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(一)请购部门申请增添固定资产时,在预算内的需填写《固定资产(含仪器仪表)申购单》(附表一),说明请购与选型理由,并注明请购部门、品名、型号、规格、数量、预计价格、需要日期、技术要求、建议厂商等资料。
经部门经理,综合办公室、财务部门、公司主管副总经理审核,报请总经理批准。
预算外的固定资产的请购,除按预算内审批流程外,还须报请公司法定代表人批准。
(二)采购员接到经批准的《固定资产(含仪器仪表)申购单》后,办理采购程序,依采购程序办理完成核签。
第十一条固定资产采购程序:
(一)在固定资产采购前,应先向供货商询价,并取得厂商报价单,进行比价,以报价较低且品质佳的原则核准厂商为采购对象。
单批次5万-10万元的采购至少寻找两家以上的供应商进行询价比价;
单批次10万以上至少寻找三家以上的供应商进行询价比价,并组织评审确定出最优方案,按审批程序审批。
(二)采购物流部应与厂商签订购买合同。
固定资产管理部门可以留存合同复印件,采购物流部把合同原件与发票交财务做为付款入帐依据。
第十二条固定资产验收处理程序:
(一)采购物流部应与厂商联系送货时间及地点。
固定资产送达时,由采购物流部、档案部门、综合办公室、技术部门、质量部和使用部门相关人员共同开箱验收,点收数量、检查品质及规格是否与购置合同相符。
由采购部门人员填写《固定资产开箱单》(附表二),并依据随机装箱单,收集随机资料。
所购置的设备在完成安装调试,并验收合格后,交付使用。
由采购部门、综合办、技术部技术人员共同填写《固定资产交接验收单》(附表三),并与随机资料一起交固定资产管理人员。
固定资产管理人员依据装箱单,开箱单及档案归档要求清点资料。
资料不全的由采购负责补全。
如在安装、调试、验收过程中遗失的,由技术人员写情况说明。
资料齐全后,固定资产管理人员填写《固定资产交付使用证明书》(附表四),登入《固定资产台账明细表》(附表五),制作《固定资产卡片》(附表六)。
(二)对土建竣工的工程项目,在决算和工程审计后及时验收,交付使用。
固定资产验收合格后,综合办公室固定资产管理人员记入《固定资产台账明细表》。
(三)采购物流部采购人员将《固定资产(含仪器仪表)申购单》、《固定资产交接验收单》、发票及相关单据一同送交财务部做付款入帐依据。
月末货到票未到,应将除发票外的单据送交财务部做暂估入账处理。
(四)综合办公室固定资产管理人员按《产品分类代码》编制固定资产编号并制作固定资产标识(须结合6S要求实行统一标识),黏贴于固定资产上,并将资料添于《固定资产管理台账明细表》上。
第十三条固定资产帐务处理
财务部须复核各项单据的签核是否完整。
复核订购数量与验收数量是否一致。
如有差异,应向有关负责部门追查原因并作成适当处理。
第五章固定资产的控制与管理
第十四条建立固定资产台帐
(一)综合办公室应按照固定资产类别、名称、规格型号、入账日期、使用部门和存放地点,统一编号等,编制固定资产目录,建立固定资产总台帐及各类分台账,实行动态管理。
第十五条固定资产领用
综合办公室对资产验收合格后通知申请部门来领用,并填写《固定资产领用记录表》(附表七),并由领用部门领导签字。
第十六条台账更新控制
综合办公室固定资产台账明细表与财务部门台账必须同步更新,综合办公室每月需填写《固定资产每月变动表》(附表八),并由两部门经理签字确认。
第六章固定资产的计价、折旧、投保
第十七条依据公司财务管理相关规定执行。
第七章固定资产的转移
第十八条任何部门、个人,不得私自将固定资产转移或搬离公司所属控制范围外的任何地方。
第十九条当固定资产领用部门因工作需要临时转移资产,需向综合办公室申请,并填写《资产转移单》(附表十一),由拨出部门、综合办公室确认,接收部门签字、主管副总经理审批后,才可在规定时间内临时转移。
第八章固定资产的减少
第二十条
固定资产的减少分为固定资产出售、固定资产报废、固定资产出租三种情况。
第二十一条
固定资产出售处理程序
(一)各类固定资产如有淘汰旧设备、无法修复、修理费用过高或闲置等情形时,使用部门将相关设备清单提交综合办公室,由固定资产管理人员在比较和评估出售价格基础上提出处理方案。
(二)使用部门应依据出售资产资料填写《固定资产处置申请单》(附表九)一式三联;
注明使用部门名称、固定资产编号、品名、规格、数量及出售原因,呈部门经理复核,送交综合办公室。
(三)综合办公室依据使用所填《固定资产处置申请单》依照编号和选定的处置方案,报请财务部核实后提交公司总经理审批并报公司法定代表人核准。
(四)公司法定代表人核准后的《固定资产处置申请单》,交由综合办办理出售事宜。
固定资产出售后,应在《固定资产处置申请单》上注明实际出售金额及有关费用,送财务经理复核;
并将出售固定资产的款项,依据现金收入程序将现金缴回财务出纳人员。
(五)《固定资产处置申请单》分二联,第一联由综合办公室留档,并更新《固定资产台账明细表》;
第二联连同相关单据送交财务作帐务处理。
第二十二条
固定资产报废处理程序
(一)各类固定资产如达不到使用状态,且无法修复或修复费用过高时,使用部门应建议是否应予报废。
(二)凡决定应予报废之资产,使用部门人员提出申请,经技术质量部门进行鉴定后,填写《固定资产处置申请单》报综合办公室,经财务部门核实,总经理审批后报公司法定代表人核准。
(三)综合办公室应依公司法定代表人已核准的《固定资产处置申请单》办理报废事宜,注明实际处置情形,并与财务部同步更新《固定资产管理台账》。
第二十三条固定资产的出租
出租固定资产,财务部、综合办公室共同协商确定租赁方式,由原固定资产使用部门提出可出租清单,经技术质量部、财务部、综合办公室审核,报总经理批准后办理有关手续。
出租合同由综合办公室牵头,会同财务部和有关业务部门与承租方商定,报总经理批准后,与承租方签署租赁合同并报财务部办理固定资产出租手续。
综合办公室负责按出租合同约定时间、租金,定时收取租金。
租赁合同期满后,由综合办公室及时负责收回出租的固定资产。
第九章固定资产的维修及定期维护
第二十四条固定资产维修
(一)当固定资产发生故障时,本单位无法自行维修时,使用部门人员填写《固定资产故障报修/验收单》(附表十),注明各项固定资产资料故障现象、损坏原因及希望完修日期,送交采购部处理维修事宜。
(二)采购物流部接《固定资产故障报修/验收单》后,应寻找适当维修厂商,进行维修。
(三)采购物流部寻得适当厂商后,应将送修厂商、预计维修金额及预定完成日期注明于《固定资产故障报修/验收单》送交管理部门、总经理审批。
(四)《固定资产故障报修/验收单》经审批后,做为日后付款入帐依据。
固定资产送修完成回公司时,采购物流部、使用部门、综合办公室组织验收,并填写验收结果。
(五)采购物流部门应将《固定资产故障报修/验收单》及相关资料复核,连同发票等单据送交财务部申请付款。
(六)财务部应核对《固定资产故障报修/验收单》及发票等相关凭证是否相符无误。
如相符,则编制凭证并依财务付款审批程序办理付款事宜;
如有不符,应查明其原因。
第二十五条
定期维护
各项固定资产应由综合办公室负责定期检验、维护之周期,并协同相关部门落实实施。
第十章固定资产的盘点、清查
第二十六条固定资产的盘点及清查
(一)财务部每一年对固定资产进行一次盘点,并编写固定资产盘点报告。
(二)盘点工作由财务部组织,综合办公室及相关部门配合实施。
(三)盘点前应编制固定资产盘点计划、确定盘点时间、地点、人员。
盘点结果应由盘点人员和监盘人负责人签字,对出现的盘盈、盘亏现象,分别由使用部门负责查明原因,并填写盘盈、盘亏清单,经财务部、综合办公室会签。
(四)盘盈的净收入和盘亏的净损失,报财务部核实后报请总经理批准,财务部负责作帐务处理,分别列入营业外收入和支出科目。
第十一章附则
第二十七条本办法带有四个流程图:
(一)固定资产管理流程图
(二)固定资产出售处理流程图
(三)固定资产报废处理流程图
(四)固定资产出租流程图
第二十八条本办法有以下附件,并作为本办法的组成部分:
(一)《固定资产(含仪器仪表)申购单》
(二)《固定资产开箱单》
(三)《固定资产交接验收单》
(四)《固定资产交付使用证明书》
(五)《固定资产台账明细表》
(六)《固定资产卡片》
(七)《固定资产领用记录表》
(八)《固定资产每月变动表》
(九)《固定资产处置申请单》
(十)《固定资产故障保修/验收单》
(十一)《固定资产转移单》
第二十九条本办法自颁布起实施,由公司综合办公室负责解释。
原沪****综字【****】50号文作废。
版本与更改记载
版本/更改
实施日期
记载
编制
审核
批准
1
2
流程图一:
固定资产管理流程图
流程图二:
固定资产出售处理流程图
流程图三:
固定资产报废处理流程图
流程图四:
固定资产出租流程图
附表一:
****
固定资产(含仪器仪表)申购单
申购部门:
年月日
资产名称
资产规格
数量
预计价格
资产功率
安装地点
申购理由及技术要求:
申请人:
部门负责人:
技术经济论证分析:
信息化主管意见:
综合办公室意见:
技术、质量部意见:
财务部意见:
主管副总审核:
公司领导批准:
备注:
如申购办公设备的固定资产,签字只需综合办公室、公司领导批准方可。
附表二:
固定资产开箱单
资产型号
制造厂家
供货厂家
出厂日期
出厂编号
到货日期
开箱日期
数量单位
随机资料
出厂合格证份
产品质量保证书份
技术图纸份
使用说明书份
电子文件份
装箱单份
其他份
随机附件
随机工具
包装情况
整机外观
另附备件
参与开箱人员签字
采购物流部
技术质量部
综合办公室
档案室
备注
附表三:
固定资产交接验收单
申请部门:
年月日
规格型号
单位数量
验收时间
接收部门
接收时间
主要验收指标标称值
验收实测值
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