采购部标准操作流程Word格式.docx
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采购工作程序IssuedBy签发人:
Ref.No编号:
PUR001ApprovedBy核准人:
Page页码:
1of1EffectiveDate生效期:
Distribution抄送:
Procedures流程:
采购工作流程图
申购单各使用部门经理或主管
计划采购计划外采购
采购部征询确认采购部经理、采购员
总经理
领导签批财务总监
采购部经理
采购任务采购部经理,采购员
采购部经理
实施下次采购作为参考
确定供货商总经理
评议小组:
总经理、采购总监、申购部经理
实施采购
验收采购员、仓管员、供货商
征询使用部门意见意见反馈执行任务采购员
传递报销单到财务文员
结案:
记录与存档采购部文员
物品申购程序IssuedBy签发人:
PUR002ApprovedBy核准人:
1of1EffectiveDate生效期:
按照各种物资的分类和采购方式,各部门应该选择适当的申购方式。
1.计划采购:
使用部门根据下月工作计划和物资耗量,在本月底申报下月所需物资的品名、数量、质量、规格、用途及到货时间,由财务部汇总,根据仓库库存量对申购的数量进行审核,经采购部确认后,再报总经理审批。
采购部实施分批采购。
2.仓库申请采购:
仓库存货降至最低储备点时,由仓库主管填报申购单,报采购部经理和财务部经理审核后,经总经理批准,由采购供应部采购补仓。
3.临时采购:
部门因工作需要,需临时补充物资时,部门填写申购单,须先经仓管员验证有无库存,经采购部确认后,总经理审批。
由采购供应部执行采购。
4.紧急采购:
如遇水、电、气、设备发生故障,需抢修或其他临时急需物品,且仓库无配件无存货,需急购的,由部门经理批准直接采购,事后需按程序补办手续。
申购单审核批准的传递程序是:
申购(填单)部门经理(签字审核)仓库主管(签字审核)采购部经理(签字审核)财务总监(签字审核)
总经理(签字批准)请购单返回采购部执行采购。
内部工作程序IssuedBy签发人:
PUR003ApprovedBy核准人:
1.确认需求:
在申购单审批之前,应先经采购部确认,确认内容包括:
品名、数量、查明库存数量以及是否有代替品,申购量是否符合经济采购量,规格要求是否明确,用量或损耗是否合理,需用日期是否合理,以及追查临时采购或紧急采购的原因等。
将申购单输入电脑备案,详细注明品名,上次采购价格、供货商、要求到货时间等。
2.需求说明:
确认需求后,对申购单的细节如品质、参考价格、包装、售后服务等,均加以明确说明,以便领导审批时能够参考。
3.选择可能的供货来源:
就需求说明,从原有供应厂商中,选择实绩良好的供货商,通知其报价,或以询价、公开方式征求。
采购员将尽可能的资料信息汇报部门经理。
4.由经理安排可能的供货商,进行价格谈判。
最终确定合适的供货商和价格。
5.安排定单:
价格谈妥后,应该办理定货以及签约手续。
定单或合约,均属于具有法律效力的书面的文件,对买卖双方的要求以及权利义务,需以列明。
6.定单与稽核:
签约定货之后,督促供货商如期如质如量按照规定交货。
7.交货验收:
配合仓管员严格验收入库,验收合格之后,办理入库或直拨手续,索取发票。
8.不符或退货处理:
供货商所交货物与和约规定不符而验收不合格时,应该按照和约规定退货,并重新购买。
9.结案:
凡验收合格付款或验收不合格退货,均应办理结案手续。
验收合格的项目,整理采购申请单、入库验收单、发票及相关的材料,附在报销凭证后,按财务报销程序逐级审批。
对验收不合格并造成影响酒店正常运营,应该按照与供货商的约定或相关管理规章制度,追究供货商的责任,对其进行相应处罚。
10.记录与档案:
凡结案之后,由文员将采购结果、部门使用意见等输入电脑,列入档案,分类保管,以备参阅或下次购进时查考。
供货商选择IssuedBy签发人:
PUR004ApprovedBy核准人:
1of2EffectiveDate生效期:
采购工作中的询价工作,首先要寻找合格的供货商,才能保证采购物资的品质、充分的数量、合理的价格及完善的售后服务,这是采购工作的重要任务。
一、供货商的评选,按照市场经济规律来确定,一般来说,供应商的数量越多,选择适当供货商的机会就越大。
通常可以利用以下途径:
1.利用现有的资料:
建立已发生过业务,并经实践证明合格供货商的名册或档案,就现有的供货商,分析是否符合要求---适当的品质、准时交货、合理的价格以及必需的售后服务等。
2.公开征求的方式:
3.通过同行业介绍:
4.通过阅读专业刊物或杂志、上网等方式,熟悉许多产品的供货商,获得供货商的基本资料。
5.咨询专家或专业的咨询公司,建议提供供货商名录。
二、对供货商考察:
采购部对其进行考察洽谈时需经理带队或三人同时在场。
要求供货商四证(营业执照,税务登记证,委托代理证,卫生许可证,)齐全,实力雄厚,价位适中,售后服务好,且为本地区该产品厂家一级代理。
三、大宗货物采购确定供应商的评选程序:
1.成立评选小组:
a.成立小组,对合格厂商的各项资格或条件进行分析以及审议。
小组成员包括总经理、采购部门、使用部门、财务部。
供货商选择IssuedBy签发人:
2of2EffectiveDate生效期:
b.决定评审项目:
一般经营业绩、公司的历史,负责人的资历,资本额、员工人数、主要客户、财务状况、营业证证照。
产品供应能力,生产设备,产品质量,地点是否邻近我方,以及品质保证。
2.对合格厂商的分类:
按照厂商的专业程度予以归类,按照能力划分等级。
目的在于,避免厂商包办各种采购条件,预防外行人做内行事。
配合采购需求,选择适当的供货商。
分类标准:
1.地区(地点);
2.供应类别;
3.交易金额;
4.依存度大小;
5.信誉度大小;
6.其他。
四、考察的结果合格后,经分管副总经理审核后,报总经理批准,财务部备案,采购供应部执行。
询价报价定价IssuedBy签发人:
PUR005ApprovedBy核准人:
一.询价
询价为确定供货商和定价,提供了直接的参考资料和依据。
为此,询价人员的询价工作应该以严肃,认真、负责的态度,在力所能及的范围内,详细了解市场行情和供货商的状况。
1.询价人员:
由领导安排,由采购员牵头与使用部门,成本控制组组成询价小组。
2.询价时间、周期:
蔬菜的询价时间在定价之前三天之内,必须将价格询完。
询价的周期是蔬菜每15天询价一次,肉禽海鲜每30天询价一次。
3.询价内容:
包括同行价,市场零售价,批发价,供货商价格。
4.询价方式:
口头询价,由采购员向供货商说明采购物品的品名、规格,交货期限、交货地点、付款以及报价等资料。
询价的物品应当以双方经常交易,且规格简单,标准化为益。
并且做好记录。
书面询价:
对于规格复杂且不具备标准化的产品,应该以书面询价为准,。
在询价的过程中,为使供货商不发生对规格要求的错误理解,通常采购人员应附辅助说明性的材料,提供给供货商参考。
5.对食品原料的询价,必要时询价人员可以亲自购买,以寻求真实价格。
6.询价报告:
将采价结果按照规定整理汇总,填写详细的询价报告和建议定价,作为定价的依据。
由采价小组成员在汇总表上签字。
二、报价
对价格波动比较大的季节性时令蔬菜和水果、粮油、肉禽等,由供货商报价,蔬菜、水果每7天报价一次。
肉类、海鲜、鱼类等15天报价一次。
冻品、干货每月报价一次。
采购员将报价资料整理汇报给经理。
三、定价:
1.时间:
询价结束第二天。
2.定价小组:
副总经理,采购、财务、餐饮部经理及询价人员组成。
3.程序:
1)综合前次定价和现询价、报价的情况,进行集体讨论,
2)定出合理价格,既要降低酒店的采购成本,又要给供货商合理价格。
3)报分管副总经理审核批准执行。
4)采购部当天整理出定价,递财务部执行。
4.如果没有询到价格的品种,可以暂缓定价,待询价后再定价。
1)本地再询价,
2)通过武汉市场询价。
四、调整价格:
1.条件:
执行过程中若发现个别品种定价不合理的、市场短期内价格上下变化较大、供货商反应较强烈等情况下,采购部可以对价格进行适当的调整。
2.时间:
定价后一个星期内调整完。
1)采购部对有争议品种的价格必须进行市场调查,提出初步调整方案,
2)报分管采购副总经理审核批准,明确调整价格执行时间期限,
3)财务部按审批的时间起执行调整价格,并进行调增。
采购人员的职业道德IssuedBy签发人:
PUR006ApprovedBy核准人:
1.一切
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- 关 键 词:
- 采购 部标 操作 流程