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ppt使用技巧.docx
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ppt使用技巧
使用PowerPoint过程中积累的一些小经验
PowerPoint可以制作出配有丰富背景图案和多媒体效果的演示文稿。
如果能在使用PowerPoint过程中注意以下几点,则更会收到事半功倍的效果。
一、几点基本注意事项:
1、图片不要太多、太鲜艳,PPT目的是让别人看到文字,而不是图片,不然会分散观看者的注意力。
2、字体和背景颜色要对比明显,给人“万绿丛中一点红”的效果,深色背景选配浅色字体,或者浅色背景选配深色字体。
3、文字大小要适中,以30点最为合适,文字内容要越精炼越好,不要把全屏都铺满文字;尽量用1种字体,最多不要超过3种;事先一定要做到三校九看,千万不有错别字出现。
二、利用“组合”功能成“家”立“页”
在做产品介绍时,如果能让产品图片和介绍文字同时出现,这样既能利用图片和文字内容来对比说明产品的特性,又能节省演示的时间。
具体做法是:
1、插入一个产品图片到一张新幻灯片中,调整好大小和位置。
2、插入一个文本框,在文本框中输入介绍内容,设置好字号、字体和颜色等,并调整好文体框大小和位置。
3、用一只手的一个手指按住键盘上的一个“Shift”键,再分别点击图片和文本框(也可以同时选中多个图片或文本框),把“Shift”键放开;再把鼠标指针对准图片或文本框的边框(注意:
不能对准文本框中间),右键单击,左键单击“组合”→“组合”(如图1)。
4、设置动画效果。
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三、利用键盘控制幻灯片的放映
1、F5键直接放映做好的幻灯片。
2、在放映过程中,如果觉得鼠标指针影响演示画面,可以按一下字母“A”键或“=”键,来隐藏鼠标指针,再按一次则会显示鼠标指针。
3、在放映过程中,如果需要临时跳到某一张幻灯片,如准备直接跳到第8张幻灯片,只需按一下数字键“8”(最好按键盘上三排字母键上边的那排数字键,不要使用键盘右边的“数字小键盘”,因为“数字小键盘”受“NumLock”键控制有两种状态,一种是作数字键使用,一种是当光标键使用。
),然后再按一下回车键就可以了。
4、在放映过程中,如果中途要结束幻灯片的放映,可以按一下键盘左上角的“ESC”键或“—”(减号)键,也可以先用一只手的一个手指按住一个“Ctrl”键,再用另一只的一个手指按一下“数字小键盘”附近的“PauseBreak”键,最后再把“Ctrl”键放开。
5、在放映过程中,如果回答听众的提问或者中场休息,可以按一下字母“B”键或“·”键(大于号键上),把屏幕切入黑屏,再按一次则又能恢复原状。
6、在放映过程中,如果需要临时对演示内容进行圈点和批注,可以先用一只手的一个手指按住一个“Ctrl”键,再用另一只的一个手指按一下字母“P”键,最后把“Ctrl”键放开(这样就转成了绘图笔指针了),这时就可以按住鼠标左键进行圈点、写字、画画了,如果圈点错了,还可以按一下象板擦的字母“E”键擦掉重来,如果想接着演示下边的内容,可以先用一只手的一个手指按住一个“Ctrl”键,再用另一只手的一个手指按一下字母“A”键,最后把“Ctrl”键放开(这样就又转成了箭头指针了)。
如果临时要板书几个字或手工画一个简单图形,可以按一下字母“W”键或“,”(逗号)键,把屏幕切入“白板”状态,再利用前面的方法,转换为“绘图笔指针”,错了也可以用字母“E”键擦掉重来,最后也别忘了再转换成“箭头指针”。
注意:
如果上面这些按键和用法你记不住,可以在放映幻灯片过程中右键单击(如图2),再左键单击“帮助”,就会打开“幻灯片义映帮助”对话框(如图3),前面介绍的按键用法都在这里了。
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四、从第三张开始放映
有时我们做好的幻灯片,在某次使用中突然中需要放映中间的某张到某张,而不是从第一张开始到最后一张结束。
这时我们就要“放映方式”来解决这个问题。
单击菜单栏的“幻灯片放映”→“设置放映方式”,打开设置放映方式窗口(如图),在窗口右侧“放映幻灯片”项下,“从”的后面填入准备从哪张开始的数字,“到”的后面填入准备到哪张结束的数字,最后单击“确定”按钮,这样就能按需放映了(如图4)。
五、轻松取到别人的图片音乐
有时我们会发现下载的PPT中有很多不错的图片、音乐或Flash,很想自己保存下来,以备将来不时之需。
打开PPT文件,单击“文件”→另存为,打开“另存为”对话框,在“保存类型”框中选择“网页”(注意不是单个网页)(如图5),单击“保存”按钮,就会生成一个与PPT文件同名的文件夹,在这个文件夹中,右键单击选择“排列图标”→类型,这样各类文件便分门别类的排列好了,相中那些就赶紧保存吧!
(如图6)
六、利用“#”搞好“链接”
有时我们在新做的幻灯片中,可能要用到原来做好的幻灯片文件,这时就要用到“超级链接”了,但直接插入的超级链接,每次打开时都是从第一张开始播放,而不是我们所需要的第3张或第8张,为了能够直接链接到指定的幻灯片上,我们不妨试一下“#”。
选中要链接的文字,然后单击鼠标右键,在弹出的快捷菜单中左键单击“超级链接”,打开插入超级链接对话框,找到准备插入的幻灯片文件,然后再手工在文件名后输入“#3”(引号不用输入,数字是你准备从哪张幻灯片开始),最后点“确定”按钮(如图7)。
注意:
以上介绍以PowerPoint2003为例,在PowerPointXP和PowerPoint2000中操作略有不同。
在多张PPT幻灯片中连续播放背景音乐
使用PowerPoint做幻灯片,有时我们需要给所有幻灯片加上背景音乐,来渲染气氛,增强演示效果。
但直接使用“插入”菜单栏中的“影片和声音”→“文件中声音”所插入的背景音乐只对所选择的那张幻灯片起作用,等到播放下一张时,背景音乐就停止播放了。
怎么解决这个问题?
其实我们只要再在“自定义动画”中简单设置一下,就可以轻松控制背景音乐在指定的部分或全部幻灯片播放了,具体做法如下:
1、把全部幻灯片做好,在需要插入声音的幻灯片中,单击“插入”菜单下的“影片和声音”→“文件中的声音”,选择所需的声音文件,在出现“是否需要在幻灯片放映时自动播放声音?
”的对话框时选择“是”(如图1)。
2、如果是在PowerPoint2000中操作,右键单击新出现的声音图标“小喇叭”,选择“编辑声音对像”,勾选“循环播放,直到停止”选项(如图2),最后单击“确定”按钮。
(为了不影响幻灯片的视觉效果,此时可以顺便把“小喇叭”拖到这张幻灯片的右下角。
)
3、右键单击声音图标“小喇叭”,选择“自定义动画”,打开“自定义动画”窗口(如图3),单击“继续幻灯片放映”,这时其下面的“停止播放”项会由不可操作的灰色变成实色。
接下来再单击“在哪张幻灯片后”项,然后在方框内填入需要停止播放的幻灯片的序号,最后单击“确定”。
(这里还可以把“不播放时隐藏”勾选上,这样在播放幻灯片过程中就不会显示声音图标了。
)
这样指定的背景音乐就可以在几张幻灯片中连续播放了。
如果是在OfficePowerPoint2003中操作,第2步的画面如图4,这里有一个“显示选项”可供选择,我们可以勾选“幻灯片放映时隐藏声音图标”项,这样在播放幻灯片过程中就不会显示声音图标了。
而第3步的右键单击声音图标“小喇叭”,选择“自定义动画”,打开的“自定义动画”窗口也有所变化,如图5:
这时我们可以左键双击“自定义动画”窗口中的“一剪梅.wma”或右键单击“一剪梅.wma”,再选择“效果选项”,会出现如下图的播放声音窗口(如图6)。
单击“在哪张幻灯片后”项,然后在方框内填入需要停止播放的幻灯片的序号,最后单击“确定”就完成设置了。
ppt幻灯演示技巧专辑
■在PPT演示文稿内复制幻灯片
要复制演示文稿中的幻灯片,请先在普通视图的“大纲”或“幻灯片”选项中,选择要复制的幻灯片。
如果希望按顺序选取多张幻灯片,请在单击时按Shift键;若不按顺序选取幻灯片,请在单击时按Ctrl键。
然后在“插入”菜单上,单击“幻灯片副本”,或者直接按下“Ctrl+shift+D”组合键,则选中的幻灯片将直接以插入方式复制到选定的幻灯片之后。
■让幻灯片听我的
一大群与会人员正襟危坐,你豪情满怀地进行着某个新产品的演示或介绍,却不小心由于鼠标左键的误操作导致幻灯片跳到了本不应该出现的位置,或者本应按下鼠标左键切换到下一张,却由于按下了右键而出现一个快捷菜单。
不用担心,只要进行小小的设置,就可以将这些烦人的问题统统搞定。
从任务窗格中打开“幻灯片切换”,将换片方式小节中的“单击鼠标时”和“每隔”两个复选项全部去除,然后将这个设置应用于所有幻灯片,以后切换到下一张或上一张,只有通过键盘上的方向键才能进行操作。
至于另外一个问题,解决的办法也很简单,从“工具”菜单下打开“选项→视图”窗口,取消“幻灯片放映”小节上的“右键单击快捷菜单”复选框即可。
■Powerpoint自动黑屏
在用Powerpoint展示课件的时候,有时需要学生自己看书讨论,这时为了避免屏幕上的图片影响学生的学习注意力可以按一下“B”键,此时屏幕黑屏。
学生自学完成后再接一下“B”键即可恢复正常。
按“W”键也会产生类似的效果。
■将幻灯片发送到word文档
1、在Powerpoint中打开演示文稿,然后在“文件”菜单上,指向“发送”,再单击“MicrosoftWord”。
2、在“将幻灯片添加到Microsoftword文档”之下,如果要将幻灯片嵌入word文档,请单击“粘贴”;如果要将幻灯片链接到word文档,请单击“粘贴链接”。
如果链接文件,那么在Powerpoint中编辑这些文件时,它们也会在word文档中更新。
3、单击“确定”按钮。
此时,系统将新建一个word文档,并将演示文稿复制到该文档中。
如果word未启动,则系统会自动启动word。
■让幻灯片自动播放
要让powerpoint的幻灯片自动播放,只需要在播放时右键点击这个文稿,然后在弹出的菜单中执行“显示”命令即可,或者在打开文稿前将该文件的扩展名从PPT改为PPS后再双击它即可。
这样一来就避免了每次都要先打开这个文件才能进行播放所带来的不便和繁琐。
■增加PPT的“后悔药”
在使用powerpoint编辑演示文稿时,如果操作错误,那么只要单击工具栏中的“撤消”按钮,即可恢复到操作前的状态。
然而,默认情况下Powerpoint最多只能够恢复最近的20次操作。
其实,powerpoint允许用户最多可以“反悔”150次,但需要用户事先进行如下设置:
在“工具-选项”,击“编辑”选项卡,将“最多可取消操作数”改为“150”,确定。
■PPT中的自动缩略图效果
你相信用一张幻灯片就可以实现多张图片的演示吗?
而且单击后能实现自动放大的效果,再次单击后还原。
其方法是:
新建一个演示文稿,单击“插入”菜单中的“对象”命令,选择“Microsoftpowerpoint演示文稿”,在插入的演示文稿对象中插入一幅图片,将图片的大小改为演示文稿的大小,退出该对象的编辑状态,将它缩小到合适的大小,按F5键演示一下看看,是不是符合您的要求了?
接下来,只须复制这个插入的演示文稿对象,更改其中的图片,并排列它们之间的位置就可以了。
■快速灵活改变图片颜色
利用powerpoint制作演示文稿课件,插入漂亮的剪贴画会为课件增色不少。
可并不是所有的剪贴画都符合我们的要求,剪贴画的颜色搭配时常不合理。
这时我们右键点击该剪贴画选择“显示‘图片’工具栏”选项(如果图片工具栏已经自动显示出来则无需此操作),然后点击“图片”工具栏上的“图片重新着色”按钮,在随后出现的对话框中便可任意改变图片中的颜色。
■为PPT添加公司LOGO
用powerpoint为公司做演示文稿时,最好第一页都加上公司的Logo,
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
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