英语实用应用文写作课程01PPT文档格式.ppt
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NOTICENOTICEDec.31,2003Dec.31,2003AllthestaffsofAccountsDepartmentareAllthestaffsofAccountsDepartmentarerequestedtobereadytoattendthemeetinginrequestedtobereadytoattendthemeetingintheconferenceroomonTuesday,at3:
00pm,theconferenceroomonTuesday,at3:
00pm,Jan6,2004,todiscussthefinancialJan6,2004,todiscussthefinancialstatementoflastyear.statementoflastyear.AccountsDept.AccountsDept.2.2.具体具体任何一种英语应用文应当具体、明确任何一种英语应用文应当具体、明确和有说服力,而不应含糊、笼统和抽和有说服力,而不应含糊、笼统和抽象。
特别是合同、协议、通知、启事、象。
特别是合同、协议、通知、启事、招领、海报、广告和需要做出具体答招领、海报、广告和需要做出具体答复等的信函,必须强调具体使用的事复等的信函,必须强调具体使用的事实、数据和时间。
如:
实、数据和时间。
Wewishtoconfirmourtelexdispatchedyesterday.(.(我们确认昨天发出的电传我们确认昨天发出的电传)Revised:
WeconfirmourtelexofJuly2,2000.(.(我方确认我方确认20002000年年77月月22日的电传日的电传)Thesebrakesstopacarwithinashortdistance.(这些制动器能在短距离内把车煞住这些制动器能在短距离内把车煞住)Revised:
ThesetypeSM02powerbrakescanstopa4-toncartraveling65milesanhourwithin300feet.(这些这些SM02SM02型动力制动器可使时速型动力制动器可使时速6565英里英里的的44吨汽车在吨汽车在300300英尺内制动英尺内制动)33清楚清楚清楚,是英语应用文的主要语言特点之清楚,是英语应用文的主要语言特点之一。
所谓清楚,就是要确保你所写的一。
所谓清楚,就是要确保你所写的内容清楚,不被误解。
要写得恰到好内容清楚,不被误解。
要写得恰到好处,使读者不假思索就能理解你的要处,使读者不假思索就能理解你的要点为宜。
要达到上述目的,必须注意点为宜。
要达到上述目的,必须注意下列几点:
下列几点:
1)1)选择简明易懂的词语,尽量避免意选择简明易懂的词语,尽量避免意义上模棱两可的词语和句子。
义上模棱两可的词语和句子。
AstothesteamersailingfromShanghaitoLosAngeles,wehavebimonthlydirectservices.“bimonthly”hastwomeaningshere.Oneis“twiceamonth”,anotheris“onceeverytwomonths”.Revised:
a)WehaveadirectsailingfromShanghaitoLosAngeleseverytwomonths.(从上从上海到洛杉矶,每两月一次直达船。
海到洛杉矶,每两月一次直达船。
)b)WehaveadirectsailingfromShanghaitoLosAngelessemimonthly.(从上海到洛杉矶,从上海到洛杉矶,我们每半月有一次直达船。
我们每半月有一次直达船。
)c)WehavetwodirectsailingseverymonthfromShanghaitoLosAngeles.(从上海到洛从上海到洛杉矶,我们每月有两次直达船。
杉矶,我们每月有两次直达船。
)又如又如:
CottonandsilkblousesmadeinChinaenjoyagoodmarketintheEuropeanmarket.(中国制造的棉质与丝质女衫在欧中国制造的棉质与丝质女衫在欧洲市场销路很好。
洲市场销路很好。
)本句中,本句中,“market”market”有两个含义有两个含义-“销路销路”和和“市场市场”在英语应用文写在英语应用文写作中,特别是在商务信函、合同、协作中,特别是在商务信函、合同、协议、销售确认书等文书中,应当在同议、销售确认书等文书中,应当在同一句子里尽量避免像一句子里尽量避免像“market”market”这样这样具有两种不同含义的词。
具有两种不同含义的词。
Revised:
CottonandsilkblousesmadeinChinasellbestintheEuropeanmarket.2)2)注意修饰词的位置,同一修饰词放到注意修饰词的位置,同一修饰词放到句中不同位置,会导致句子的含义不句中不同位置,会导致句子的含义不同。
同。
Wecansupply50tonsoftheitemonly.(我们只供这种商品我们只供这种商品50吨。
吨。
)Wecansupplyonly50tonsoftheitem.(我们能供这种商品仅限我们能供这种商品仅限50吨。
)3)3)注意代名词的指代对象和关系代词与注意代名词的指代对象和关系代词与现行词的关系。
现行词的关系。
TheyinformedMessrs.Smith&
Brownthattheywouldreceiveareplyinafewdays.Revised:
Brownthatthelaterwouldreceivethereplyinafewdays.(史密斯史密斯.布朗布朗公司将在近日内得到答复。
公司将在近日内得到答复。
)44)注意逻辑上的合理,)注意逻辑上的合理,句子结构上的句子结构上的多变,情节上的紧凑和意义上的连贯。
多变,情节上的紧凑和意义上的连贯。
首先,必须注意分词的逻辑主语与句首先,必须注意分词的逻辑主语与句子的主语的一致。
子的主语的一致。
Beingaregisteredaccountant,Imsureyoucanhelpus.Revised:
Beingaregisteredaccountant,youcancertainlyhelpus.(作为一名作为一名。
)Asyouarearegisteredaccountant,Imsureyoucanhelpus.(因为你是因为你是我坚信我坚信。
)其次是,应当注意句子结构的多变,例其次是,应当注意句子结构的多变,例如如:
WehavereceivedyourletterofApril4.Wearesorryforthewrongdispatch.Wewilldosomethingaboutit.(单调,乏味)Revised:
ThankyouforyourletterofApril4.Weregretthatwehavedispatchedthewronggoodsandwilldosomethingforcompensation.(你方(你方44月月44日来函收悉,谢谢,得知我日来函收悉,谢谢,得知我方发错了货,深表遗憾。
我们将为此方发错了货,深表遗憾。
我们将为此做点补偿。
做点补偿。
)第三,第三,意义上的连贯是值得考虑的。
例意义上的连贯是值得考虑的。
例如如:
Wewrotealetter.ItwasaddressedtoMr.Henry.Heisthesalesmanager.Revised:
WewrotealettertoMr.Henry,thesalesmanager.第四,应当注意情景上的紧凑。
第四,应当注意情景上的紧凑。
WehavereceivedyourletterofJuly1standitcontainedacompletesetofshippingdocuments.(and使情节不紧凑)Revised:
WevereceivedyourletterofJuly1stcontainingacompletesetofshippingdocuments.(7.(7月月11日来函及所日来函及所附全套装船单据均已收悉。
附全套装船单据均已收悉。
)55)注意全文的逻辑性。
写信之前,要考)注意全文的逻辑性。
写信之前,要考虑好表达的先后次序和内容的合理安虑好表达的先后次序和内容的合理安排与分段,每个重点成一段是一般的排与分段,每个重点成一段是一般的分段原则。
分段原则。
例如,如果你想写一封未按期交货的投例如,如果你想写一封未按期交货的投诉信,应先根据表达的顺序列出大纲:
诉信,应先根据表达的顺序列出大纲:
供货者的许诺供货者的许诺没有履行诺言没有履行诺言失诺给你造成的损失失诺给你造成的损失提出索赔,希望理赔提出索赔,希望理赔44简明简明简明简明被认为是最重要的写作原则和语言被认为是最重要的写作原则和语言特点,它节约作者和读者的时间。
简特点,它节约作者和读者的
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