秘书实务实训资料文档格式.docx

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按照实际要求在上司上班之前整理好上司的办公室并做好各项准备工作。

四、实训要求

1、本实训可选择在模拟的办公室或教室进行，最好能配备真实的和可上网的电脑。

2、实训应分组进行，其中1人扮演于雪，1人扮演上司，其他人与于雪是同办公室的同事，各人分工不同，一早到办公室后，她们分别要干什么？

本实训项目小组长在一旁作必要的讲解。

3、每个同学在演练过程中一定要肃认真，言行符合规。

4、每个小组要求能按照实训容设计演练的脚本（包括情节和台词），并给本小组成员分派角色。

5、老师可以临场发挥，比如增设模拟角色和任务；

在同学们演练时，组织其他的同学对表演进行评论。

6、最后要求递交实训报告。

布置办公室

通过本实训掌握办公室布置的一般法和提交简单的设计图。

某服装公司为扩大品牌效应，正酝酿一个具有里程碑意义的案，即进军，成立分公司，销售本公司设计的服装。

公司拟在分公司设置一个销售厅，同时设立销售科、财务科、办公室三个部门。

该公司总要求他的助理于雪提交一份分公司办公场所布置设计案。

按照实际情况布置该服装分公司所要考虑的因素，以及提交案的图纸设计和设计说明。

本实训项目小组分工合作，通过课外学习，掌握办公室布置的基本法，并能提交设计案，制成PPT，写成实训报告。

2

给上司送文件的顺序和时机

通过本实训掌握每天给上司送文件资料的顺序和时机。

今天是星期一，刚过九点，前台就给公司总裁秘书于雪送来一大堆报纸和其他资料。

于雪打开电脑，里面有几十封给总裁的电子。

她刚把电子打印出来，又有人送来几封传真。

当她正在整理这些时，铃声响了。

是市人大办公厅秘书处打来的，通知作为市人大代表的总裁下午一点半到市人大办公厅开一个紧急会议。

按实际要求对送给上司的各种材料进行分类，并选择恰当的时机送给上司。

2、实训应分组进行，其中1人扮演于雪，1人扮演上司，本实训项目小组长在旁作必要的讲解。

4、每个小组要能按照实训容设计演练的脚本（包括情节和台词），项目小组长给本小组成员分派角色。

6、最后要求递交实训报告。

让上司急件急批

通过本实训掌握让上司对一些急件进行快速批阅的技巧。

财务部总监的秘书小娜给总裁秘书于雪送来一份文件，她说：

“于姐，麻烦你尽快让总裁给这份文件批了。

我们老板（指财务总监）已给总裁打过，总裁也答应了。

”于雪虽然口头上答应了小娜，但心里感到有些为难，因为总裁正在为如开好董事会而冥思苦想，如果她这时去“命令”总裁尽快批了这份文件，那总裁最客气的答复也是“呆会儿再说！

”马上就要开董事会了，如果现在不拿给总裁批阅，那开会之后就更没有机会让总裁批阅了。

根据实际情况让总裁批阅小娜送上来的文件。

1、本实训可选择在模拟的办公室或教室进行，最好能配备真实的。

2、实训应分组进行，其中1人扮演于雪，1人扮演上司，1人扮演小娜。

本实训项目小组长在旁作必要的讲解。

4、每个同学最好都能按照实训容设计演练的脚本（包括情节和台词），项目小组长给本小组成员分派角色。

3

接打的基本礼仪

通过本实训项目掌握接打的基本礼仪。

今天是于雪第一天正式到唐龙科技公司上班。

由于总经理今天上午在自己的办公室开个小型销售工作会议，所以，作为总经理秘书，总经理只安排她帮助接打。

在十点钟左右，有4个来找总经理，一个是的经销商打来的，一个是总经理太太打来的，一个是公司董事长从打来的，还有一个是投诉。

按照接打的基本礼议接听各种。

1、本实训可选择在模拟的办公室或教室进行，最好能配置真实的机。

2、实训应分组进行，其中1人扮演于雪，其他人分别扮演打来的客人。

上司正在开会

通过本实训掌握上司正在开会时处理来电的一般法。

今天上午公司召开临时董事会，公司总主持会议。

按规定在会议期间所有参会人员原则上不得接听。

十一点左右，公司的大客户也是老客户总来，他对总的秘书于雪说，他有急事要找总商量，本公司的产品质量出现问题，客户闹着要向媒体曝光。

按实际情况演练上司正在开会时各种来电的处理。

2、实训应分组进行，其中1人扮演于雪，1人扮演来电的客人，1人扮演上司。

上司不在办公室

通过本实训掌握上司不在办公室时处理的一般技巧。

于雪是公司负责研发的总的专职秘书，这天下午总外出办事，公司的合作伙伴也是总的好朋友马总来：

“我是恒昌公司的马涛，请问总在吗？

”

“总现在不在家，估计3点钟左右回来，请您到时候再来个吧。

”于雪这么回答。

第二天，于雪在给总送材料时，总对她说今后接时要注意一点，态度别太冷淡。

按照实际情况演练上司外出时接听各种来电。

2、实训应分组进行，其中1人扮演于雪，1人扮演客人，本实训项目小组长在旁作必要的讲解。

陌生人的

通过本实训掌握应接各种陌生人打来的法。

于雪给副总经理当了一年多的专职秘书了，对总的社交围基本熟悉。

这天上午总外出办事，有一个陌生人打找总。

于雪问对，对非常不耐烦，说他是总20多年前的铁哥儿们。

如果总不在，就把总的手机告诉他。

演练处理各类陌生人打来的。

2、实训应分组进行，其中1人扮演于雪，1人扮演客人。

本实训小组长在旁作必要的讲解。

4

招待客人

通过本实训掌握招待客人的一般法。

程总是公司的重要客人，由于公司总还在与另一个客人谈话，所以，他让秘书于雪代自己到楼下大门口迎接程总一行三人。

于雪领程总他们乘电梯到十八室的贵宾室后，给三位客人泡好茶。

按照实际情况演练招待客人的基本法。

1、本实训可选择在模拟的办公室或教室进行，最好能按真实的接待室布置。

2、实训应分组进行，其中1人扮演于雪，1人扮演总，其他人扮演客人。

不速之客

通过本实训掌握接待各种不速之客的一般法。

这天上午十点左右，公司秘书于雪正在前台值班，进来一位中年客人。

他掏出名片，自我介绍是某公司负责市场的副总经理，希望能与见公司总经理，商谈做总代理的事，于雪知道公司上个星期就确定了的总代理。

正说着，工商银行信贷部经理也推门而入，说是路过，好久不见公司总，想跟哥儿们聊聊天。

按照实际情况演练接待各种不速之客。

2、实训应分组进行，可以4人一组，其中1人扮演于雪，2人扮演客人。

实训小组长在旁作必要的讲解。

接待投诉客人

通过本实训掌握接待上门投诉客人的一般法。

这天上午总经理秘书于雪正在为老总起草讲话稿，隔壁的前台传来一阵吵闹声，有人大声嚷道要见总经理，这时，总经理来让于雪去看看是怎么回事。

原来，客人说公司的销售人员欺骗了他，产品以次充好，他要找总经理讨个说法。

按照实际情况演练接待各种上门投诉客人的基本法。

1、本实训可选择在模拟的前台或教室进行，最好能配置真实的机。

2、实训应分组进行，其中1人扮演于雪，1人扮演客人，1人扮演前台的秘书。

5

文件的形成

通过本实训掌握文件形成的一般程序。

钟苗是办公室的秘书科长，这天她收到了经各相关部门经理审核过的几篇文稿（包括请示、通知、会议纪要、函），按照职责，她要做第一次核稿，然后送办公室主任作第二次核稿后呈公司主管领导签发，之后就是交办公室打字员印制文件（办公室印制文件会采用WPS2007软件）。

按照文件发文程序印制文件。

四、实训要