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一份规范的请柬,无论如何设计,一般总由封面和内页(正文)两部分组成。
特制的专门请柬的封面,一般应写明这是什么会议(或活动、宴请)的请柬。
如范文1-6。
在特定情况下(如社会组织为控制成本,一次印制较多请柬以供几个不同的活动所用),也可只写“请柬”两字,但在相应部位,应配上这一组织的标识,以示与其他请柬的区别。
范文1-6
第56届全国电子产品展销会
暨201X年(上海)国际消费电子展开幕仪式
请柬
请柬的内页(正文),则可以有两种撰写方式。
如范文1-7和范文1-8。
范文1-7
尊敬的XXX先生/女士/小姐:
第56届全国电子产品展销会暨201X年(上海)国际消费电子展开幕仪式定于201X年10月25日(星期三)上午9:
30在上海光大会展中心东馆(上海市漕宝路78号)举行。
诚邀您届时莅临指导。
第56届全国电子产品展销会组委会
201X年10月
(敬请持本柬的贵宾于上午9:
00准时到会展中心贵宾休息室签到)
范文1-8
诚邀您出席第56届全国电子产品展销会
暨201X年(上海)国际消费电子展
开幕仪式
时间:
201X年10月25日(星期三)
上午9:
30
地点:
上海·
漕宝路78号
上海光大会展中心东馆
这两种撰写方式的区别在于:
前一种方式顶格书写被邀请者的姓名和称谓。
在被邀请对象不是很多的情况下,采用这种方式,既体现了对被邀请对象的尊重,又便于在活动过程中了解被邀请对象的实际出席人数。
但在被邀请人员较多(如数百乃至上千人)且具体出席对象又不是很确定的情况下,这一方式在操作上难度较大。
后一种方式则解决了这一难题,即请柬上仅表示邀请意向,而不书写被邀请者的姓名和称谓。
这就保持了较大的灵活性。
这种请柬格式,已被一些大型活动广泛运用。
但无论采用哪种方式,请柬的正文都必须写明邀请的意向、会议(或活动、宴请)的内容、时间、地点以及提请被邀请者注意的有关事
项。
这里,尤其要注意以下几点:
(1)会议(或活动、宴请)的时间必须根据各种因素精确设定,撰写时做到准确无误。
凡在日期后面加注“星期X”的(这是一般请柬的规范写法),尤应认真加以核对,保证两者统一,以免闹出笑话。
曾有一大型活动的请柬,活动当日应是星期一,却因为负责请柬设计的公共关系从业人员的一时疏忽,随手写上了“星期三”,主管人士又未能仔细审核把关,匆忙予以印制,结果请柬发出后引起一场混乱:
许多被邀请者发现了两者的不统一(整整差了两天),但不明白究竟是日期印错了还是星期印错了,只好纷纷致电主办单位询问,不仅使主办单位有关人员疲于应对,还在一定程度上损害了活动主办单位的对外形象。
类似教训,当以为戒。
(2)会议(或活动、宴请)的地点,除必须写明具体场所(如XX宾馆X楼的XX厅)外,还须注明这一场所所在的建筑物的具体地址(如XX路XX号)。
有些公共关系从业人员对此往往不够注意,总以为某一活动场所所在的某宾馆或大厦相当有名,一般人不可能不知道,在撰写请柬时就省略了具体地址。
他们忘记了一点:
再有名的宾馆或大厦,也会有一些人虽久闻其名却不知其准确方位。
更何况,现在许多城市高楼林立,新的宾馆酒店不断开出,有的名称相当接近。
请柬上如不注明会议(或活动、宴请)场合的具体地址,被邀请者一不小心就容易搞错地方,南辕北辙,疲于奔命。
哪怕只有极少数人出现这一情况,对整个活动的气氛也会造成影响。
还应提醒一点:
如果某一活动场合所所在的宾馆或大厦地处较为
偏僻,或者门前道路为机动车单行道,则最好能在请柬后注明抵达这一场所的交通线路和自备车行车线路。
有条件的话,不妨在请柬后附一张交通示意图,以方便被邀请者顺利抵达目的地。
(3)在许多情况下,会议(或活动、宴请)总有一些需要提请被邀请者注意的事项,亦应该在请柬上注明。
这类注意事项一般包括签到、着装、就座、人数限制和资料(礼品)领取等等,可视不同场合不同需要而定。
有些必须注明的事项如在请柬上没有注明,届时会引起不必要的混乱。
如有的活动和宴请本应该一柬一人,如不注明,到时候一张请柬来了两个人,座(席)位就不好安排。
有的会议和活动因所送的礼品体积较大,往往安排在会议和活动结束后让被邀请者凭请柬领取,如请柬上不注明这一条,一些人士入场后随手把请柬扔掉了,到领取礼品时也会发生纠纷。
这些细节,在撰写时应十分注意,切不可掉以轻心。
至于请柬的结尾,一般写上“敬请光临指导”之类的礼貌用语,并署上发出邀请的社会组织的全称和发出邀请的时间即可。
这在撰写上一般不至于有什么问题,此处不作赘述。
接着讲讲邀请函。
请柬虽然印制精美,作为对客人发出邀请的一种专用函件,显得规格颇高,但也有一个缺陷,即其内页篇幅有限,所以正文部分除写明邀请的意向、会议(或活动、宴请)的内容、时间、地点以及提请被邀请者注意的有关事项外,不可能对会议或活动的内容作进一步的介绍。
被邀请者阅读请柬,只知道被邀参加某一会议(或活动、宴请),却很难从中了解这一会议(或活动、宴请)的来由和具体情况。
如果是
篇二:
邀请函格式大全
邀请函格式
一、礼仪活动邀请函的含义
礼仪活动邀请函又称礼仪活动邀请信、礼仪活动邀请书,是礼仪活动主办方(单位、团体或个人)邀请有关人员出席隆重的会议、典礼,参加某些重大活动时发出的礼仪性书面函件。
凡精心安排、精心组织的大型活动与仪式,如宴会、舞会、纪念会、庆祝会、发布会、单位的开业仪式等等,只有采用礼仪活动邀请函邀请佳宾,才会被人视之为与其档次相称。
礼仪活动邀请函有自己的基本内容、特点及写法上的一些要求。
二、礼仪活动邀请函的基本内容
礼仪活动邀请函的基本内容包括礼仪活动的背景、目的和名称;
主办单位和组织机构;
礼仪活动的内容和形式;
参加对象;
礼仪活动的时间和地点、联络方式以及其他需要说明的事项。
内容根据实际情况填写。
三、礼仪活动邀请函的特点
洛阳礼仪活动邀请函的特点体现在以下四个方面:
礼貌性强。
邀请事务使用邀请函表示礼貌。
礼貌性是礼仪活动邀请函的最显著的特征和基本原则。
这体现在内容的完全的赞美肯定和固定的礼貌用语的使用上,强调双方和谐友好的交往。
感情诚挚。
礼仪活动邀请函是为社交服务的专门文书,这使得它能够单纯地、充分地发散友好的感情信息,适宜于在特定的礼仪时机、场合,向礼仪对象表达专门诚挚的感情。
语言简洁明了。
礼仪活动邀请函是现实生活中常用的一种日常应用写作文种,要注意语言的简洁明了,看懂就行,文字不要太多太深奥。
适用面广。
礼仪活动邀请函使用于国际交往以及日常的各种社交活动中,而且适用于单位、企业、个人,范围非常广泛。
四、礼仪活动邀请函的结构与写法
在应用写作中礼仪活动邀请函是非常重要的,尤其是社会交际空前广泛和重要的当代社会,写好它可以说至关重要。
对礼仪活动邀请函的写法要注意格式和形式两个方面。
首先是结构上写法类似公函。
一般格式如下:
邀请函
尊敬的________________
您好!
___________单位将于____年____月____日在_________地,举办_____________活动,特邀您参加,谢谢。
请看例文一:
尊敬的×
×
教授:
我们学会决定于×
年×
月×
日在省城×
宾馆举办民间文学理论报告会。
恭请您就有关民间文学的现状与发展发表高见。
务请拨冗出席。
顺祝
健康!
省文学研究会
联系人:
日
这是最常见的、标题只以文种“邀请函”字样出现的范例。
再看例文二:
新春晚会邀请函
________小姐/先生
仰首是春、俯首成秋,×
公司又迎来了她的第×
个新年。
我们深知在发展的道路上离不开您的合作与支持,我们取得的成绩中有您的辛勤工作。
久久联合、岁岁相长。
作为一家成熟、专业的×
X公司,我们珍惜您的选择,我们愿意与您一起分享对新年的期盼。
故在此邀请您参加×
公司举办的新年酒会,与您共话友情、展望将来。
如蒙应允,不胜欣喜。
备注:
期间抽奖,请随赐名片
在一个商业社会里,商务礼仪活动邀请函也出现得越来越普遍。
商务礼仪活动邀请函反映了商务活动中的人际社交关系,企业可根据商务礼仪活动的目的为其合作伙伴(投资人、材料供应方、营销渠道商、运输服务合作者、政府部门负责人、新闻媒体朋友等)撰写具有企业文化特色的邀请函。
一般来说,商务礼仪活动邀请函的文本内容包括两部分:
邀请函的主体内容和邀请函回执。
如:
XXXXXX公司年终客户答谢会邀请函
先生/女士:
过往的一年,我们用心搭建平台。
您是我们关注和支持的财富主角。
新年即将来临,我们倾情实现公司客户大家庭的快乐相聚。
为了感谢您一年来对XXXXXX公司的大力支持.我们特于×
日×
时在×
大酒店一楼×
X殿举办×
年度XXXXXX公司客户答谢会,届时将有精彩的节目和丰厚的奖品等待着您,期待您的光临!
让我们同叙友谊。
共话未来,迎接来年更多的财富,更多的快乐!
XXXXXX公司
X年×
这是商务礼仪活动邀请函的主体内容,标题除了文种“邀请函”、事由“×
广告公司年终客户答谢会”字样外,还出现了活动主题标语“财富主角”;
正文亦符合礼仪文书的行文要求,可谓是事务与礼仪的完美结合。
商务礼仪活动邀请函的回执则常采用表格的形式,将需要被邀请方填写的事项逐项列出。
一般包括参会企业名称、参会人员姓名、性别、职务、民族习惯、参会要求(如参与某项专题活动);
被邀请方的联系人、联系电话、电子邮件地址等。
礼仪活动组织部门的名称、联系人、联系电话、电子邮件地址、企业网址等。
回执要随邀请函同时发出,并要求按时回复。
由以上各例,我们可以看出礼仪活动邀请函的结构通常由标题、称谓、正文、敬语和落款五部分组成。
标题。
一般只写文种“邀请函”即可,字号比通常标题要略大一些。
有时也可以加“事由”,如“关于参加研讨会的邀请函”。
有时还可包括个性化的活动
主题标语,如“沟通无限中部六省城市信息化高级论坛邀请函”。
称谓。
是对邀请对象的称呼。
要顶格写受邀单位名称或个人姓名,后加冒号。
要写明对方姓名、职务、职称、学衔。
也可以用“同志”、“经理”、“教授”、“先生”、“女士”、“小姐”称呼。
通常还要加上“尊敬的”之类定语。
正文。
是邀请函的主体。
头可向被邀请人简单问候,位置在称谓下一行,空两格。
接着写明举办礼仪活动的缘由、目的、事项及要求,写明礼仪活动的日程安排、时间、地点,邀请对象以及邀请对象所做的工作等,并对被邀请方发出得体、诚挚的邀请。
若附有票、券等物也应同邀请函一并送给邀请对
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