商贸企业财务管理制度Word文档格式.docx
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1、现金管理
(1)、现金科目设两个子目---货款户和费用户。
(2)、出纳应保证库存现金的日清日结,月末应编制银行存款余额调整表,以保证银行日记账账实相符。
货款现金必须送存银行,不准坐支。
(3)、库存现金定额核定为5000元,如有多余费用现金应该及时送存银行,保证现金安全。
(4)、会计应定期、不定期对库存现金进行监盘,每月至少监盘三次,编制"
库存现金盘点表"
;
审核出纳编制的"
银行余额调整表"
,对未达事项进行落实。
2、银行存款管理
(1)、销售分公司资金实行收支两条线的原则。
各销售分公司必须开设收支两个银行账户,即货款户和费用户;
账户资料交股份公司财务部备案。
货款账户只收不支,所有货款回笼到该账户;
费用账户用于销售分公司的各项费用、税金等支出结算。
(2)、新开账户。
销售分公司不得随意开设银行账户,若因业务需要而必须开设新的银行账户,需报告股份公司财务部同意。
银行账户要及时进行清理,对于用途不大的银行账户要及时消户,并报股份公司财务部备案。
(3)、回款。
对于销售回款要及时汇入总部银行账户,销售分公司的货款账户余额达到2万元时,或货款停留达一周以上,必须即时汇入股份公司总部指定账户,每月25号前必须把所有货款账户的余额汇入总部账户。
(4)、费用账户。
销售分公司的费用开支等所需资金由股份公司财务部根据月度预算下拨至各分公司的支出账户,具体办法详见《费用管理制度》。
(5)、支票管理。
凡不能用现金收付款的各项业务,一律应通过银行转帐进行结算。
①公司支票的购买由出纳员负责,并填写支票备查簿,支票备查簿由销售公司财务经理保管。
②空白支票由出纳员负责保管,签发支票所需的财务章由财务经理保管,人名章由出纳保管。
③现金支票只能由出纳员从银行提取现金时使用,公司与其他单位之间金额在结算起点以上的经济业务往来,一律使用转帐支票。
④各部门或个人因工作需要领用支票时,应填制规定的借款单,由部门经理和财务部门经理审核签字,并报分公司总经理批准后,由出纳人员签发。
借款人应在支票领用之日起,十日内到财务部办理报销手续,其程序与现金支出报销程序一样。
支票领用人应妥善保管已签发的支票,如有丢失应立即通知财务部门并对造成的后果承担责任。
⑤出纳员不得签发不确定的日期的支票,不得签发任何种类的空白支票,当付款金额无法确定时,可签发限额转帐支票,并写明用途和收款单位。
⑥财务人员不得在支票签发前预先加盖签发支票的印章,签发支票时必须按编号序顺使用,对签错的支票或退票必须加盖"
作废"
戳记并与存根一起保管。
⑦应及时登记支票登记簿,与银行及时核对存款余额。
3、银行承兑汇票的管理规定
(1)分公司收取银行承兑汇票必须经股份公司财务部(书面报告)才能收取,严禁收取省辖的银行承兑汇票及注有"
不得转让"
字样的银行承兑汇票。
(2)银行承兑汇票的票面要素必须齐全:
日期大写;
金额大、小写要一至;
并必须有银行的"
汇票专用章"
的钢印或红印(目前只有农行为钢印,其他银行均为红印)。
银行承兑汇票下面左边"
承兑申请人盖章"
处必须由承兑汇票申请单位(即出票单位)盖上预留银行印签,出票人的全称与出票人签章的财务专用章必须完全一致,一字不漏,收款人的全称、账号、开户行必须核对无误。
(3)银行承汇票的出票人必须具备下列条件:
A、在承兑银行开立存款账户的法人以及其他组织;
B、与承兑银行具有真实的委托付款关系;
C、资信状况良好,具有支付汇票金额的可靠资金来源。
(4)银行承兑汇票期限最长不得超过六个月,即其出票日期与到期日不得超过六个月(含六个月,但不能多出一天)。
转账背书回股份公司的银行承兑汇票,必须取得连续背书,第一背书人必须同票面收款人全称完全一致,一字不漏;
第二背书人同第一背书人相同,依次前后衔接,最后一次背书转让的被背书人是票据的最后持票人。
(5)信用社无开具银行承兑汇票的资格,因此信用社出具的银行承兑汇票为无效银行承兑汇票。
各分公司收取的银行承兑汇票必须在当地向开票银行查询确认其为有效的银行承兑汇票,并确信开票银行到期有能力付款(支行级的银行),才能发货。
(6)分公司收取的银行承兑汇票除了通过分公司开户行向开票银行查询外,还必须带银行承兑汇票到分公司开户行找银行票据的专业人士辨别银行承兑汇票的真实性及有效性。
如收到的银行承兑汇票是同城银行开出的,要求财务经理亲自到出票行落实该票据的真实性和有效性。
(7)分公司收取的银行承兑汇票以分公司为收款人(或被背书人),且必须在收取银行承兑汇票的二个工作日内将所收取的银行承兑汇票背书寄回股份公司财务审计部。
在背书栏盖分公司银行印鉴章的同时,必须注明被背书人的全称,以免银行承兑汇票遗失给总公司造成损失,如在背书栏内盖章,而没有注明被背书人的全称,如果该银行承兑汇票遗失,任何单位或个人即可将该银行承兑汇票送往银行解付或贴现。
4、借支制度。
公司人员借支应该根据需要核定额度,填写借支单,由财务经理和销售分公司经理审批。
上一笔借支未清账,不得再次借支。
公司员工出差借时需附经审批后的《出差申报单》。
5、关于严禁非授权人员向经销商(客户)收(借)取"
钱、物"
的规定
为防范风险,防止经济纠纷,现就关于禁止分公司员工到经销商(客户)处借款、借货事宜规定如下:
(1)股份公司严厉禁止销售分公司任何人员到公司的任何经销商(客户)处借款、借货;
禁止业务人员为任何经销商(客户)带款、带货。
(2)销售分公司财务经理要负责给与分公司有往来关系的每一个经销商法人发一份书面函件(一式二份并盖公司财务章,由分公司总经理签发,经销商法人签章确认后,分公司财务部回收一份存档备查,经销商自留一份),明确股份公司严禁业务员到经销商(客户)处借款、借货及其他任何经手钱、物的事情。
三、岗位职责
分公司财务岗位责任制是一种管理制度,现关于分公司每个财务工作人员的职责、任务、权限、完成任务的标准作出明确的规定,根据分公司财务人员履行岗位职责的优劣作为对财务人员的晋升、奖惩依据。
1、分公司财务经理的岗位职责
(1)在股份公司财务部的领导下,严格遵守财经纪律与股份公司的各项规章制度,要随时检查各项制度在分公司的执行情况,发现违反财经纪律的行为给予制止,并及时书面报告股份公司财务部.
(2)审核分公司的会计原始凭证是否符合会计工作规范的要求,是否符合国家的税务、会计法规及股份公司的有关规定,对不合理、不合法、不合规的原始凭证拒绝受理,并且退回经办人,坚持"
收支两条线"
的原则。
(3)审核上报股份公司的财务资料,确保上报资料的真实性、规范性和准确性。
编制分公司经营费用的预算,并就经营费用预算的执行差异进行分析,然后报分公司总经理及股份公司财务部。
(4)复核记账凭证、登记总账、核对明细账、编制会计报表、编写财务分析报告,按股份公司的要求审核分公司的会计报表,并在限期内寄回股份公司财务部。
(5)严格审核分公司物料收发凭证,坚持"
现款现货、款到发货"
的原则,对分公司的实物(包括库存商品、物料、固定资产等)与货币资金进行定期或不定期的盘点,并核对账实是否相符。
(6)在坚持股份公司的各项规章制度的前提下,积极地配合销售分公司总理推动分公司销售业务的提升,做好分公司总经理的参谋。
(7)做好分公司的物流、资金流的安全保障措施,确保分布在分公司内、外的财产安全与完整。
(8)妥善保管、归档会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料,协调好与当地税务部门的关系。
(9)按股份公司的规定管好、用好分公司的印章,并做好分公司签订的所有合同的审核、备案工作。
(10)协调好分公司的财务岗位工作,并组织好分公司财务每月的工作小结会,总结分公司财务工作中存在的问题和不足,并书面上报股份公司财务部。
根据财务内控制度,安排好分公司节假、双休日财务人员的值班,坚持服务与监督并重的原则。
(11)按时完成股份公司财务部交付的其他临时性工作,同时以身作则组织与带好分公司财务队伍,将分公司财务工作做好。
2、分公司会计的岗位职责
(1)按照国家会计法规制度和股份公司的有关规章制度,编制记账凭证、登记会计明细账(不包括现金日记账与银行日记账)和结账、对账,做到账务处理手续完备、数字准确、账目清楚,对不合法的原始凭证应拒绝编制记账凭证并及时报告分公司财务经理。
(2)登记好有关备查账簿;
定期和不定期对账,使账账、账实相符。
(3)与库管员共同验收分公司物料入库,并填制入库凭证。
(4)根据有关资料编制会计报表的附表。
(5)月初装订分公司上月的记账凭证、物料收发凭证并归档(财务资料归档管理)。
(6)负责税务申报及税控系统的维护。
(7)按时完成分公司财务经理交付的其他临时性工作。
3、分公司出纳的岗位职责
(1)严格、认真执行国务院关于现金管理的制度。
(2)严格执行库存现金的限额,超过部分必须及时送存银行,不坐支货款,不能白条抵押现金,坚持货款现金与费用现金分管的原则。
必须是坚持"
(3)严格执行支票管理制度,使用支票必须经分公司总经理、财务经理两人签同意后方可开出。
出纳员办理每一笔收付款业务的依据,必须根据会计(财务经理)编制的,并经审核无误的凭证。
(4)建立、建全现金、银行存款的各种账目,出纳员每办理一笔收付款业务前,必须坚持复核每一笔收付款凭证所反映的经济内容和金额,对不完整、不合法的凭证应拒绝付款,并及时向分公司财务经理或股份公司财务审计部反映。
(5)月末分公司银行存款余额与银行对账单核对,要及时编制"
银行存款余额调节表"
,使账面余额与银行对账单上的余额相符。
对未达账款要及时查询,并督促有关人员及时处理。
(6)为了确保安全,分公司向银行提取或存入现金时,应由分公司财务经理配备人员同行,采取相应的安全措施,同时保险柜密码严格保密,钥匙要妥善保管不得丢失,不得交给他人。
(7)不得将出纳工作随意交代他人代管,如确有原因离岗时,必须由分公司财务经理指派他人代管,而且交接手续双方必须清楚。
(8)出纳员使用的各种印章,如支票印鉴、"
现金收讫"
、"
现金付讫"
银行收讫"
银行付讫"
等都要妥善保管。
为了分清责任,支票印鉴必须坚持分管的原则。
任何时侯都不能一个人保管和使用支票的所有印鉴。
(9)加强有价证券的管理,有价证券必须存放在保险柜中并设立备查账,保护有价证券安全、完整不受损(要转回股份公司的必须及时办理手续转回)。
(10)出纳人员不能兼任会计稽核、会计档案保管、收入费用、债权债务的账簿登记工作。
(11)按时完成分公司财务经理交付的其他临时性工作。
注:
销售分公司未设会计岗位的,由财务经理兼任会计工作岗
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