整合文件编写PPT文档格式.ppt
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4、评价企业体系符合性、有效性和持续适宜性的依据;
、评价企业体系符合性、有效性和持续适宜性的依据;
5、改进管理体系、提高产品质量、食品安全、职业健康安全、改进管理体系、提高产品质量、食品安全、职业健康安全、减少环境污染的保障;
减少环境污染的保障;
6、制订员工培训工作的依据。
、制订员工培训工作的依据。
联合众智企业管理咨询有限公司联合众智企业管理咨询有限公司联合众智企业管理咨询有限公司联合众智企业管理咨询有限公司
(二)体系标准对文件的要求
(二)体系标准对文件的要求1、“组织应按本标准的要求建立管理体系,形成文件,组织应按本标准的要求建立管理体系,形成文件,并加以实施和保持,并加以实施和保持,.”2、“管理体系文件应包括:
管理体系文件应包括:
a)形成文件的方针和目标;
形成文件的方针和目标;
b)管理手册;
管理手册;
c)本标准所要求的形成文件的程序;
本标准所要求的形成文件的程序;
d)组织为确保其过程的有效策划、运行和控制所需的文件;
组织为确保其过程的有效策划、运行和控制所需的文件;
e)本标准所要求的记录。
本标准所要求的记录。
联合众智企业管理咨询有限公司联合众智企业管理咨询有限公司联合众智企业管理咨询有限公司联合众智企业管理咨询有限公司(三)整合体系文件编制原则(三)整合体系文件编制原则1、系统性、系统性体系文件反映一个企业管理体系运行的全过程,应具有:
体系文件反映一个企业管理体系运行的全过程,应具有:
(1)层次分明;
层次分明;
(2)结构清楚;
)结构清楚;
(3)要素裁剪合理(要素裁剪合理(ISO9001);
);
(4)职责规定分明;
职责规定分明;
(5)接口明确;
接口明确;
(6)协调有序。
协调有序。
联合众智企业管理咨询有限公司联合众智企业管理咨询有限公司联合众智企业管理咨询有限公司联合众智企业管理咨询有限公司(三)整合体系文件编制原则(三)整合体系文件编制原则2、法规性法规性体系文件是一个企业必须执行的法规性文件,应保证:
体系文件是一个企业必须执行的法规性文件,应保证:
(1)确定性;
)确定性;
(2)稳定性;
)稳定性;
(3)连续性;
连续性;
(4)严肃性;
)严肃性;
(5)强制性。
强制性。
联合众智企业管理咨询有限公司联合众智企业管理咨询有限公司联合众智企业管理咨询有限公司联合众智企业管理咨询有限公司(三)(三)体系文件编制原则体系文件编制原则3、协调性、协调性整合的各管理体系的体系文件应互相兼容,并和企业自整合的各管理体系的体系文件应互相兼容,并和企业自身的管理文件相一致,应保证:
身的管理文件相一致,应保证:
(1)相容性;
)相容性;
(2)一致性;
)一致性;
(3)协调性。
)协调性。
联合众智企业管理咨询有限公司联合众智企业管理咨询有限公司联合众智企业管理咨询有限公司联合众智企业管理咨询有限公司(三)整合体系文件编制原则(三)整合体系文件编制原则4、增值性、增值性体系文件不是企业体系现状的简单堆积和写实,而是体系文件不是企业体系现状的简单堆积和写实,而是一项增值活动,应保证:
一项增值活动,应保证:
(1)不断改进;
不断改进;
(2)不断完善;
不断完善;
(3)提高效率;
提高效率;
(4)增加效益。
增加效益。
联合众智企业管理咨询有限公司联合众智企业管理咨询有限公司联合众智企业管理咨询有限公司联合众智企业管理咨询有限公司(三)整合体系文件编制原则(三)整合体系文件编制原则5、继承性、继承性策划和编制体系文件时,企业应肯定和继承:
策划和编制体系文件时,企业应肯定和继承:
(1)现行管理体系中现行管理体系中成熟的管理经验成熟的管理经验;
(2)现行管理体系中现行管理体系中有效的操作方法有效的操作方法;
(3)现行管理体系中经过验证现行管理体系中经过验证有效的规范和标准有效的规范和标准。
联合众智企业管理咨询有限公司联合众智企业管理咨询有限公司联合众智企业管理咨询有限公司联合众智企业管理咨询有限公司(三)整合体系文件编制原则(三)整合体系文件编制原则6、可操作性、可操作性体系文件既要求涵盖认证标准,又要注意与企业现行管体系文件既要求涵盖认证标准,又要注意与企业现行管理实际和工作特点相结合,确保体系理实际和工作特点相结合,确保体系文件的可操作性,应做到:
文件的可操作性,应做到:
(1)全员参与;
全员参与;
(2)集思广益;
集思广益;
(3)调查研究;
调查研究;
(4)力诫抄袭;
力诫抄袭;
(5)注重可操作性注重可操作性;
(6)避免避免“两层皮两层皮”。
联合众智企业管理咨询有限公司联合众智企业管理咨询有限公司联合众智企业管理咨询有限公司联合众智企业管理咨询有限公司(三)整合体系文件编制原则(三)整合体系文件编制原则7、唯一性、唯一性对于一个企业来说,管理体系只有一个,对于一个企业来说,管理体系只有一个,整合后文件应做到:
整合后文件应做到:
(1)避免不同版本并存;
避免不同版本并存;
(2)加强修改或修订控制;
加强修改或修订控制;
(3)力戒标识混乱;
力戒标识混乱;
(4)加强作废文件管理。
加强作废文件管理。
联合众智企业管理咨询有限公司联合众智企业管理咨询有限公司联合众智企业管理咨询有限公司联合众智企业管理咨询有限公司(三)整合体系文件编制原则(三)整合体系文件编制原则8、见证性、见证性体系文件是企业管理体系的建立,运行和保持的客观体系文件是企业管理体系的建立,运行和保持的客观见证,应向以下有关方面提供证据:
见证,应向以下有关方面提供证据:
(1)企业内部员工;
企业内部员工;
(2)潜在市场和客户;
潜在市场和客户;
(3)第三方认证机构;
第三方认证机构;
(4)政府当局和相关方。
政府当局和相关方。
联合众智企业管理咨询有限公司联合众智企业管理咨询有限公司联合众智企业管理咨询有限公司联合众智企业管理咨询有限公司(三)整合体系文件编制原则(三)整合体系文件编制原则9、适宜性、适宜性企业体系文件的多少和详略程度应注意以下方面:
企业体系文件的多少和详略程度应注意以下方面:
(1)企业的规模;
)企业的规模;
(2)产品和服务特点;
)产品和服务特点;
(3)生产、服务活动情况;
)生产、服务活动情况;
(4)管理经验状况;
)管理经验状况;
(5)过程的复杂程度;
)过程的复杂程度;
(6)人员素质、技能和培训情况。
)人员素质、技能和培训情况。
联合众智企业管理咨询有限公司联合众智企业管理咨询有限公司联合众智企业管理咨询有限公司联合众智企业管理咨询有限公司(四)(四)整合体系文件的组成与结构整合体系文件的组成与结构整合体系文件应包括整合体系文件应包括:
(1)方针和目标方针和目标;
(2)综合管理手册综合管理手册;
(3)标准要求及切实需要形成文件的程序标准要求及切实需要形成文件的程序;
(4)运行和控制所需的其他文件运行和控制所需的其他文件;
(5)质量记录质量记录.联合众智企业管理咨询有限公司联合众智企业管理咨询有限公司联合众智企业管理咨询有限公司联合众智企业管理咨询有限公司程序文件程序文件其它体系文件其它体系文件报告、记录、表格报告、记录、表格方针、目标声明方针、目标声明质量手册质量手册要素描述要素描述必要程序必要程序作业文件作业文件记录记录整合体系文件的一般结构图整合体系文件的一般结构图联合众智企业管理咨询有限公司联合众智企业管理咨询有限公司联合众智企业管理咨询有限公司联合众智企业管理咨询有限公司(五)整合体系文件编制步骤(五)整合体系文件编制步骤1、文件编制的准备:
、文件编制的准备:
(1)明确管理职责明确管理职责;
(2)收集企业原有管理文件收集企业原有管理文件;
(3)收集整理原有的作业文件、表格、报告和记录;
收集整理原有的作业文件、表格、报告和记录;
(4)体系文件编写人员专题培训;
体系文件编写人员专题培训;
(5)处理好各体系文件的兼容关系处理好各体系文件的兼容关系。
联合众智企业管理咨询有限公司联合众智企业管理咨询有限公司联合众智企业管理咨询有限公司联合众智企业管理咨询有限公司手手册册记录、表格、报告记录、表格、报告整合体系文件之间的关系示意图整合体系文件之间的关系示意图联合众智企业管理咨询有限公司联合众智企业管理咨询有限公司联合众智企业管理咨询有限公司联合众智企业管理咨询有限公司(五)文件编制步骤(五)文件编制步骤2、文件编制策划、文件编制策划
(1)确定整合文件层次与结构确定整合文件层次与结构;
(2)提出文件目录(手册、程序和作业文件等);
提出文件目录(手册、程序和作业文件等);
(3)确定文件编写小组和主笔人;
确定文件编写小组和主笔人;
(4)安排编写进度表。
安排编写进度表。
联合众智企业管理咨询有限公司联合众智企业管理咨询有限公司联合众智企业管理咨询有限公司联合众智企业管理咨询有限公司(五)文件编制步骤(五)文件编制步骤3、文件编制组织实施、文件编制组织实施
(1)组织协调(分工、接口、原则)组织协调(分工、接口、原则);
(2)检查督促;
)检查督促;
(3)评审适宜性;
)评审适宜性;
(4)审核批准。
)审核批准。
联合众智企业管理咨询有限公司联合众智企业管理咨询有限公司联合众智企业管理咨询有限公司联合众智企业管理咨询有限公司(五)文件编制步骤(五)文件编制步骤4、文件编写注意事项、文件编写注意事项
(1)注意覆盖标准(手册、程序文件);
)注意覆盖标准(手册、程序文件);
(2)处理好与现行管理体系文件的关系处理好与现行管理体系文件的关系;
(3)界定组织机构的职责和权限界定组织机构的职责和权限;
(4)注意系统性和逻辑性;
)注意系统性和逻辑性;
(5)严格界定术语和定义(标准术语和企业术语);
)严格界定术语和定义(标准术语和企业术语);
(6)统一文件陈述的格式;
)统一文件陈述的格式;
(7)文字表达准确、统一、流畅、简练;
)文字表达准确、统一、流畅、简练;
(8)文件应活页化(便于更改和修订管理)。
)文件应活页化(便于更改和修订管理)。
联合众智企业管理咨
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