《公文写作》上胡鸿杰Word文档下载推荐.docx
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这个现象怎么去理解,应该有一张图,这张图分为三个纬度,我把它叫做管理的纬度。
首先我们看第一个纬度,就是这个斜线叫管理内容,就任何一个管理现象,它一定会出现在我这个三纬空间里面。
首先一个因素叫管理内容,就是说任何的管理都必须有内容,比方说包括计划、组织和控制。
换句话说,没有没有内容的管理。
这是放之四海而皆准的真理。
当然任何放之四海而皆准的真理都是一句废话,这是第一个因素。
第二个因素任何有内容的管理,必须依附于这种资源。
现在讲资源的老师很火,你比方说讲人力资源的、讲金融的、甚至讲计算机。
但是他们不要忘记,这些资源都要依附于管理内容,如果没有内容这些资源很可能成为包袱。
你比方说今天上午我讲课,我可能需要这杯水,这杯水就是我讲课的一个资源。
服务于内容的资源,如果今天上午我不讲课,胡老师端这杯水走在街上就有问题了。
任何资源都必须依附于内容,这些资源包括我们管理当中采用比方说人、财、物包括设备。
这是第二个因素。
第三个因素我们讲,有内容耗资源的管理,必须要采用一定的形势,这个形势在我们管理行当里面,把它列为三种形式,第一个形势我们叫做现场的管理。
第二种形势叫做会议的管理。
最后一种我们界定为公文的管理。
这三种管理是什么关系?
你比方说第一种关系,第一种管理方式就是现场的管理。
这是最有效的方式,就是管理者面对被管理者,讲出的他的要求让你明白一件事。
我们举个不恰当的例子,你比方说1998年的时候,我们国家很多地方发了洪水,当然这个是不好的事情。
我们洪水也可以打造一代英雄,当时有一个很精典的画面,就是我们敬爱的江主席站在长江边上,他拿着一个喇叭开始讲,中华民族是不可战胜的。
这时候很多武警就跳到江里,把江堵上了,我们讲的是公文语言叫概述。
如果大家需要听到全本的话可以去找单田芳,这是很有效的。
我们国家1998年的时候还有一些地方发水了,你比方说黑龙江的嫩江地方也发水了。
那个地方江主席没有去,我印象里面是李鹏总理去了,李鹏总理也把水堵上了,不不,李鹏总理通过自己的号召把水堵上了。
这说明两个问题,第一个问题,现场管理很有效。
第二个问题所有的管理者必须出现场。
大家都知道,管理者也是我们国家不可或缺的一种管理资源,不能随便浪费。
所以我们要想一种既可以有效、又能源节约管理者的方式,在现场方式之后就有了会议的方式。
会议在聚众意识的背后,他潜藏着一个说法。
什么说法,管理者不要去,大家可以来。
比方说北京开个会,江主席会上讲,中华民族是不可战胜的,大家坐飞机回家再往江里跳也来得及。
我们说会议的方式最大限度的节约了管理者,节约了管理者资源。
当然了会议也有一个问题,比方说今天我们是一个准会议。
据说胡老师得公文学讲的不错,但是有很多们没来,为什么没有来?
因为大家受到时间、地点、甚至钱的影响。
就到不了会议现场,这样你就听不到江主席有关抗洪救灾的英明指示,管理就失效。
这样一来我们就必须需要一种可以突破时空进行管理的方式,这种方式就是书面方式、公文的方式。
中央下个文件,告诉大家中华民族是不可战胜的,大家学习文件,学好了之后领会精神再往江里跳,依然可以达到抗洪救灾的目的。
当然这是一句玩笑,这样一来我们管理方式就有了三种,三种方式各自有自己的优势。
但不管怎么样,在现场方式和会议方式之后,公文是一种可以突破时空进行管理的方式。
这就是我对公文来源的一种解读。
公文是这样一种情况,是在任何管理委托当中,在内容和资源背后的一种方式。
任何一个管理他必须有内容、耗资源采用一种方式。
而公文就有这样的一种方式
大家在学习公文当中,包括看文件、看书、看文章,可以同时看到这样三种概念。
你比方说有地方叫文书、有地方叫文件、有地方叫公文。
我列了一个不等式,这个不等式是文书大于等于文件,文件大于公文。
怎么讲是这样,因为文书是我们国家的一个历史概念,换句话说清代以前我们国家没有文件的说法,只有文书。
当然了我们国家的历史文件浩如烟海,你要是较真的话闹不好什么地方也有文件的说法。
但一般来说历史上的文件叫文书,文书是一个历史的概念。
就像我们国家很多概念一样,由于流传久远几乎有很多延伸的含义。
你比方说秘书,秘书原来他不是指人的,我不是说秘书不是人。
秘书是一种东西,当然有人讲秘书也不是东西。
秘书是什么东西,秘书是宫廷里边的秘藏图书。
时间久了,他就变成了这个机构、这个人员的说法,文书也是一样,文书它不仅仅指一种材料。
它还指一个职位,这种职位现在也有,比方说乡镇单位,比方说部队里面。
文书还是一个很确切的职位,相当于一个秀才了,所以文书它是这样一个东西。
历史的文件叫文书,另外文书通过延伸他还有一个关于职位的一种说法。
现在的文书叫文件,文件是现代世界范围内所采用的一种说法。
这种文件他没有文书关于职位的解读,文书是大于等于文件的。
他们都大于公文,为什么,因为从概念和逻辑上来说,我们讲文件它一定是有公务文件、有私人文件。
不过大家可以想一想,到目前为止,我们没有看到有一本书是介绍关于情书的写作,好象没有,如果大家发现以后,可以打电话或发邮件告诉我,或者说你买一本送给我也可以。
为什么,因为更多的书或者文章都是在讲公文写作,换句话说我就认为不管讲文书还是讲文件,实际上都在研究公文。
所以我们说文书大于等于文件,文件大于公文。
我们到主题上来,那就是我对文书的一种解读,公文的一种解读,我们现在研究的公文实际上在一些领域当中。
比方说历史上、一些其他版本里边它可以叫做公文、文书叫做文件。
但实际上它们主要领域是一样的,都是在研究公文。
我们重复一下,我认为公文是一种基于组织的管理方式的。
公文实际上就是文书或者文件研究的一个重点。
作为一种国家法定的载体,公文我认为至少具备三个特点,大家注意我一直在讲。
我的内容今天一天时间比较紧张,我就是讲至少应该知道,至多你应该知道很多。
至少是一个底线。
就是大家学习公文、研究公文,应该至少知道我今天讲的问题。
同样公文的概念也是如此,他至少应该包括三个特点。
第一任何公文它必须是法定组织制发的。
比方说大家参加一个会议,为什么到会,因为今天你们收到了一个通知,这个通知是国家行政学院网络中心给大家发布的,网络中心是国家的一个法定组织,所以大家都来了。
那我们想一想如果李洪志现在给大家发一个文件,大家是不是会来,应该不会。
为什么因为李洪志那个组织他非法。
任何公文它必须是法定组织制发的,这个法定制发者他应该包括什么,包括组织和个人。
所以我们任何的公文他最后落款的时候,要么是国家法定组织,要么是国家组织的法定代表。
你比方胡锦涛、你比方说某个部长等等。
这都是我们公文里一个法定说法,所以任何公文它必须是有法定制发者的。
这个法定制发者,包括组织包括个人,这是公文的第一个主要特点。
第二个特点就是公文有它的公认的权威和效应。
我们还举刚才那个例子,大家之所以来参加这个节目、或者参加这个课程,是因为我们认同国家行政学院网络中心的这个组织。
这个网络中心对大家有一定的号召力或者有一定的权威,大家知道这种权威和效应并不是在空间上无限大,或者是在时间上无限长的。
什么意思,就是说任何公认的权威和效应,都有自己的范围和时间,你比方说范围,我们国家有很多国家部委,你比方说有二三十个国家部委、国家的组成局。
他们的文件只在自己的领域当中有他的规范作用,超出这个领域之后只有参考作用,所以这个范围是很重要的。
第二个就是时间,大家都知道,我们现在过一段时间之后就要清理一部分的行政公文,为什么,他们已经失效了。
任何公文不是永远有效的,所以这是公文的第二个主要特点。
公文有他的权威和效应。
第三个特点公文有特定的体式和处理程序,什么意思,公文是一种文章,但是他这种文章国家用自己的法规和标准规定了它应该长什么样。
这是其他国家都没有的,我们很多老师位都讲小说包括诗歌,大概一年以前我们社会上流行了一个很著名的诗人叫赵丽华,她创造了一种梨花体的诗。
比方说今天我们来听课,这就是一首诗。
但这个东西他可以这样写,为什么可以这样写,因为国家并没有规定,诗歌应该怎么讲,应该什么格式。
但是公文就不同,国家规定公文不但应该怎么写,而且格式应该什么样,除此之外你就不是公文了。
所以公文的第三个特点就是它有特定的体式和处理程序。
我们一般来说,公文长的内容和结构和处理的流程和其他的文章有它的不同之处。
所以我说公文它至少应该具备三个特点,第一它是法定组织挚发的。
第二有工人的权威和作用,第三有特定的体式和稿本。
这就是公文的含义,以及公文含义里面所包含的三个主要问题。
至于公文的作用,大家可能看到很多文章,大家也知道。
一般来说我认为,公文它最基本的作用是管理上,是这种管理工。
公文是基于组织的一种管理方式,所以从主观上任何单位发公文都是为了管理,这个是毫无疑问的。
当然客观上公文可以成为沟通手段,大家知道2007年我们国家颁布了一个重要的法规,叫做政府信息公开条例。
里面讲了政府的信息以不公开为例外,以公开为原则。
大家看政府心机在什么地方,大家了解政府心机主要是通过公文,通过公文去了解政府机关做什么事情,客观上它有这样一个功能。
如果说再追述源头沟通也不过是管理的一种方式,主观上我们说公文它的基本功能是管理的,客观上是可以沟通的。
大家如果说看到一些文章上写了公文具有策令、规范、宣传、组织、控制、联系、包括凭证作用有很多。
这些作用是什么东西?
公文内容不一样,它的作用就不一样。
你比方说我们通知它肯定没有法规作用,公文的具体作用是由公文的内容来决定的。
所以这点大家要清楚,从基本的管理来说他是一种管理方式。
从具体来说,因内容不同具有不同的作用。
下面来到我们一个最关键的问题叫做公文的种类。
刚才我们很跟那个老师在交流,说公文应该有多少种,这个话应该怎么讲,应该讲法定公文有多少种,非法定公文有多少种,这样更确切。
严格意义上讲特别是大学里面,对于公文的分类有很多,你比方说可以分为法定和非法定。
什么意思?
凡是国家文件规定的,国内采用的文种叫做法定文种。
在这个文种之外,他就是非法定。
大家注意不是非法文种,他是非法定文种。
还可以分时什么,还可以从材料上分。
你比方可以分甲骨文件可以分为电子文件,大家不要认为这是一个笑话,它不是笑话,我们国家过去的文件都使用甲骨。
你比方说现在的电子文件,也是根据载体划分的,由于这个载体不一样。
你比方说今天我们使用了PPT,大家用上传的一些文件,由于设备和软件的问题,都会对文件产生影响。
所以研究这个问题实际上是有意义的。
但由于时间的关系,我们还是主要讲法定公文。
在我们国家的法定公文领域当中,有这样几个重要的文件大家应该明白。
换句话说,我认为大家学习公文应该掌握和了解这样几个文件,第一个文件叫什么名字?
叫中国共产党机关公文处理条例。
这个文件是1996年5月份颁发的,好像现在还没有修订,已经颁发了大概15年。
这个文件里面在党的领域当中,规定了文件有哪些种类,应该如何操作。
第二个文件叫中国人民解放军机关公文处理条例。
这个文件和党的文件一样,是在部队那个领域当中是有效的。
最新的版本应该是2004年颁发的,里面也有一些不同于我们日常见到的一些新的文种,或者特别的文种。
第三个文件叫做人大机关公文处理办法。
大家注意人大机关,不是人民大学机关。
是全国的大系统机关,这个机关里面有很多文件,我举一个例子,这个文件面规定一个文件,他叫法,人大机关认为法,法是人大机关所使用的一个文种。
大家可以想一想,如果法作为一个文种胡老师今天肯定是讲不完的,讲一个礼拜都不一定讲的完。
但不管怎么样这个法他是人大机关的一个文种。
第四个就是我们今天依此为蓝本来介绍的,叫做国家机关公文处理办法。
为什么这样讲?
因为我们国
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