采购管理制度Word格式.docx
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实验仪器设备等由品管部填写《采购申请单》经分管领导批准、财务审核后由采购部执行采购;
机器设备维修保养临时需要配件的由机器设备使用部门提出申请交分管领导批准后采购部执行。
4、办公劳保用品等:
其它各部门所需的办公物品、劳动保护用品、各种日常耗材及零星物资采购由综合部负责开立《采购申请单》,经财务审核后交采购部执行采购;
5、《采购申请单》应注明物料名称、规格、数量、需求日期及注意事项,经主管审核,并依请购核准权限送呈相关人员批准;
6、紧急请购时,请购部门应于《采购申请单》备注栏注明“紧急”字样。
第五条请购核准权限
1、生产所需原材料单笔请购金额预估在人民币2万元以下者,由副总核准,超过此数额的,由总经理核准;
2、生产需购买的机修配件、零件、配件等,价值在1000元以下的由生产负责人填写材料请购单报仓储部,价值在1000-20000元的由生产负责人上报副总签字确认后报仓储部,由仓储部统一汇总后报采购部;
价值在20000元以上的由生产负责人申请、副总确认后上报总经理签字后方可送采购部。
3、常用办公物品、劳动保护用品、各种日常耗材及零星物资请购,由综合部填报《采购申请单》,综合部主管批准、财务部审核后方可交采购部执行,空调、热水器、高级家具及单件物品价格在1000元以上的由总经理核准。
第六条请购的撤消
1、已开具《请购单》,并经核准后因各种原因需撤消请购时,由请购部门以书面方式呈原核准人,并转送采购部,必要时应先口头知会采购部。
2、采购部门接获通知后,立即停止采购。
3、如遇特殊情况未能及时停止采购时,采购部应与原请购部门商讨并妥善处理善后事宜。
第七条采购方式
根据本公司实际情况,公司物料采购采用以下四种方式:
1、公司通用性大宗物料(塑料粒子、井盖、密封圈等),依定时定量计划进行采购,尽量采用招标方式选择固定供应商,采购部应事先选择供应商,确定供应价格及交易条件,办理合约采购,根据公司生产经营需要分批送达;
2、办公劳保用品等采用定时采购的方式,每月1号前由综合部提出办公用品下月具体采购计划报财务审核后,经采购计划会讨论通过后交采购部执行,采购部于次月5日前一次性完成采购送达工作;
3、一般采购除1、2以外的零星物料,采用按需求随时采购的方式;
4、公司物流合作商、承运商、实验器材、宣传用品供应商等的合作价格、合作合同以及合作方式等均由采购部代表公司对口联系,确定固定供应商后统一交相关部门执行,其他部门如原有供应商或有供应商信息的可交采购部统一联络。
第八条询价、议价
1、采购部采购人员接获核准后的《请购单》,应选择至少三家列入公司《合格供应商名录》内的供应商作为询价对象;
2、确属货源紧张、独家代理、专卖品等特殊状况,不受前条所限;
3、向供应商采购时,应附其报价明细表,如供应商有两家以上,则应向其同时索要报价明细表;
4、选择询价或采购的对象,应依照直接生产厂商、代理商、经销商的顺序选择;
5、供应商提供报价的物料规格与请购规格不同或属代用品时,采购人员应向请购部门确认;
6、专业材料、用品或项目,采购部应会同使用部门共同询价与议价;
7、询价后,如有必要,采购部应至少选择两家以上供应商进行交互议价;
议价应注意品质、交期、服务兼顾。
8、
采购部应针对每种产品建立完整的合格供应商档案,每月制作《月度采购工作汇总表》并每月30号在采购计划会上汇报当月的采购价格整体情况和对比分析情况以及当月供应商产品质量状况;
9、采购部应保证完成一个季度一次的供应合作询价比价工作,扩大公司《供应商名录》,询价比价包括物流承运商、材料供应商等的所有与我公司的合作价格问题,并制作《询价比价对比分析表》向公司汇报。
第九条议价原则
遇以下状况时,采购部应及时与供应商议价:
1、市场价格下跌或有下跌趋势时;
2、采购频率明显增加时;
3、本次采购数量大于前次时;
4、本次报价偏高时;
5、有同样品质、服务的供应商提供更低价格时;
6、其他有利于公司条件时
。
第十条定价核准及采购原则
1、采购人员询价、议价完成后,填写《采购询价、议价单》(对内使用),随附各供应商回传的《采购询价单》(对外使用),必要时附上书面说明,呈领导审核;
领导审核时,认为需要再进一步议价时,退回采购人员重新议价,或由分管领导亲自与供应商议价。
2、单笔采购金额在2万元以下的采购订单,价格由采购部分管领导核准,确定供应商;
超过2万元的采购订单,其价格提交总经理核准后确定供应商。
3、同一产品询价时有多个供应商报价的,在保证质量、服务等的前提下按照低价优先的原则选择供应商,同等价格和品质的情况下按照长帐期优先的原则选择供应商。
第十一条订购作业
1、采购人员接获经核准的供应商后,应尽量争取以我公司出具的《购销合同》模板作为对外签订合同的依据,尽量不变动合同条款,特殊情况需要变动合同条款的需先经综合部法务审核后方可修改,对外签订合同非特殊情况不得使用供应商提供的合同,以防出现对我公司不利的条款。
2、若属一份订购单多次分批交货的情形,采购人员应于《购销合同》上明确注明。
3、采购人员应控制物料订购交期,及时向供应商跟催交货进度。
第十二条验收与付款
1、采购的所有物品采购到公司后统一放入待检验区,由采购部开具《检验申请单》经领导批准后品管部安排进行检验,品管部检验合格的物品后由其他部门安排试用,由试用部门提供试用报告,检验不合格的物品直接联系采购部,不在安排试用,具体试用及检验部门如下:
采购验收各部门参与信息表
序号
物品分类
采购部
品管部
其他部门
负责内容
提供材料
1
塑料粒子、色母等
核对产品及数量、检查产品合格证、安排货品进入待检验区、收集检验和试模报告
《检验申请单》、《试用申请单》、样品封存
质量检验
《质检报告》
生产部安排试模
《试模报告》
2
井盖、井筒、胶圈等配件
核对产品及数量、检查产品合格证、安排货品进入待检验区、收集检验和试用报告
《检验申请单》、《试用申请单》
客服部技术员安排试用
《配件试用报告》
3
机器设备、维修配件等
核对产品及数量、检查设备合格证、安排货品进入待安装区、收集检验和安装调试报告
设备使用部门安排设备安装
《设备安装调试报告》
4
实验仪器、器材
核对产品及数量、检查设备合格证、安排货品进入待安装区、收集检验和试用报告
设备使用部门安排设备安装调试
5
办公用品、宣传用品、劳保用品等
核对产品及数量、检查合格证、安排货品进入待检验区、收集检验报告
《检验申请单》
宣传用品由综合部安排复检
6
其他物品
检查合格证、安排货品进入待检验区、收集检验报告
2、经采购部验收材料齐全、《质检报告》结果合格、《试用/试模报告》结果合格且无其他质量问题等争议的,采购部凭《申购单》、《到货物品清单》、《产品合格证》、《质检报告》、《试用/试模报告》等材料到仓储部协调入库,入库时以上材料均需提供复印件交仓储部一并留存,凡资料不全者,仓储部有权拒绝安排物品入库。
3、各部门验收工作需在48小时内完成,严禁推诿、拖拉的工作作风。
4、验收过程中为避免出现作弊等行为,所有供应商信息采购部不得对任何人透露或通过任何形式让其他人员知晓,同时采购部必须严格要求供应商做好保密工作,凡发现采购部泄露供应商信息的出现一次给予经济处罚200元,情节严重的公司将给予责任人调岗处理,给公司造成损失的公司将追求相关人员责任。
第三章采购物品的品质管理
第十三条采购品质文件资料要求
物料订购前,本公司应提供下列文件资料,或在《购销合同》、采购合约内予以明确规定:
1、所订购物品的规格、图纸、技术要求等。
2、产品技术精度、等级要求。
3、各种检验规范、标准或适用规格。
4、所需的产品认证要求或工厂品质管理体系认证要求。
5、其他特殊要求。
第十四条合格供应商的选择
物料采购,除经总经理特准外,均需向合格供应商订购。
合格供应商一般要求符合下列
条件:
1、经本公司供应商调查,列入《合格供应商名录》内的供应商。
2、提供的样品经本公司确认合格。
3、类似物料以往采购的良好记录。
4、公司其他要求。
第十五条品质保证的协定
物料采购,应由供应商承负品质保证的责任,并在订购前明确,本公司要求供应商承诺下列品质保证:
1、供应商品质管理体系需符合本公司指定的品质保证系统、如ISO9000等。
2、供应商应保证产品制造过程的必要控制与检测。
3、供应商应随货送交其出货品质检验合格的记录。
4、接受本公司必要的供应商调查。
5、保证对提供的产品在使用或销售中发生的因供应商责任导致的不良的责任承担与赔付。
第十六条进货验收的规定
供应商提供的物料,必须经过本公司仓储部、品管部、采购部、生产技术部等部门人员的相关验收工作,主要包括下列几项:
1、品质检验:
品管部完善并依据《产品检验标准》、《产品检验指导书》进行抽样检验,以确定交货品质是否符合品质要求。
2、处理短损根据点收、检验结果,对发生短损的,予以更正数量,必要时向供应商索赔;
3、不合格品、检验不合格的物料,退供应商进行必要处理,由此造成的损失,向供应商进行索赔;
第十七条品质纠纷处理
有关采购物料发生规格不符、品质不良、交货延迟、破损短少、使用不良等情况的处理流程统称为品质纠纷处理。
具体规定如下:
1、处理依据以双方事先约定的品质标准作为处理依据,并于《购销合同》上详细说明,其中涉及交货时间、检验标准、包装方式等的,原则上以本公司的要求为依据。
2、采购物料退货与索赔
(1)拟退回的采购物料应由仓储部清点整理后,通知采购部。
(2)采购部经办人员通知供应商到指定地点领取退货品。
(3)现货供应的退货,要求供应商更换合格的物料。
(4)订制品的退货,原则上要求供应商重做或修改至合格为止。
(5)确属无法修复或供应商技术能力不足时,可取消订单,另觅供应商。
(6)退货情形依订购合约条款办理扣款或索赔。
(7)双方事前没有明确订购合约时,以实际造成本公司的损失向供应商索赔。
3、其它索赔规定
(1)供应商原因造成的交货延迟,以实际造成本公司的损失向供应商索赔。
(2)破损短少
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