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部门:
年月日填制
材料
规范
部门
核定
数量
请购
估计
单价
总价
预算
月份
材
料
别
编号
核
对
码
新
旧
废
名称
需用日期
年月日
用途
备注
请料单
字第号
第三条免开请购单部分
1.下列总务性物品免开请购单,并能够”总务用品申请单”委托总务部门办理,但其核决权限另订,其列举如下:
(1)贺奠用物品:
花圈、花篮、礼物等。
(2)招待用品:
饮料、香烟等。
(3)书报(含技术性书籍及定期刊物)、名片、文具等。
(4)打字、刻印、报表等。
2.零星采购及小额零星采购材料项目。
第四条请购核决权限
1.内购:
(1)原物料:
①请购金额预估在1万元以下者,由科长核决。
②请购金额预估在1万元至5万元者,由经理核决。
③请购金额预估在5万元以上者,由总经理核决。
(2)财产支出:
①请购金额预估在元以下者,由科长核决。
②请购金额预估在元至2万元者,由经理核决。
③请购金额预估在2万元以上者,由总经理核决。
(3)总务性用品
①请购金额预估在1000元以下者,由科长核决。
②请购金额预估在1000元至1万元者,由经理核决。
③请购金额预估在1万元以上者,由总经理核决。
附注:
凡列入固定资产管理的请购项目应以”财产支出”核决权限呈核。
2.外购
(1)请购金额预估在10万元(含)以下者,由经理核决。
(2)请购金额预估在10万元以上者,由总经理核决。
第五条请购案件的撤销
1.请购案件的撤销应由原请购部门立即通知采购部门停止采购,同时在”请购单(内购)”或”请购单(外购)”第一、二联加盖红色”撤销”的戳记及注明撤销原因。
2.采购部门办妥撤销后,依下列规定办理:
(1)采购部门于原请购单加盖”撤销”章后,送回原请购部门。
(2)原”请购单”已送物料管理部门待办收料时,采购部门应通知撤销,并由物料管理部门据以将原请购单退回原请购部门。
(3)原请购单未能撤销时,采购部门应通知原请购部门。
(二)一般采购规定
第六条采购部门的划分
由国内采购部门负责办理。
2.外购:
由国外采购部门负责办理,其进口庶务由业务部门办理。
3.总经理或经理对于重要材料的采购,可直接与供应商或代理商议价。
专案用料,必要时由经理或总经理指派专人或指定部门协助办理采购作业。
第七条采购作业方式
除一般采购作业方式外,采购部门可依材料使用及采购特性,选择下列一种最有利的方式进行采购:
1.集中计划采购:
凡具有共同性的材料,须以集中计划办理采购较为有利者,可核定材料项目,通知各请购部门依计划提出请购,采购部门定期集中办理采购。
2.长期报价采购:
凡经常性使用,且使用量较大宗的材料,采购部门应事先选定厂商,议定长期供应价格,呈准后通知各请购部门依需要提出请购。
第八条采购作业处理期限
采购部门应依采购地区、材料特性及市场供需,分类制定材料采购作业处理期限,通知各有关部门以便参考,遇有变更时,应立即修正。
(三)国内采购作业处理
第九条询价、比价、议价
1.采购经办人员接获”请购单(内购)”后应依请购案件的缓急,并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料,除经核准应以电话询价之外,另需精选三家以上的供应商办理比价或经分析后议价。
2.若厂商报价的规格与请购材料规格略有不同或属代用品者,采购经办人员应检查所附资料并于”请购单”上予以证明,经主管核准后,先让使用部门或请购部门签注意见后呈核。
3.属于买卖惯例超交者(如最低采购量超过请购量),采购经办人员于议价后,应于请购单”询价记录栏”中注明,经主管签认后呈核。
4.对于厂商的报价资料经整理后,经办人员应深入分析后,以电话等联络方式向厂商议价。
5.采购部门接到请购部门以电话联络的紧急采购案件,主管应立即指定经办人员先进行询价、议价,待接到请购单后,按一般采购程序优先办理。
6.”试车检验”的采购条件,采购经办人员应于”请购单”注明与厂商议定的付款条件呈核。
第十条呈核及核决
1.采购经办人员询价完成后,在”请购单”上详填询价或议价结果及拟订”订购厂商””交货期限”与”报价有效期限”,经主管审核,并依请购核决权限呈核。
2.采购核决权限见表12-5。
表12-5采购核决表
采购类别
核决限额
采购核决权限
列属统购项目的原料、物料(包括燃料)
不论金额多少
经理总经理
非属统购项目的原料、物料(包括燃料)
财产支出(包括杂项购置)的非生产器材
3000元以下
3001元至100000元
100000元以上
采购主管
经理直接核决
财产支出(包括杂项购置)的生产器材
3001元至0元
1元以上
庶务用品
3001元至50000元
50001元以上
凡列入固定资产管理的采购项目应以”财产支出”核决权限呈核。
第十一条订购
1.采购经办人员接到经核决的”请购单”后,应以”订购单”向厂商订购,并以电话或传真确定交货(到货)日期,同时要求供应商于”送货单”上注明”请购单编号”及”包装方式”。
2.若属分批交货者,采购经办人员应于”请购单”上加盖”分批交货”章以资识别。
3.采购经办人员使用暂借款采购时,应于”请购单”加盖”暂借款采购”章,以资识别。
第十二条进度控制及事务联系
1.国内采购部门应分询价、订购、交货三个阶段,以”采购进度控制表”控制采购作业进度。
2.采购经办人员未能按既定进度完成作业时,应填制”进度异常反应单”并注明”异常原因”及”预定完成日期”,经呈主管核实后转送请购部门,依请购部门意见拟订对策处理。
第十三条整理付款
1.物料管理部门应按照已办妥收料的”请购单”连同”材料检验报告表”(其免填”材料检验报告表”部分,应于收料单加盖”免填材料检验报告表”章)送采购部门,经与发票核对无误,于翌日前由主管核章后送会计部门。
会计部门应于结账前,办妥付款手续。
如为分批收料的,”请购单(内购)”的会计联须于第一批收料后送会计部门。
2.内购材料须待试车检验的,其订立合同部分,依合同规定办理付款,未订合同部分,依采购部门呈准的付款条件整理付款。
3.短交应补足的,请购部门应依照实收数量,进行整理付款。
4.超交应经主管核示,方能依照实收数量进行整理付款,否则仅依订货数付款。
(四)境外采购作业处理(含进口事务、关务)
第十四条询价、比价、议价
1.外购部门依”请购单(外购)”的需求日及急缓件加以整理,并依据供应厂商资料,并参考市场行情及过去询价记录,以电话或传真方式进行询价作业,但因特殊情况(独家制造或代理等原因)应于”请购单(外购)”注明外,原则上应向三家以上供应厂商询价、比价或经分析后议价。
2.请购的材料规范较复杂时,外购部门应附上各厂商所报材料的重要规范并签注意见后,再让请购部门确认。
第十五条呈核及核决
1.比价、议价完成后,外购部门应填制”请购单(外购)”,拟订”订购厂商””预定装船日期”等,连同厂商报价资料,送请购部门依采购核决权限核决。
2.核决权限
(1)采购金额以CIF美元总价折合在×
×
元(含)以下者由经理核决。
(2)采购金额以CIF美元总价折合超过×
元以上者由总经理核决。
3.采购案件经核决后,如发生采购数量、金额的变更时,请购部门应依更改后的采购金额所需的核决权限重新呈核;
但若更改后的核决权限低于原核决权限时仍应由原核决主管核决。
第十六条订购与合同
1.”请购单(外购)”经核决送回外购部门后,即向厂商订购并办理各项手续。
表12-6物资境外请购单
厂商:
电话
地址:
请购单编号
项次
物资编号
品名规格
单位
数量
单价
合计
交货日期
交货地点
注
意
事
项
交
易
条
款
审核:
经办:
2.需与供应厂商签订长期合同者,外购部门应以签呈及拟妥的长期合同书,依采购核决权限呈核后办理。
第十七条进度控制及异常处理
1.外购部门应以”请购单(外购)”及”采购控制表”控制外购作业进度。
2.外购部门在每一作业进度延迟时,应主动开立”进度异常及反应单”,记明异常原因及处理对策,据此修订进度并通知请购部门。
3.外购部门于外购案件”装船日期”有延误时,应主动与供应厂商联系催交,并开立”进度异常反应单”记明异常原因及处理对策,通知请购部门,并依请购部门意见处理。
第十八条进口签证前(”请购单(外购)”核准后)的专案申请
1.专案进口机器设备的申请
专案进口机器设备时,外购部门应准备全部文件申请核发”输入许可证”,申请函中并应请求”国贸局”在”输入许可证”加盖”国内尚无产制”的戳记及核准章,以便进口单位凭以向海关申请专案进口及分期缴税。
2.进口度量衡器及管理物品时,外购部门应于申请”输入许可证”之前,准备”报价单”及其它有关资料送进口单位向政府机关申请核准进口。
第十九条进口签证
外购材料订购后,外购部门应立即检具”请购单(外购)”及有关申请文件,以”申请外汇处理单”(需在一星期内办妥结汇时,加填”紧急外购案件联络单”)送进口单位办理签证。
进口单位应依预定日期向”国贸局”办理签证,并于”输入许可证”核准时通知外购部门。
第二十条进口保险
1.FOB、FAS、C&F条件的进口案件,进口单位应依”请购单(外购)”外购部门指示的保险范围办理进口保险。
2.进口单位应将承保公司指定的公证行在”请购单(外购)”上标示,以便货品进口必须公证时,进口单位凭以联络该指定的公证行办理公证。
第二十一条进口船务
1.FOB、FAS的进口案件,进口单位(船务经办人员)于接获”请购单(外购)”时,应视其”装运口岸”及”装船期限”并参照
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