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第3章公文种类
第七条通常使用的公文种类主要有:
(一)决定
适用于对重要事项作出决策和部署,奖惩有关单位及人员、变更或者撤销下级单位(部门)不适当的决定事项。
(二)通知
适用于传达要求下级单位(部门)办理和需要有关单位周知或者执行的事项;
批转下级单位(部门)的公文,转发上级单位和不相隶属单位的公文;
发布规章;
任免和聘任人员。
(三)通报
适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神和告知重要情况。
(四)报告
适用于向上级单位汇报工作,反映情况,答复上级单位的询问。
(五)请示
适用于向上级单位请求指示、批准。
(六)批复
适用于答复下级单位(部门)的请示事项。
(七)意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
(八)函
适用于不相隶属单位或部门之间相互商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。
(九)纪要
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
第4章公文格式
第八条公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、抄报抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。
公文中各组成部分的标识规则,按照《****公文格式》(附件)执行。
第五章行文规则
第九条行文应当确有必要,注重效用,坚持少而精。
第10条行文关系根据隶属关系和职权范围确定。
一般不得越
级请示和报告。
第十一条凡属行政事项,应以行政名义行文;
凡属党内事项,应以党组织名义行文;
一般不得互相交叉行文。
属于重大问题,可用行政、党委名义联合行文。
公司内部各业务部门不得向其他单位(包括本系统)制发政策性和规范性文件,不得代表单位审批下达应当由单位审批下达的事项。
凡应当由上级决定的问题,必须报经上级批准后行文。
公司内部各业务部门之间,部门与负责人之间不得行文。
第12条主送直接上级机关的公文,如与其它上级机关有关,可同时抄报;
主送其它上级机关的公文,应视具体情况同时抄报直接上级机关。
第13条公司和同级党委可以联合行文;
公司和业务相关单位可以联合行文。
第14条对非直属下级单位的行文,应同时抄送直接上级单位。
第15条“请示”应一文一事,一般只写一个主送单位,需要同时送其它单位的,应采用抄报抄送形式,但不得抄送其下级单位;
“报告”不得夹带请示事项。
第16条上报航天机电的“请示”、“报告”类文件一般送1份,如需八院报批的文件送2份。
第17条除上级单位负责人直接交办的事项外,不得以单位名义向上级单位负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。
第18条受双重领导的单位向上级单位行文,应当写明主送单位和抄送单位。
上级单位向受双重领导的下级单位行文,必要时应当抄送其另一上级单位。
第19条不相隶属单位之间一般以“函”商洽工作。
对不相隶属单位发送的公文,不得有指示性内容。
第6章发文办理
第二十条发文办理是指以本单位名义制发公文的过程,包括起草、审核、排版、校对、签发、印制、复核、发送等一系列程。
第二十一条起草公文应符合以下要求:
(一)符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及其它有关规定,并应符合本单位当前时期的工作导向。
如提出新的政策规定等,应切实可行并加以说明;
(二)情况确实,观点明确,表达准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短;
(三)公文文种应当依据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定;
(四)拟制紧急公文,应当写明紧急原因,并根据实际需要确定紧急程度;
(五)涉密公文应当根据国家、集团公司及八院有关保密规定标注相应的密级和保密期限;
(六)人员、地名、数字、引文准确。
引用外文应当注明中文含义。
日期应当写明具体的年、月、日;
(七)结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“
(一)”,第三层为“1.”,第四层为“
(1)”;
(八)公文应当使用国家法定计量单位;
(九)文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。
使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名;
(一十)公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字;
(一十一)对涉及其它部门职权范围内的事项,起草部门应当主动与有关部门协商,取得一致意见后方可行文。
公文一经会签即视为同意。
规章制度公文须送法律机构会签;
(一十二)拟制公文时,须确定分发范围(主送、抄报、抄送单位),严禁将涉及科研生产试验情况的文件发放到无关单位、部门及个人。
第二十二条转发公文时应符合以下要求:
(1)对上级单位和其它平级单位的正式公文,公司可根据需
要转发;
(二)下列公文不得转发:
各种绝密公文、资料;
中央领导同志未公开的内部讲话;
中央、上海市委文件;
上海市人民政府令;
规定限制阅读范围的公文;
政策、法律、法规、重要措施的未定稿;
密码电报;
其它不得转发的公文。
第二十三条公文审核
(1)公文草拟后应由部门领导审稿。
审稿的重点是:
是否确需行文、行文方式是否妥当、密级与保密期限是否准确等,审核完毕必须签字确认,需会签的应在会签完成后送交公文管理部门核稿;
(2)公文送负责人签发前,应由公文管理部门进行核稿。
核稿的重点是:
是否确需行文,行文方式是否妥当,是否符合行文规则和拟制公文的有关要求,是否会签,公文格式是否符合要求等;
(3)公文核稿过程中,如需对文稿做较大修改,应当同拟稿部门协商后由拟稿部门负责修改;
拟稿部门修改整理完成后再交公文管理部门重新核稿。
第二十四条公文的校对工作一般由拟稿人完成,或授权相关人员完成校对工作。
校对的主要内容和要求:
(1)校对人须按审核后的定稿及时对已编排完成的文稿进行校对,做到认真细致、准确无误;
(2)校对内容包括密级、缓急、标题、主送、正文、发文单位署名、抄报抄送等;
(3)校对后如需要对已编排的文稿进行更改的,必须经公文管理部门确认,如属实质性修改的,应当按程序复审;
(4)校对完毕后,校对人必须签字确认。
第二十五条公文签发
(1)凡以单位名义制发的公文,拟稿部门负责人签署呈批意见,需有关部门会签的公文经会签后,送公文管理部门审核,报单位负责人签发。
上行公文印发签发人姓名,下行公文或属于日常工作性质的公文一般不打印签发人姓名;
(2)各级负责人必须按权限签发公文。
以单位名义制发的公文,应当由单位负责人签发。
签发文件须签署姓名与日期;
(3)两个以上单位联合制发的公文,须由联署的单位领导共同签发,联合行文一般由主办单位首先签署意见,协办单位依次会签。
签发日期以最后一名负责人签发日期为准;
(4)会议纪要由会议主持人签发。
如涉及其它分管领导的事项,会议主持人应当批请相关领导核发或报请单位主要负责人签发;
(5)公文经负责人签发后,如发现确须修改的原则问题,修改意见需征得签发人同意后,再行修改;
第二十六条公文正式印制前,公文管理部门应当进行复核,重点复核审批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全,格式是否统一、规范等。
经复核需要对文稿进行实质性修改的,应当按程序复审。
第二十七条公文的印制份数根据其发送范围和有关规定确定,不得擅自增印。
确需要增印公文,须由拟稿部门提出意见,部门负责人签字后,报公文管理部门负责人同意。
第二十八条公文由公文管理部门或由其委托的单位负责印制。
印制场所必须安全保密,各项登记及交接手续清楚,印制好的公文准确无差错,字迹清晰、整齐,符合国家有关装订标准和存档要求。
第二十九条加盖印章
印章是发文单位对该文的负责,是公文发生效力的凭据。
公文除“会议纪要”外应加盖印章。
第三十条公文发送是指对已印制的公文根据分送范围进行发送的过程。
(1)已印制的公文,公文管理部门应认真检查公文质量,再行编号、登记、分装。
凡需限期收回的公文,应注明收回期限;
(2)公文应严格按分送范围进行递送,并履行交接手续;
(3)外送公文按八院机要通信相关规定执行。
第七章收文办理
第三十一条收文办理是指对收到公文的办理过程,包括签收、审核、登记、批办、承办、催办、答复等程序。
第三十二条收到的公文应当逐件清点,核对无误后签字或者盖章,并注明签收时间。
第三十三条收到外来公文,公文管理部门应当进行审核。
审核的重点是:
文种使用、公文格式是否规范,主送单位、抄送单位是否正确,是否应由本单位办理。
如经审核不符合行文规范的,公文管理部门及时退回来文单位并说明理由。
第三十四条外来公文(含白头文件、电话记录、密码电报等,除技术性文件外)统一由单位公文管理部门负责登记。
(一)凡以各种方式收到的公文(含白头文件、电话记录、密码电报等,除技术性文件外),须交单位公文管理部门统一按公文处理办法进行登记、管理;
(二)个人由各种途径收到的公文,应当及时交本单位公文管理部门按收文办理。
通过各类专网下载的公文,按收文办理;
(三)具有保存价值的非正式公文按正式公文管理;
(四)经审核,对符合规定的公文,公文管理部门应及时进行登记,收文登记时,应注意按照要求填写清楚,力求及时、准确,避免差错或积压;
(五)登记完成的公文,由公文管理部门提出拟办意见报单位负责人批示或交有关部门办理,并明确办理期限。
需要两个以上部门办理的应明确主办部门。
第三十五条公文管理部门对办理过程中存在异议的公文应及时协调,避免因推诿等原因造成公文办理延误。
第三十六条凡需办理的公文,各有关部门应依据业务分工和领导阅批的意见,按规定期限及时进行收文承办,紧急公文做到随到随办。
第三十七条收文办理应建立公文催办检查制度,做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办。
第三十八条公文的办理结果应当及时答复来文单位,并根据需要告知相关单位。
第8章公文归档
第三十九条公文(含具有保存价值的非正式公文)办理完毕后,应当根据文书档案有关规定,及时将公文定稿、正本和有关附件整理、立卷。
有保存价值的重要会议记录、重要电话记录,均随同相关的公文立卷。
公文管理部门按照有关规定定期向档案部门移交归档。
个人不得保存应当归档的公文。
第四十条归档范围内的公文,应当根据其文件字号和保存价值等进行整理、立卷,保证归档公文的齐全、完整,能正确反映单位的主要工作情况,便于保管和利用。
第四十一条联合办理的公文,原件由主办单位整理、立卷、归档,其它单位保存复制件或其它形式的公文副本。
复制件由承办人负责交公文管理部门存档。
第四十二条单位负责人兼任其它单位职务,在履行所兼职务职责过程中形成的公文,由其兼职单位整理、立卷、归档。
第四十三条拟制、修
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