谈秘书工作的时间管理艺术Word下载.docx
- 文档编号:14728716
- 上传时间:2022-10-24
- 格式:DOCX
- 页数:11
- 大小:26.63KB
谈秘书工作的时间管理艺术Word下载.docx
《谈秘书工作的时间管理艺术Word下载.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《谈秘书工作的时间管理艺术Word下载.docx(11页珍藏版)》请在冰豆网上搜索。
最后指出,时间管理是一门艺术,秘书工作人员应充分发挥自己的想象力、创造力,遵循基本的时间管理原则、时间管理方法,创造出更多符合自身工作实际需求的时间管理方法,提高工作效率,成为新时代的高素质人才。
【关键词】秘书工作时间管理艺术
OntheArtofSecretary’sTimeManagement
【Abstract】Secretarialworkatalllevelsofpartyandgovernmentorgans,enterprisesandinstitutionsoccupiesaveryimportantposition.AlsoitisacomprehensiveworkandtimemanagementisparticularlyimportantfortheSecretary.Inthispaper,wefocusthesecretaryoftimemanagementastheresearchobject,andmakeain-depthanddetailedanalysisandresearchonit.Bycombiningwiththeconcretepracticecasestodiscussthesecretarialwork.Themainthesisisdividedintofourparts:
thefirstpartismainlydefinedsecretary,timemanagement,andotherrelatedconceptsandtheoreticalfoundation.Thesecondpartismainlyabouttheprinciplesofsecretary’stimemanagement,whichisincludingtargetprinciples,planningprinciples,orderlyprinciple,efficientprinciple.Webelievethatthetimemanagementprinciplesshouldcomposeandtransformskillfullyinordertomakethetimetoplaythegreatestbenefits.Thethirdpartdiscussesthemethodsofsecretary’stimemanagement,includingthemethodoftimeschedulecontrolling,themethodofABCtimemanagement.Thefourthpartdiscusseshowtousetheprinciplesofsecretary’stimemanagementandthemethodsofsecretary’stimemanagementinsecretarialwork.Paperconcludesthattimemanagementisanart,secretarialstaffshouldgivefullplaytotheirimaginationandcreativity,andfollowthebasicprinciplesoftimemanagementtocreatemorewaysfortheirownneedstotimemanagement.
【KeyWords】SecretarialworkTimemanagementArt
引言1
一、相关概念的界定1
(一)秘书1
1.秘书的定义1
2.秘书的地位和作用2
3.秘书的职责2
(二)时间管理2
1.时间管理的释义2
2.时间管理的意义3
二、秘书时间管理原则3
(一)目标原则3
1.制定目标以合理使用时间3
(二)计划原则5
(三)有序原则5
三、秘书时间管理方法6
(一)时间计划表控制法6
(二)ABC时间管理法6
1.ABC时间管理法的基本原理6
2.ABC时间管理法的使用7
四、秘书工作中的时间管理技巧8
(一)合理安排工作8
(二)巧妙利用时间管理小技巧8
1.工作秩序条理化8
2.合并同类任务9
3.善用碎片时间9
(三)注重时间管理的反思与评估9
结论9
参考文献10
附录10
致10
引言
一个人的时间是有限,也是弥足珍贵的,我国古代就有“一寸光阴一寸金,寸金难买寸光阴”这样的名言佳句,不断提醒人们要重视时间的价值,而时间的价值也折射出了时间管理的意义所在。
时间是最缺乏的资源,如果不管理好时间,就无法管理好其他的任何事物。
秘书工作无论是在各级党政机关领导体系中,还是在企事业单位中都占有十分重要的地位,而秘书工作又是一项具有综合性质、辅助性质的工作,涉及文件拟写、文书处理、调查研究、来信来访、会议组织、领导日程安排、档案管理等各类事务,时间管理对秘书工作人员而言就显得尤为重要。
这就要求秘书工作人员必须具备科学的时间管理能力,学习科学的时间管理方法,尽量减少时间的浪费,提高时间利用率,为工作的顺利开展奠定基础。
对于时间管理的研究更注重强调其艺术性,突出时间管理是一门艺术,并强调人的作用。
无论是时间管理原则还是时间管理方法,都需要人来执行。
此外,秘书工作人员在工作时会受到来自外因素的干扰,如精神不集中、铃声、同事问询、领导交办的临时性事务等。
如何规避这些因素带来的时间管理效率低下也是秘书人员需要思考的问题。
以秘书的时间管理方式作为研究对象,对秘书的时间管理方式进行深入详细地分析与研究,并结合具体的秘书工作实际案例进行探讨,形成理论与实践统一;
根据自己的所学知识对搜集到的资料进行分析、总结、归纳;
从已有的理论、原则、方法及案例中分析不足,总结经验,创造出更多符合自身需要的时间管理方法。
研究从秘书相关概念、时间管理概念及其理论基础出发,列举几种经典、普遍适用的秘书工作的时间管理原则、时间管理方法,并探讨在秘书人员实际工作情境中这些原则、方法的具体使用。
在研究过程中主要釆用以下几种研究方法:
第一,调查法。
搜集有关秘书工作时间管理的原则、方法等相关理论,对其进行系统、全面、有计划的了解,形成自己的理论体系。
第二,文献研究法。
通过查阅期刊、杂志、报刊、书籍等来收集资料。
一、相关概念的界定
(一)秘书
1.秘书的定义
秘书主要是指在党和政府机关、企事业单位、社会团体、院校的一种行政职位。
其主要职责是辅助管理,综合服务,主要工作是公文写作、管理文书档案、接待访客、组织会议、调查研究情况、处理各种信息、办理事务、参谋咨询、联络协调等等。
秘书人员是协助上级领导处理日常事务、各种办公室繁杂事务、临时性事务的工作人员,是协助领导接待来访,公文写作和其他交办事项的工作人员,以辅助决策,综合协调,沟通信息,办文、办会、办事等为主要职能,是领导者的参谋和助手。
秘书工作是直接为领导服务的,是一种具有辅助性质、综合性质的工作。
2.秘书的地位和作用
秘书工作无论是在各级党政机关领导体系中,还是在企事业单位中都占有十分重要的地位,起着重要的参谋助手作用。
秘书办文、办事、办会,工作容繁杂,涉及面广。
秘书部门处于领导与职能部门、下级单位之间的枢纽位置,起着下情上达、上情下传、沟通左右、联系外的桥梁作用。
3.秘书的职责
秘书的职责是秘书人员在辅助管理的过程中所承担的工作容。
大致包括:
日常事务管理(办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理等)、接待事务、会议事务(会议安排、会场布置、会议文件的处理等)、行政事务、信访事务(群众的来信来访或顾客的投诉处理等)、调查研究事务(搜集信息,提供可行性的方案供领导选择)、文书档案事务(文书撰写、制作、处理和档案管理)、写作事务、协调工作、督察工作、其他领导临时交办的事务等。
(二)时间管理
1.时间管理的释义
时间管理是为了提高时间的利用率而对时间进行合理的计划和控制、有序合理的安排及运用的时间管理过程。
在同样的时间条件下,为了提高时间的利用率而进行一系列的计划、控制工作,克服时间浪费现象,选择一切可以利用的科学方法、手段、原则,并加以灵活的运用和组合,以努力达到预期目标。
时间管理其实并不是以时间为对象进行管理,而是针对时间进行自我管理,以使个人管理好自己工作生活的方方面面,有意义地利用自己所拥有的有限的时间。
总的来说,时间管理就是要使人们对时间的使用从被动的自然经历与随意打发,转向系统地、集中地、有计划地、有目的地主动分配使用,进行高效率的富有创造性的活动。
2.时间管理的意义
如何面对时间的不停流逝而进行自我管理,把握好当下的每一分钟,运用科学有效的方法做事,就是时间管理的现实意义。
科学有效的时间管理是掌握时间节约规律的需要。
节约时间,就像从海绵中挤水,我们要发现寻找时间节约的规律,合理地分配时间,科学有效地使用时间,不断提高时间利用率,进行富有创造性的劳动。
所有这些都要求我们掌握科学的时间管理原则和方法,更好地管理和利用时间。
对于秘书工作人员而言,科学有效的时间管理是走向职业成功的重要保障。
成功的事业得益于有效的时间管理,善于管理时间是成功人士的重要素质。
秘书工作人员每天要忙于处理各种日常事务,同时又必须为领导服务,安排领导的日程,工作繁杂,在身体和心理上承受着巨大的压力。
如果秘书工作人员学会科学有效的时间管理,不仅可以在工作上更加出色,也可以更好地为领导提供服务,甚至可以获得比他人更多的休息时间以供整顿,从而走向职业成功。
二、秘书时间管理原则
秘书如何进行时间管理,科学地安排领导和自己的时间,没有固定的模式。
但是,时间管理作为一门学问,有其自身的一些规律,也即有一些基本原则。
秘书遵循这些基本原则对时间管理有普遍的指导意义。
(一)目标原则
提到时间管理就必须遵循目标原则,这是一条基本原则。
没有目标的时间管理,就如同终点不明的海上航行,如果不清楚到达终点的方向和距离,就不可能控制好自己的速度和精力使用。
没有目标的时间管理也不可能管理好时间。
从时间管理的角度来看,没有目标或者目标不明确,即使终日忙忙碌碌,但由于精力分散,也难以取得成就,终将白白浪费时间,无法做一个高效、优秀的秘书人员。
因此,要进行时间管理,必须遵循目标原则。
1.制定目标以合理使用时间
秘书每天除了一些日常工作,还有许多临时性事务需要处理,如果做事毫无目标,就会像无头苍蝇一样,整天忙得团团转,但工作做得却并不
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 秘书 工作 时间 管理 艺术