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MIS,即工作流+管理信息系
统)是把工作流技术与管理信息系统集成起来,其特点是数据库应用流程化。
政府机关内的行政事务工作都是由一系列环节构成的业务流程组成的,所以这
样的组织需要其软件系统不仅能够解决独立环节的业务问题,而且能够自动把
这些环节串联起来,希望一个环节所做的工作能够自动被下一个环节利用,这
就是最基本工作流的需求。
同时每一个环节常常又必需要数据库技术来解决,
这样就提出了在工作流中应用数据库技术的要求。
也就是,每个业务处理单位
内部需要管理信息系统的功能进行数据的整理、检索、统计、输出等,但是各
个业务处理单位之间必须用工作流的方式串联起来,将各个业务处理单位的工
作结果在组织中按照一定的程序流转,并可以进行流程的监督、控制等。
目前一种流行的工作流管理信息系统的解决方案是:
电子邮件
数据库
=
工作流管理信息系统(WMIS)。
以电子邮件来串联一项工作的不同阶段,把各个阶段的工作用相应的表格
来体现,这些表格包含有完成它们所需要的信息(比如说当前环节的前面各阶
段中所完成的工作情况),然后列出它们当前阶段所应当填写的各个输入选项。
当一个表格的各个输入完成以后,就被以电子邮件的形式发送给下一阶段的工
作人员。
下一阶段的工作人员将会在他们的邮箱中看到他们所应作的所有工作
的当前完成情况,对其中任意一项工作(邮件),可以通过人工选择或系统自
动的方式展开下一步,也就是说打开下一步工作所应当填写的表格。
这样,一
项协作性的工作,表现为一系列的邮件,一个信息流,邮件流,或者说工作流。
不仅如此,在这些电子邮件中显示和输入的数据都要来自数据库,这就是说必
须把
系统和数据库系统集成起来。
最新的工作流技术能把数据库技术和基于电子邮件的流程管理技术结合起
来,既能在邮件中访问企业的业务数据,又能在数据库软件中生成相关的邮件。
比如计划人员可以在企业管理信息软件(管理信息系统)中也可以在电子邮件
软件如
Outlook
中生成采购申请邮件,然后发给有关负责人,负责人收到邮件
后,即可在邮件上答复申请,在答复时他还可以超级链接(Hyperlink)到管理
信息系统中去察看有关细节。
一旦申请邮件被答复,计划人员不仅能在管理信
息系统中看到批准状况,也可以在邮件箱中看到答复意见。
此外负责人在答复
的同时还可以根据申请自动产生一些相关的协同工作,分派给其他的人。
工作流管理信息系统的优点:
1.降低劳动强度,提高工作效率。
使用时不需要象在传统数据库应用软件
中那样在许多不同的窗口,菜单及对话框中寻找、查询,只需要在一个统一的
收件箱中,就可以找到所有尚待完成的各种不同类型的工作。
这一点对于领导
特别有用,因为领导往往需要审批多种类型的工作文书。
打开邮件,所要做的
工作就以最合适的形式呈现出来,还可以包括相关信息,如果必要还可以直接
调用有关的数据库应用软件进行进一步的查询或统计。
2.高度自动化、协作化。
大大减少重复劳动。
通过邮件传递信息,用数据
库存储信息,不再需要人工传递文书,此外前一阶段工作输入的信息可以自动
被下一阶段利用。
3.无纸化。
许多电子邮件软件(如
Outlook,Lotus
Notes)具备数字加密
和数字签名功能。
经过数字签名的邮件可以保证其内容的不可更改性,来源的
真实性。
实际上,数字签名可以实现远较普通的印章更为可靠的证明功效,而
且更加方便容易验证。
数字签名可以构成一个分级体系,用更为权威的比如组
织的数字签名去验证个人的数字签名,也可以实现多重签名,好比章上盖章和
多重公章。
使用数字签名的文件存储在计算机中,可以随时复制,快捷传递,
永不退色。
另外,数字印章还具有时限,也就是说,数字印章本身已经注明了
其时限。
4.易学易用。
只要会使用电子邮件软件,就能够使用工作流管理信息系统。
从而大大减少了培训工作量。
这对用户和开发商都有利。
同时通过工作流的监控机制,可以发现流程的瓶颈,从而为重新整合企业
的业务流程提供依据,使之更为有效。
二、管理信息系统在企业中的应用
不同类型(行业)企业的管理模式有各自的特点,不同的企业都有自己的
经营思想和管理理念,并用于指导企业的全部经营管理实践。
由于信息在企业
管理实践中的重要地位,现代企业管理必须与信息技术紧密地结合在一起。
所
谓企业信息管理模式是指企业的管理思想、软件产品、信息系统三个方面内容
的集合。
其中管理思想是核心;
通过信息技术实现其标准的管理模式,即软件
产品;
而在企业中实施软件时引入企业原有的管理经验、业务流程、基础数据
等,从而形成企业信息系统。
在管理思想、软件产品和信息系统这三个层次中,
信息系统是企业最终收益的体现形式,也是管理思想和软件产品所服务的对象,
所以企业信息系统是企业实现其管理思想,进行科学管理的坚实、可靠的基础。
信息技术引入企业管理起源于
20
世纪
60
年代,当时的信息技术正处于起
步阶段,并且当时社会经济正处于生产资料稀缺现象日益严重,西方社会的生
产制造企业面临着由于企业逐渐扩大而造成管理工作日趋复杂等等问题,所以
信息技术与企业管理的结合是从制造行业的企业开始的。
1.物料需求计划(MRP:
Material
Requirement
Planning)
这是西方企业管理中逐步发展起来的管理技术的精华。
MRP
于
60
年代中期,由美国生产管理和计算机应用专家
Oliver
W.
Wight
和
George
W.
Plosh
首先提出了这项管理技术,IBM
公司首先在计算机上实现了
的软件产
品。
方法是为了克服早期库存控制中提出的订货点法的缺陷,其核心是根
据生产计划表上何时需要什么物料来订货,即解决了物料未来的短缺现象,而
且通过预测投料情况来进行生产安排,又不使库存量过多而造成资金积压。
但
是
是建立在以下两个假设条件基础之上的:
一是采用无限能力计划,即假
设有足够的生产设备和工时来保证生产计划的实施;
二是假设物料采购计划是
可行的,即认为有足够的进货能力来保证采购计划的实现。
由此就容易产生生
产计划与生产能力的不匹配、不平衡的问题。
因此,在
70
年代,MRP
又增加了
能力需求计划等内容,将物料需求计划与能力需求计划进行有机地结合,通过
相互的信息沟通解决了上述的问题。
但是,MRP
的一个关键的问题是,它还不
能覆盖整个生产过程,仅仅涉及到生产中物流方面,而与物流密切相关的还有
资金流,即财务管理,还有技术管理、销售管理等等方面。
2.制造资源规划(MRPII:
Manufacturing
Resource
在
80
年代,随着计算机网络技术的发展,企业内部信息共享的技
术条件逐渐成熟,针对
理论的缺陷,管理专家在
的基础上,将企业的
生产、财务、销售、技术、采购等各个业务环节结合成一个一体化的系统,并
由此形成了
MRP-II
理论。
理论一经产生便受到企业界的重视,已广泛
地被欧美等先进国家的制造业所使用,MRP-II
成了制造业最现代化的管理信息
系统。
是一套适合于制造行业企业的先进管理方法,在这套管理方法中,
主生产计划
MPS(Master
Production
Scheduling)和物料需求规划
MRP(Material
Planning)是其核心的功能。
借助产品和部件的
构成数据(即物料单
BOM(Bill
of
Material))、工艺数据和设备状况数据,
将市场对产品的需求转变为对加工过程和外购原材料、零部件的需求,用计算
机完成主生产计划、物料需求规划、能力平衡规划、采购和库存控制、生产成
本核算等等,从而实现了对企业复杂的生产过程的一定意义上的优化科学管理,
从管理角度确保企业的市场应变能力。
因此根据
管理思想建立的
MRP-
II
软件及信息系统具有如下的特点:
系统是一个一体化集成系统,它把企业中的各个子系统有机地结合
起来,特别是财务与生产两个子系统之间的关系尤其密切。
系统的所有数据来源于企业的中央数据库。
各个子系统在统一的数
据环境下工作。
系统具有模拟仿真功能,能根据不同的决策方针模拟出各种未来将
会发生的结果,因此它是企业上层管理机构的决策工具。
3.计算机集成制造系统
CIMS(Computer
Integrated
Manufacturing
System)。
CIMS
年代初由美国的
Dr.
Joseph
Harrington
提出时,其核心内涵
便是提高企业竞争力的系统观点和信息观点,即使用计算机采取信息集成的方
式来实现现代化的生产制造,求得企业的整体效益。
企业的生产经营各环节是
密不可分的,正所谓“牵一发而动全身”,市场、产品开发、加工制造、管理、
销售及服务作为一个整体需统一考虑,而整个制造生产过程实质上是信息的采
集、传递和加工处理的过程。
正是在这种系统观点和信息观点的指导下,通过多种管理方法和各种
技术的集成进而实现技术和经营管理的集成、人和组织的集成、物流、信息流
和资金流的集成。
CIMS
一般包含管理信息子系统、产品设计与制造子系统、制
造自动(柔性自动化)子系统和质量保证子系统等。
管理信息子系统通常以
MRPII
为核心,而产品设计与制造子系统将
CAD/CAPP/CAM
集成为一体,在网
络和数据库的支持下,优化或改善企业的设计过程、管理决策过程和加工制造
过程,从而进一步地提高企业的市场竞争能力和应变能力。
4.企业资源规划(ERP:
Enterprise
ERP
90
年代,美国著名的信息技术咨询和评估集团
Gartner
Group
提出了一整套的企业管理系统体系标准,其实质是将主要面向企业内部
资源全面规划管理的
MRP-Ⅱ思想逐步发展为有效利用和管理整体资源的
管
理思想。
企业资源规划强调供应链的管理,除了传统的
MRP-Ⅱ系统的制造、
财务、销售等功能外,还增加了分销管理、人力资源管理、运输管理、仓库管
理、质量管理、设备管理、决策支持等功能。
是一种先进的企业管理理念,
它将企业各方面的资源充分调配和平衡,为企业提供多重解决方案,它以客户
为导向,将企业与市场连成一体。
而
软件系统预先含
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