;
写信给两位及两位以上的女士时,应用Misses+姓名1+姓名2+……,写信给夫妇时,可写:
MrandMrs+丈夫的名字。
2.如果信要请某人转收,则应在收信人下面写:
C/O+代收人的姓名,C/O=careof,意即转交。
ChapterTwoLanguageSkills,NormalizeandWritingPrinciples商务信函的语言技巧、规范化及写作原则
1.实用表达(PracticalExpressions)
信函语汇中包括一些常用套语,现列举如下:
(1)“依照您的请求/意图”
asyourequested/asyouinstructed/atyourrequest/accordingtoyourrequestorwish/inaccordancewithyourrequest/incompliancewithyourwishes/followingyourdirections
(2)“承前一信/电话/会议”
furthertomylettersofMay1st/followingonourletterofMay1st/asafollow-uptoourtelephoneconversation/inthewakeofthe…meeting
(3)“我方了解到/注意到”
wenoteornotice/weseeorunderstand/wehavebeentold/wehavebeennotified/welearnedorhavelearned(from…)/wehavebeeninformed(by…of…)
(4)“尽力”
tryto/attemptto/makeeveryeffortto/doeverythingwecando
(5)“若贵方同意”
if(theplan)meetswithyourapproval/if(theplan)isacceptabletoyou/ifyouapproveof(theplan)/iftheideaappealstoyou
(6)“(望)即赐复,速复”
(togivesb.)apromptreply/anearlyresponse/animmediatereply
(7)“请接受我们的...”
Pleaseacceptourapology/congratulations/assurancethat…
(8)“现附上”
Attachedis/Pleasefindattached/Attachedare/Weareattaching/Ihaveenclosed/You’llfindenclosed
(9)“供参考/批阅/指正”
foryourinformation/foryourconsideration/forreview/forrecommendation
TheSevenC’sforBusinessWriting商务信函七原则:
7C:
courtesy礼貌,consideration体谅,completeness完整,clarity清楚,conciseness简洁,concreteness具体,correctness正确
ChapterThreeEstablishingBusinessRelations建立业务关系
1.ComprehensiveKnowledge(综合知识)
新的贸易对象的名址一般可以从以下几个途径获得:
(1)国内外商会(ChamberofCommerce);
(2)大使馆(Embassy),领事馆(Consulate),商务参赞处(CommercialCounsellor’sOffice);
(3)海外关系及其他客户;
(4)媒介上的广告;
(5)市场调查;
(6)商品交易会、展览会等;
(7)银行;
(8)贸易代表团体的互访;
(9)自我介绍。
2.建立业务关系的信函一般包括以下内容:
(1)告诉对方是如何获悉其地址和业务范围的,并表示意图与对方建立业务关系;
(2)向对方作自我介绍(企业性质、业务状况、经营范围、信誉声望等);
(3)以礼节性的语言结尾,表明对对方回复和合作的希望。
同时,对于一般试探性接触的来函应该及时、认真地予以回复,切忌置之不理。
回函应包括:
(1)引出对方的来函日期(Date)和编号(Ref.No.);
(2)对对方的来信和诚意表示感谢;
(3)说明我方的态度,交代汇寄资料,如不能满足对方要求,应婉述原因,真诚地表明歉意,为以后可能的交易留有余地;
(4)说明我方的明确打算。
Gentlemen:
Wehavelearnedfromthecommercialcousellor’sofficeofourEmbassyinGuangzhouthatyouareoneoftheleadingexportersChinesedinnersetsandenjoyagoodreputationformorethan40yearsintheworldmarket.
Wewouldliketoenterintodirectbusinessrelationswithyouonthebasisofequality,mutualbenefitandexchangingwhatonehasforwhatoneneeds.
Togiveyouageneralideaofthescopeofourbusinessactivitiesandtheavailablecatalogueforexport,weencloseabrochureandaprice-listunderseparatecover.Quotationsandsampleswillbeairmailedtoyouuponreceiptofyourspecificinquiry.
Welookforwardtoyourfavourablereply.
Yourssincerely,
先生们:
承蒙我方驻广州大使馆商务参赞办公室的介绍,我方获悉你方是中国餐具的主要出口商之一,40年来在世界市场上享有很高的声誉。
我们希望在平等互利、互通有无的基础上与贵方建立直接的贸易关系。
为使贵方对我们的经营范围和可供出口的商品类别有所了解,我们另函附上产品手册和价目单。
一接到你方的具体询价,我方将航寄报价单和样品。
静候佳音。
谨上
DearSirs,
WewritetoofferourservicesasyouragentsinGuangzhouif,however,youarealreadysatisfactorilyrepresentedhere,pleaseignorethisletter.Thereisagrowingdemandherefortextiles,especiallyfancyworstedsuitingsandprintedcottonfabricsandtheprospectsarereallyexcellentforgoodqualityfabricsatcompetitiveprices.Assoonasweareinpossessionofdetailsandsamplesofyourrange,weshallbeinapositiontoadviseyouontheirsuitabilityforthisparticularmarket,toselectqualitiesthatarelikelytosellwellandthentovisitourcustomerswiththem.
Withregardto
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