公文函的制作宝典Word下载.docx
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3.【文档网络】
【网格】中选择“指定行和字符网格”,将【字符数】设置为每行28字符,【行数】’设置为每页22行;
点击下方的【字体设置】按钮,弹出【字体】对话框,【中文字体】设置为“仿宋”,【字号】设置为“三号”,点击【确定】。
(如图1—3所示)
图1—3文档网络设置
1.2页码的排版
1.编制要求:
用4号宋体阿拉伯数字,编排在公文版心下边缘之下,数字左右各放一条一字线;
一字线上距版心下边缘7mm。
单页码居右空一字,双页码居左空一字。
注:
公文的版记页前有空白页的,空白页和版记页均不编排页码,公文的附件与正文一起装订时,页码应当连续编排。
2.步骤:
(1)点击功能区中的“开始”选择【插入】——【页码】,选择【设置页码格式】,打开【页码格式】。
(如图1—4所示)
图1—4
(2)在【页码格式】对话框中,单击【编号格式】下拉菜单,选“-1-,-2-,
-3-,…”格式,单击【确定】按钮。
(如图1—5所示)
图1—5
(3)
【插入】-【页码】下拉菜单中的【页面底端】,偶数页选择“普通数字1”样式,即底端居左;
奇数页选择“普通数字3”样式。
即底端居右。
(如图1—6所示)
图1—6
(4)选中页码文本,在【开始】中,将字体设置为“宋体”,将【字号】设置为“四号”。
(如图1—7所示)
图1—7
(5)设置页码缩进值:
选中页码文本,在【页面布局】的【缩进】中,将【左】、【右】均设置为“1字符”。
(如图1—8所示)
图1—8
(6)设置奇偶页不同:
点击功能区中的【页面布局】,选择【页面设置】,单击【板式】选项卡,在【页眉和页脚】中勾选“奇偶页不同”,将【页脚】设置为距边界“0.95cm”(函的特殊要求)。
(如图1—9所示)
图1—9
第2章版头
2.1发文机关标志
1.编写要求:
首行输入发文机关全称或规范化简称,如演示以“中华人民共和国×
×
部”为例,居中排布,使用红色小标宋体字,字体大小使发文机关标志大致充满整行即可,本演示选择小初号字体。
2.制作图示:
首行输入“中华人民共和国×
部”,按鼠标左键选定已输入的文字,点击【开始】,在【字体】处设置为红色小初号小标宋字,然后在【段落】处设置为居中。
(如图2—1所示)
图2—1
2.2武文线
设置文武线前,按【Enter】键进行转行,后单击鼠标左键选定发文机关主体。
在功能栏区点击【设计】,点击【设计】栏最右侧的【页面边框】,弹出窗口,选择【边框】。
首先在【设置】中选择【自定义】,然后在【样式】中选择“上粗下细”的双线,并在【颜色】栏中选择红色,在【宽度】栏选择2.25磅,最后在【预览】栏选择位于左下的选项,并在【应用于】栏中选择段落。
(如图2—2所示)
图2—2
2.3公文份号、密级、保密期限
为了让模板更加智能方便,我们在公文份号、密级、紧急程度三个公文要素上设置了下拉菜单。
(1)公文份号按6位阿拉伯数码顶格编排在文武线下第一行,设000001-000009下拉菜单,此处为三号黑体字。
(2)文武线下第二行顶格三号黑体字依次编排“密级”、“实心星”、“保密期限”,密级设绝密、机密、秘密,实心星在【插入】-【符号】栏插入,保密期限使用者自行输入,不设下拉菜单。
(3)文武线下第三行顶格三号黑体字“紧急程度”,设特急、急件、特提、加急、平急选项。
(1)“下拉菜单”设置
点击word顶部主选项栏的【开发工具】,选择“下拉列表内容控件”。
(如图2—3所示)
图2—3
在想添加的位置添加【下拉列表内容控件】后,选择【开发工具】下的【属性】。
(如图2—4所示)
图2—4
弹出对话框,设置选项(包括公文份号、密级、紧急程度)。
(如图2—5所示)
图2—5
(2)特殊符号输入
点击word顶部主选项栏的【插入】,选择【符号】,弹出窗口,首先在【来自】处选定“Unicode(十六进制)”,然后在【字符代码】处输入“×
”、“★”、“〔”、“〕”四种符号(看表2—1)对应字符代码,点击【插入】。
(如图2—6所示)
表2—1公文常用符号字符代码对应表
符号
Unicode名称
字符代码
乘号
00D7
★
实心星
2605
〔
左龟壳形括号
3014
〕
右龟壳形括号
3015
图2—6
2.4发文字号
发文字号顶格居版心右边缘编排在文武线下一行,与公文份号同处一行,用三号仿宋字体,按发文机关代号、年份和序号编写,年份用阿拉伯数字全称,发文顺序号不编虚位(即1不编01),不加“第”,阿拉伯数字后加“号”字。
如:
浙档发〔2019〕4号。
(如图2—7所示)
图2—7
第3章主体
3.1标题
一般用2号小标宋体字,编排于版记下空二行位置,分一行或多行居中排布;
回行时做到词意完整,排列对称,长短适宜,间距恰当,标题排列应当使用梯形或菱形。
(如图3—1所示)
图3—1
3.2主送机关
编排于标题下空一行位置,居左顶格,回行时仍顶格,最后一个机关名称后标全角冒号。
字体与正文相同为3号仿宋字体。
(如图3—2所示)
图3—2
3.3正文
1.编写要求
公文首页必须显示正文。
一般用3号仿宋体字,编排于主送机关名称下一行,每个自然段左空二字,回行顶格。
文中结构层次序数依次可用“一、”“
(一)”“1.”“
(1)”标注;
一般从一到四层分别用黑体字、楷体字、仿宋体字标注。
(如图3-3所示)
图3—3
3.公文结构层次序号的设定
(1)点击功能区【开始】按钮,选择【段落】选项中的【多级列表】图标,在下拉菜单选择【定义新的多级列表】,打开【定义新的多级列表】对话框。
(如图3—4所示)
图3—4
(2)打开【定义新的多级列表】对话框,按照新国标确定的四个级别的格式。
首先选中级别“1”,将【此级别的编号样式】设置为“一,二,三…”,在【输入编号的各式】中输入“一、”,将【编号对齐方式】设置为“左对齐”,【对其位置】设置为“2字符”,【文本缩进位置】设置为“0厘米”【字体】选择黑体字;
选中级别“2”,将【此级别的编号样式】设置为“一,二,三…”,在【输入编号的各式】中输入“
(一)”,将【编号对齐方式】设置为“左对齐”,【对其位置】设置为“2字符”,【文本缩进位置】设置为“0厘米”【字体】选择楷体字;
选中级别“3”,将【此级别的编号样式】设置为“1,2,3…”,在【输入编号的各式】中输入“1.”,将【编号对齐方式】设置为“左对齐”,【对其位置】设置为“2字符”,【文本缩进位置】设置为“0厘米”【字体】选择仿宋体字;
选中级别“4”,将【此级别的编号样式】设置为“1,2,3…”,在【输入编号的各式】中输入“
(1)”,将【编号对齐方式】设置为“左对齐”,【对其位置】设置为“2字符”,【文本缩进位置】设置为“0厘米”【字体】选择仿宋体体字。
(如图3—5所示)
(3)使用时确保光标在需要编号的内容处,光标所在的段落会采用定义好的编号格式。
当回车时,下一段落会自动采用目前的编号格式。
图3—5
3.4附件说明
1.如果附件,在正文下空一行左空二字编排“附件”二字,后标全角冒号和附件名称。
如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号,附件名称后不加标点。
附件名称较长需要回行时,与上一行附件名称的首字对齐。
(如图3—6所示)
图3—6
2.对齐方法:
选中文字,右键点击选取【段落】。
(如图3—7所示)
图3—7
选择【特殊格式】为【悬挂缩进】,【度量值】设置为5字符,点击【确定】。
(如图3—8所示)
图3—8
3.5发文机关署名、成文日期和印章
函一般都需要加盖印章,故该部分默认为需要印章的机关署名与成文日期格式。
(1)编写要求:
成文日期一般空四字编排,用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应当用全称,月、日不编虚位。
印章用红色,不得出现空白印章。
单一机关行文时,一般在成文日期之上,以成文日期为准居中编排发文机关署名,印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置,印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。
联合行文时,一般用将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置,并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名,最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,印章之间排列整齐、互不相交或相切,每排印章两端不得超出版心,首排印章两端不得超出版心,首排印章顶端应当上据正文(或附件说明)一行之内。
(2)编排步骤
拖动鼠标选中编辑好的成文日期,右键点击选择【段落】。
(如图3—9所示)
图3—9
打开【段落】界面,在【缩进】一栏里将【右侧】改为“4字符”,完成设置,点击【确定】。
(如图3—10所示)
图3—10
调整发文机关署名到成文日期上一行居中位置,根据署名机关数量、需盖印章数调整与正文(或附件说明)之间的间距,使印章顶端距正文(或附件说明)间距控制在一行之内。
(如图3—11所示)
图3—11
3.6附注
如有附注,居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。
光标在附注前,点击【布局】——【缩进】——【左】两字符。
(如图3—12所示)
图3—12
3.7附件
附件应当另面编排,并在版记之前,与公文一起装订。
“附件”二字及附件顺序号用3号黑字体顶格编排在版心左侧上角第一行。
附件标题居中编排在版心第三行。
附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。
附件格式要求同正文。
(如图3—13所示)
图3—13
第4章版记
4.1抄送机关
1.编写要求:
如有抄送机关,一般用4号仿宋体字,左右各空一字编排。
“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称,回行时与冒号后的首字对齐,最后一个抄送机关名称后标句号。
位于公文最后一面版心内最下方。
2.图示:
(1)字体改成4号仿宋体字光标放置在最后一页的倒数第二行左边顶格,【开始】,点击【段落】右下角的按钮,打开【段落】对话框,悬挂缩进4个字符。
(如图4—1所示)
图4—1
(2)输入抄送机关,然后将光标插入到抄送的“抄”字右侧,敲击空格键两次,最后用鼠标把“抄”字向右拖到“送”字左侧。
(如图4—2所示)
图4—2
(3)将光标放在有“抄送”二字一行的末行,点击【布局】,【缩进】【右】1个字符。
(如图4—3所示)
图4-3
4.2第二条红色双线
1.制作要求:
距下页边20mm处,红色双线(上细下粗),线长均为170mm,居中排布。
第二条红色双线上一行如有文字,与该线的距离为3号汉字高度的7/8。
2.制作图示:
(1)单击鼠标左键选定抄送机关,点
- 配套讲稿:
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- 关 键 词:
- 公文 制作 宝典