医院接待制度与流程.docx
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医院接待制度与流程.docx
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医院接待制度与流程
汝南县第二人民医院
关于印发接待制度、流程的通知
迎接上级领导来院检查指导工作,邀请专家学者到院进行学术与管理指导,接待兄弟单位来院参访或进行学术交流,均属于医院正常且是必须进行的一项公务活动,同时也是展示医院形象,相互交流与学习的良好机会。
为了树立医院的良好形象,接待好各方面的领导与嘉宾,本着“热情周到、真诚礼貌、细节到位、厉行节约、统一管理”的原则,制定汝南县第二人民医院接待制度、流程与执行表格,由医院办公室负责实施及监督执行。
一.接待制度
1.医院办公室为全院接待工作的统筹协调部门,负责接待工作的安排和管理。
2.办公室负责拟定来宾的接待计划,协调相关部门落实接待任务,
提供后勤保障服务。
3.医院各部门和科室在接到上级来院检查指导工作或来访预约
后,须报院办公室,并协助拟定接待计划,需医院领导出面、办公室协调的重要接待应提前1天告知。
未予通知但办公室知晓的,应及时联接接洽人员及分管领导询问接待事宜的安排情况。
4.办公室在接到医院领导通知或相关单位来访预约时,要详细了解来宾基本情况:
来宾职务、来访具体时间、人数、本地逗留日期、目的和要求等。
在此基础上拟定接待计划,排出日程安排表,安排接待标准。
5.办公室要根据来宾情况按计划通知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时间及场所。
6.对上级领导来院检查指导工作、知名教授与学者来院进行学术交流,兄弟单位来院参观(一般为10人以上的正式参观)须制作欢迎牌、指示牌、茶水等。
7.重要庆典和大型活动要准备会场、领导席签、安排礼仪人员,并邀请新闻媒体和草拟新闻通稿,安排摄影摄像等。
8.如需宴请,办公室要提前按接待标准预定好宴请来宾的酒店,酌情安排酒水、香烟、用餐标准。
9.如需留宿,办公室提前按接待标准预约好来宾下榻酒店,酌情在房间内准备相关资料和水果等。
10.如需接送,办公室根据情况安排接待所需车辆。
11.接待工作完成之后,应及时总结工作中存在的问题,善于发现工作中存在的不足,敢于建议工作中需要改进的地方,力求做到精益求精,为医院发展贡献我们的力量。
二.接待礼仪要求
1.仪表:
面容清洁,衣着得体。
2.举止:
稳重端庄,从容大方。
3.言语:
语气温和、礼貌文雅。
4.态度:
诚恳热情,不卑不亢。
5.迎接来宾时:
要注意把握迎候时间,提前等候在医院门口或车站机场,接待人员引见介绍主宾时,要注意顺序。
6.接受名片时:
要以恭敬的态度双手接受,默读一下后郑重收入口袋中。
7.过走廊时:
通常走在客人的右前方,不时左侧回身,配合客人脚步,转弯处伸右手示意,并说“这边请”。
8.进电梯时:
要告诉客人上几楼,让客人先进、先出。
9.座谈时:
客人落座后,要以双手奉茶,先客人,后主人,先领导,后同事。
10.送客时:
根据身份确定规格,若送至医院门口、汽车旁,招手待客人远去,方可离开。
二.来宾住宿安排要求
1.如医院需要给来宾安排住宿,接待人员应提前为客人准备好住宿,帮客人办理好一切手续并将客人领进房间,同时向客人介绍住处的服务、设施,将活动的计划、日程安排交给客人。
2.将客人送到酒店后,接待人员不要立即离去,应陪客人稍作停留,热情交谈,谈话内容要让客人感到满意,比如客人参与活动的背景材料、汝南风土人情、有特点的自然景观、特产等。
考虑到客人一路旅途劳累,接待人员不宜久留,让来宾尽早休息。
3.接待人员离开住处时要留下联系方式,以便来宾能够随时联系到接待人员。
汝南县第二人民医院
2016年11月13日
接待工作前期工作流程
实施部门
办公室
流程编号
流程
单元
办公室
参与协助部门
节点
A
B
1
2
3
4
5
6
将总体工作方案与安排表下发到每一位陪同人员及每一个接待科室
跨部门的接待工作注意部门间的沟通和衔接
相对固定确认各部门接待工作人员,并进行必要的礼仪知识培训
根据实际需要可以要求相关部门协助做好接待工作
根据总体工作方案填写《汝南县第二人民医院接待工作安排表》
制定总体工作方案
按照工作分工制定本项目的接待方案(含突发事件的应对措施)并上报院办公室
检查接待的准备流程
实施部门
指定接待部门
流程编号
流程
单元
负责接待部门
分管领导
办公室
节点
A
B
C
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
落实工作餐地点、菜单、酒水、陪同人员等
督促后勤科落实后勤保障工作
确定参加意见反馈会的人员及时间
根据检查需要确定接待流程、检查路线及陪同人员
督促办公室落实迎检地点、水果、茶水、欢迎牌、座位牌、会场横幅、摄影人员等
提前向参与迎检工作的陪同领导及相关人员发出通知,必要时召开迎检预备会布置相关工作
准备迎检的汇报材料及备检资料,通知受检部门做好相关准备
报分管领导
拟定接待方案及工作分工
落实检查组成员名单(包括姓名、职务或职称、专业),检查的主要目的、主要内容、检查流程和检查方式等
同意
按要求落实
按要求落实
检查接待中的工作流程
实施部门
指定接待部门
流程编号
流程
单元
负责接待部门
迎接人员
医院领导
听取反馈人员
节点
A
B
C
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
必要时向检查部门汇报整改措施及整改结果
制定整改措施并监督落实
将检查中反馈的结果向医院领导汇报和相关部门通传
送走检查组
安排检查人员及陪同人员进行工作餐
根据检查要求和检查接待方案安排相关人员陪同检查
根据检查组的要求确定是否派车迎接检查组
听取检查组的介绍及检查要求
提前到门口迎接检查组
介绍主要陪同人员及致欢迎辞
听取意见反馈
访问接待的准备流程
实施部门
指定接待部门
流程编号
流程
单元
负责接待部门
分管领导
办公室
节点
A
B
C
1
2
3
4
5
6
7
8
9
落实工作餐地点、菜单、酒水、陪同人员等
督促后勤科落实后勤保障工作
准备交流(汇报)材料
落实来访人员名单(包括姓名、职务或职称、专业,必要时包括其背景资料)、来访的主要目的或是主要事项、来访行程安排等
根据需要或是来宾的要求拟定接待流程、参观路线并确定陪同人员
督促办公室落实迎检地点、水果、茶水、欢迎牌、座位牌、会场横幅、摄影人员、交换的礼品等
提前向参与接待工作的陪同领导及相关人员发出通知,必要时召开来访接待布置相关工作
报分管领导
拟定接待方案及工作分工
同意
按要求落实
按要求落实
访问接待过程工作流程
实施部门
指定接待部门
流程编号
流程
单元
负责接待部门
迎接人员
医院领导
节点
A
B
C
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
必要时撰写来访报道
报销相关费用
将接待经过向相关领导汇报或是向相关部门通传
安排人员送走来访人员
安排接待宴请
安排来访人员到科室进行对口交流及院内参观
根据来访人员需要确定是否安排接机、接车
安排来访人员与本院人员进行座谈交流
提前到门口迎接来访人员
事前必须确定并事先通知迎接人员
介绍主要陪同人员及致欢迎辞
医院接待申请表
申请科室:
负责人:
1.客人信息:
姓名
单位
职务
电话
2.接待时间:
年月日至年月日共日
3.接待事由:
4.拟陪同人员:
5.招待项目:
□交通□住宿□宴请□游览□其它:
□经费预算:
6.其它要求:
分管领导意见
签字:
日期:
院长意见
签字:
日期:
接待行程安排表
接待科室:
接待负责人:
日期/时间
接待事项
工作内容
参加人员
地点
第一天(月日)
第二天(月日)
第三天(月日)
招待费用预算:
□交通:
□住宿:
□宴请:
其它:
合计:
接待科室确认
签字:
日期:
办公室主任
签字:
日期:
分管副院长
签字:
日期:
院长
签字:
日期:
- 配套讲稿:
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