XX集团管理制度文档格式.docx

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办公时宜使用礼貌公务规范用语，在友善、和谐、职业化的气氛下与他人进行交谈，说话应简明扼要，办事以效率和业绩为先。

第四条公务介绍：

（一）与客人初次见面时应主动自我介绍，在正式场合需向客人呈递名片。

（二）作为第三方，介绍第一方、第二方时，应遵循“位高者先知”的原则，即先介绍职位、身份较低的一方，再介绍职位、身份较高的一方，应先介绍主人，后介绍客人；

先介绍晚辈，后介绍长辈；

先介绍个人，后介绍集体；

先介绍男士后介绍女士。

介绍双方的主要内容应基本对称，严禁对其中一方不厌其详，而另一方则轻描淡写，此种行为属严重失礼。

第五条交换名片：

（一）事先将名片放在适当的地方以便随时取用。

（二）外事交往中，一般不宜向人索要名片。

（三）在递送本人名片时，应面带微笑，用右手或双手执名片。

（四）使名片正面朝着对方，以齐胸的高度不紧不慢地递送过去，同时可以说明“请多关照”、“今后常联系”等。

第六条握手。

在相互介绍和会面时，握手不需用力。

应由主人、年长者、身份高者、女士先伸手。

客人、年轻者、身份低者见面先问好，待对方伸手时再握手。

第七条公务交谈：

（一）“关心有度”。

在切入公务主话题前5分钟可对熟悉的话题先表示“私人关切”但要适度，随后自然转向公务主话题，在偏离主话题时，应把握时机地切换回来，不易在私人话题上耗费过多时间。

（二）“距离有度”。

与人交谈要保持一定距离，不使其产生被"

侵犯"

之感，但又不至于太冷淡；

（三）“举止有度”。

避免动作过于亲密随意，引起误会。

第八条倾听。

养成良好倾听的习惯，不轻易打断客户的谈话或随意转移话题。

第九条手势。

交谈中可适当做些手势，但切忌手舞足蹈，高声喧哗。

第十条目光。

在相互交谈时，目光应注视对方脸部，亲切自然，表示专心。

不要左顾右盼、注视别处或看手表等，显示出不耐烦或漫不经心的状态。

第十一条规范坐姿。

坐姿端正，在较正式的场合，要求坐时上身端正挺直，不可以把腿、脚伸直半躺半坐。

坐时保持背部挺直，无论坐的是椅子还是沙发，要求都要保持浅坐姿式：

男性两膝间要容得下一拳左右的位置或双膝与肩等宽。

女性两膝则要求并拢，也可采取两腿交叉姿态。

双膝不得向两旁打开而坐，坐的身体位置可稍有偏斜，与人正面对坐时不要正襟危坐，要侧坐。

严禁跨骑椅子的坐势习惯，严禁趴、伏、靠在桌子上，严禁仰、斜倚在椅子上，严禁将脚放在桌子上。

第十二条电话礼仪：

（一）电话铃响不应超过三声。

（二）使用标准语言、语气柔和、清晰，有礼貌。

（三）无论对方何种态度、语言，都须心平气和，态度和蔼、有礼有节地应对。

（四）在办公场所或公共场所接听电话时，声音不要太大，以免影响他人工作。

（五）电话中重要的事件，需作记录并进一步跟踪解决，及时回复。

（六）电话结束时，要先说"

再见"

再挂机，挂机时要轻放。

第十三条守时。

要养成守时的好习惯。

约见客人应遵守时间并提前10分钟到达，不得迟到或失约。

如因故不能前往，一定要提前通知客人。

第十四条打招呼。

见到客人时，应主动打招呼，做到礼貌热情。

出入房间、上下电梯，应让客人先行。

第十五条乘坐车辆。

应让客人先上车，并将好的座位安排给客人。

第十六条有效沟通。

注意有效的与客户沟通。

在有效的时间内，让客人听到他希望了解的信息，我们需要宣传的信息。

不要不顾客人的反映，只顾自己讲自己的。

第十七条拜访客户。

到客户办公室时，不要擅自乱翻、乱动客户的资料、书籍和办公设备，未经客户同意，不随意使用客户电话。

主动了解并严格遵守客户的各项规章制度。

第三章职业道德

第十八条思想品德。

提倡敬业精神、合作精神、团队精神，保持积极进取的精神面貌，吃苦耐劳、严格自律；

做一个品德高尚、有良好职业修养的员工，维护公司的形象和利益。

第十九条社会公德。

尊老爱幼，不在办公场地和禁烟区吸烟，不随地吐痰，不在公共场所高声喧哗、讲脏话、随地扔杂物。

言行举止应文明。

第二十条费用控制。

树立成本意识，合理控制费用，维护公司利益，体现双赢原则。

费用的使用应符合公司的规章制度。

不利用公司业务活动，在费用报销中私帐公报，或以公务名义报销不合理的开支和费用。

第二十一条保密原则。

每位员工都有义务保护公司的信息资源，遵守公司所制定的各项制度与管理规定，遵守保密原则。

公司的内部信息、市场信息、人事信息、财务收支信息及各种数据库的资料，是公司的机密资料，XX不得泄露。

第四章工作责任心

第二十二条工作应认真负责，积极主动，服从安排，注重团队合作。

以积极心态努力工作，不因个人主观原因，造成工作中的较大失误或损失。

第二十三条凡属自己工作范围内的事，应主动承担工作责任，主动解决工作问题，不推诿。

第二十四条工作调动时，应做好工作交接，并进行人员的传帮带。

在工作中勇于坚持原则，对于重大问题和错误，不感情用事。

第二十五条不弄虚作假，不欺上瞒下。

第二十六条遇到有损公司利益的紧急情况，应及时处理并报告有关领导。

第五章敬业精神

第二十七条热爱公司、热爱集体、认真履行工作职责，用心做好工作中的每一件小事。

想方设法完成部门下达的工作计划及工作目标。

积极参加公司或部门组织的各类学习、专业培训。

加强自我学习与自我培训，不断提高自身素质和工作技能。

虚心听取他人意见及建议，对于工作中所出现的工作失误，应及时采取相应的措施补救，不重复犯同样的工作错误。

第六章团队精神

第二十八条注重团队合作，以积极的心态配合部门人员，共同完成公司工作目标。

第二十九条在工作中主动将好的工作经验及工作方法传授和推荐给同事或报告给上级主管，以进行资源共享。

第三十条自觉服从主管领导的工作安排，主动承担工作困难，并努力工作。

第三十一条服从公司整体利益，积极配合并支持其它部门的业务活动。

第三十二条经常与同事讨论、商量工作，有效地求助及建立良好的工作沟通与交流。

第三十三条在工作中不随意议论、责备或埋怨同事并制造工作矛盾，如对同事有意见，可善意地当面指出并帮助其改进。

第三十四条正确地对待同事和领导的批评，并主动进行反省改正。

第七章工作沟通

第三十五条约见重要客户时，要关闭手机或将手机置于振动状态，尽量不接听电话或打电话。

第三十六条与客户有不同意见时，可记录下来上报主管领导协调解决，切不可与客户争执。

第三十七条对待客户态度要真诚、富有耐心、谦虚稳重，不可夸夸其谈，以免给对方造成轻率和不可信任的印象。

第三十八条与客户共同工作时，不随意向客户进行工作承诺，如有承诺要及时进行兑现并履行。

第八章责任机制

第三十九条在业务工作中，集团员工要认真遵守和模范履行本制度规定，做文明礼仪的楷模。

对于不能较好履行本制度规定，并经教育无明显改进的给予一定的行政处罚和经济罚款；

情节严重并造成一定后果和恶劣影响的将给予重罚。

第四十条本制度经发布后实行。

本制度由行政部门负责解释并监督执行。

公文管理制度

为规范公司的公文管理，提高办公效率，提升企业形象，特制定本制度。

一、公文管理职能

行政部门办公室负责公司公文管理工作。

1、负责集团综合性上报或下发公文的承办、催办、起草、审核、印发工作；

2、负责公文（信件）的登记、编号、打印、送签、发送、立卷、归档等工作。

3、负责各职能部门专项公文审核工作。

4、负责其他以公司名义发布的文稿审核工作。

二、收文管理

1、收文。

外来公文统一由行政部门办公室人员负责签收（下载）、登记。

2、分送。

办公室根据来文内容，结合领导成员的工作分工，附公文处理单，及时分送分管领导、主要领导批示后，做好领导批示登记，复印送有关部门（人员）办理。

3、承办。

承办单位（人员）收到领导批示后，提出公文处理意见，如需发文，应及时起草公文，送办公室审核并呈有关领导签发后下发；

无需发文的应在文件处理单上签署承办结果和处理意见。

4、催办。

办公室对领导批示的由其它职能部门承办的公文进行催办。

对领导批示件的催办，要提醒注意公文内容的时限要求。

紧急公文随时催办，催办情况应做好记录，并随时向领导人反馈催办情况。

三、公文制发

1、公文起草。

起草公文时要按领导意图或会议决议确定公文的目的要求，语言要简明扼要，逻辑层次要清晰，严格按公文的基本格式要求进行撰写。

2、责任分工。

办公室负责集团综合性文稿汇总撰写工作；

各职能部门负责本部门对口业务类的公文撰写。

3、公文审核。

凡以公司名义正式行文的公文，在送领导签批之前，承办部门应将公文初稿交办公室进行审核。

公文审核的内容包括：

①政策审核。

与国家政策法规是否一致；

与公司以往政策规定是否连续；

与有关部门相关政策规定是否相悖；

政策规定是否可行；

②内容审核。

主题是否鲜明，材料是否真实；

表述是否准确，内容是否完整；

③文字校核。

文字是否纯正，结构是否清晰；

字句、标点是否妥贴；

相关数字材料引用是否准确；

④格式审核：

文种选择是否恰当；

行文形式是否准确；

文体格式是否规范。

⑤以几个部门联合署名印发的公文以及公文内容涉及相关职能部门业务的公文，联合发文部门领导以及文件内容关涉部门负责人要一同参与审核并于文件会签处签署意见；

⑥最终审核。

公文印发前办公室主任和承办人员再进行最终审核。

主要审核领导审批签发手续是否完备；

领导审批签发的公文清样的格式是否符合公文处理有关规定。

四、公文签发

按公司授权体系不同公文由行使核决权限的公司领导签发，签发文件应明确“发”、“同意”等字样，并由签发人署名和注明签署日期，用钢笔、签字笔书写。

五、公文传阅

送领导传阅的公文，按公文传递程序送阅，办公室对传阅文件进行跟踪并将阅后文件及时收回存档。

六、发文处理

1、校对。

在公文正式印发前，文稿由办公室负责对公文的审批手续、文种、格式等进行复核，确定发文字号、发文日期、分送单位和印制份数，并进行发文登记。

2、印制。

印制公文应做到准确、及时、规范、安全、保密，一般件当天完成，急件按规定时间完成。

3、分发。

集团综合性公文由办公室分发；

各职能部门公文由承办部门分发，办公室予以配合；

需归档的文件材料，要严格按照档案管理要求，做好归档工作。

七、附则

1、本制度经办公室公会讨论通过后下发执行。

2、本制度由办公室负责解释并监督执行。

印章管理制度

为加强印章管理，规范公司印章的保管和使用，有效防控经营管理风险，规避经济和声誉的损失，特制定本制度。

一、公司印章分类：

1、公司印章：

指公司的法人公章、财务专用章、合同专用章、法定代表人印章；

2、部门印鉴：

指公司各职能部门业务工作需要而刻