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所以,商务信函要写得简明扼要,短小精悍,切中要点。
用简约朴实的语言来写信函,使信函读起来简洁、清晰、简单理解。
当涉及数据或者详细的信息时,如时间、地点、价格、货号,等等,要用语精确,使沟通的内容愈加清晰,这更有助于加快商务活动的进程。
(三)态度真诚性商务信函要能够充分体现真诚、礼貌。
不管说什么,都要带着诚意去说。
把写好的商务信函拿起来读一遍,确保假如此时对方正在电话中与你通话,他肯定能够感遭到你的自然、真诚和礼貌。
这里所说的礼貌,并不是简洁用一些礼貌用语,而是。
2.商业信函范文
商业信函的写作1)中文信函犹如一般信函,商业信文一般由开头、注释、结尾、署名、日期等5个部分组成。
(1)开头开头写收信人或收信单位的称呼。
称呼单独占行、顶格书写,称呼后用冒号。
(2)注释信文的注释是书信的次要部分,叙述商业业务往来联系的实质问题,通常包括:
①向收信人问候;
②写信的事由,例如何时收到对方的来信,表示谢意,对于来信中提到的问题答复等等;
③该信要进行的业务联系,如询问有关事宜,回答对方提出的问题,阐明本人的想法或看法,向对方提出要求等。
假如既要向对方询问,又要回答对方的询问,则先答后问,以示敬重;
④提出进一步联系的盼望、方式和要求。
(3)结尾结尾往往用简洁的一两句话,写明盼望对方答复的要求。
如“特此函达,即希函复。
”
同时写表示祝福或致敬的话,如“此致敬礼”、“敬祝健康”等。
祝语一般分为两行书写,“此致”、“敬祝”可紧随注释,也可和注释空开。
“敬礼”、“健康”则转行顶格书写。
(4)署名署名即写信人签名,通常写在结尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置。
以单位名义发出的商业信函,署名时可写单位名称或单位内详细部门名称,也可同时署写信人的姓名。
重要的商业信函,为严肃起见,也可加盖公章。
(5)日期写信日期—般写在署名的下一行或同一行偏右下方位置。
商业信函的日期很重要,不要遗漏。
2)英文信函同国外进行经商的业务往来信函,常用英文书写,按英文信函的习惯用法,由信头、日期、收信人姓名地址、称谓、注释、结尾、签字和其它等8个部分组成。
(1)信头信头是指信纸上印刷或打印的企业名称、厂称、地址、电话号码、电报挂号、主管人姓名等。
(2)日期日期通常打印在信头的右下方位置,或在寄信人姓名和地址的下方位置。
日期的英式写法是日、月、年;
美式写法是月、日、年。
为了避开误会,日期、年份用数字表示,月份则用英文表示,第一个字母要大写,也可用缩写。
比如Mail,1998(美式写法);
1,May,1998(英式写法)。
(3)收信人的名称及地址与信封上的收信人名称和地址相同,通常打印在信纸的左侧,低于日期位置2—4行,也可在签字位置下2—4行。
书写收信单位名称时,应特殊敬重对方的习惯,不能随便增删公司名称前的冠词The,也不能随便改用繁写及缩写,如Company与Co.之间不能互换,否则会被认为是不礼貌的行为。
假如收信人是个人,就应在收信人姓名之前加称谓,如Mr.(先生),Mrs.(夫人),Miss(小姐),Hon(用于称呼市长、部长、大使等),Pres.(总经理、会长、总统等),Prof.(教授)等等。
收信人地处的书写格式与信封相同。
(4)称谓在英文信函中,相同于“阁下”、“先生”等类礼貌性称谓,常用Dearsirs”;
称呼企业,公司的妇女组织常用Madams,Ladies;
无详细收信人姓名用DearSir称呼收信者。
(5)注释注释的地位和内容与中文书信相同。
在英文商业信函中,信文从称谓下两行起书写,行间相距一行,段落间空两行。
信文以占信纸的四分之三为宜,四周留出肯定空白,每一行左起第一字要取齐,右起第一字不必一律取齐,但尽量要考虑到划一美观。
(6)结尾英文商业信函的结尾是写信人的谦称,相当于“敬上”的意思。
若收信者为公司,谦称则常用:
YoursTruly,TrulyYours,Yoursfaithfully等;
若收信者为个人,则常用:
Yourssincerely,Sincerelyyours等。
需要留意的是,结尾的谦称后必需加逗号。
(7)签署签署由两部分组成,一是写信人的签名,二是打印出的写信人的姓名。
签名用钢笔或圆珠笔写在结尾谦称下5行的位置内。
为易于辨认,在签名下还应打印姓名,有时还将职衔一并打印。
常见的职衔有:
ChairmanoftheBoardofdirectors(董事长),President或Genera1Manager(总经理),Director(董事),StandDirector(常务董事),Manager(经理),HeadofDepartment(职员),Manageress(女经理),HeadofaDepartment(处长),Sectionchief(科长)等。
需要指出的是,写信人如要代表企业单位或代理签署时,应在结尾谦称下打印出全部大写的企业单位名称,然后才签署,以表明该信不是以写信人个人身份写的,信由所述事宜均由企业单位担任。
(8)其它商业信函除上述内容外,还常常遇到以下状况:
①写信人提请对方特定人员留意时,可在信内姓名及地址的下面或在称呼同一行之右侧说明,并加上Attn.(Attention的缩写)字祥,也可在字下划横线表示。
②写信人为使对方快速、正确地理解信所谈的主题与目的,常在信内列出“事由”项,记在信文的上方,并在Subject底下划横线,以提示对方留意。
③为便于商业信函留存查阅并分清责任,书信下部注有发信人及打字员姓名的第一个字母,位于署名下两行的左下方。
④为说明信所附附件,便于收信人清点,可在发信人及打字员姓名的字母下行加注。
⑤如信文写完后需要补充一点,或加附与信文主题无关的简短内容时,可在信文末尾附件下加附言,用P.S.(Postscript的缩写)引导。
对国外商业业务往来信函的结构格式举例如下:
日期May,20,1998,收信人Mach&
.Welson,地址340CamedleAve。
3.商务信函写作假如可以请按正确格式写感谢不尽~~
1、称呼称呼是写信人对受信人的尊称,次要依据相互间的隶属关系、亲疏关系、尊卑关系、长幼关系等而定,一般都用“敬语+称谓”的形式组成。
如:
“敬重的王总经理”、“友爱的刘主任”、“敬重的董事长先生阁下”等。
对某些特别的内容或与境外华文地区的人员往来还可加上“提称”如:
“敬重的王博士总经理海成先生台鉴”、“友爱秘书明玉小姐雅鉴”等等。
(顶格写,后面加冒号。
)2、启词启词是信文的起首语,可有多种表示法。
如问候式的“您好”、“别来无恙”;
思怀式的“久不通信,甚为怀想”、“去国半载,谅诸事顺遂”等;
称颂式的“新春大吉”、“开张大吉”等;
承前式的“上周曾发一传真件,今仍具函,为**事”,“贵公司*月*日赐函已悉”等等。
不分对象,不论内容,一律以“您好”为书信之启词,实在极不恰当。
此外,公务书信的启词还可用“兹为、兹因、兹悉、兹经、兹引见、兹定于”;
“顷闻、顷悉、顷获”;
“欣闻、欣悉、欣逢、值此”,以及“据了解、据报、据查实”等一系列公文用语,以提领全文。
(在称呼下面另起一行,前空两格!
)3、注释注释是书信的主体,是书信能否达到写信人抱负效果的关键。
一封信可以专说一件事,也可以兼说数件事,但公务书信应当一文一事。
注释要清晰、明白、简约,并留意情感分寸,不应有昵亵轻狂之嫌,也不行显侮蔑轻慢之意。
(在启词下面另起一行空两格。
)4、酬应过渡注释结束时,可写几句酬应性的话作为全文的过渡。
如“我方信任,经过此次合作,双方的友情将有进一步进展”。
又如“再次表示诚心的感激”或“代向公司其他同志问候”等等。
也有用公务书信的常用结语过渡,如“特此函达、特此说明、特此重申、特此函询、特此致歉”,或“肃此专呈、肃此奉达”,也有“特此鸣谢、敬请谅解、尚祈垂察、务请函复、至希鉴谅”,以及“承蒙惠允、承蒙协办、承蒙惠示、不胜荣幸、不胜感谢”等等。
(过渡一下更符合礼仪规范)5、祝颂词书信的最终,写祝颂词是惯例。
由于写信人与受信人的关系各有不同,书信内容各有不同,祝颂词的写法便呈多种多样。
诚祝生意兴隆”等等,有时,往往用简洁的一两句话,写明盼望对方答复的要求。
如“特此函达,即希函复。
”同时写表示祝福或致敬的话,如“此致敬礼”、“敬祝健康”等。
祝语一般分为两行书写,“此致”、“敬祝”可紧随注释,也可和注释空开。
“敬礼”、“健康”则转行顶格书写。
6、签署书信的签署以写信人全名为要,不能只签个姓氏或习惯称呼,如“老王、小王、小李、张主任、赵经理”等,而要完整地写成“**部主任张金水”、“**公司经理王富成”或者“**公司办公室秘书李倩”、“**部业务员刘震”等。
今日,很多书信都以计算机制成,但即便已打印了姓名,仍应再以手书签署一遍,这既表信誉,亦示诚意。
对某些特别对象,署名后应有具名语,如“谨上、谨呈、敬述”等,以表示对受件者的敬重。
(通常中文信函写在结尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置,但一般E-mail商务信函也牢靠左)以单位名义发出的商业信函,署名时可写单位名称或单位内详细部门名称,也可同时署写信人的姓名。
7、日期日期明确本是应用文写作的基本要素,书信自然不行缺了这一项。
日期必需精确 ,表现出写信人的担任态度,而万一记错日期,或许会因而而误事。
(写信日期—般写在署名的下一行或同一行偏右下方位置。
)。
4.商务邮件的格式怎样写
商界人士在使用电子邮件对外进行联络时,应当恪守肯定的礼义规范,如何正确使用电子邮件,撰写规范的商务Email,顺当的进行对外联络。
下面做具体引见(Email的撰写礼义另外引见)。
撰写邮件有三种方式:
写邮件、回复邮件、转发邮件。
三种方式各有所长,但在撰写格式方面都一至分为四点:
收件人,抄送,主题(标题),内容。
一、收件人1.确认传送讯息的对象,并将人数降至最低。
2.传送电子讯息之前,确认收信对象能否正确,以免形成不必要的困扰。
二、抄送1.在必要和确定的状况下,抄送给相应需要晓得进展状况的人员。
2.一般状况下不要给一般客户抄送。
3.确认抄送讯息的对象,并将人数降至最低,以免形成不必要的困扰。
三、主题电子邮件肯定要注明主题,由于有很多网络使用者是以主题来打算能否连续详读信件的内容。
此外,主题要明确、精练与内容相关,表达出对方需要了解的信息,而且可以区分对同一事物的不同信息。
让人一望即知,以便对方快速了解与记忆。
四、内容在线沟通讲求时效,所以电子邮件的内容力求简明扼要,并求沟通效益。
一般信件所
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