电子档案系统使用说明vWord文档格式.docx
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电子档案系统使用说明vWord文档格式.docx
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【安全】->
【自定义级别】->
安全设置:
找到“显示混和内容”,选上“启用”,就不会老是出现提示框了。
操作如下面图片所示。
2)对于IE7
二、如何进入电子档案管理系统
1.打开浏览器,输入网址:
回车会出现以下提示:
a)IE6
点击“是”,继续,
选择证书后点击“确定”后会弹出提示输入USB-Key密码,默认密码1234,输入即可。
b)IE7
由于IE7对于证书的处理机制跟IE6不同,所以对于如下面几张图片所示的提示,您可以忽略。
这时候,对于上图的提示,不予理会,点击“继续浏览此网站(不推荐)。
”,进入下一步,
选择证书后点击“确定”,出现下图提示点击“是”,
会弹出提示输入USB-Key密码,默认密码1234,输入即可。
出现上图提示,不予理会。
2.接下来就可进入电子档案管理系统了,如下图:
电子档案系统的网址是:
区县级用户需要使用加密狗,请点击“使用加密狗登录点击这里”。
3.输入您的用户名和密码登录后如下:
3.点击相应的栏目即可使用。
4.首页界面说明,如下图所示,分左右两个部分
a)左面部分
显示档案分类
点击前面的加号展开下一级分类
年度:
点击年份直接显示您所要查看的年度的档案分类;
b)右面部分
下级单位列表
通知公告:
关于系统的相关通知、公告;
排行榜:
信息量排行;
业务指导:
业务相关指导;
使用说明:
部分特殊的使用说明;
三、如何检索查阅电子档案
1.浏览档案
如上图所示,鼠标移到相应的主栏目,会显示其二级子栏目,点击您要浏览的栏目即可显示该栏目的档案列表(下图)。
2.检索档案
如上图所示,点击“档案检索”,出现如上所示界面。
根据您的需要选择或输入关键词,点击“检索档案”按钮,即可进行档案的检索。
您可以按年度进行检索;
或者在标题、关键词、摘要中就行检索。
对于检索的单位,点击“更改单位”即可。
3.查阅档案
点击标题,即可打开该档案的正文,您可以细细查看阅览。
四、如何管理电子档案
档案管理包含档案的添加、修改等操作;
用户的管理;
统计等。
1.进入管理中心
如图所示,点击上方导航中的“管理中心”均可进入后台的管理中心。
2.管理首页
如下图所示,首页主要显示各单位档案数的排序情况;
右上角有管理模块的链接图标,点击进入相应模块。
使用说明下载;
档案统计:
统计下属单位的档案数目等;
友情链接:
添加常用的网站链接管理;
3.我的资料
a)我的资料:
显示当前您的个人资料以及您的用户类别;
在这里把“用户类别”说明一下:
普通用户:
最基本的用户。
单位管理员:
具有普通用户的权限,另外还具有管理本单位用户的权限。
系统管理员:
具有单位管理员的权限,另外还具有管理整个系统单位及其用户的权限。
b)修改资料:
可修改您的联系方式等资料;
c)我的权限:
查看自己当前的编辑权限、操作权限、创建的档案数、档案添加的权限(分类)、档案的查阅权限(区县)、档案的查阅权限(分类)等;
操作权限:
您当前在管理中心有哪些操作权限;
编辑权限:
您当前对档案的编辑是录入还是发布等;
d)登录记录:
显示您当前共登录了多少次,上次登录时间及地点以及本次登录时间和地点,以便于您判断帐户是否被他人登录;
e)修改密码:
修改您的登录密码,增强帐户安全;
f)安全退出:
安全的退出本次登录。
4.档案管理
a)新增档案:
增加一个新的档案;
注意选择档案所属年度,分类会跟着变化。
关键词索引:
当前档案的一些关键词,多个关键词用空格分隔;
档案摘要:
输入该档案的摘要,以方便预读和检索;
档案类别即档案栏目;
档案主类别:
选择档案副类别时第一个副类别默认会设为主类别,你也可以在副类别列表中重新设置主类别;
档案副类别:
一个档案文件你可以归到多个栏目分类;
档案正文内容:
档案的正文,支持多文本编辑;
附件:
可以上传Word、Rar等类型的文件,作为档案的附件供下载;
备注:
备注栏可以填写一些档案附属信息。
b)档案列表:
列表显示所有的档案;
c)档案检索:
点击“档案检索”按钮,打开检索页面,输入检索条件进行检索;
d)草稿箱:
列表显示用户编辑的档案草稿;
送审:
将一个或一批档案送去审核;
发布:
如果你有直接发布的权限,你可以将一个或一批档案直接发布出去;
删除:
你可以直接将草稿箱的档案删除掉;
修改:
在草稿阶段你可以直接修改档案;
e)待审箱:
列表显示区县等用户提交上来的档案信息供审核发布或你提交上去的待审核的档案信息列表;
对于待审箱的档案,有权限的用户可以对其审核并决定是否发布或直接修改或删除或永久删除;
f)外网箱:
列表显示已经正式发布出去的可供公开查询的档案信息;
外网箱的档案,有权限的用户可以直接删除或修改;
永久删除是不进回收站直接从服务器上物理删除,是不可恢复的;
g)回收站:
列表显示删除的档案信息;
回收站的档案可以取回或永久删除;
取回的档案会进入草稿箱,从而实现档案的循环流动,避免误删。
h)档案转移:
可以将档案从一个分类转移到另一个分类;
可以将A类的档案全部转移到B类,以达到清空A类档案的目的。
i)如何快速检查档案文件是否提交成功
进入外网箱,如果档案文件在这里,就表示已经提交成功。
如果需要进一步判断内容是否合适,点击标题直接预览即可,如下图。
除了管理自己的档案信息,可以在上级授权下维护上级单位的档案信息;
上级单位可以查阅下级单位的档案信息;
下级单位可以查阅上级单位的档案信息(需上级单位许可);
可以查阅同级单位的档案信息(需同级单位许可);
为了实现通过电子档案快速的找到纸质档案的目的,对档案属性增加了“备注”等项目;
对档案信息的附件追加PDF等常用文件格式。
档案属性的增加
档案的批量转移
为了便于档案分类的调整,档案可以在同一年份下不同栏目分类间批量转移。
档案的重复使用
上级单位可以将下级单位的档案信息导入自己的单位;
下级单位可以将本单位的档案信息上报到上级单位;
对于看到的档案信息可以通过拷贝的方式重复使用;
5.返回前台
返回到前端查阅档案。
6.单位管理
a)新增单位
新增一个您的直接下级单位;
比如区县新增街道或乡镇;
街道新增社区(乡镇新增村等),即一级开设二级单位、二级开设三级单位、三级开设四级单位等;
单位增加好后,下一步需要对这个单位设置登录的用户名及密码;
b)单位列表
显示您所开设的下级单位名录;
c)全部单位
显示系统中所有的单位名录,以及您的单位在其中的层次和位置;
可开设下级单位,并分配管理帐户。
7.用户管理
a)新增用户:
新增加一个用户,注意选择用户所在的单位;
即您所设置的这个用户名就是您选择的所在单位的用户或管理人员。
b)用户列表:
列出所有用户,可以对用户进行如下操作:
停用:
关闭帐户;
启用:
重新开通帐户;
可以修改用户的资料和重置密码(用户密码忘记,管理员可以在这儿重新设置);
权限:
为用户分配操作权限和分类权限等;
可开设自己的档案分类并管理自己的档案信息;
模块操作权限:
单位管理:
添加/修改下属单位。
用户管理:
对于系统管理员可以管理所有用户;
对于单位管理员只能管理所在单位以及下属单位的用户。
分类管理:
管理所在单位的档案分类。
档案管理:
添加/发布/删除档案等,整个系统的常规操作。
档案管理-附件上传(图片/文档):
可以添加图片或文档。
本单位的档案编辑权限:
管理本单位的档案需要的权限,一般为单位编辑;
上级单位的档案编辑权限:
管理上级单位的档案需要的权限,一般为上报档案,设为录入员或个人编辑即可;
编辑权限说明:
录入员:
只有录入档案的权限,没有发布权。
个人编辑:
可以录入档案,修改/发布/删除自己录入的档案。
单位编辑:
可以录入档案,修改/发布/删除自己录入的档案;
可以修改/发布/删除所在单位的全部档案。
档案总编:
可以修改/发布/删除所在单位的全部档案;
可以修改/发布/删除整个系统的全部档案。
属性:
查看用户的资料、权限等属性。
8.分类管理
a)新增分类:
添加一个新的分类,注意选择该分类的父类、所属年份以及节点锁;
关于节点锁:
档案节点锁打开:
表示该分类允许添加档案或文章;
档案节点锁锁定:
表示该分类不可添加档案或文章。
b)分类列表:
列表显示所有的档案分类;
添加:
对某个分类添加一个新的子类;
修改当前分类的名称等属性信息;
删除该分类(注意此分类下的档案必须为空才可删除);
档案:
点击此按钮查看该分类的档案资料;
依法治市电子档案管理系统
2011年7月
(本资料素材和资料部分来自网络,仅供参考。
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