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列举出每日或每周要完成的任务及要实现的目标;
将每日或每周的工作时间以特定的时间段进行区分;
判定每种任务的优先顺序;
分析如何会做得更好。
3.分析时间
(1)分析是否有效利用时间的方法
通过写时间日志或这估算完成各项主要任务所需时间来评估自己的工作绩效;
从别人那里获得反馈和指导;
制定一个行动计划来预测当我们更有效的利用时间时,我们的行为将怎样变化。
(2)时间日志是对我们所做事情及花费时间的详细记录,任何时间日志都应当:
详细记录所有需要时间的任务,各项任务一经结束就要注销其优先顺序;
记录所有无效的时间;
还应该关注正要发生的事,而非希望发生的事。
(3)电子版时间日志有助于提高记录人的计算机技能,也更有利于数据分析
(4)意识到怎样创造出更多时间至关重要,创造时间的办法包括
避免犯错误;
明确在做什么,以避免出现需要纠正的错误;
保持桌面整洁、文件档案摆放整齐和计算机文档有条理;
尽量将任务授权,为达成优先目标,我们应把主要时间用于那些重要且紧急的任务上;
确
保你只做自己分内的工作;
分批执行任务以减少任务转换的时间。
(5)还应制定一个时间计划
4.学生成长档案
(1)定义
是对学生在学习过程中取得进步的记录,主要集中在课程学习方面,但也包括个人爱好和
职业兴趣以及通过兼职或全职工作与参加志愿活动所获得的经验、知识和技能。
(2)学生的角色
通过学业学习和其他活动开发技能;
通过学习日志进行自我反思;
定期检查档案文件;
年终检查档案文件;
课程结束时检查档案文件。
(3)重要性
坚持做学生成长档案有助于提高学习能力;
有助于确定适合自己的最好的考试复习方法,为此,需要具备以下技能:
计划和组织技能;
信息处理技能;
沟通技能;
合作技能;
创造性技能;
解决问题技能;
技术技能。
5.完成
(1)考查学生的学习情况
(2)学生成就的原始证明
(3)记录学习的方法
(4)支撑材料
二、商务沟通重要性
1.沟通过程
通过语言、符号和行为传递或者交换信息、想法和情感。
(2)沟通过程模型
A简单的沟通过程模型
信息由发送者向接收者传递,噪音一词指的是干扰信息传递的任何情况
B带有反馈的沟通过程模型
沟通是一个双向的过程,某人有一个想法或者作出一个决策,告知其他人,之后他们做出
回应,这就是所谓的反馈。
有效的商务沟通只有在有反馈的条件下才能成功。
(3)商务沟通的内容
A商务沟通不仅包括员工和管理者的沟通,还包括与公司的客户、供应商和其他有联系的
外部机构的沟通。
与组织内部人员的沟通被称为内部沟通,与组织外部人员进行的沟通则被
称为外部沟通。
B对于特定环境下选择最合适的沟通方式已经成为决策过程中很重要的组成部分
2.沟通的对象和类型
(1)沟通的对象
利益相关者:
员工、股东、顾客、供应商、当地社区、政府。
如果公司要实现其目标,有效的沟通是十分重要的。
(2)内部沟通
A沟通内容
公司要能能够和员工随时沟通,以确保他们知晓与之密切相关的、最新的信息;
员工应
该被告知公司内可能的培训以及可能的新职位等;
应该告知员工公司里正在组织的社会活动,并鼓励他们参加。
B方式
沟通不应该是单向的,员工必须对管理层作出积极的回应。
C形式
内部沟通可以是口头的形式或书面的形式
(3)外部沟通
3.沟通障碍
(1)物理障碍
可能是由不够良好的工作环境素导致的。
A干扰
B距离
C不良的设备
D员工短缺
E不良的工作环境
(2)内部系统
A距离
B无效的沟通系统
C不清晰的的组织结构
D缺乏培训
E监管不足
F角色不明
G缺乏积极性
(3)员工
A个人背景
B语言障碍
C行业术语的使用
D受教育的差异
E个人观点
F超负荷
G误解
H意外或故意歪曲
4.克服沟通障碍
(1)考虑接收者的需要和理解能力
(2)确保清晰的报告
(3)简明扼要的表达信息
(4)避免使用行业术语
(5)使用不只一个沟通系统
(6)鼓励对话
(7)缩短沟通链
(8)确保反馈
三、方法和技能
1.方法和路径
(1)单向和双向沟通渠道
单向的沟通渠道:
允许管理层向员工传递信息,并建立一个系统来确保这种沟通能够进行。
但是,不鼓励员工向管理层反馈信息,因此沟通渠道是单向的,是自上而下的。
双向的沟
通渠道:
必须有向下的渠道;
员工自己可以提供有价值的信息。
(2)正式和非正式的沟通渠道
正式沟通渠道:
是指公司管理层建立的沟通渠道,以便能向员工传达政策、指示和信息等
非正式沟通渠道:
是指公司里的其他沟通渠道。
(3)沟通的方向
在一个组织里,有多种沟通的方式
下行沟通—从较高层面向较低层面;
上行沟通—从较低层面向较高层面;
横向沟通—同一层面的人们和部门之间。
A下行沟通
目的:
给出明确的指令,提供程序和实践的信息,或者提供关于当前任务的信息;
管理者不只是要控制其下级,还需要了解和掌握有关他们工作表现的相关信息。
形式:
简报小组;
员工会议;
公告、通知或通告。
潜在的问题:
如果命令链太长,沟通的速度就会变慢;
如果命令链有人不在,那么系统将停止运转直到他回来;
很容易在命令链中产生错误和误解,而且没有检查系统;
也许最严重的缺陷在于没有反馈,因此命令链上最高管理者无法指导潜在的不良影响。
B
上行沟通
形式体现:
联合咨询委员会;
建议体制;
工会渠道;
申诉程序;
纪律程序。
C横向沟通
跨部门委员会;
特别项目组;
协调委员会。
(4)沟通网络
A链式
链式系统是一个下行沟通过程。
链式系统可能减缓决策而且缺少真正的双向沟通。
BY式
Y式网络可以让组内的每个成员进行沟通,但是只能通过中心人物C轮式
D环式
E全通道式
2.口头沟通
(1)口头沟通的方式
面对面交流;
电话交流;
非正式会面;
面谈和其他正式会议;
半正式会议。
(2)影响口头沟通的因素
A讲话的语气
B语言
C倾听技巧
D提问方式
E有效阐述观点
F辅助语言
G元信息沟通
H暂缓判断
I信息分析
3.非语言沟通
(1)个人外表
(2)肢体语言
积极的肢体语言;
消极的肢体语言;
还必须注意到文化差异的存在。
(3)工作环境下的非语言沟通
4.视觉沟通(会画出相应的图形)
(1)表格
(2)条形图
优点:
在条形图中比在表格中可以更直观的看到变化;
作为展示趋势的一种方法,条形图能提供一种很好的直观解释。
缺点:
不能准确读出条形图所示数值;
数字精确性会丧失。
(3)柱状图
(4)曲线图/线形图
(5)统计地图
(6)象形图
(7)饼状图
(8)散点图
(9)表格重构
(10)Z形图
三、书面沟通文件
1.内部沟通文件
(1)内部沟通文件的最常见的形式
A备忘录(要求根据题目中的案例写出备忘录)
B会议议程
C会议记录
内容
公司名称、参加会议的特定人群,会议举行的时间及地点;
出席会议的人员;
提供会议议程上有关事项的细节,并附有关于所发生事情的简要记录;
缺席致歉的人员名单;
确认上次会议的会议记录。
D报告
定义:
报告是涵盖一个主题的正式的书面沟通形式,通常为内部使用;
报告是由某些人收集并研究材料、然后将它送达给那些为某特定目的而要求和搜集并研究
这些资料的他人或小组的一种书面沟通方式;
报告通常是形成决策的依据。
一份正式报告应包含:
标题页;
目录;
执行摘要;
授权范围;
程序;
研究结果;
结论;
建议;
附录。
E通告
F企业内部刊物
有效的企业内部刊物的特点:
有个老龄员工专栏;
社会资本专注于员工事宜的板块;
关注运动及社交活动;
开辟杰出员工专栏;
设置讨论专区;
关注公司未来可能发生的变化;
由组织支持的任何慈善事业的详情;
关注一二场比赛。
2.外部沟通文件
常见的形式
(1)致意便条
(2)商务信函
A用途
安排会议;
确认已安排会议的日期及时间;
申请工作;
回复申请信;
给顾客的广告或推销函件;
检查潜在客户的信用状况;
投诉有缺陷的商品或供应商的其他问题;
回复客户投诉;
提供成本或合同标的的估算;
询价或要求供应商提供有关产品及服务的附加信息;
提交订单。
B发送商务信函的原因
提供或寻求信息;
确保一些事情已经完成;
与客户及供应商保持或者发展良好的关系。
C好的商务信函必须符合一定标准
它必须是清楚简洁的;
对读者应该是具体和特定的;
信函应该是礼貌而得体的;
信函必须是准确和完整的;
信函应当及时处理。
(3)商业计划
制定商业计划的原因:
阐明他们的想法及目标;
支持资金申请;
通过将进展与计划做对比评估,来检测公司的业绩;
设定销售及利润目标;
明确所需资源以及所涉及的成本。
商业计划的要件:
解释商业构想;
概述能够被满足的潜在市场;
列出有关竞争者、竞争者的优劣势、以及将如何应对竞争的详细信息;
说明将如何营销
产品或服务所需的所有资本方面的计划;
提供有关个人背景、资质和业务经验的详细信息;
说明准备投入多少资金;
概述所能通过的贷款抵押;
列出详尽的财政预算。
商业计划的五个关键部分:
经营目标;
销售与市场营销;
生产;
资源需求;
资金支持方面的数据。
(4)年度报告
年度报告必须包括一些特定事项:
必须注明任何与既定会计原则不符之处,并说明其原因;
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- 商务 沟通 方法 技能