07供应商评估与采购管理程序-OK文档格式.doc
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新版发行
总经理
2011年3月1日
1.0目的
为对供应商进行评审与选择,及管理采购过程,确保选择合格的供应商来保证公司的产品质量,确保采购的产品符合接收标准和规范要求。
2.0范围
适用于提供物料和产品的供应商的评估和选择及采购管理。
3.0职责与权限
3.1物控部
l主导供应商的选择和评估管理。
l建立合格供应商档案。
l原材料、贵重品采购单批准;
审批确定合格供应商,核准与供应商签署的合同
3.2品质部
l负责供应商来料品质管控。
4.0程序内容
4.1供应商的定义
为公司提供物料和产品的供应商。
4.2供应商的选择与监督
4.2.1寻找渠道
选择供应商时,由采购员通过网站或其它任何渠道寻找。
4.2.2物料供应商的选择基准
(1)开发供应商时考虑:
l原则上须有营业执照及相关经营资质。
l有能力稳定提供质优价廉的产品、信誉好、服务好的供应商。
l选择品牌较好,通过质量体系或环保认证或提供品质保证的供应商。
l采购同一种物料,尽可能选择多家供应商比较,择优选择。
(2)物控部拟出符合上述要求的若干家供应商,可从以下几方面对其进行评审(视具
体物料不同而有所侧重或增减选项)。
l产品价格,品质保证能力,交货能力,质量保证体系,供应商售后服务状况等。
l样品试用结果的评审等。
l现场评审结果。
4.2.3联络到意向供应商时,了解其基本情况和合作方式。
当适合公司需求时,物控部建立《供应商调查表》。
4.2.4初次合作供应商的评审,侧重评审承诺合同协议和违约责任,或样品试用结果。
4.2.5合作一段时间后进行综合评审,采购员建立《供应商调查表》。
对于重要供应商(如铜板等主材料供应商),并附上合法证明文件或产品认证资料(如产品安全认证等)(适用时)。
4.2.6需要到供应商实地评审(可行时),需要时物控部组织品质部、工程部、生产部人员对供应商进行综合评审。
并做好评审报告,经物控部负责人批准。
对不能或不必实地评审时,可要求供应商按公司供应商评鉴表自行评审,作为评审的参考依据之一。
4.2.7在供应商为公司提供物料和产品时,品质部等部门根据相关文件和标准的要求对其进行验收,填写并保存验收记录。
如发现严重问题,要求3个工作日内会同相关部门和供方查明原因,并在3个工作日内通知其限期整改,并对整改情况进行跟踪验证,整改合格可继续使用,否则可依据合同协议要求处理。
4.3供应商的建档管理
4.3.1物控部门对评审合格结果,物控部主管审批认可后,方可建立合作关系,登录入《合格供应商清单》。
便日后选择项目时进行参考。
4.3.2供需双方确定需要签订合同的,合同内容:
单位名称,服务范围及内容,合同期,合同金额,付款方法,合作方式,双方权利和责任,违约责任,调解与仲裁,其他条款等。
4.4供应商的定期评审
4.4.1合格供应商的年度评审,物控部或组织有关人员对合同期在一年以上供应商进行年度审核,将审核内容记录在《供应商定期评估表》中,评审主要内容包括:
l品质保证能力、交货能力;
l价格、服务。
4.4.2定期评审要求和方法,评审记录及数据资料。
l每年由物控部对供应商评审一次,对主要往来的供应商做定期评审,评审结果应
登录在《供应商评鉴表》,其它有效的资料附后。
l每年定期再评审的供应商,合格者列入的《合格供应商清单》。
l凡在年审中确定没有达到评审要求的分包商,经物控部主管批准后处理。
u取消其合格分包商资格,不再采购活动或停止其提供服务。
u对于留待查看而不取消合格供应商资格的,则暂停合作,要求限期整改。
u整改达到公司的要求后,可列入合格供应商。
改善措施资料附在供应商档案后。
l对未能在限期内改善的则终止合作关系,取消其合格供应商资格。
l对取消合格资格的供应商,由物控部门从《合格供应商清单》予以删除。
l更新后的《合格供应商清单》交总经理批准。
l在两次评审之间如果供应商产品质量和服务造成我公司巨大损失的,物控部随时
填写报告交总经理批准,可直接取消其合格供应商资格,并依据损失情况向服务商索赔。
(1)定期评审要求:
具体参见《供应商评鉴表》
评审项目
配分
评价简述
品质保证能力
50分
品质得分=(1-退货批数÷
接收总批数)×
50
交货能力
或准时完成服务要求
10分
得分=(准时保质保量完成服务(交货)次数÷
提供服务总(采购)次数)×
10
(交货延迟记录标注可标于验收报告或收货单上)
价格
15分
市场平均价格为参考
□价格贵8分以下;
□适中8-11分;
□物美价廉12-15分
配合度
售后服务
(处理反馈问题能力)
20分
能及时配合本公司服务要求处理相关问题,由物控部酌情给分。
□差1-10分;
□一般11-12分;
□好13-15分□;
很好16-20分
其它
5分
评估总得分÷
100×
5
(□证件齐全5分□证件不齐全4-1分□无证件0分)
(2)供应商评级划分标准:
供应商等级
得分
备注
A
90-100分
列入优先供应商,可优先采购和合作
B
70-89分
列入合合格供应商,正常采购和合作
C
69分以下
列入考察、或取合格供应商消资格
说明:
总得分70分以上作为合格供应商。
4.5采购活动的管理
4.5.1公司的采购活动,原则上在《合格供应商清单》上的供应商进行采购活动。
4.5.2采购单活动管控:
l日常的物料采购,由需求部门提出申购单,交物控部负责人批准,再向合格供应
商下采购单。
l各部门采购物料,如需要提供采购物料的图纸等,须按规定的审批程序后方可提
供供应商。
如工程部采购模具、菲林,则需向物控部提供经批准的适宜版本的模具图、菲林图。
l物控部编制采购单,明确采购产品名称、型号/规格、数量、单价、金额、交期等
及其它采购要求。
l对合格供应商无法提供因生产急需的产品,经物控部负责人批准,方可向合格供
应商清单之外的供应商安排采购。
但此采购活动连续多次,并确定建立业务关系的,则需对供应商进行综合评审。
l采购单和相关采购文件资料发出后需要更改时,采购人员应及时通知供应商暂停提供产品。
更改后经必须审批程序后再传给供应商,并确认供应商是否收到。
4.6采购产品的验收
4.6.1采购的物料的品质部IQC检验,按《产品监视与测量管理程序》的要求和产品检验标准文件验收,验证合格品后入库。
4.7不合格物料和产品的处理
具体要求见《不合格品与顾客投诉管理程序》。
4.8委托第三方在供应商货源处的检验
4.8.1当需要委托第三方机构到供应商验货验收时,验收标准与时间应向供应商说明。
验收标准和方法以不低于公司验收标准,必要时公司监督验收过程和保留验收记录。
4.8.2委托的第三方机构,应视为供应商而进行资格确认,确认其资质条件是否满足公司的要求。
如选择行业、知名、口碑佳、信誉良好、权威性高的检测机构。
4.9供应商和采购资料的管理
4.9.1被取消资格的供应商资料不保留则销毁,如需保留则注明“仅供参考”。
4.9.2如采购需要,采购申请人须向采购负责人、总经理提供采购有关的样品、技术规
范、检验标准等相关文件资料,此文件资料一起归档管理。
4.10记录管理
l以上各种记录,按《质量记录清单》上的保存期贮存,不得私自作废处理。
5.0相关文件
5.1《文件资料与质量记录管理程序》
5.2《产品监视与测量管理程序》
5.3《不合格品与顾客投诉管理程序》
5.4各种进料检验规范
6.0相关表格
6.1《供应商调查表》
6.2《供应商评估表表》
6.3《合格供应商清单》
6.4《订购单》
6.5《购销合同》
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